Contenuti

1. Percorso formativo Università di PerugiaAttività di supporto alla ricerca scientificaProject management e tasso di successo nella presentazione dei progetti Alessandra Malavolta - Verdiana BandiniMaggio 2007

2. Contenuti • Area della Ricerca dell’Università di Bologna • Cenni sull’attività di progettazione nell’ambito di programmi di finanziamento europei • 7° Programma Quadro • Principi generali ed obiettivi • Struttura, budget e regole di partecipazione • Documentazione e ulteriori informazioni • Project Management nel 7° PQ • Negoziazione • Consortium Agreement e Grant Agreement • Gestione finanziaria: regole e documentazione • Rendicontazione • Audit

3. Area della Ricerca dell’Università di Bologna FinanziamentiNazionali FinanziamentiEuropei KnowledgeTransferOffice (KTO) GestioneCentri per la Ricerca Produzione UfficioLegale Monitoraggio eValutazione dellaRicerca ServiziIT Supporto Comunicazione interna e pre-esterna Comunicazione

4. Area della RicercaSettore Ricerca Europea • Eu Research Development Team • EU Project Proposal Support • EU Project Management • Mobility Desk Marie Curie Investimento sul 7° PQ

5. La progettazioneIl progetto • Caratteristiche: • Un obiettivo unico • Un risultato finale specifico • Un inizio e una fine • Tempi definiti per il completamento • Coinvolgimento di un gruppo interfunzionale di persone creato ad hoc • Una serie limitata di risorse • Una sequenza di attività interdipendenti • Utenti dei risultati ben definiti • Attori chiave • Committente; coordinatore, project manager; gruppo di lavoro del progetto, utenti, beneficiari

6. La progettazioneIngredienti fondamentali • L’informazione • Contenuti del programma • Tipologie progettuali • Condizioni di partecipazione • L’idea progettuale • La regola delle cinque W • Why? Definire obiettivi del progetto e risultati attesi • What? Definire le attività che consentono di raggiungere i risultati • Who? Scegliere (?) la partnership più appropriata • When? Posizionare le attività nel tempo • Where? Allocare i costi a ciascuna attività

7. La progettazioneObiettivi • Devono essere generati dall’analisi di un problema che si desidera risolvere • Devono essere: • Chiari • Omogenei e complementari • Coerenti con gli interessi e la “missione” dei partner • Condivisi dal gruppo di lavoro e dai partner • Possono essere organizzati: • Generali e specifici • A lungo/medio/breve termine • …

8. La progettazioneRisultati attesi • Devono: • Essere coerenti con gli obiettivi che sono stati definiti • Essere coerenti con le aspettative dei partner • Tenere conto dell’impatto del progetto su tutti i potenziali beneficiari • Potere essere qualificati e possibilmente quantificati

9. La progettazioneAttività • Partire dagli obiettivi che si vogliono raggiungere • Analizzare le possibili strategie (percorsi metodologici) percorribili, considerando: • Priorità dei soggetti coinvolti, budget disponibile, possibilità di successo, eventuali vincoli temporali • Identificare gruppi coerenti di attività (work package) • Identificare un percorso logico • Sequenza temporale vs contemporaneità • Relazioni di interdipendenza • Identificare le task associate ai WP • Identificare le competenze necessarie per realizzare il progetto

10. La progettazioneLa partnership • Considerare i ruoli necessari per la realizzazione del progetto • Coordinamento e management • Coordinatore generale del progetto • Project manager • Responsabile tecnico-scientifico, finanziario, della disseminazione, dell’innovazione, coordinatore di area geografica • Fornitore di conoscenze, ruolo di ricerca • Fornitore di tecnologia • Utilizzatore pilota e/o fornitore di test bed • Utilizzatore finale • Osservatore • …

11. La progettazionePartnership: quanti partner? • E’ consigliabile che tutti i ruoli operativi siano coperti = complementarietà all’interno della partnership • Il numero ottimale di partner è quello sufficiente per realizzare le attività previste • Il numero ottimale di partner deve essere gestibile: la struttura di gestione deve assicurare la gestibilità del progetto

