Manuel utilisateur Moteur de réservation Vol+Hôtel

1. JANVIER 2011 Manuel utilisateurMoteur de réservation Vol+Hôtel

2. LE PACKAGE DYNAMIQUE DANS RESAHOTEL Page 3 page 4 Page 5 page 6 page 7 Page 8 Page 9 Pages 11-12 Pages 15-16 Page 17 Page 18 Page 19 Page 20 Page 21 • Préambule (queue, fournisseurs…) …………………………………… • Schéma des acteurs de la réservation…………………………….. • Le package dynamique en synthèse.……………………………… • Le processus de réservation • 1ère étape : le moteur de réservation Vol + Hôtel • 2ème étape : zoom sur le moteur de recherche Vol……… • 3ème étape : les offres……………………………………………. • L’offre et les tarifs vol régulier…………………………. • L’offre et les tarifs vol Lowcost ………………………… • 4ème étape : sélectionner ou changer de vol ou d’hôtel. • 5ème étape : formulaires de réservation……………………. • 6ème étape : confirmation de la réservation……………….. • 7ème étape : documents de voyage …………………………… • Package dynamique et juridique……………..………………………….. • Facturer le package dynamique…………………………………………… • Besoin d’Aide ?...........................................................................

3. (tarifs négociés CWT et tarifs publics) Préambule • Le package dynamique dans RESAHOTEL vous permet de réserver sur un seul outil le vol et l’hôtel avec une politique tarifaire compétitive et une rémunération intéressante. • Construction tarifaire du package dynamique Package avec vols publiés et négociés • Prix vols TTC + frais de service agence sur la part aérienne + prix vente hôtel RésaHotel • Pas de frais de service appliqués sur la partie hôtel. Package avec vols lowcost • Prix vols TTC + frais de service agence sur la part aérienne + frais sur lowcost de l’intermédiaire Speedmedia (7,18 €TTC) + prix vente hôtel RésaHotel • Pas de frais de service appliqués sur la partie hôtel. • 1 bagage en soute par personne systématiquement inclus • LES FOURNISSEURS • Les vols réguliers : avec le « Master Pricer »  • Les vols LOWCOST • Les hôtels

4. Préambule • Le Package Dynamique dans RESAHOTEL permet, pour la partie aérienne, de réserver des voyages simples (dits point à point) destinés au grand public. • Les voyages dits « complexes » (ex : multi-segments) continueront à être gérés directement par l’agence de voyage. • La partie « Hôtel » étant connue des agences (fonctionnalités habituelles de RésaHotel), ce manuel utilisateur se concentre sur les spécificités de la partie aérienne. • Le déroulé de la réservation • Pour les Lowcost : le système attendra que l’hôtel soit d’abord confirmé avant de réserver le vol. • Pour les vols réguliers : le systèmeattendra que le vol soit confirmé avant de réserver l’hôtel. • Important : vous avez normalement créé une queue dédiée au package dynamique dans Amadeus pour pouvoir isoler ces dossiers (demande générale faite aux agences par le biais des directions régionales et dont les éléments nous ont été communiqués (N°, catégorie, nom de la queue). Si ce n’était pas le cas, contactez le support. Exemple : N° 15 / Catégorie 1 / RESAHOTEL

5. Système de réservation Temps réel Interrogation des moteurs vol et hôtel en temps réel MOTEUR VOL GDS Requête sur le moteur de réservation Plateforme de réservation Flux XML LOWCOST Temps réel AGENCES VOL+HOTEL (RESAHOTEL) MOTEUR HOTEL CENTRALE DE RESERVATIONS HOTELIERES Proposition d’un package vol+hôtel Temps réel Flux XML Réponse en temps réel: disponibilités et prix

