Sistema de Gestión de Calidad de ALIDE y gestión de información de banca de desarrollo

1. Sistema de Gestión de Calidad de ALIDE y gestión de información de banca de desarrollo Cristina Castillo Cortez Centro Latinoamericano de Documentación CEDOM/ALIDE X Reunión Agrupación Directores: Una década Gestionando el conocimiento y la información en las Escuelas de Negocios de CLADEA Río de Janeiro, Brasil 20-23 octubre 2013

2. Sistema de Gestión de Calidad de ALIDE y gestión de información de banca de desarrollo • Qué es ALIDE? • Sistema de Gestión de Calidad de ALIDE • Modelo de proceso de ALIDE • Gestión de calidad en información • Resultados de la certificación • Para ALIDE • Para el cliente • Para el CEDOM • Proyecciones

3. Sistema de Gestión de Calidad de ALIDE y gestión de información de banca de desarrollo - Qué es ALIDE Qué es ALIDE ? • Organismo representativo de la banca de desarrollo de América Latina y el Caribe, creado el año 1968. • Cuenta con más de 80 miembros activos en Latinoamérica, el Caribe y en países fuera de la región como Alemania, Canadá, China, España, Portugal, Suecia y Rusia. • Su principal objetivo es contribuir al desarrollo económico y social de la región, a través de las buenas prácticas financieras que impulsa entre sus asociados, como el financiamiento de proyectos inclusivos, responsables y sustentables. Qué acciones desarrolla para llegar a este objetivo? • Estimula el intercambio de experiencias, y la coordinación y cooperación entre sus instituciones miembros. • Establece un flujo recíproco de informaciones sistemáticas. • Propicia la realización de estudios técnicos sobre problemas de interés común. • Fomenta la gestión de negocios y la cooperación financiera regional.

4. Sistema de Gestión de Calidad de ALIDE y gestión de información de banca de desarrollo – Misión- Visión Misión ALIDE busca estimular el intercambio de información de productos, servicios y expertise de sus asociados, a través de foros técnicos, capacitación y asistencia técnica, con el fin de propiciar la colaboración, los negocios y la cooperación financiera entre estas instituciones, así como alentar su contribución al desarrollo económico y social de la región Visión Ser el portavoz del sistema de la banca de desarrollo, ante países y gobiernos, sociedad y organismos internacionales; así como el principal facilitador de servicios de información y experiencias innovadoras; capacitación de vanguardia; generación de sinergia de negocios; y actuaciones concertadas que contribuyan al cumplimiento de su misión.

5. Sistema de Gestión de Calidad de ALIDE y gestión de información de banca de desarrollo - Sistema de Gestión de Calidad de ALIDE • ALIDE ha implantado y certificado un sistema de gestión de calidad con certificación ISO 9001-2008. • Ha certificado todos sus procesos por la empresa certificadora SGS - System & ServicesCertification Inglaterra, de acuerdo al esquema de acreditación de UnitedKingdomAcreditationService (UKAS). • El Sistema de Gestión de la Calidad se enfoca a: • El mantenimiento y mejora del sistema, a través de la inclusión de mejores controles para su administración. • La evaluación de la mejora continua de los procesos.

6. Modelo de Proceso ALIDE Gestión de Calidad • Evalúa el desempeño de los procesos • Asegura el enfoque al cliente Capacitación • Desarrolla competencias Posicionamiento Genera Valor Información • Identifica necesidades • Planea • Promociona • Comunica • Evalúa • Crea y difunde el conocimiento Asistencia • Comparte prácticas Negocios • Genera oportunidades Administración • Brinda soporte Retroalimentación

7. MACRO PROCESOS DE ALIDE Planeación Operativa: Programa de trabajo PLANEACION Objetivo: Contar con recursos humanos, materiales y financieros, así como mantener una operación financiera sana para ejecutar un programa de trabajo adecuado a los requerimientos de servicios de la banca de desarrollo. • Revista ALIDE • Boletín E-banca • Perfiles Institucionales • Base de datos de IFDS- Databank • Estudios e Investigaciones • Gestión de información – Biblioteca virtual • Mejores prácticas ESTUDIOS ECONÓMICOS E INFORMACIÓN Objetivo: Disponer de información relevante y proporcionarla en forma oportuna a fin de atender a la coordinación y los requerimientos de la banca de desarrollo, así como realizar estudios que atañen a la banca de desarrollo.

8. MACRO PROCESOS DE ALIDE Capacitacióny Cooperación Capacitación presencial abierta Capacitación presencial in house E-Learning Objetivo: Contar con programas de capacitación de vanguardia que respondan a las necesidades de formación y especialización del capital humano de la banca de desarrollo. Ofrecer programas de asistencia técnica para apoyar procesos de fortalecimiento institucional y operativo. • Presupuesto • Recursos financieros • Selección y contratación de personal • Administración de recursos materiales • Informática Administración y Control Financiero Objetivo: Contar con recursos humanos, materiales y financieros, así como mantener una operación financiera sana para ejecutar un programa de trabajo adecuado a los requerimientos de servicios de la banca de desarrollo.