12. La progettazionePartnership: cosa fare • Qualificare • Di quale tipologia di partner il progetto ha bisogno • Identificare • Ricerca partner, contatti diretti, ecc. • Coinvolgere • Condividere obiettivi e contenuti • Raccogliere informazioni e contributi • Assegnare (e concordare) • Responsabilità e compiti operativi

13. La progettazionePosizionare le attività nel tempo • Considerando • la durata necessaria alla realizzazione di ciascuna task (avvio, durata e fine di ciascuna attività) • la sequenza logico-temporale e le relazioni di interdipendenza tra le task (milestones) • Diagramma di GANTT • Durata di WP and task • Interrelazione tra WP e/o task • Milestone e deliverables • Eventualmente integrazione dell’impegno delle risorse

14. La progettazione Il budget (1) • Verifiche preliminari: • Le regole applicabili • Costi ammissibili e non ammissibili • Eventuali massimali consentiti • A livello di budget complessivo (ad es. nel 7PQ massimali definiti negli inviti a presentare proposte in relazione alle dimensioni del progetto) • A livello di attività (ad es. nel 6PQ max 7% di contrbuto per attività di management) • A livello di categoria di costo (ad es. nei progetti LIFE max 7% costi indiretti) • Regole rispetto ad alcune categorie di costo • Es. personale strutturato, ammortamento per beni durevoli, limiti per subcontracting

15. La progettazione Il budget (2) • Quali risorse sono necessarie allo svolgimento del progetto? • Risorse umane: personale • Viaggi • Consulenze: subcontracting • Attrezzature e strumentazioni: beni durevoli • Beni di consumo • Altre risorse necessarie per pubblicazioni, ospitalità, traduzioni, organizzazione eventi, ecc.: altri costi • Spese generali = costi indiretti = overheads

16. Dall’idea del progetto alla progettazioneVerifica dell’ammissibilità • Selezione del programma e della azione più adeguata • Scelta della tipologia progettuale che meglio si adatta agli obiettivi e verifica delle condizioni che vengono applicate • Verifica della scadenza dell’invito a presentare proposte al fine della pianificazione • Verificare sempre che il bando aperto preveda l’azione chiave e la tipologia progettuale su cui si intende lavorare • In caso di dubbio: • CHIEDERE! Contattare la Commissione, il National Contact Point, ecc. • Utilizzare la possibilità offerta dal “pre-proposal check”, se prevista, ma considerare che ci sono dei tempi da rispettare Questa fase è estremamente importante • Per non perdere tempo • Per essere in grado di pianificare accuratamente le azioni successive

17. Il 7° Programma QuadroContesto • Strumento per l’attuazione della politica di R&ST europea (Art. 166 del Trattato istitutivo della Comunità Europea sull'adozione di programmi quadro pluriennali in materia di Ricerca e Sviluppo Tecnologico) • VII PQ: 2007-2013 • VI PQ: 2002-2006 • V PQ: 1998-2002 • …

18. 7PQ: principi generali • Coerenza con strategia di Lisbona: creazione della società della conoscenza per raggiungere benessere economico, sociale e culturale • Spazio Europeo della Ricerca • Valore aggiunto europeo • Focus su ricerca di frontiera, ricerca applicata e innovazione

19. 7PQ: obiettivi • Rafforzare le basi scientifiche e tecnologiche dell’industria europea per migliorarne la competitività internazionale, con particolare riferimento alle PMI • Promuovere ricerca di livello mondiale basata sull’eccellenza • Favorire la cooperazione transnazionale europea • Stimolare la creatività e il dinamismo nella ricerca di base e di frontiera • Rendere l’Unione Europea più attraente per i ricercatori • Rafforzare le capacità di ricerca e di innovazione

20. 7PQ: un confronto con il 6PQ • Durata superiore (da 5 a 7 anni) • Budget annuale aumentato • Focus sulla ricerca di base • Nuova struttura articolata su 4 programmi specifici • Schemi di finanziamento flessibili • Procedure semplificate • Ricorso a strutture di gestione esterne