6. èLes modifications ne peuvent être faitesque dans Amadeus èLes modifications ne peuvent être faitesque dans Amadeus èAucune modification n’est possible dans RESAHOTEL èAucune modification n’est possible dans RESAHOTEL TABLEAU RECAPITULATIF D’UNE RESERVATION EN VOL + HÔTEL LES VOLS LES TARIFS LES LOWCOST HOTELS PUBLIES NEGOCIES Le PNR tombe dansla queue Amadeus préalablement définiepar vos soins. è Le PNR tombe Le vol est envoyé par è è dans la queue dans RESAHOTEL. Amadeus Sont inclus dans le tarif LOWCOST,le prix du vol TTC, 1 bagage en soute et 7,18€ de frais SPEEDMEDIA/pers. è LA RESERVATION préalablement définie Confirmation envoyée par è Vous pourrez margervotre tarif à partir de RESAHOTELsi le billet n'a pas été payé en RTU. RESAHOTEL par vos soins. mail à l'agence Vous ne pourrez è pas marger votre Vous ne pourrez pas marger un è tarif. billet lowcost. . è Dès la confirmation de la résa,le billet est automatiquement émis par la compagnie. Un récapitulatif de la résa vol + hôtel est envoyé par mail à l’agence. Après récupération è du PNR, dans la Après récupération è queue et du PNR, dans la queue enrichissement AMADEUS et le voucher hôtel est è L'EMISSION éventuel de ce PNR enrichissement de ce 3 débits pour le client : 1 débit compagnie pour le prix du billet + 1 débit SpeedMédiapour les 7,18€ de frais/pers.+ 1 débit agence pour l'hôtel et les frais de service. è envoyé par mail à l'agence. avec des RM, vous PNR, vous pouvez pourrez émettre émettre votre billet à votre billet à partir partir d' AMADEUS d' Amadeus Aucune modification n'est possibledans RESAHOTEL è les modifications sont à è . faire dans RESAHOTEL ou LES MODIFICATIONS è Si une modification est possible il faudra le vérifier directement auprès de la compagnie concernée. auprès des centrales deréservation. è è Avant émission du PNR, l'annulation est possible à partir deRESAHOTEL ou dansAmadeus Avant émission du PNR, l'annulation est possible à partir deRESAHOTEL ou dansAmadeus è L'annulation est possibledans RESAHOTEL aux conditions d'annulation renvoyées par la centrale hôtelière. L'annulation d'un LOWCOST est è LES ANNULATIONS impossible. Après émission, l’annulation n’est possible que dans Amadeus Après émission, l’annulation n’est possible que dans Amadeus è è

7. Cliquer sur pour accéder au moteur de recherche. Indicateur de l’évolution de la réservation Moteur de recherche Vol Moteur de recherche Hôtel Lancer simultanément une recherche de vols et d’hôtel Réinitialisation de la page pour une nouvelle recherche Moteur de réservation Vol+Hôtel

8. Saisir la date de départ, puis sélectionner le nombre de nuits pour calculer automatiquement la date de retour. Zoom sur le moteur de recherche Vol Taper les 3 premières lettres de la ville/aéroport ou le code IATA et une liste apparaît. Sélectionner l’aéroport souhaité. • Défilement des mois • Défilementdes années • Période non disponible ou passée. Filtre facultatif : Indiquer les préférences de transport (compagnie aérienne, classe de réservation et nombre d’escales) • Filtre facultatif : choisir un créneau horaire

9. Page de résultat : l’offre vol régulier Montant total dossier Vol + hôtel Déplacez-vous sur les totaux pour visualiser Détail Vol Fournisseur, DLE, type tarif, escale, date et heure de départ, date et heure d’arrivée, numéro de vol, compagnie aérienne, classe de transport. • Détails Prix de vente Vol : Prix TTC = Prix Total H.T. + Frais d’agence +Taxes aéroports • Information sur les conditions tarifaires du billet. • Détails Prix de vente Hôtel (même principe que pour RESAHOTEL hôtel sec). • Des frais hôtel de 14€ seront automatiquement calculés dans Gestour ou Wings. Vous serez libre de les modifier pour rester en cohérence avec le tarif RésaHotel. Détail Hôtel Nom hôtel, centrale de réservation, situation, descriptif, équipement, état de disponibilité. Lancer la réservation

10. Détail Vol Fournisseur, date limite émission, type tarif, escale, date et heure de départ, date et heure d’arrivée, numéro de vol, compagnie aérienne, classe de transport. Détail Hôtel Nom hôtel, centrale de réservation, situation, descriptif, équipement, état de disponibilité. Page de résultat : l’offre vol Lowcost Détail prix vol : Ce tarif TTC inclus Le prix du vol + 1 bagage en soute + les frais SpeedMedia 7.18€/pers. Selon les compagnies, les taxes aéroports sont bien incluses, mais pas forcément détaillées. • Détails Prix de vente Hôtel (même principe que pour RESAHOTEL hôtel sec). • Des frais hôtel de 14€ seront automatiquement calculés et vous serez libre de les modifier pour rester en cohérence avec le tarif RésaHotel. Lancer la réservation

