Hội Thảo Kỹ Năng Quản Lý & Lãnh đạo

1. Hội Thảo Kỹ Năng Quản Lý & Lãnh đạo

2. Nội dung • Kỹ năng Quản lý, Lãnh đạo và Tác động • Ra quyết định và giải quyết vấn đề • Thay đổi chiến lược quản lý • Quản lý nhân sự • Trao quyền và thuyết phục • Lập kế hoạch, quản lý thời gian, Ủy quyền • Tái tuyển dụng, giữ chân, và phát triển ngồn nhân lực • Kỹ năng thương lượng (đàm phán)

3. Các quan điểm trình bày • Quan điểm Tây phương • Quan điểm của các công ty tư nhân Cần áp dụng những quan điểm trên đúng thời điểm, đúng nơi, đúng con người?

4. Đội ngũ tham gia soạn thảo • Elaine Bailey, University • Kem Lowry, Uni of Hawaii • Deb Fennell, Dart Energy • Thomas Little, Inc.

5. Phần I Kỹ năng Quản lý, Lãnh đạo & Tác động

6. Nội dung • Tìm hiểu tác động của các mô hình quản ký đối với các cá nhân, tổ chức và các nền văn hóa; và các khái niệm về kỹ năng quản lý. • Phân biệt giữa mẫu người lãnh đạo “Toàn tác” (transactional leader) (chỉ huy mọi người tiến hành công việc) và người lãnh đạo “có khả năng chuyển hóa” (tạo ra sự thay đổii hiện tại để phục vụ cho tương lai) (Transformational leadership) • Tác động của các mô hình quản lý trong việc hình thành nên khái niệm về công tác quản lý một cách hiệu quả của người lãnh đạo.

7. Kỹ năng quản lý theo quan niệm dân chủ • Mô hình quản lý ở Mỹ dựa trên khái niệm: mọi công dân đều có quyền tự do và trách nhiệm phát triển thể chất và tinh thần của cá nhân và cộng đồng. • Làm thế nào để xây dựng nên một cộng đồng mà mọi người vừa có tự do và nhận thức được trách nhiệm?

8. Kỹ năng quản lý chuyển hoá(Transformational Leadership) • Kỹ năng quản lý chuyển hoá(Transformational Leadership):người lãnh đạo phải tạo ra sự thay đổi và tiến triển không ngừng. • Có3 hướng tiếp cận QL chuyển hóa: • Burns, Kotter, và Kouzes & Posner: cho rằng người lãnh đạo cần phải có tầm nhìn xa về mọi việc và từ đó sắp xếp các thành tố và nhân lực có liên quan đến công việc thông qua khả năng giao tiếp, tạo ra động lực và trao quyền cho nhân viên một cách thuyết phục. • Heifetz & Laurie, Lipman-Blumen: cho rằng người lãnh đạo phải căn cứ vào những suy đoán, ý kiến của tập thể để cùng nhau đưa ra một sự thống nhất chung, tạo điều kiện cho nhân viên được thể hiện ý chí, nguyện vọng, quan điểm cá nhân của mình trong công việc, và cung cấp cho nhân viên tất cả các nguồn hổ trợ cần thiết cũng như nguồn động viên để hoàn thành công việc.

10. 6 phẩm chất, kỹ năng cần có của người lãnh đạo theo mô hình QL chuyển hóa • Tầm nhìn: có định hướng rõ ràng; có khả năng chuyển tải ‘tầm nhìn’ đến cấp trên và nhân viên; tạo được hứng thú cho nhân viên trong việc thực hiện theo ‘tầm nhìn’ của mình. • Năng động: khơi gợi sự nhiệt tình và niềm tự hào, niềm tin của nhân viên đối với bản thân họ thông qua việc tham khảo ý kiến các cá nhân và tạo điều kiện cho các cá nhân được thể hiện cảm xúc. • Khen thưởng: xác định những nhân viên ưu tú để khen thưởng, có kế hoạch tổ chức các buổi lễ tuyên dương và khen thưởng cho các cá nhân, nhóm, tổ xuất sắc và những thành tích đã đạt được.

