TAKLIMAT Sistem Pertukaran Guru Online

1. TAKLIMAT Sistem Pertukaran Guru Online e-GTukar

2. e-GTukar e-GTukar KANDUNGAN • Objektif • Latar Belakang • Skop e-GTukar • Syarat • Guru-Guru Tidak Dibenarkan Memohon Pertukaran Melalui e-GTukar • Pengguna-Pengguna e-GTukar • Definisi, Peranan Dan Tanggung Jawab • Aliran Permohonan • Aliran Kerja • Paparan Keputusan • Capaian ke Sistem • Jadual Pelaksanaan Rintis

3. e-GTukar OBJEKTIF

4. e-GTukar OBJEKTIF Memberi kemudahan kepada guru-guru sekolah memohon pertukaran secara ‘online’. Memudahkan pegawai di JPN / BAHAGIAN/ JABATAN membuat pemantauan. Memudahkan Bahagian/Jabatan membuat kelulusan secara online lebih berkonsepkan ‘paperless’.

5. e-GTukar OBJEKTIF Mempercepatkan permohonan yang sebelum ini memerlukan beberapa peringkat pengesahan sebelum sampai ke pegawai pelulus. Memudahkan pihak pengurusan melihat statistik permohonan dan kelulusan secara online tanpa membuat pengumpulan data permohonan di setiap PPD dan Negeri.

6. e-GTukar LATAR BELAKANG

7. e-GTukar LATAR BELAKANG Permohonan pertukaran antara negeri dipohon secara manual yang akan dihantar melalui Pengetua, PPD, JPN dan seterusnya Bahagian-Bahagian yang terlibat. Keputusan kelulusan kemudian akan umumkan melalui Portal KPM (semakan permohonan)

8. e-GTukar SKOP

9. e-GTukar SKOP SISTEM Skop e-GTukar adalah melibatkan pertukaran guru dari satu negeri ke negeri yang lain dan dari bahagian ke bahagian. Permohonan pertukaran ini melibatkan guru-guru di bawah kawalan Bahagian Sekolah Sekolah Berasrama Penuh Jabatan Pendidikan Khas Jabatan Pendidikan Jasmani & Sukan Jabatan Pendidikan Teknikal Jabatan Pendidikan Islam & Moral

10. e-GTukar SKOP SISTEM Jenis Guru-guru yang terlibat membuat permohonan adalah GURU AKADEMIK BIASA GURU AGAMA GURU PENDIDIKAN KHAS GURU TEKNIK GURU TEKNIK (LKTK) GURU MPV GURU VOKASIONAL GURU BIMBINGAN/ KAUNSELOR

11. e-GTukar SKOP SISTEM Jenis kumpulan sekolah-sekolah yang terlibat dalam skop pertukaran adalah :- SBP - Sekolah Berasrama Penuh SMK - Sekolah Men Kebangsaan SMKA - Sekolah Men Keb Agama SMPK - Sekolah Men Pend. Khas SMT - Sekolah Men Teknik SS - Sekolah Sukan SR - Sekolah Ren SRPK - Sekolah Ren Pendidikan Khas

12. e-GTukar SKOP SISTEM Semua guru-guru yang mempunyai taraf jawatan (di dalam sistem EMIS) layak memohon CBA - TETAP DALAM TEMPOH PERCUBAAN STL - SANDARAN TERLATIH TPC - TETAP DAN BERPENCEN TTP - TETAP DAN KWSP

13. e-GTukar e-GTukar GURU-GURU YANG TIDAK DIBENARKAN MEMOHON PERTUKARAN MELALUI e-GTukar

14. e-GTukar GURU TIDAK BOLEH MEMOHON e-GTUKAR

15. e-GTukar GURU TIDAK BOLEH MEMOHON e-GTUKAR MESEJ SISTEM : “PERMOHONAN ANDA HENDAKLAH MELALUI KETUA JABATAN ANDA SECARA MANUAL"

16. TARAF JAWATAN GURU YANG TIDAK BOLEH MEMOHON e-GTUKAR MESEJ SISTEM : "ANDA TIDAK LAYAK MEMOHON"

17. e-GTukar e-GTukar SYARAT

18. e-GTukar SYARAT UMUM Semua pengguna perlu membuat pendaftaran sebelum memasuki sistem Proses aliran permohonan adalah merujuk kepada Jenis Kumpulan Sekolah Asal, Jenis Sekolah Asal, Jenis Kumpulan Sekolah dipohon dan Jenis Guru Guru sekolah menengah hanya dibenarkan membuat pertukaran ke sekolah menengah sahaja dan begitu juga untuk guru sekolah rendah. Bagi Semua Jenis Guru yang bertukar dari Sekolah Khas ke Sekolah Khas, urusan Pertukaran akan dikendalikan oleh Jabatan Pendidikan Khas.