9. MACRO PROCESOS DE ALIDE • Prospección de proyectos y negocios • Información fuentes de financiamiento internacional Promociónde Proyectos y Negocios Objetivo: Identificar proyectos de interés común de la banca de desarrollo, con el objeto de generar oportunidades de negocios. Relaciones institucionales con entidades miembros de ALIDE Sistema de coordinación nacional Realización de foros y reuniones técnicas Relaciones Institucionales Objetivo: Desarrollar estrategias, como el organismo internacional representativo de la banca de desarrollo de la región, a fin de apoyar las gestiones de dichas instituciones, dar a conocer ampliamente la posición de este sistema de banca y afirmar la actuación de ALIDE. Portal ALIDE Comunicados de prensa Memoria institucional Comunicación Social Objetivo: Difundir información corporativa de las actividades institucionales de la banca de desarrollo

10. Sistema de Gestión de Calidad de ALIDE y gestión de información de banca de desarrollo - Sistema de Gestión de Calidad de ALIDE Acciones • Proyectos de mejora de los servicios. • Virtualización de servicios. • Implementación de proyectos intensivos en el uso de la tecnología de las comunicaciones. • Creación biblioteca virtual para el sistema de información. • Digitalización de los archivos y documentos institucionales. • Desarrollo de plataforma de capacitación a distancia E-Learning ALIDE. • Elaboración de boletines electrónicos. • Desarrollo de portal web de ALIDE

11. Sistema de Gestión de Calidad de ALIDE y gestión de información de banca de desarrollo – Gestión de calidad en información Biblioteca virtual de ALIDE El portal de la Biblioteca Virtual de ALIDE, reúne fuentes de información especializadas en banca de desarrollo y temáticas relacionadas con las actividades, experiencias y mejores prácticas de estas instituciones, tanto en soporte físico como en formato electrónico. ObjetivoBrindar acceso a la información generada por ALIDE y sus miembros bajo el concepto de gestión del conocimiento, con un enfoque sistemático e integrado para compartir y utilizar la información que genera y difunde la Asociación, poniéndola al alcance de todos sus integrantes para ser elemento básico en la toma de decisiones y generando valor por medio del conocimiento de las mejores prácticas de los bancos de desarrollo de la región.

12. BIBLIOTECA VIRTUAL DE ALIDE Acceso a información Un sistema de búsqueda en línea, elaborado a partir de la base de datos del CEDOM, le permite acceder al texto completo de documentos sobre banca de desarrollo expuestos en los distintos foros, reuniones y conferencias, así como a estudios e investigaciones generados por la asociación y sus instituciones miembros. www.alidebibliotecavirtual.org

13. BIBLIOTECA VIRTUAL DE ALIDE RIALIDE Acceso a las bases de datos de ALIDE y de las unidades de información de los bancos miembros. Boletines noticias institucionales de ALIDE y de sus miembros. Publicaciones Con acceso al texto completo para los usuarios registrados. Resúmenes Difusión de las últimas publicaciones, ponencias y documentos presentados en las reuniones de ALIDE. Temas de Interés Selección de temas de interés sobre finanzas y desarrollo. www.alidebibliotecavirtual.org

14. Sistema de Gestión de Calidad de ALIDE y gestión de información de banca de desarrollo - Biblioteca virtual de ALIDE

15. Sistema de Gestión de Calidad de ALIDE y gestión de información de banca de desarrollo- Resultados de la certificación Para ALIDE • Importancia de las competencias del capital humano, con un plan estructurado, conforme a las necesidades del personal y de la institución. • Rentabilidad de los servicios específicos. • Presupuesto equilibrado con cero de deuda bancaria y a proveedores, sin pasivos con el personal, y superavitaria. • Cumplimiento de las tareas asignadas y de los compromisos asumidos, en un 100%

16. Sistema de Gestión de Calidad de ALIDE y gestión de información de banca de desarrollo -Resultados de certificación Para el cliente • Sistema de Gestión de la Calidad diseñado para conocer las necesidades de los clientes. • Productos y servicios diseñados en función de las necesidades especificas de los bancos de desarrollo. • Reducción de tiempos de atención, proceso y entrega de recursos a los clientes de la Institución. • Vínculo de comunicación constante con los clientes, lo que permite identificar sus necesidades y transformar los procesos de manera eficiente en función de estos. • Atención del 100% de las solicitudes de servicios de los asociados.

17. Sistema de Gestión de Calidad de ALIDE y gestión de información de banca de desarrollo – Resultados de la certificación Para el CEDOM • Valorización de información. La información vista como recurso importante para la gestión. • Fortalecimiento del Centro de Documentación como responsable de la administración de información sobre financiamiento del desarrollo bajo el concepto de un sistema de gestión del conocimiento. • Diseño de servicios de inteligencia competitiva en apoyo a la gestión de la organización. • Mejor conocimiento de los usuarios que la utilizan, así como el grado de utilidad de sus recursos. • Servicios de información con un enfoque integrado para compartir y utilizar la información que genera y difunde la organización.

18. Sistema de Gestión de Calidad de ALIDE y gestión de información de banca de desarrollo – Resultado de la certificación Percepción del cliente La última encuesta al cliente nos mostró los siguientes resultados: • Un 80% no tiene dificultades para el registro. • Un 40% tiene dificultades con el método de búsqueda. • Un 50% está satisfecho con el sistema de descarga de documentos. • Un 80% encuentra útil la documentación. • Un 80% está satisfecho con el servicio de información. Proyectos de mejora a partir de resultados y sugerencias • Diseñar el servicio para llegar a teléfonos móviles. • Elaborar un nuevo método de búsqueda libre en el catálogo. • Permitir el libre acceso a los documentos, a miembros y no miembros de ALIDE. • Elaborar estrategia de difusión de contenidos de la biblioteca.

19. Sistema de Gestión de Calidad de ALIDE y gestión de información de banca de desarrollo – Sistema de información Proyecciones • Creación de una plataforma de gestión de información, que permita identificar e intercambiar información entre las instituciones miembros de ALIDE y organismos similares. • Crear el repositorio de información en banca de desarrollo latinoamericana, de acceso libre. • Reactivar la red de información sobre financiamiento del desarrollo. • Organizar comunidades de conocimiento.

20. Sistema de Gestión de Calidad de ALIDE y gestión de información de banca de desarrollo MUCHAS GRACIAS Cristina Castillo ccastillo@alide.org