Evaluation des prestataires Conférence de Beaune - 07/10/2004

1. Evaluation des prestatairesConférence de Beaune - 07/10/2004 Pierre-Olivier BONNAUD

2. Points abordés • Quelques définitions • Le processus de sélection du prestataire • La rémunération du prestataire et l’intéressement • La réversibilité • Le démarrage du contrat • Le suivi du contrat • La situation de la certification Conférence de Beaune - AFIM

3. Quelques définitions

4. Coût Global de Maintenance (CGM) • C’est la somme: • Coût d’intervention maintenance (CIM) • Coût de défaillance maintenance (CDM) • Coût des stocks maintenance (CSM) • Amortissement des surinvestissements de maintenance (ASM) Conférence de Beaune - AFIM

5. Activités de la fonction maintenance • Gestion long terme • Politique de renouvellement ou de rénovation • Indicateurs de performance maintenance globale • Choix du recours à la sous-traitance • Compétences du personnel • Evolution des procédures organisationnelles • Budget maintenance • Plan de progrès • Moyens de traitement des informations (GMAO) • Gestion moyen terme • Visualisation prévisionnelle de la charge • Décisions de priorités • Maîtrise des délais de réalisation • Analyse des indicateurs de performance et décision d’actions • Suivi budgétaire Conférence de Beaune - AFIM

6. Activités de la fonction maintenance • Réflexion long terme • Maintenance prise en compte à l’investissement • Cahier des charges maintenance pour l’achat de pièces de rechange et de prestation • Intervention de maintenance assurée par la production • Veille technologique en maintenance prédictive • Veille technologique en mode opératoire d’intervention • Réflexion moyen terme • Politique de maintenance des matériels • Préparation des interventions A • Définition des stocks de pièces de rechange « assurance » • Déclenchement des interventions de maintenance préventive • Tenue de la documentation maintenance • Réception maintenance des nouveaux investissements Conférence de Beaune - AFIM

7. Activités de la fonction maintenance • Réalisation • Affectation des moyens aux besoins: priorités quotidiennes • Suivi d’avancement et réception des interventions • Préparation des interventions de niveau B • Comptes rendus d’intervention • Liaison quotidienne avec les utilisateurs des matériels • Administration du personnel • Réalisation du préventif • Réalisation des dépannages • Réalisation des réparations • Réalisation des modifications maintenance Conférence de Beaune - AFIM

8. Activités de la fonction maintenance • Gestion des pièces de rechange • Règles d’approvisionnement et de réapprovisionnement • Règles de gestion des stocks • Identification des stocks • Tenue des mouvements de stocks • Optimisation des magasins • Réception des pièces de rechange • Inventaire des stocks • Analyse des fournisseurs • Tableau de bord Conférence de Beaune - AFIM

9. Obligation de moyen /Obligation de résultat

10. Les différents types de sous-traitance • Obligation de moyen • Le prestataire se doit de mettre en œuvre les moyens contractuels en qualité et en quantité • Garantie des moyens mis en oeuvre • Obligation de résultat • Le prestataire se doit d’atteindre le résultat défini contractuellement • Il définit ce qu’il doit faire et le mode opératoire • Garantie sur le résultat obtenu Conférence de Beaune - AFIM

11. Avantages et inconvénients de la prestation de résultat pour le donneur d’ordre • Avantages: • le paiement d’une prestation dont le montant est variable (intéressement) en fonction du résultat atteint, donc une garantie sur l’obtention du résultat défini, • un allègement des activités de suivi des travaux réalisés qui ne concernent plus que la réception des résultats, • le recours à des prestataires de qualité sachant s’engager sur un résultat à atteindre compte tenu de leur expérience. Conférence de Beaune - AFIM

12. Avantages et inconvénients de la prestation de résultat pour le donneur d’ordre • Inconvénients: • le risque de perdre la maîtrise du mode opératoire, voire de sa connaissance. • la nécessité de définir parfaitement les résultats à atteindre, et ceci, sous une forme quantifiable et vérifiable sans ambiguïté, • la difficulté de changer d’objectifs de performances pendant la relation donneur d’ordre – prestataire, • les risques encourus si le prestataire n’a pas les qualités requises. Conférence de Beaune - AFIM