11. Récapitulatif de la demande Filtres pour affiner la recherche. Page de résultats : pense-bête • Tout au long de votre recherche de vols et d’hôtel, le moteur, sur la gauche, récapitule votre demande, et vous donne la possibilité d’affiner votre recherche: • Ville départ/arrivée, • Date départ/retour, • Durée séjour, • Ville séjour, • Nombre de pax, • Nombre et type de chambre, • Ainsi que toutes les autres informations renseignées dans le moteur de recherche. • Plusieurs filtres proposés: • Etat de la disponibilité (disponible et en demande), • Choix d’une centrale de réservation, • Sélectionner une catégorie d’hôtel, • Spécifier la situation, • Renseigner le type de pension, • Déterminer un budget, • Préciser les équipements désirés: Climatisation Parking Accès handicapé Restaurant • Appliquer le(s) filtre(s) Internet Piscine

12. Précision sur le fournisseur, la date limite d’émission des billets et le type de tarif Pour afficher les autres vols disponibles pour cette demande, il faut cliquer sur « Changer de vol » Sélection des vols Si vous souhaitez changer d’hôtel, vous devrez cliquer sur vous obtiendrez une liste d’hôtel.

13. Nouveau montant total (vol+hôtel) avec détails du prix du vol • Résultats classés par ordre de prix croissant. • Pour sélectionner un de ces vols: • Cliquer sur Changer de Vol • Tableau récapitulatif: • Résultats classés par type de vol et par compagnies aériennes. • Cliquer sur un prix pour atteindre directement le ou les vols correspondants.

14. Zone de saisie pour, éventuellement, marger le prix de vente : uniquement sur les tarifs négociés qui ne sont pas payés en RTU (règlement direct compagnie aérienne.) Récapitulatif de la demande Etape de Réservation Montant total de la réservation A ce stade, il vous est encore possible de modifier sa réservation

15. Après la modification des prix de vente hôtel et/ou vol le montant Total vol+hôtel se met à jour automatiquement. Impossible de modifier le tarif à la baisse. Tarif négocié CWT : modification du prix de vente des prestations Vol et Hôtel • Possibilité d’augmenter votre marge : • en modifiant le prix de vente Hôtel • en modifiant le tarif vol mais UNIQUEMENT SUR DU TARIF NEGOCIE NON PAYE EN RTU (règlement direct compagnie aérienne.) • Cliquer à l’intérieur du champ et saisir le nouveau prix de vente.

16. Formulairevoyageurs Renseigner tous les champs: titre, nom, prénom, date de naissance (obligatoire pour les enfants) et éventuellement carte de fidélité compagnie. Répartition par chambre • Ce formulaire sera le seul à renseigner dans le cas d’un vol Amadeus. Désigner un responsable par chambre Coordonnées du client leader Possibilité d’indiquer plusieurs contactse-mails Revenir à vos résultats et votre recherche Cliquer pour valider votre réservation VOLS AMADEUS : Le fait de cliquer sur génèrera un PNR dans la « queue » que vous avez préalablement définie. Il faudra alors émettre votre titre à partir d’Amadeus. Le billet remontera dans votre Folf ou file d’attente billetterie.

17. LOWCOST : formulaire contact + formulaire de paiement Ce 2ème formulaire contact, destiné spécifiquement aux compagnies lowcost, devra être renseigné exclusivement avec les données du client et en aucun cas avec les données de l’agence. Le formulaire de paiement ci-dessous n’est affiché que dans le cas d’une réservation LOWCOST. Vous devez exclusivement saisir le N° de la carte de votre client, et aucune autre carte. Nom du titulaire de la carte Prénom du titulaire de la carte Cocher le type de carte du client Saisie du N° de carte client sur 16 chiffres Saisie des 3 chiffres qui se trouvent au dos de la carte Saisie de la date d’expiration

18. Confirmation de votre réservation • Hôtel, à noter : • vous pouvez annuler ou modifier votre réservation hôtel. • envoyer le voucher et créer la commande Gestour Elément de confirmation de la partie hôtel • Vol, à noter : • vous pouvez annuler, seulement le vol, avant émission s’il s’agit d’un PNR Amadeus. • dans le cas d’un Lowcost vous ne pouvez pas annuler le dossier. Elément de confirmation de la partie vol S’il s’agit d’un package avec vol Amadeus, vous avez la possibilité d’annuler tout le dossier avant l’émission du billet.

