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Presentation Transcript

    1. Proyecto SGFT Curso: MM-02 Estructura Organizacional y Datos Maestros de la Gestión de Materiales Instructor: José Luis Lineros Vergara Fecha: Febrero de 2006

    4. Metodología

    5. Objetivos del Curso Al final del curso el participante será capaz de: Entender qué es la estructura organizativa en el contexto de SAP Conocer cuál es la función de la estructura organizativa y su relación con los procesos y transacciones en el sistema. Entender el concepto de datos maestros en SAP Enumerar cuáles son los datos maestros que intervienen en el proceso de compras e inventarios Explicar la función de los datos maestros y su relación con los procesos y transacciones en el sistema.

    6. Elementos Organizacionales

    7. Elementos Organizacionales

    8. Elementos Organizacionales

    9. Elementos Organizacionales

    10. Elementos Organizacionales

    11. Elementos Organizacionales

    12. Estructura Organizacional en Inventarios

    13. Estructura Organizacional en Compras

    14. Estructura Organizacional en Compras

    15. Estructura Organizacional para la Gobernación de Antioquia

    16. Estructura Organizacional - Grupos de Compras

    17. Los datos maestros son un conjunto de registros de datos que permanecerán un largo periodo de tiempo en la base de datos. Estos registros se almacenan y procesan centralizadamente, para de esta forma evitar redundancias y para que todas las aplicaciones utilicen la misma información. Todos los datos maestros se dividen en segmentos según su respectiva función empresarial, dichos segmentos reciben el nombre de vistas. Cada área se ocupa sólo de los datos relevantes para su función y sus autorizaciones. Algunos datos son independientes de la vista, por ejemplo, la descripción de un material, la unidad de medida base, etc.Todos los datos maestros se dividen en segmentos según su respectiva función empresarial, dichos segmentos reciben el nombre de vistas. Cada área se ocupa sólo de los datos relevantes para su función y sus autorizaciones. Algunos datos son independientes de la vista, por ejemplo, la descripción de un material, la unidad de medida base, etc.

    18. Los principales datos maestros que intervienen en el proceso de aprovisionamiento son: maestro de materiales, maestro de proveedores y registros info de compras.

    19. El maestro de materiales contiene todos los datos que se necesitan para la creación y administración de los materiales. Los datos contenidos en el maestro de materiales son utilizados en todo el proceso de aprovisionamiento. También integra datos de las áreas de producción, ventas, planificación de necesidades, contabilidad, entre otras.

    20. Niveles de organización: Los datos del maestro de materiales están estructurados jerárquicamente y reproducen los niveles de organización mandante, centro y almacén. La estructura jerárquica de los datos facilita la organización de la información relativa a los materiales en toda la empresa y evita que haya redundancias.Los datos del maestro de materiales están estructurados jerárquicamente y reproducen los niveles de organización mandante, centro y almacén. La estructura jerárquica de los datos facilita la organización de la información relativa a los materiales en toda la empresa y evita que haya redundancias.

    21. Vistas: Cada departamento tiene su propia vista sobre un registro maestro de materiales.Cada departamento tiene su propia vista sobre un registro maestro de materiales.

    22. Los registros maestros de materiales están agrupados por ramo y tipo de material. El ramo determina qué datos específicos del material aparecen en el registro maestro de materiales. El tipo de material determina qué vistas se actualizan y si el material se gestiona tanto en cantidad como en valor en la gestión de stocks. El tipo de material también determina el rango de números, el cual puede ser tanto interno como externo. También determina si está permitido el aprovisionamiento interno o externo y qué cuentas de mayor se actualizan.El tipo de material también determina el rango de números, el cual puede ser tanto interno como externo. También determina si está permitido el aprovisionamiento interno o externo y qué cuentas de mayor se actualizan.

    23. El maestro de proveedores contiene todos los datos que se necesitan para la tramitación de operaciones empresariales relacionadas con los proveedores. Los datos contenidos en el maestro de proveedores son utilizados tanto por el departamento de contabilidad como por el departamento de compras.

    24. Niveles de organización: Tanto el departamento de compras como el de contabilidad pueden actualizar los datos generales de los proveedores. Para las organizaciones de compras solo lo hace el departamento de compras, y para las sociedades el departamento de contabilidad, esto gracias a que los proveedores se pueden actualizar por separado o de forma centralizada. Inclusive, se pueden actualizar por separado por cada organización de compras y por cada empresa. Para todas las empresas y para todas las organizaciones de compras, los proveedores tienen un código único.Tanto el departamento de compras como el de contabilidad pueden actualizar los datos generales de los proveedores. Para las organizaciones de compras solo lo hace el departamento de compras, y para las sociedades el departamento de contabilidad, esto gracias a que los proveedores se pueden actualizar por separado o de forma centralizada. Inclusive, se pueden actualizar por separado por cada organización de compras y por cada empresa. Para todas las empresas y para todas las organizaciones de compras, los proveedores tienen un código único.

    25. Grupo de cuentas: El grupo de cuentas determina las funciones de control de la actualización de un registro maestro de proveedores. Cada registro maestro se gestiona con un grupo de cuentas. Un proveedor CPD (cuenta pro diversos) es un registro que se utiliza para aquellos proveedores esporádicos.El grupo de cuentas determina las funciones de control de la actualización de un registro maestro de proveedores. Cada registro maestro se gestiona con un grupo de cuentas. Un proveedor CPD (cuenta pro diversos) es un registro que se utiliza para aquellos proveedores esporádicos.