13. Avantages et inconvénients de la prestation de résultat pour le prestataire • Avantages: • La fourniture des prestations avec une valeur ajoutée plus élevée, car il fournit des prestations de gestion et réflexion moyen terme, • La réalisation d’une prestation bien définie et quantifiée en terme de résultat à atteindre, • La reconnaissance comme prestataire expert dans son métier. Conférence de Beaune - AFIM

14. Avantages et inconvénients de la prestation de résultat pour le prestataire • Inconvénients: • une prise de risque car l’obtention des résultats dépend: • de l'état réel de départ des installations. Si le prestataire maîtrise parfaitement ses modes opératoires standards, il n’empêche que le mode opératoire à appliquer sur le cas concret du donneur d’ordre dépend, en partie, de ce que dit celui-ci sur la situation de départ, • du comportement des utilisateurs des prestations. Ceux ci ont un impact sur la prestation en respectant les conditions prévues contractuellement. • un coût plus élevé pour l’établissement de sa proposition. Conférence de Beaune - AFIM

15. Le processus de sélection

16. Le processus de sélection • Les étapes: • Présélection: • Cahier des charges de consultation • Evaluation et présélection • Sélection finale • Contrat de maintenance Conférence de Beaune - AFIM

17. Objectif de la présélection • Les objectifs: • Consulter tous les prestataires sans a priori: des idées nouvelles peuvent en sortir, • Eviter de traiter le détail sans traiter l’essentiel, • Retenir les 2 prestataires qui présentent la meilleure garantie et avec qui il sera ensuite mené les négociations finales. Conférence de Beaune - AFIM

18. La présélection:le cahier des charges

19. Le cahier des charges de présélection • Composition: • Objectifs attendus • Résultat attendu • Objectif du recours à un prestataire • Le descriptif technique « basique » • Matériel concerné • Activités à effectuer par le prestataire (matrice de répartition des activités) • Les contraintes du donneur d’ordre à respecter • Les obligations du donneur d’ordre • Les moyens du prestataire • Les obligations du prestataire • Les procédures organisationnelles Conférence de Beaune - AFIM

20. Le cahier des charges de présélection • Composition (suite): • Le descriptif technique « optionnel » avec pour chaque option: • Le pourquoi de l’option, • Les obligations des partenaires. • Le chapitre commercial • Type de rémunération possible • Possibilités d’intéressement • Conditions de révision de prix Conférence de Beaune - AFIM

21. Le cahier des charges de présélection • Composition (suite): • Le chapitre juridique • Les règles de sécurité • Les règles sociales • Les règles de protection de l’environnement • Les assurances • Les conditions suspensives • Les litiges • La structure des réponses (structuration pour évaluation des offres): les paragraphes doivent correspondre à des questions dont les réponses serviront à évaluer les offres. Conférence de Beaune - AFIM

22. Le cahier des charges de présélection • Composition (suite): • Le nom des interlocuteurs chargés de répondre aux questions • Les annexes • Elles explicitent les chapitres. • Listes de matériels. • Procédures organisationnelles. • Ne pas trop en mettre pour ne pas disperser les réponses. Conférence de Beaune - AFIM

23. La présélection:L’évaluation des offres

24. L’évaluation des offres • Les critères d’évaluation: • Coût: • Prix forfaitaire • Partie variable s’il y en a • Formule d’intéressement • Expérience d’intéressement • Formule de révision • Flexibilité: • Répartition des effectifs (national, régional, local) • Procédure de gestion des répartitions des effectifs • Délai: • Procédure de maîtrise prévisionnelle de la charge • Procédure de distribution des travaux • Procédure de gestion des travaux Conférence de Beaune - AFIM