11. Trao quyền:tạo điều kiện cho các cá nhân phát triển, hổ trợ tháo gỡ những vướng mắc, cản trở trong công việc; phân bố công việc, trách nhiệm và ủy quyền cho các cá nhân, nhóm có khả năng thực hiện công việc. • ‘Kích thích khả năng trí tuệ’: lôi kéo nhân viên tham gia vào công việc bằng cách giúp họ nhận thức được vấn đề và kết hợp ý kiến các cá nhân để đưa ra giải pháp tối ưu. • Liêm chính: chính trực, đáng tin cậy, công minh không thiên vị, làm việc tuân thủ theo đúng các quy định của cơ quan, tổ chức nói chung và đối với người lãnh đạo nói riêng.

12. Lãnh đạo theonguyên tắc trung/ Lãnh đạo theo Tinh thần phục vụ (Principled Centered / Servant Leadership) • Mô hình lãnh đạo thứ 3 hiện nay là: • Học thuyết về lãnh đạo theo nguyên tắc tập trung của Covey • Khái niệm Lãnh đạo theo tinh thần phục vụ của Greenleaf. • Lãnh đạo phải dựa trên nguyên tắc ‘đạo đức’. • Dần dần người ta nhận ra rằng hiện đại hóa không thể tự động mang lại tiến bộ cho con người theo hướng ngày càng tự do, công bằng và bình đẳng. • Theo Greenleaf: người lãnh đạo thực thụ trước hết là vì nguyên nhân đạo đức và dựa vào đó để lãnh đạo theo tinh thần phục vụ. Trách nhiệm của người lãnh đạo là phục vụ nhu cầu của những người dưới quyền mình.

13. Người lãnh đạo luôn học hỏi, tiếp thu • 1990s, Peter Senge, trong quyển Learning Organization (Tìm hiểu về tổ chức) đã đưa ra những đề xuất sau: • Các tổ chức cần phải không ngừng nghiên cứu, học hỏi, tiếp thu để nắm bắt những thay đổi trên thế giới. • Không có điều kiện hay bị hạn chế về khả năng học hỏi, tiếp thu thì tổ chức khó có thể học hỏi, tiếp thu cũng như lãnh đạo một cách hiệu quả. • Một số biện pháp để khắc phục tình trạng hạn chế về khả năng học hỏi, tiếp thu: • Xem lại các mô hình và các mối quan hệ trong tổ chức, • Xem xét lại các giả định làm nền tảng cho các hoạt động của tổ chức, • Tìm kiếm những giải pháp mang tính hệ thống để giải quyết các vấn đề chứ không nên đỗi lỗi vì đã đặt ra những mục tiêu quá cao.

14. Kỹ năng quản lý & Nhận thức chung • Đòi hỏi những người lãnh đạo phải đương đầu với những vấn đề liên quan đến tự do, bình đẳng và công bằng của trên phạm vi rộng lớn của nhiều quốc gia và tổ chức khác nhau. • Sự phát triển của công nghệ và xu hướng tăng cường hợp tác toàn cầu có thể giúp cải thiện tình trạng thể chất & tinh thần của con người, nhưng đồng thời cũng có thể tạo nên những khoảng cách (chênh lệch) là nguyên nhân làm tăng tình tạng nghèo khó, sức khỏe kém và những xung đột, mâu thuẫn trên thế giới. • Những lựa chọn về mặt đạo đức của người lãnh đạo có thể để lại hậu quả cho những thời đại sau. • Sự tái xuất hiện của khái niệm “cá nhân có trách nhiệm” với những giá trị nhất định và mối quan hệ cởi mở.

15. Những kỹ năng quản lý mới • Chú trọng đến tài năng của người quản lý và môi trường mà người quản lý xây dựng nên, cụ thể: • Tạo một môi trường làm việc sao cho mọi người luôn có điều kiện học hỏi, tiếp thu. • Tạo môi trường mà mọi nhân viên đều thấy thoải mái trong hợp tác và giao tiếp. • Làm cho nhân viên nhận thấy giá trị của sự khác biệt là một lợi thế cạnh tranh • Xem những vấn đề khó khăn là những cơ hội • Là ‘đòn bẩy’ thúc đẩy thực hiện những sứ mệnh của cơ quan, tổ chức và quản lý ‘tài năng’ một cách hiệu quả.

