LA GESTIONE E LO SVILUPPO DEI DIPARTIMENTI DI PREVENZIONE

1. LA GESTIONE E LO SVILUPPO DEI DIPARTIMENTI DI PREVENZIONE Laboratorio di Formazione ‘La gestione della comunicazione esterna e della comunicazione del rischio’

2. Materiali e metodi: esperienze di comunicazione considerate • Analisi di esperienze di comunicazione significative • Uso di schede di valutazione • Evidenza dei punti di forza e di debolezza (criticità)

3. Relatore Caso Caratteristiche Sante Petrocchi Zona T. 10-Camerino Mucca pazza Comunicazione straordinaria, in emergenza, esperta Adelchi Vaccaro Zona T. 2- Urbino In viaggio nel mondo animale Comunicazione ordinaria su propria iniziativa Marco Morbidoni Zona T. - Ancona Indagine epidemiologica sulle radio frequenze Comunicazione ordinaria partecipativa, su propria iniziativa Massimo Agostini Zona T.-Fano Aids: la difesa è il miglior attacco Comunicazione ordinaria esperta Maria Grazia Mercatili Zona T. – Ascoli P. Benessere anziani Comunicazione ordinaria, su richiesta a carattere partecipativo Le esperienze

4. Griglia di analisi Criticità Punti di forza 1. Contesto in cui matura la domanda di comunicazione in termini più o meno espliciti 2.Responsabile della comunicazione: soggetto che legge/ascolta la domanda e si assume la responsabilità di intervenire in termini comunicativi 3. Destinatari: analisi della domanda in rapporto ai potenziali destinatari 4. Obiettivi che si assumono al fine di rispondere alla domanda 5. Linguaggi/risorse/canali 6. Valutazione dell’intervento comunicativo 7. Valutazione relativa all’immagine prodotta dal dipartimento di prevenzione Comunicazione ordinaria Comunicazione straordinaria La ‘griglia di analisi’

5. CONTESTO CRITICITA’ BUONE PRASSI Imprevedibilità degli eventi Efficienza organizzativa nel funzionamento del dipartimento Domanda di informazioni inadeguata e/o strumentale Investimento nella progettazione di iniziative comunicative/ evitamento di interventi estemporanei Difficoltà ad individuare sistemi comunicativi efficaci in rapporto al target di riferimento Integrazioni di più saperi/ discipline nella messa a punto della comunicazione Motivazione e attesa del target Principali criticità e buone prassi evidenziate

6. RESPONSABILE DELLA COMUNICAZIONE Difficoltà ad individuare un responsabile della comunicazione Individuazione di un target intermedio qualificato capace di amplificare il messaggio comunicativo Difficoltà a sviluppare integrazioni tra coloro che possono essere tecnici e servizi che hanno competenza sul tema Forte legittimazione istituzionale del responsabile della comunicazione Carenze relative alla progettazione degli interventi comunicativi (carenze relative a strumenti e risorse) Affidamento della responsabilità della comunicazione a chi è in grado di trattare efficacemente il contenuto della comunicazione stessa e chi è capace di comunicare - Utilizzazione degli uffici preposti

7. DESTINATARI CRITICITA’ BUONE PRASSI Divergenze relative alla lettura dei fabbisogni informativi in particolare tra servizi e stampa Appropriatezza degli strumenti Assenza dei criteri di analisi/sintesi della domanda informativa Sensibilizzazione e competenza del target Difficoltà ad individuare i destinatari principali della comunicazione ‘Sfruttare l’onda’ collocare la campagna informativa in un contesto di comunicazione più ampio Difficoltà a favorire un approccio proattivo dell’utenza Coinvolgimento a supporto dell’intervento comunicativo di soggetti sensibili e attivi sull’argomento

8. OBIETTIVI Genericità degli obiettivi Tempestività degli interventi e adeguatezza delle soluzioni organizzative e tecniche adottate Non condivisione e assunzione all’interno del dipartimento degli obiettivi comunicativi Concreta e realistica definizione degli obiettivi in rapporto alla domanda dei destinatari Coerenza tra loro degli obiettivi all’interno dei medesimi progetti di comunicazione

9. LINGUAGGI Difficoltà nella scelta di linguaggi adeguati Semplicità e uniformità del linguaggio Ricerca da parte dei destinatari di informazioni da altre fonti (credibilità delle comunicazioni prodotte dal dipartimento di prevenzione) Flessibilità accessibilità e molteplicità degli strumenti di comunicazione Trasparenza nelle comunicazioni

10. VALUTAZIONE INTERVENTO COMUNICATIVO Insufficienza di strumenti e di indicatori di valutazione di processo e di risultato Dotazione di percorsi , procedure che favoriscano confronti valutativi Scarsa definizione delle procedure interne che favoriscono feed back Produzione di report che forniscano dati Disponibilità all’ascolto e alla rilevazione di elementi nuovi e imprevisti

11. VALUTAZIONE IMMAGINE DIPARTIMENTO Stereotipi circolanti sul Servizio Pubblico Buon funzionamento del dipartimento di prevenzione in termini di clima positivo, cooperazione, scambi Pregresse esperienze comunicative realizzate in modo confuso e/o mediocre Invisibilità del dipartimento di prevenzione inteso come contenitore organizzativo

12. Orientamenti per le linee guida Immagine del dipartimento: comunicazione efficace se c’è riconoscimento di chi fa comunicazione (immagine autorevole) Progetti la comunicazione come frutto di una progettazione consapevole Linguaggio Semplice, diretto, deve permettere l’ascolto dei target investimento nella cura e scelta dei linguaggi Responsabile comunicativo attribuzione di responsabilità (della comunicazione) Competente e legittimato Attenzione/ascolto contesti locali ‘antenne’ accese per capire la domanda di informazione individuare figure intermedie di ‘facilitatori della comunicazione’

13. Ipotesi migliorative • Proposizione di linee guida sulla ‘Comunicazione’ • Creazione di un laboratorio/osservatorio permanente centrale di comunicazione • Programmazione di un percorso formativo • Creazione di una funzione comunicativa trasversale • Elaborazione di un Piano di comunicazione annuale • Monitoraggio, attraverso indagini trasversali annuali, della percezione dell’immagine del Dipartimento

14. GRAZIE !!