    26. Cuenta asociada: Es la cuenta de mayor para la contabilidad de acreedores. La cuenta asociada y la cuenta auxiliar de proveedores se actualizan simultáneamente mediante la contabilización de una factura. La información sobre partidas individuales se gestiona en el libro auxiliar. La información de totales se gestiona en la cuenta asociada.La información sobre partidas individuales se gestiona en el libro auxiliar. La información de totales se gestiona en la cuenta asociada.

    27. Funciones de Interlocutor: Son las diferentes funciones que un determinado proveedor puede tener en las relaciones comerciales que con él se mantienen. Cuando un proveedor es simultáneamente receptor del pedido, proveedor, emisor de la factura y receptor del pago, sólo se necesita un registro maestro de proveedores. Cuando esas funciones están repartidas entre diferentes empresas se necesitan varios registros maestros de proveedores, los cuales se conectan entre sí mediante funciones de interlocutor. Las funciones de interlocutor permiten asignar diferentes empresas a un registro maestro de proveedores, estas funciones se copian en cada documento de compras a partir del maestro de proveedores.Cuando un proveedor es simultáneamente receptor del pedido, proveedor, emisor de la factura y receptor del pago, sólo se necesita un registro maestro de proveedores. Cuando esas funciones están repartidas entre diferentes empresas se necesitan varios registros maestros de proveedores, los cuales se conectan entre sí mediante funciones de interlocutor. Las funciones de interlocutor permiten asignar diferentes empresas a un registro maestro de proveedores, estas funciones se copian en cada documento de compras a partir del maestro de proveedores.

    28. Los registros info de compras contienen información de la combinación proveedor-material. Durante los diferentes pasos del ciclo de aprovisionamiento los datos contenidos en los registros info son utilizados como valores propuestos. Un registro info es una relación entre un material determinado y un proveedor específico, sin embargo es posible crear registros info para grupos de artículos, de esta manera se simplifica el aprovisionamiento de materiales sin registro maestro.Un registro info es una relación entre un material determinado y un proveedor específico, sin embargo es posible crear registros info para grupos de artículos, de esta manera se simplifica el aprovisionamiento de materiales sin registro maestro.

    29. Niveles de organización: El sistema empieza buscando un registro info que combine organización de compras y centro, si no existe, busca un registro info de organización de compras.El sistema empieza buscando un registro info que combine organización de compras y centro, si no existe, busca un registro info de organización de compras.

    30. Posibilidades de actualización: Además de la creación y actualización automática de registros info partiendo de ofertas, pedidos o contratos marco, existe la posibilidad de crearlos y actualizarlos manualmente. Si la actualización automática proviene de una oferta, se actualizan condiciones de precio; y si parte de pedidos o contratos marco, se actualiza el número del último documento de compras. Cuando se crea un documento de compras, el sistema determina las condiciones de precio a partir del registro info, si el registro info no contiene condiciones, el sistema verifica el último documento de compras actualizado en el registro info y las extrae de él, si el registro info no existe para esa combinación material-proveedor, el precio debe ser incluido manualmente.Además de la creación y actualización automática de registros info partiendo de ofertas, pedidos o contratos marco, existe la posibilidad de crearlos y actualizarlos manualmente. Si la actualización automática proviene de una oferta, se actualizan condiciones de precio; y si parte de pedidos o contratos marco, se actualiza el número del último documento de compras. Cuando se crea un documento de compras, el sistema determina las condiciones de precio a partir del registro info, si el registro info no contiene condiciones, el sistema verifica el último documento de compras actualizado en el registro info y las extrae de él, si el registro info no existe para esa combinación material-proveedor, el precio debe ser incluido manualmente.

    31. Indicador de actualización automática: La actualización automática de registros info depende del indicador que se encuentra a nivel de posición en las ofertas, pedidos y contratos marco. Cuando el indicador de actualización automática está en blanco, el sistema no hace ningún tipo de actualización. Cuando el indicador de actualización automática es “A”, el sistema verifica que exista un registro info a nivel de organización de compras/centro, si existe lo actualiza, en caso contrario verifica que exista un registro info a nivel de organización de compras, si existe lo actualiza, en caso contrario lo crea. Cuando el indicador de actualización automática es “B”, el sistema verifica que exista un registro info a nivel de organización de compras/centro, si existe lo actualiza, en caso contrario lo crea. Cuando el indicador de actualización automática es “C”, el sistema verifica que exista un registro info a nivel de organización de compras, si existe lo actualiza, en caso contrario lo crea.Cuando el indicador de actualización automática está en blanco, el sistema no hace ningún tipo de actualización. Cuando el indicador de actualización automática es “A”, el sistema verifica que exista un registro info a nivel de organización de compras/centro, si existe lo actualiza, en caso contrario verifica que exista un registro info a nivel de organización de compras, si existe lo actualiza, en caso contrario lo crea. Cuando el indicador de actualización automática es “B”, el sistema verifica que exista un registro info a nivel de organización de compras/centro, si existe lo actualiza, en caso contrario lo crea. Cuando el indicador de actualización automática es “C”, el sistema verifica que exista un registro info a nivel de organización de compras, si existe lo actualiza, en caso contrario lo crea.

    32. Demostraciones en SAP Los invitamos a conocer en SAP, de forma muy general, el uso de la Estructura Organizacional y de los datos Maestros.

    33. Evaluación Diligenciar la evaluación de conocimientos de MM02-Estructura Organizacional y Datos Maestros Diligenciar la evaluación del curso/instructor

    34.

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