1 / 54

Komponen Office Automation (OA)

Otomatisasi Perkantoran. Komponen Office Automation (OA). Komponen dan Sub Sistem. 4 komponen OA. DATA (Text, Audio, Grafik, Multimedia). USER (Manager, Profesional, Sekretaris, Peg Administratif). TOOLS (Computer Based & Non Computer Based). SUB SYSTEM. OA SUB SYSTEM. EPS

fifi
Download Presentation

Komponen Office Automation (OA)

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Otomatisasi Perkantoran KomponenOffice Automation (OA) Komponen dan Sub Sistem

  2. 4 komponen OA DATA (Text, Audio, Grafik, Multimedia) USER (Manager, Profesional, Sekretaris, Peg Administratif) TOOLS (Computer Based & Non Computer Based) SUB SYSTEM

  3. OA SUB SYSTEM EPS (Electronic Publishing System) IPS (Image Processing System) ECS (Electronic Collaboration System) OMS (Office Management System) ECommS (Electronic Communication System)

  4. SUB SYSTEM • Electronic Publishing System Sistem yang mengatur bagaimana mempublikasikan / menampilkan suatu informasi ke format yg tepat • Contoh : • Word Processing • Desktop Publishing

  5. SUB SYSTEM • Image Processing System Sistem yang mengatur bagaimana memproses data maupun informasi dalam format grafik / gambar • Contoh : • Create Chart • Create, Retouching image (Photoshop, Corel, Gimp, dll)

  6. SUB SYSTEM • Electronic Communication System Pemanfaatan segala jenis alat komunikasi elektronik • Contoh : • E-mail • Chatting / Teleconference • Fax / Winfax

  7. SUB SYSTEM • Office Management System Sistem yang mengatur bagaimana memanfaatkan sumberdaya dalam suatu perkantoran secara optimal • Contoh : • E-Office Accounting System • E-Schedulling • Task Management

  8. SUB SYSTEM • Electronic Collaboration System Sistem yang mengatur bagaimana melakukan kolaborasi secara elektronik • Contoh : • Discussion Group • Document Sharing • Mailing List

  9. Electronic Publishing System(EPS)

  10. DEFINISI Suatu sistem elektronik yang digunakan untuk mengatur format informasi ke bentuk yang tepat untuk disajikan kepada pengguna. Pada umumnya, informasi tsb berupa text Contoh aplikasi EPS : • Word processing • Desktop publishing

  11. BAGAN WORD PROCESSING CRT + Keyboard Word Processing • Typed document • Printed document Scanner + OCR Document storage

  12. DEFINISI Word Processing Penggunaan suatu perangkat lunak untuk mengatur format dokumen (isinya berupa : text, grafik, dll) ke bentuk yang diinginkan • Contoh dokumen : surat, undangan, brosur, laporan, memo,dll • Contoh aplikasi WORD PROCESSING : MS Word, WordStar, WordPerfect, OpenOffice, dll

  13. SYARAT MEMILIH WP • Simplicity of operator training • Efficiency and easy to use (user-friendliness) • Expandability • Storage capacity • Functional capabilities / options • File-sharing capabilities • Space requirements • Compatibility with other devices / systems • Availability and after sales services • Price

  14. PENGGUNAAN • Editing • (berkaitan dgn isi teks) • Inserting • Appending • Deleting • Formatting • (berkaitan dgn tampilan teks) • Character (font, size, color) • Paragraph • Styles Plain Document Formatted Document Word Processing

  15. DESKTOP PUBLISHING Sistem sinkronisasi antara typed document dengan printed document. • Dengan kata lain, tugas utama DESKTOP PUBLISHING adalah memastikan agar dokumen yang dicetak sama persis dengan dokumen yang diketik di layar komputer.

  16. Dulu Printed Document Typed Document Desktop Publishing WP Sekarang Typed Document Printed Document WP + Desktop Publishing Optimasi

  17. Image Processing System(IPS)

  18. DEFINISI Sistem yang mengatur cara proses data menjadi informasi dalam format chart / grafik,ataugambar

  19. Image Processing System

  20. Image Processing System Teks Image Audio

  21. Image Processing System

  22. Image Processing System • Contoh : • Presentation Graphic : Cara menampilkan informasi yang berupa grafik untuk keperluan presentasi • Multimedia System : Cara menampilkan informasi dalam format multimedia (teks, audio, grafik, movie) untuk keperluan presentasi Multimedia System merupakan pengembangan dari Presentation Graphic

  23. Informasi Perlu Diubah ke Format Grafis ? Menurut Paul Hobbs, ahli dalam bidang Quantum Reading, Image Streaming merupakan salah satu cara untuk membaca cepat. Dengan kata lain, Otak manusia lebih cepat bereaksi & menyerap serta menyimpan informasi dalam bentuk gambar daripada teks http://www.quantum-reading.com/main.htm

