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Estatísticas. Virtualização. Perfil atual de assuntos virtualizados no Sistema Fluxus na JFCE. Virtualização. Comentários Valores referentes ao período de nov/07 a out/08. Total de 11973 processos (f ísicos e virtuais) cadastrados no Sistema Fluxus.
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Virtualização Perfil atual de assuntos virtualizados no Sistema Fluxus na JFCE
Virtualização • Comentários • Valores referentes ao período de nov/07 a out/08. • Total de 11973 processos (físicos e virtuais) cadastrados no Sistema Fluxus. • Total de cadastro de 892 portarias (virtualizadas). • Total de 2801 documentos principais fora de processos • Cada documento possui despachos e anexos • Cada documento é movimentado em média 9 vezes • Economia de 83.760 folhas de documentos fora de processos economizadas (Apenas 20% da documentação)
Virtualização Gráfico 1 Gráfico 2 Gráfico 3 Média Média
Virtualização Gráfico 4
Virtualização Comentários No trimestre 1 os processos físicos correspondem a 98% do total de processos cadastrados no Sistema Fluxus. No trimestre 1 os processos virtuais correspondem a 2% do total de processos cadastrados no Sistema. No trimestre 4 os processos físicos correspondem a 43% do total de processos cadastrados. No trimestre 4 os processos virtuais correspondem a 57% do total de processos cadastrados.
Redução de custos Estimativa da quantidade média de folhas dentro de Processos no período de nov/07 a out/08 Total de documentos: 6.724 Total de despachos em processos: 91 Total de anexos em processo: 5.357 Quantidade de folha por anexo: 3 Total de folhas de anexo: x = Total geral de folhas em processos: = + +
Redução de custos Estimativa da quantidade média de folhas dentro de Processos no período de nov/07 a out/08 Quantidade de processos físicos: 9.009 Quantidade de processos virtuais: 2.964 Média de documentos por processo: = /
Redução de custos Avaliação dos custos com impressão de documentos dentro de processos no período de nov/07 a out/08 Custos calculados considerando: Valor unitário de capa de processo: R$ 1,98 Valor unitário de um rolo de etiqueta (160 unidades): R$ 3,43 Valor unitário de uma resma de papel (500 folhas): R$ 9,60 Valor unitário de tonner para impressora laser: R$ 700 Capacidade de impressão por tonner: 3000 folhas Custo de processo: x + + + =
Redução de custos Avaliação dos custos com impressão de processos no período de nov/07 a out/08 Quantidade de processos físicos: 9.009 Quantidade de processos virtuais: 2.964 Custo de processos físicos: = x Economia com processos virtuais = x
Redução de custos Estimativa da quantidade de folhas em documentos fora de Processos entre nov/07 a out/08 Total de documentos principais: 2.801 Total de despachos em documentos: 365 Total de anexos dentro de documentos: 3.598 Quantidade de folha por anexo: 3 Total de folhas anexos por documento: x / =
Redução de custos Estimativa da quantidade média de folhas economizadas em documentos fora de Processos entre nov/07 a out/08 Total geral de folhas de documentos: + x + = Movimentações entre lotações de todos os documentos: 11.204 Média de movimentos por documento: 4 Total de folhas economizadas inclusive cópias: x =
Redução de custos Avaliação dos custos com impressão de documentos fora de processos no período de nov/07 a out/08 Custos calculados considerando: Valor unitário de uma resma de papel (500 folhas): R$ 9,60 Valor unitário de tonner para impressora laser: R$ 700 Capacidade de impressão por tonner: 3.000 folhas Custo médio de uma cópia: R$ 0,03 Total de folhas de documento: 13.960 Total de folhas economizadas inclusive cópias: 83.760 + =
Redução de custos Gráfico 5 Gráfico 6 Legenda: R$ Poupado com a virtualização R$ Gasto com impressão
Redução de custos Avaliação de economia com a virtualização de Portarias no período de nov/07 a out/08 Custos calculados considerando: Quantidade de portarias emitidas: 892 Quantidade de cópias de cada portaria: 19 Valor unitário de uma resma de papel (500 folhas): R$ 9,60 Valor unitário de tonner para impressora laser: R$ 700,00 Custo médio de uma cópia: R$ 0,03 Capacidade de impressão por tonner: 3.000 folhas Economia de virtualização portaria: + x + =
Redução de custos Gráfico 7 Gráfico 8 Legenda: R$ Poupado com a virtualização R$ Gasto com impressão
Redução de custos Gráfico 9 Legenda: R$ Poupado com a virtualização R$ Gasto com impressão
Redução de custos Gráfico 10 Legenda: R$ Poupado com a virtualização R$ Gasto com impressão
Redução de custos Gráfico 11 Legenda: R$ Poupado com a virtualização R$ Gasto com impressão
Redução de custos Comentários A virtualização de proporcionou uma economia de R$ 20.254,10 no período de nov/07 a out/08. Redução de 24% do custo total de impressão no período de nov/07 a out/08, decorrente da virtualização. A impressão de processos corresponde a 46% dos custos de impressão no período de nov/07 a out/08. A impressão de documentos fora de processos corresponde a 30% dos custos de impressão no período de nov/07 a out/08.
Economia de tempo Comentários Uma portaria física leva de 5 a 16 dias úteis para ser assinada. Uma portaria virtual leva em torno de 10 minutos para ser assinada. Tempo total gasto em portarias virtualizadas no Sistema Fluxus: x = A assinatura de todas as 892 portarias através do Sistema Fluxus, no período de nov/07 a out/08 corresponde a 6,2 dias.
Economia de tempo • Comentários • Média de tempo de fluxo de um processo até o seu arquivamento no Sistema: • Virtuais: 45 dias 30 horas 52´ e 58” • Físicos: 75 dias 14 horas 21´ e 40” • Tempo médio em cada setor: • Virtual: 4,5 dias • Físico: 10,71 dias
Projeções Gráfico 12 Comentários Projeção apresentada considerando estimativa percentual anual de virtualização de 9%. Previsão de 90% de virtualização dos processos em Dezembro de 2013. Estamos aqui
Projeções Gráfico 13 Economia total acumulada até 2013: R$ 93.650,47
Projeções Gráfico 14 Economia total acumulada até 2013: R$ 208.112,15
Projeções Gráfico 15 Legenda: R$ Poupado com a virtualização R$ Gasto com impressão
Projeções Gráfico 16 Legenda: R$ Poupado com a virtualização R$ Gasto com impressão
Gráfico 17 Economia total acumulada até 2013: R$ 26.519,75
Projeções Comentários Estimativa de economia em virtualização calculada considerando os seguintes critérios: - Quantitativo de processos, portarias e demais documentos virtualizados no Sistema Fluxus no primeiro ano da sua implantação da JFCE cadastrados no Sistema Fluxus no primeiro ano de sua implantação na JFCE. - Crescimento do percentual de virtualização em 9% / ano.