19. e-GTukar SYARAT PEMOHON Pemohon perlu mendaftar untuk mendapatkan ID Pengguna dan Kata Laluan sebelum membuat permohonan. Pemohon hanya dibenarkan memohon sekali dalam setiap sesi permohonan. Pemohon tidak dibenarkan membuat pengemaskinian setelah menghantar borang permohonan. Pemohon perlu membuat permohonan lain pada sesi berikutnya setelah gagal pada sesi sebelumnya. Pemohon hanya boleh membuat permohonan dalam tempoh sesi permohonan yang ditetapkan.

20. e-GTukar SYARAT PEGAWAI KAUNTER Pegawai Kaunter perlu mendaftar untuk mendapatkan ID Pengguna dan Kata Laluan sebelum membuat tindakan permohonan pemohon. Pegawai Kaunter tidak dibenarkan membuat pengemaskinian setelah menghantar borang permohonan pemohon. Pegawai Kaunter hanya boleh membantu pemohon membuat permohonan dalam tempoh sesi permohonan yang ditetapkan.

21. e-GTukar SYARAT PEGAWAI PENGESAH Pegawai Pengesah perlu mendaftar untuk mendapatkan ID Pengguna dan Kata Laluan sebelum membuat pengesahan. Pengetua tidak dibenarkan untuk memohon pertukaran melalui e-GTukar. Pengetua tidak dibenarkan membuat pengemaskinian setelah membuat pengesahan. Pegawai Pengesah hanya boleh membuat pengesahan dalam tempoh sesi pengesahan yang ditetapkan sahaja.

22. e-GTukar SYARAT PEGAWAI PENGESAH Sistem mengambil kira pegawai pengesah dikalangan Pengetua/Guru Besar/ Penolong Kanan 1, Penolong Kanan 2, Penolong Kanan3 atau Penyelia Petang mengikut jawatan tertinggi. Mana-mana jawatan di atas yang mendaftar ke dalam sistem terlebih dahulu, mereka akan dikira sebagai pegawai pengesah. Sekiranya jawatan yang lebih tinggi mendaftar, maka pegawai pengesah yang terdahulu akan terbatal menjadi pegawai pengesah.

23. e-GTukar SYARAT PEGAWAI PENYEMAK Pegawai Penyemak perlu mendaftar untuk mendapat ID Pengguna dan Kata Laluan sebelum membuat semakan. Pegawai Penyemak tidak dibenarkan membuat pengemaskinian setelah membuat semakan sekiranya Pegawai Pelulus telah membuat tindakan.

24. e-GTukar e-GTukar SYARAT PEGAWAI PELULUS I Pegawai Pelulus I perlu mendaftar untuk mendapat ID Pengguna dan Kata Laluan sebelum membuat tindakan. Pegawai Pelulus I tidak dibenarkan membuat pengemaskinian setelah membuat kelulusan pertama sekiranya Pegawai Pelulus II telah membuat tindakan. PEGAWAI PELULUS II Pegawai Pelulus II perlu mendaftar untuk mendapat ID Pengguna dan Kata Laluan sebelum membuat tindakan.

25. e-GTukar PENGGUNA-PENGGUNA e-GTukar

26. e-GTukar e-GTukar PENGGUNA-PENGGUNA e-GTukar A) Pengguna Sistem Pemohon Pegawai Kaunter (Meja Bantuan) Pegawai Pengesah Pegawai Penyemak Pegawai Pelulus I Pegawai Pelulus II B) Pentadbir Sistem Pentadbir Sistem Utama Pentadbir Sistem Bahagian Pentadbir Sistem Data Pentadbir Sistem Negeri

27. e-GTukar DEFINISI, PERANAN & TANGGUNG JAWAB

28. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB PEMOHON Definisi - Guru-guru yang berkelayakan dan memenuhi syarat pertukaran untuk memohon pertukaran antara negeri. Peranan dan Tanggung Jawab Membuat proses pendaftaran di e-GTukar bagi mendapatkan ID Pengguna dan Kata Laluan Sistem. Memastikan ID Pengguna dan Kata Laluan tidak diguna pakai oleh orang lain. Membaca dan mematuhi syarat-syarat pertukaran yang dikeluarkan.

29. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB PEMOHON Peranan dan Tanggung Jawab Memastikan maklumat diri seperti Nama, Nombor Kad Pengenalan dan Nombor Gaji sama seperti dalam maklumat sistem EMIS. Memastikan permohonan yang telah dibuat dicetak sebelum dihantar kepada pegawai pengesah. Memastikan cetakan yang dibuat mempunyai Nombor Permohonan di paparan cetakan. Memastikan borang cetakan permohonan beserta dokumen sokongan diserahkan kepada pegawai pengesah untuk tindakan seterusnya.

30. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB PEGAWAI PENGESAH Definisi - Pengetua/ Guru Besar /PK1 /PK2 /PK3 /Penyelia Petang mengikut jawatan tertinggi. Peranan dan Tanggung Jawab Membuat proses pendaftaran di e-GTukar bagi mendapatkan ID Pengguna dan Kata Laluan Sistem. Memastikan ID Pengguna dan Kata Laluan tidak diguna pakai oleh orang lain.

31. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB PEGAWAI PENGESAH (samb.) Peranan dan Tanggung Jawab Memastikan maklumat diri seperti Nama, Nombor Kad Pengenalan dan Nombor Gaji sama seperti dalam maklumat sistem EMIS. Memastikan Cetakan Borang dan Dokumen Sokongan diterima daripada guru yang memohon sebelum membuat tindakan mengesah. Memastikan pengesahan menyokong/tidak menyokong dibuat sebelum tarikh tutup pengesahan.

32. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB PEGAWAI PENGESAH (samb.) Peranan dan Tanggung Jawab Tindakan yang tidak dibuat sehingga tarikh tutup pengesahan akan menyebabkan permohonan dihantar terus ke pegawai berikutnya tanpa pengesahan Pegawai Pengesah. Memastikan semua maklumat permohonan adalah benar. Memastikan Maklumat Salinan Cetakan adalah sama dengan maklumat di dalam sistem. Pegawai Pengesah hanya dibenarkan untuk membuat sekali tindakan bagi setiap satu permohonan.

33. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB PEGAWAI PENGESAH (samb.) Peranan dan Tanggung Jawab Sekiranya pegawai pengesah yang berjawatan lebih tinggi mendaftar ke sistem terlebih dahulu dan bercuti dalam jangka masa yang panjang di mana permohonan pertukaran perlu disahkan dalam jangka masa cutinya, beliau perlu memaklumkan kepada Pentadbir Sistem (Administrator) JPN untuk membenarkan penggantinya menjadi pegawai pengesah.

34. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB PEGAWAI PENYEMAK Definisi - Pegawai-pegawai di Jabatan Pendidikan Negeri atau Bahagian yang membuat semakan dan menyokong/ tidak menyokong bagi setiap permohonan. Peranan dan Tanggung Jawab Memastikan maklumat diri telah dimasukkan oleh Pentadbir Sistem. Membuat proses pendaftaran di e-GTukar bagi mendapatkan ID Pengguna dan Kata Laluan Sistem Memastikan ID Pengguna dan Kata Laluan tidak diguna pakai oleh orang lain.

35. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB PEGAWAI PENYEMAK (samb.) Peranan dan Tanggung Jawab Membuat pengesahan sama ada menyokong /tidak menyokong bagi semua permohonan yang diterima. Memantau pegawai pengesah membuat tindakan pengesahan. Pegawai Penyemak tidak boleh membuat pindaan selepas membuat semakan. Kebenaran membuat proses kes Khas. Permohonan akan dihantar kepada pegawai yang selanjutnya mengikut aliran permohonan (routing ) yang ditetapkan.

36. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB PEGAWAI PENYEMAK (samb.) Peranan dan Tanggung Jawab Permohonan AKAN DIHANTAR kepada pegawai seterusnya sama ada permohonan tersebut di ‘Sokong’ / ‘Tidak Sokong’

37. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI KAUNTER Definisi - Pegawai-pegawai ATAU Pembantu Tadbir di Jabatan Pendidikan Negeri atau Bahagian atau PPD/PPG yang mengendalikan aduan tentang masalah capaian internet dalam sistem e-GTukar pemohon. Peranan dan Tanggung Jawab Memastikan maklumat diri telah dimasukkan oleh Pentadbir Sistem. Membuat proses pendaftaran diri di e-GTukar bagi mendapatkan ID Pengguna dan Kata Laluan Sistem Memastikan ID Pengguna dan Kata Laluan tidak diguna pakai oleh orang lain.

38. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI KAUNTER (samb.) Peranan dan Tanggungjawab Mengendalikan aduan daripada pemohon yang menghadapi masalah capaian dalam sistem. Mengenalpasti status kelayakan pemohon.(Layak atau Tidak Layak memohon atau Tiada Maklumat dalam Data EMIS). Merujuk kepada ‘Administrator’ Membantu pemohon membuat proses pendaftaran di e-GTukar berdasarkan Borang Permohonan yang telah diisi secara manual.

39. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI KAUNTER (samb.) Peranan dan Tanggungjawab Membantu pemohon mengetahui status permohonannya. Menyemak Statistik Aduan. Menggalakkan pemohon membuat sendiri proses pendaftaran di e-GTukar. Mengendalikan aduan atau pertanyaan pemohon dalam tempoh selepas tarikh ‘on line’ ditutup sehingga keputusan permohonan diumumkan.

40. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB PEGAWAI PELULUS I/ II Definisi - Pegawai-pegawai yang meluluskan permohonan di peringkat Bahagian /Jabatan. Peranan dan Tanggung Jawab Memastikan maklumat diri telah dimasukkan oleh Pentadbir Sistem. Membuat proses pendaftaran di e-GTukar bagi mendapatkan ID Pengguna dan Kata Laluan Sistem Memastikan ID Pengguna dan Kata Laluan tidak diguna pakai oleh orang lain.

41. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB PEGAWAI PELULUS I / II (samb.) Peranan dan Tanggung Jawab Meluluskan permohonan yang diterima daripada Pegawai Penyemak/ Pegawai Pelulus yang lain. Pegawai Pelulus 1 hanya boleh membuat pindaan sekiranya pegawai berikutnya belum membuat tindakan. Permohonan TIDAK AKAN DIHANTAR kepada pegawai seterusnya sekiranya permohonan tersebut ‘Tidak Sokong’/ ‘Tidak Lulus’.

42. e-GTukar PERINGKAT PENTADBIR SISTEM Super Administrator Administrator JPN Administrator Bahagian BS,JPTEK,JAPIM, JPJS,JPKHAS Semua JPN Administrator DATA Pegawai Kaunter Pegawai Penyemak Pegawai Kaunter Pegawai Pelulus1 Pegawai Penyemak Pegawai Pelulus2

43. e-GTukar e-GTukar PENGWUJUDAN MAKLUMAT PENGGUNA EGTUKAR PEMOHON PEGAWAI PENGESAH PEGAWAI PENYEMAK PEGAWAI PELULUS I PEGAWAI PELULUS II PENTADBIR SISTEM Pengwujudan Maklumat individu di atas PENTADBIR SISTEM DATA PENTADBIR SISTEM DATA PENTADBIR SISTEM JPN PENTADBIR SISTEM BAHAGIAN PENTADBIR SISTEM BAHAGIAN

44. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB PENTADBIR SISTEM UTAMA (SUPER ADMINISTRATOR) Peranan dan Tanggung Jawab Mewujudkan Administrator Bahagian dan Administrator JPN Membuat Carian Keseluruhan Guru dan Pentadbir Mengemaskini Keseluruhan Administrator yang terlibat (cth: reset kata laluan, padam data, kemaskini data) Penyelengaraan Kod Sistem Aliran Permohonan Statistik Analisis Upload (Muat Naik) Data Guru / Sekolah.

45. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB PENTADBIR SISTEM BAHAGIAN (ADMINISTRATOR) Peranan dan Tanggung Jawab Mewujudkan Pegawai Pelulus I,Pegawai Pelulus II, Pengawai Penyemak, Pegawai Kaunter bagi Bahagian tersebut sahaja. Membuat Carian Administrator bagi Bahagian tersebut sahaja. Mengemaskini Keseluruhan Administrator bagi Bahagian tersebut sahaja. (cth: reset kata laluan, padam data, kemaskini data)

46. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB PENTADBIR SISTEM JPN (ADMINISTRATOR) Peranan dan Tanggung Jawab Bertanggungjawab menyelaras proses pelaksanaan e-GTukar peringkat JPN. Menjadi penghubung antara KPM dan JPN. Menjadi pakar rujuk JPN segala yang berkaitan dengan pelaksanaan e-GTukar. (sambung)

47. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB PENTADBIR SISTEM JPN (ADMINISTRATOR) Peranan dan Tanggung Jawab Mewujudkan Pengawai Penyemak & Pegawai Kaunter bagi JPN, PPG dan PPD. Membuat carian semua kumpulan pengguna e-GTukar di JPN masing-masing. Mengemaskini keseluruhan Administrator bagi negeri tersebut sahaja (cth: reset kata laluan, padam data, kemaskini data) (sambung)

48. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB PENTADBIR SISTEM JPN (ADMINISTRATOR) Peranan dan Tanggung Jawab Mencatat aduan yang dikemukakan oleh semua pengguna e-GTukar. Mengemaskini data yang bermasalah bagi pengguna e-GTukar. Menyemak status permohonan dan pendaftaran pengguna e-GTukar.

49. e-GTukar e-GTukar DEFINISI, PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB PENTADBIR SISTEM DATA (ADMINISTRATOR) Peranan dan Tanggung Jawab Penyelengaraan Kod Sistem (Kod EPRD sahaja) Upload Data Guru / Sekolah Paparan Data yang dimasukkan

50. e-GTukar e-GTukar ALIRAN PERMOHONAN