  24. Contoh IPS Presentation Graphic and Multimedia System • Presentation Graphic : Cara menampilkan informasi yang berupa grafik untuk keperluan presentasi • Multimedia System : Cara menampilkan informasi dalam format multimedia (teks, audio, grafik, movie) untuk keperluan presentasi Multimedia System merupakan pengembangan dari Presentation Graphic

  25. Contoh IPS Presentation Graphic dan Multimedia System • Media untuk Presentation Graphic : • Paper • Transparancy + OHP • White Board • Computer + Imager • Media untuk Multimedia System : • Sound (Speech, Non speech) • Visual • Mixed Mode

  26. Bagaimana Menentukan Jenis Media Yang Digunakan? • Media AUDIO, jika : • Information are simple, short, and needed now • Information consist of event in time • Information need direct responses • Location is too dark or too bright • Human keeps moving in doing his jobs • Human’s visual system is busy

  27. Bagaimana Menentukan Jenis Media Yang Digunakan? • Media VISUAL, jika : • Information is complex, long and needed later in time • Information consist of locations/places • Information need no direct responses • Location is too noisy • Human stay still in doing his jobs • Human’s audio system is busy

  28. Contoh IPS OCR • OCR ( Optical Character Recognition ) suatu aplikasi yang bekerja mengubah teks yang terkandung dalam suatu image (dalam format image) menjadi teks yang dapat diedit OCR biasanya berupa program bawaan dari scanner

  29. Electronic Communication system (EComS)

  30. Electronic Communication System • Segala sistem komunikasi yang dilakukan secara elektronik Computer Based Non Computer Based • E-mail • Teleconference • Chatting • Other communication through computer network • Fax machine • PBX/PABX

  31. Electronic Communication System • COMPUTER NETWORK : Sejumlah komputer yg saling terhubung satu dengan yang lain dan dapat melakukan suatu bentuk komunikasi serta berbagi data

  32. Electronic Communication System • Komunikasi yang dilakukan dalam suatu computer network : • Komunikasi antar user • Komunikasi antar aplikasi • Komunikasi antar device • Manfaat computer network dalam OTOMASI PERKANTORAN : • Device & resource sharing • Implementasi workflow • Alat komunikasi

  33. Electronic Communication System • Berdasarkan ruang lingkupnya, computer network dibagi 3 : • LAN Jangkauan : dalam 1 gedung / antar gedung • MAN Jangkauan : dalam 1 kota (+ 50 km) • WAN - Internet Jangkauan : antar negara/antar benua

  34. Electronic Communication System • WIRELESS NETWORK : Merupakan pengembangan dari COMPUTER NETWORK • Definisi : • Computer network yang dihubungkan melalui transmisi tanpa kabel

  35. Electronic Communication System • E-MAIL   E-mail server E-mail client E-mail client E-mail client

  36. Electronic Communication System • Kelebihan e-mail dibanding dgn konvensional mail: • Less paperworks & photocopying • Geographic independence • Time zone transparency • Elimination of unnecessary interruptions • Reduced mailing expenses • Faster delivery of information

  37. Electronic Communication System • Teleconference (konferensi jarak jauh) • Alat yang dibutuhkan : • PC + modem + koneksi ke internet • Soundcard • Headphone + Mic • WebCam • Software • Contoh aplikasi : Windows NetMeeting

  38. Electronic Communication System

  39. Electronic Communication System • Pada Windows NetMeeting, tersedia fasilitas untuk : • Sharing aplikasi • Sharing desktop • File transfer • Selain Windows NetMeeting, Teleconference dapat dilakukan dengan program lain seperti : YM, MSN, ICQ, dll

  40. Electronic Communication System • FAX Menduplikasi hardcopy material pada remote location Saluran analog mesin fax mesin fax Dokumen salinan Dokumen asli

  41. Electronic Communication System • Kekurangan FAX dibanding dengan E-MAIL : • Biaya relatif lebih mahal • Hambatan perbedaan waktu • Mesin harus kompatibel • Biaya penggunaan kertas • Pada perkembangannya dikenal WINFAX yg termasuk computer based EComS

  42. Electronic Communication System • PBX = Private Branch Exchange • PABX = Private Automatic Branch Exchange • Yaitu : alat pembagi saluran telepon eksternal menjadi beberapa saluran telepon internal • Dengan cara : melakukan transmisi voice dan data melalui sirkuit telepon yang sama dengan frekuensi yang berbeda

  43. Office Management System (OMS)

  44. Office Management System Sistem yang mengatur dan mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya dalam suatu perkantoran resources : • contacts database / address book • tempat dan waktu

  45. Office Management System Implementasi OMS : • E-Schedulling • E-White Board • Enterprice News • Enterprise Schedule • Enterprise Address Book • Task Management

  46. Office Management System

  47. Office Management System

  48. Office Management System

  49. Office Management System

  50. Office Management System • Kelebihan dan keuntungan OMS : • Sumber daya di kantor dapat dipergunakan secara efektif dan efisien • Kegiatan operasional kantor dapat berjalan dengan lebih lancar • Jadwal yang bentrok antar staff dapat diminimalkan • Koordinasi antar staff lebih baik

More Related