21. 7PQ: struttura COOPERATION • Health • Food Agriculture and Biotechnology • Information and Communication Technology • Nanosciences, Nanotech., Materials and new Prod. Tech. • Energy • Environment (incl. Global Change) • Transportation (incl. Aeronautics) • Socio-Economic Sciences and Humanities • Security and Space Obiettivo: avvicinare le industrie alla ricerca → azioni industry-driven (European Technology Platforms) COOPERATION IDEAS ERC – European Research Council Ricerca fondamentale PEOPLE Marie Curie Actions Mobilità risorse umane CAPACITIES Research Infrastructure SMEs Regions of Knowledge CCR-JRC (Ric.NonNucleare) CCR-JRC (Ric.Nucleare) EURATOM

22. 7PQ: risorse finanziarie

23. 7PQ: schemi di finanziamento • Progetti di collaborazione • Reti di eccellenza • Azioni di coordinamento/supporto • Progetti individuali • Formazione e sviluppo professionale dei ricercatori • Ricerca in favore delle PMI • Art. 169 • Contributo all’attuazione di Joint Technology Initiatives e infrastrutture comuni (Art. 171)

24. 7PQ: percentuali di finanziamento • Attività di ricerca, sviluppo, innovazione: 50% dei costi ammissibili ad eccezione di: • enti pubblici, istituti di istruzione secondari e superiori, enti di ricerca, PMI, per i quali la percentuale è il 75% • Attività di dimostrazione: 50% dei costi ammissibili • Azioni di coordinamento/supporto: 100% dei costi ammissibili • Attività di gestione: 100% dei costi ammissibili • Frontier research actions: 100% • Azioni per la formazione e lo sviluppo della carriera dei ricercatori: 100%

25. 7PQ: chi può partecipare • Condizioni minime: • Almeno 3 soggetti giuridici indipendenti tra loro con sede legale in tre diversi Stati membri o Paesi associati (ad eccezione del JRC e delle organizzazioni di diritto internazionale o comunitario) • Per progetti di collaborazione che includono gli international cooperation partner countries: • Almeno quattro soggetti giuridici (due da stati membri o associati e due da international cooperation partner countries) • Per Azioni di Coordinamento/Supporto e per azioni Marie Curie: • Un soggetto giuridico

26. 7PQ: documentazione (1) • Base legale • Decision n. 1982/2006/EC of the European Parliament and the Council of 18 December 2006 concerning the Seventh Framework Programme of the European Community for research, technological development and demonstration activities (2007-2013) • Decision 2006/971/EC (Cooperation), 2006/972/EC (Ideas), 2006/973/EC (People), 2006/974/EC (Capacities) • Regulation (EC) No 1906/2006 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2006 laying down the rules for the participation of undertakings, research centres and universities in actions under the Seventh Framework Programme and for the dissemination of research results (2007-2013)

27. 7PQ: documentazione (2) • Documenti per implementazione • Rules for proposal submission • Standard model grant agreement • ERC model grant agreement • Marie Curie model grant agreement • Guidance documents: • DRAFT FP7 Beneficiaries information package • DRAFT Guide for beneficiaries • DRAFT Guide to Financial Issues • DRAFT Guide to IPR • DRAFT Checklist for the Consortium Agreement • Ethics Review: • Ethics check list • Supporting documents

28. 7PQ: documentazione (3) • Documenti non ancora disponibili • ERC Rules for proposal submission • Rules on verification of existence, legal status, operational and financial capacity • Negotiation guidance notes • Reporting guide

29. 7PQ: dove reperire le informazioni • A livello europeo • CORDIS:www.cordis.lued in particolarehttp://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html • Researcher’s Mobility Portal • A livello nazionale e regionale • National Contact Points (NCP) • APRE

30. 7PQ: il processo • Approvazione del Programma Quadro e dei Programmi specifici • Preparazione della documentazione di supporto • Pubblicazione degli inviti a presentare proposte • Progettazione • Valutazione • Negoziazione • Firma del contratto • Implementazione e gestione

31. La fase di negoziazione (1) • Cosa e quando • Fase preliminare alla firma del contratto, che comincia dal ricevimento da parte del coordinatore del risultato positivo della valutazione (Evaluation Summary Report - ESR) • Perché • Adattare la proposta alle raccomandazioni redatte dagli esperti e dalla CE e preparare il contratto • (Eventualmente) Redarre il Consortium Agreement