19. Documents de voyage • Pour les vols via Amadeus : • Récupérer le billet dans la « queue » prévue à cet effet. • Enrichir, avec des RM éventuellement, le PNR et procéder à l’émission. • Récupérer le mail de confirmation vol + hôtel RESAHOTEL • Toute modification de la partie aérienne devra se faire dans Amadeus. • Toute annulation reste possible via RESAHOTEL dès lors que le billet n’a pas été émis (cf. page 17). • Pour les LOWCOST : • Réception du mail de confirmation vol + hôtel RESAHOTEL. A conserver dans votre dossier. • Votre client recevra le mail de confirmation compagnie sur sa propre boîte mail (comme renseigné au niveau du formulaire contact). • A votre client de s’enregistrer auprès des compagnies et de gérer ses éventuelles modifications/annulations directement sur le site web de la compagnie lowcost. • Veillez à consulter sur leur site web et indiquer sur la facture les conditions de vente des compagnies. Par exemple, Ryanair est une compagnie qui impose un enregistrement en ligne plusieurs jours avant le départ. A défaut, votre client sera facturé d’un supplément.

20. Package dynamique et juridique Le package dynamique n’est pas un forfait touristique au sens actuel du code du tourisme et de fait n’implique pas les mêmes responsabilités pour l’agence de voyages. « L’achat de deux ou plusieurs prestations non combinées préalablement et non vendues à un prix global tout compris n’est pas un forfait touristique au sens de l’article L 211-2 du code du tourisme. » En clair : Dans le cadre d’un forfait touristique : l’agence est pleinement responsable vis-à-vis du client y compris de la bonne exécution des prestations réalisées par les fournisseurs. Dans le cadre d’un package dynamique : l’agence n’est responsable vis-à-vis du client que de la bonne exécution de ses propres prestations (réservation, émission, conseil). Les fournisseurs (transporteur ou hôtelier) restent responsables de leurs prestations vis-à-vis du client. En conséquence et afin d’éviter de faire apparaître la vente d’un package dynamique comme un forfait, il est recommandé de facturer distinctement le client pour chaque prestataire : une facture pour l’hôtel et une facture pour le vol (et une facture pour l’assurance) avec indication des conditions, notamment d’annulation, des prestataires. Tolérance : Si ce processus s’avère trop complexe, il reste possible de mentionner toutes les prestations sur la même facture. Il conviendra alors que soient indiquées distinctement sur la facture les conditions, notamment d’annulation, de la partie transport et de la partie hôtel.

21. Facturation dans Gestour • Qualifier votre vente grâce aux DOMAINES DE COMMANDE dans Gestour : • sélectionner : TRANSPORT + HÔTEL • Frais aérien Dans RESAHOTEL et dans GESTOUR les frais aériens sont calculés par billet : • 56€ pour l’international • 39€ pour l’Europe • 23€ pour le national • 33€ pour le lowcost • Frais hôtel Dans GESTOUR, des frais hôtel de 14€ viendront automatiquement s’ajouter à la prestation hôtel. Vous aurez la possibilité de les enlever pour être conforme au tarif RESAHOTEL. • Facturation automatique • Dans cette première version du package dynamique, il n’existe pas de facturation automatique pour la partie aérienne. • La facturation automatique de l’hôtel est quant à elle disponible comme pour l’hôtel sec (fiche procédure 75).

22. Votre contact pour la facturation GESTOUR : Mail : rp-support-gestour@carlsonwagonlit.fr Téléphone : 01 41 33 62 62 Besoin d’Aide ?Votre contact RESAHOTEL :Mail :rp-support-outils@carlsonwagonlit.frTéléphone : 01 41 33 67 90