GCDocs – Les documents électroniques du gouvernement au bout des doigts

1. GCDocs – Les documents électroniques du gouvernement au bout des doigts Association des professionnels de l’information du secteur public Michel Laviolette Directeur principal Bureau de gestion du programme organisationnel (BGPO) GCDocs Le 22 mai 2013

2. Contexte • GCDocs est le successeur du Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information. • Il offre aux utilisateurs finaux une expérience enrichie. • Fondé au sein du Secrétariat du Conseil du Trésor, le BGPO GCDocs est responsable du programme. • Le gouvernement désire adopter des solutions administratives efficaces et efficientes. • On travaille à la création d’un service hébergé dans un nuage informatique au gouvernement. 2

3. Modèle opérationnel de GCDocs Distribué Regroupé Demain Aujourd’hui Ministères clients Ministères clients Bureau de gestion du programme de TPSGC Approvisionnement en services d’application Services de gestion des applications Conception Construction Mise en œuvre Soutien Normes GCDocs Gardien de la configuration Infrastructure Serveurs Réseaux Ministère responsable du regroupement x 76 ministères > 100 configurations Approvisionnement en services d’application Conception Construction Mise en œuvre Soutien SPC Légende Infrastructure Qui Quoi Comment Serveurs Réseaux

4. Transition du BGPO à TPSGC • Le 2 avril 2013, le BGPO GCDocs a été transféré à TPSGC afin de faciliter ses activités. 4

5. Signature d’une LI entre le ministère client et le BGPO GCDocs Examen de l’évaluation par le BGPO (activités, GI et TI) Achèvement de la préparation et établissement d’une concordance optimale avec un FSA Lacement de l’approche regroupée de GCDocs Soumission d’une évaluation de l’état de préparation par le ministère client Collaboration interministérielle visant à améliorer l’état de préparation Le ministère client annonce sa participation et son intégration à GCDocs en signant une lettre d’intention (LI) avec le BGPO. Le BGPO collabore avec le ministère client à l’examen de l’évaluation et à la détermination de mesures pour améliorer les résultats de l’évaluation. Le ministère client est associé avec le fournisseur de services d’application (FSA) adéquat en fonction de l’évaluation, des ses exigences et du pipeline GCDocs. Le ministère commence à travailler avec le FSA pour mettre en œuvre les fonctions opérationnelles ainsi que les fonctions de GI-TI de GCDocs en vue du déploiement de l’application. Le ministère a obtenu un budget initial ainsi que l’approbation de son organisation pour l’initiative GCDocs. Le ministère effectue l’évaluation. L’état de préparation est amélioré grâce à des initiatives ciblées, à de possibles partenariats avec d’autres ministères ou à l’utilisation de biens communs à d’autres ministères. Intéressés : 33 Envoyées : 30 Signées : 26 En attente : 4 En cours : 4 Terminés : 5 En cours : 1 Terminés : 3 En cours : 1 Terminé : 0 Envoyées : 26 Terminées : 10 En attente : 16 En cours : 0 Terminés : 5 Processus d’intégration 5 5 premiers partenaires

6. Évaluation de la préparation du ministère client • Les résultats des évaluations de la préparation des ministères clients peuvent servir à : • déterminer la gouvernance, le leadership et la capacité des ministères; • déceler les points forts et les points faibles dans la gestion des documents et de l’information; • vérifier les exigences de conformité; • déterminer l’état de préparation technique (ordinateurs de bureau, intégration des applications). • Le BGPO et les FSA collaboreront avec les ministères pour créer la passerelle entre leurs produits internes à livrer et les artefacts créés par les pratiques exemplaires et pour compléter les produits à livrer. Votre ministère est-il prêt pour GCDocs? État de préparation des opérations? De la GI? De la TI? 6

7. Préparation à GCDocs • Élaborez votre plan de gestion des dossiers à l’intention des clients. • Définissez votre modèle de contrôle d’accès. • Élaborez votre stratégie de gestion du changement (l’École de la fonction publique du Canada peut vous aider). • Efforcez-vous d’être conforme à la Directive sur la tenue de documents. • Faites appel au BGPO (nous sommes là pour vous aider).