32. La fase di negoziazione (2) • Come • Lettera formale dalla Commissione Europea di invito alla negoziazione • Richieste: • Informazioni amministrative attraverso la compilazione dei Contract Prepararation Forms – CPF e la raccolta di eventuali allegati (es. statuti, bilanci, ecc.) • Modifiche tecnico-scientifiche per definire la versione finale del programma di lavoro che verrà allegata al contratto • Modifiche finanziarie: es. taglio sul contributo previsto o richieste di modifica al budget • Questioni legali: es. clausole specifiche da inserire nel contratto • Di solito negoziazione viene fatta via e-mail, in alcuni casi (es. ICT) anche attraverso un “hearing” a Bruxelles

33. Consortium Agreement (1) • Cosa? • Accordo tra i beneficiari del progetto finalizzato a specificare o integrare le indicazioni contenute nel contratto con la CE ed, in particolare, tutte le problematiche relative alla gestione degli IPR e sfruttamento dei risultati • Quando? • Entro la firma del contratto con la CE • Come? • Obbligatorio per tutti i progetti, se non esplicitamente escluso nell’invito a presentare proposte

34. Consortium agreement (2) • 7PQ: check list fornita dalla Commissione Europea (al momento disponibile solo in versione draft) • Contraenti • Premessa • Definizioni • Oggetto • Specifiche tecniche preliminari • Contributo tecnico di ciascun partner • Risorse da rendere disponibili • Tempistica dettagliata e procedure di modifica

35. Consortium Agreement (3) • Gestione (ruoli e processi decisionali) • Piano finanziario e pagamenti • Diritti di proprietà intellettuale (IPR), disseminazione e uso • Proprietà del “foreground” • Disseminazione • Diritti di accesso • Entrata in vigore, durata, emendamenti, privacy, ecc.

36. Contratto (Grant Agreement) (1) • Documento di riferimento per una corretta gestione del progetto • Firmato dalla Commissione e dal coordinatore del progetto • I partner del progetto accedono al contratto attraverso la firma del form A

37. Contratto (Grant Agreement) (2) • Struttura • Corpo principale del contratto (nel model grant agreement vengono previste le clausole relative a tutte le tipologie di strumenti) • Annex 1: Description of work (descrizione del progetto risultato dalla fase di negoziazione) • Annex II: General conditions • (Annex III: indicazioni specifiche relative allo schema di finanziamento specifico) • (Annex IV: Form A – accesso dei beneficiari al GA) • (Annex V: Form B – accesso di nuovi beneficiari al GA) • (Annex VI: Form C – financial statement per tipo di schema di finanziamento) • (Annex VII: Form D – Termini di riferimento per il Certificate on financial statement e Form E – Certificate on the methodology)

38. Contratto (Grant Agreement) (3) • Il corpo del GA: • Article 1 Accession to the grant agreement of the other beneficiaries • Article 2 Scope • Article 3 Duration • Article 4 Reporting periods and language of reports • Article 5 Maximum Community financial contribution • Article 6 Pre-financing • Article 7 Special clauses • Article 8 Communication • Article 9 Applicable law and competent court • Article 10 Application of the grant agreement provisions • Article 11 Entry into force of the grant agreement

39. Annex II: general conditions (1) • II.1 Definizioni • Parte A: Implementazione del progetto • Sezione 1 – Principi generali (ruolo e obblighi del coordinatore e degli altri beneficiari) • Sezione 2 – Reporting e pagamenti • Sezione 3 - Implementazione • Subcontracting, sospensione del contratto, confidenzialità, comunicazione dei dati • Parte B: Clausole finanziarie • Sezione 1 – Clausole generali • Costi ammissibili e non ammissibili, costi diretti e indiretti, limiti massimi di finanziamento, entrate del progetto, il contributo comunitario, interessi • Sezione 2 – Fondo di garanzia • Sezione 3 – Controlli e sanzioni

40. Annex II: General conditions (2) • Parte C: Intellectual Property Rights, Uso e Disseminazione • Sezione 1 – Foreground (proprietà, trasferimento, protezione, uso e disseminazione • Sezione 2 – Diritti di accesso (background, principi, accesso per l’implementazione, accesso per l’uso) • Clausole finali • Competitive calls, emendamenti, risoluzione del contratto, forza maggiore, responsabilità…