25. L’évaluation des offres • Les critères d’évaluation: • Qualité: • Références similaires • Expérience du personnel • Ancienneté du personnel • Temps consacré à la formation • Procédures AQ ou certifications • Moyens matériels prévus • Taux d’accident du travail • Réactivité • Effectifs mobilisables sur travaux non prévus • Moyens matériels mobilisables sur travaux non prévus • Moyens matériels pour localiser le personnel Conférence de Beaune - AFIM

26. L’évaluation des offres • Les critères d’évaluation: • Autres: • Reprise du personnel • Expérience GMAO • NB: les critères sont à sélectionner compte tenu de l’objet de la sous-traitance: • Prestation limitée, • Contrat de maintenance. Conférence de Beaune - AFIM

27. L’évaluation des offres • Comment noter l’offre dans chacun des critères: • Coûts: • Valeur de la part forfaitaire et sa définition • Valeur de la part variable et son contenu, • Intérêt de la formule d’intéressement • Flexibilité: • Existence et facilité de compréhension des procédures • Qualité: • Choix des références: nom – coordonnées • Information complète transmise Conférence de Beaune - AFIM

28. L’évaluation des offres • Délai: • Existence et facilité de compréhension des procédures • Réactivité: • Existence et facilité de compréhension des informations • Autres: • Information complète transmise • Options: • Pertinence par rapport aux objectifs du donneur d’ordre. • Points forts: • Ils sont cités, justifiés et vérifiables facilement par le donneur d’ordre Conférence de Beaune - AFIM

29. La sélection finale

30. La sélection finale • Pour les 2 prestataires présélectionnés: • Visite des références citées • Points forts et points faibles • Similitude par rapport aux besoins du donneur d’ordre • Interview du responsable de chantier proposé: • Expérience • Comportement • Connaissances • Réalisation de chantiers tests • Préparations, qualité du travail, rangement, comportement sécurité, protection de l’environnement, compte rendu d’intervention. • Remise du projet de contrat et négociation contractuelle Conférence de Beaune - AFIM

31. Le contrat de maintenance

32. Le contrat de maintenance • Son objectif: • Revoir les modalités de la rémunération de la prestation en coordination avec les Achats • Mettre en forme: • Ce qui doit être fait • Ce qui éventuellement se traitera devant les tribunaux • Le mode de rémunération de la prestation Conférence de Beaune - AFIM

33. Le contrat de maintenance • C’est une reprise du cahier des charges de présélection en incluant: • Les accords aux dérogations • Les conditions de paiement: du ressort des achats • La partie juridique détaillée: du ressort du juriste: • Les assurances • Les conditions suspensives • Les litiges Conférence de Beaune - AFIM

34. Les différents types de rémunération d’un prestataire

35. Les types de rémunération d’un prestataire • FORFAIT • Montant fixe au départ • Interventions définies pour un montant précis, donc parfaitement définissables. • Attention: • Aux avenants dus aux imprécisions • Aux imprévus • Utilisable pour des prestations limitées dont l’état initial et l’état final sont parfaitement connus Conférence de Beaune - AFIM

36. Les types de rémunération d’un prestataire • MONTANT VARIABLE • Quantité variable à un prix défini • Rémunération aux bordereaux (mini forfait) • En « régie »: temps prévu ou temps passé • Attention: • Le prix de l’heure du prestataire est un coût complet comprenant la marge. Conférence de Beaune - AFIM

37. Les types de rémunération d’un prestataire • PARTIE FIXE – PARTIE VARIABLE (COST & FEE) • Une partie fixe (fee) qui prend en compte les frais fixes de l’intervention • Encadrement • Matériel, outillage, • Marge, etc. • Une partie variable (cost) qui prend en compte le coût variable de la prestation • Masse salariale, • Frais de déplacement, etc. Conférence de Beaune - AFIM

38. Les types de rémunération d’un prestataire • PARTIE FIXE – PARTIE VARIABLE (COST & FEE) • Nécessite une définition de la plage des heures «cost» et un suivi des heures par intervention • Intérêt = limiter le CIM en garantissant au prestataire un chiffre d’affaire Conférence de Beaune - AFIM