41. Gestione finanziaria: la documentazione di riferimento • Contratto completo con la Commissione Europea • Consortium Agreement (se stipulato), in particolare la sezione relativa a costi e pagamenti • Informazioni sulle regole del PQ, in particolare • Linee guida finanziarie • Linee guida per il reporting • Altro materiale specifico inviato dalla Commissione o dal Coordinatore del progetto • Regole interne dell’Università e quadro normativo nazionale di riferimento

42. Gestione finanziaria:concetti principali • Tipo di contributo • Schemi di finanziamento • Costi ammissibili e non ammissibili • Costi diretti e indiretti • % di contributo e co-finanziamento per tipo di attività • Modalità di pagamento

43. Tipologia di contributo • Public procurement (tender) • Acquisizione di un servizio attraverso bando di gara • Prezzo vs costo • Valutazione basata sul rapporto costi/benefici • Lump sum (call for proposals) • Importo forfetario per alcuni tipi di azione (es. Marie Curie) • Grant (call for proposals) • Sovvenzione basata sul rimborso dei costi ammissibili diminuiti delle receipts (entrate del progetto) • I principi del Grant • No profitto • Co-finanziamento • Addizionalità

44. Costi ammissibili e non ammissibili • Principi generali: • No categorie di costi ammissibili, ma elenco di costi non ammissibili • Rispetto delle pratiche contabili dei partecipanti • Certificazione dei costi da parte di auditor esterni

45. Costi ammissibili • Sono ammissibili i costi: • Effettivi • Sostenuti dal beneficiario (contraente) • Sostenuti durante lo svolgimento del progetto (escluse spese per preparazione dei report finali per cui si riconoscono ulteriori 60 giorni) • Determinati in accordo con le pratiche contabili e principi di gestione del contraente • Necessari per il raggiungimento degli obiettivi del progetto, secondo principi di economia, efficienza ed efficacia • Registrati in contabilità • Indicati nel budget di previsione (annex 1) • Sono ammissibili contributi al progetto di terzi sulla base di un accordo (es. associazioni di interesse europeo) • si applicano le stesse regole che per il contraente

46. Costi non ammissibili • Tasse indirette identificabili, inclusa IVA • Interessi passivi • Accantonamenti per perdite o passività future • Perdite su crediti • Costi dichiarati, sostenuti o rimborsati in altro progetto comunitario • Rendimento del capitale investito • Debiti o spese relative ai debiti • Spese eccessive o stravaganti

47. Costi diretti e costi indiretti • Costi diretti: costi ammissibili attribuibili direttamente ed univocamente al progetto, determinati dal contraente in accordo con le sue pratiche amministrative e contabili • Personale strutturato (time sheets); personale non strutturato (contratto e time sheets) • Beni durevoli / inventariabili (ammortamento e % di uso); beni di consumo, viaggi / missioni, subcontratti, altri costi diretti… • Costi indiretti: costi ammissibili non attribuibili direttamente al progetto, determinati secondo le pratiche del contraente • Es. di costi indiretti: utenze, spese postali, personale amministrativo, ecc. • Es. di calcolo dei costi indiretti • Totale dei costi indiretti (riconciliabili con il bilancio) / totale costo del lavoro del personale • Totale dei costi indiretti (riconciliabili con il bilancio) / totale delle ore produttive del personale

48. Opzioni per i costi indiretti • Costi indiretti effettivi • “Simplified method” • 20% forfait su tutti i costi diretti esclusi sub-contratti e parti terze • 60% forfait su tutti i costi diretti esclusi sub-contratti e parti terze • 7% forfait per CSA

49. % di contributo per tipo di attività

50. Entrate • Le entrate del progetto possono essere costituite da: • Risorse messe a disposizione del beneficiario da parti terze attraverso trasferimenti finanziari o contribution in kind gratuiti • Devono essere considerate ‘entrate’ se sono state fornite dalla parte terza al fine di essere utilizzate specificatamente per il progetto • Possono non essere considerate ‘entrate’ se il loro utilizzo è a discrezione del beneficiario • Guadagni generati dal progetto • Devono essere considerati ‘entrate’ se vengono generati da azioni intraprese all’interno del progetto e attraverso la vendita di beni acquisiti nell’ambito del contratto fino al valore del costo imputato al progetto • Possono non essere considerati ‘entrate’ per il beneficiario se generati dall’utilizzo del foreground risultante dal progetto