39. L’intéressement

40. Objectif de l’intéressement • Ce dispositif souvent appelé "intéressement" ou "bonus - malus" a pour objectif de: • motiver le prestataire sur l’évolution positive d’indicateurs de performance concernant la prestation (application d’une clause de bonus), • sanctionner les défaillances du prestataire lorsque celles-ci lui sont intégralement imputables. • Ce dispositif, apte à moduler la valeur économique du contrat, doit cependant rester dans les limites acceptables juridiquement c'est à dire ne pas être considéré comme une clause léonine: le montant du bonus – malus ne peut excéder 15% du montant de base. Conférence de Beaune - AFIM

41. Quelle formule d’intéressement? • Les modalités d’intéressement dépendent: • Des objectifs du contrat • Du respect des contraintes par le prestataire • Encore faut-il être capable de quantifier les objectifs et le non respect des contraintes • Points importants: • une organisation de contrôle régulière, rigoureuse, objective et rationnelle. • la maîtrise par le prestataire de l’ensemble des paramètres nécessaire à l’atteinte du résultat en question. • Des formules d’intéressement: • parfaitement quantifiables • claires et simples, • réellement adaptées et cohérentes avec le résultat à atteindre Conférence de Beaune - AFIM

42. Quelle formule d’intéressement? • Des formules souvent usitées: • Sécurité: • Taux de fréquence • Taux de gravité • Ratio d’interventions arrêtées pour non respect des règles de sécurité • Qualité: • Retouches suite à intervention • Résultat d’audit • Délais: • Respect des délais sur interventions programmables • Réactivité: • Réactivité sur évènements imprévus • Idées de progrès: • De 50 à 100% du gain annuel des améliorations préconisées Conférence de Beaune - AFIM

43. Les clauses de réversibilité

44. Maintien du savoir-faire: la réversibilité • Principe: • Permettre au donneur d’ordre de reprendre ou de faire reprendre l’exécution des prestations à tout moment du contrat • Comment: • Des clauses de réversibilité définies dans le contrat • Un dispositif de contrôle régulier de la faisabilité de la réversibilité: audits Conférence de Beaune - AFIM

45. Maintien du savoir-faire: la réversibilité • Clauses de réversibilité dans les contrats: • état des lieux contradictoires des installations et services rendus: • pour les installations: dates de mise en service et rénovation, durée de vie prévisionnelle, • pour les services aux occupants: inventaire des services rendus, • pour les utilités: descriptif des utilités livrées. • modalités sur le devenir du personnel du prestataire en cas d'arrêt du contrat, • modalités de reprise des éventuels investissements en équipements effectués par le prestataire, Conférence de Beaune - AFIM

46. Maintien du savoir-faire: la réversibilité • Clauses de réversibilité dans les contrats (suite) • modalités de transmission des procédures, et informations à un nouveau prestataire, • modalités de reprise des contrats de sous-traitance, • garantie de continuité des performances avec pénalités spécifiques en période de suspension de contrat ou de fin de contrat. Conférence de Beaune - AFIM

47. Démarrage d’un contrat de maintenance

48. Le démarrage d’un contrat de maintenance • Quelques phases indispensables: • Sensibiliser sur le contrat de maintenance tous les partenaires: • Utilisateur du matériel • Gestionnaire maintenance • Prestataire maintenance • Former le prestataire aux procédures organisationnelles. • Former le prestataire à la GMAO. • Mettre en œuvre la structure de communication interne avec un responsable désigné et procédure de remplacement (1 prestataire + 1 donneur d’ordre). • Mettre en œuvre le tableau de bord se suivi du contrat Conférence de Beaune - AFIM

49. Le démarrage d’un contrat de maintenance • Quelques phases indispensables (suite): • Définir des réunions contractuelles lors desquelles sont identifiées des actions de progrès. • Rédiger le plan de prévention. • A retenir • Le démarrage de contrat s’étale généralement sur une période de 2 à 3 mois. • Rémunérer le prestataire pour cette phase de démarrage en lien avec des jalons (rémunération uniquement si atteinte du résultat escompté) => planning => réception Conférence de Beaune - AFIM

50. Suivi du contrat de maintenance