16. Lựa chọn một kiểu quản lý cho bản thân • Quan điểm của anh (chị) về kỹ năng quản lý và những lợi điểm chiến lược của nó so với những cách quản lý khác là gì? • Quan điểm đó mang lại những cơ hội nào cho việc quản lý của anh chị cũng như cho tổ chức? • Kiểu quản lý mà anh (chị) lựa chọn sẽ giúp anh (chị) giải quyết các vấn đề hiệu quả hơn như thế nào? Lưu ý… Kiểu quản lý của anh (chị) không phải lúc nào cũng giống của người khác

17. Khi kiểu quản lý của mình không phù hợp với những người khác

18. Có 3 kiểu người lãnh đạo • Mẫu người lãnh đạo TẠO RA công việc • Mẫu người lãnh đạo ĐỨNG NHÌN công việc • Mẫu người lãnh đạo luôn TỰ HỎI việc gì đã xảy ra

19. CẤP ĐỘ 3 NGƯỜI QUẢN LÝ CÓ NĂNG LỰC Có khả năng tổ chức, săp xếp cong người/ các nguồn để đạt được một mục tiêu đặt ra một cách hiệu quả và có năng suất. CẤP ĐỘ 5 QUẢN TRỊ Kết hợp giữa sự khiêm tốn và hăng say trong nghề nghiệp để có khả năng làm việc bền bỉ. SƠ ĐỒ CÁC CẤP ĐỘ LÃNH ĐẠO CỦA COLLIN . CẤP ĐỘ 1 NHỮNG CÁ NHÂN CÓ NĂNG LỰC VƯỢT TRỘI Với tài năng, kiến thức, kỹ năng và tác phong công việc tốt đã có nhiều đóng góp đáng kể cho cơ quan. CẤP ĐỘ 4 NGƯỜI LÃNH ĐẠO HIỆU QUẢ Có tầm nhìn rõ ràng và thuyết phục, có khả năng kich thích mọi người làm việc ngày càng tốt hơn. CẤP ĐỘ 2 THÀNH VIÊN NHÓM CÓ NHIỀU ĐÓNG GÓP Dùng năng lực của bản thân để đóng góp vào việc hòan thành những mục tiêu chung của nhóm và có khả năng làm việc hiệu quả với người khác trong môi trường làm việc nhóm.

20. Hòa hợp các Kiểu Làm việc Để tạo nên sức mạnh của nhóm RELATIONSHIP (Mối quan hệ) H (high: công việc khó) ADVISE (cố vấn) Nhiệm Vụ COACH (dìu dắt, hướng dẫn) TASK SHOW (chỉ dẫn) TELL (sai bảo) L (low: công việc đơn giản) 1 4 3 2 Work Task (phân công công việc) Resource Use(các nguồn lực cần sử dụng) Assess & Learn (Đánh giá & rút ra bài học kinh nghiệm) L H

21. Với vai trò là một người lãnh đạo cần cải thiện những gì? “Người lãnh đạo là người tập hợp mọi người, ra quyết định về công việc…và thực hiện chúng”

22. Người Lãnh Đạo Làm gì? Chọn một mẫu nguời lãnh đạo anh (chị) ngưỡng mộ • ________________________ • ________________________ • ________________________ • ________________________ • ________________________ • ________________________ Người lãnh đạo anh (chị) ngưỡng mộ?

23. Tạo dựng các mối quan hệ thuận lợi cho công việc • Đáng tin cậy (+) • Kiên định (+) • Có khả năng giao tiếp Người lãnh đạo thành công =

24. Làm thế nào để tạo ra sự thay đổi… I Now…

25. Công thức Quản lý B = C + E + A

26. A Leadership Formula(Công thức Quản lý) Behavior (cách cư xử) B = C + E + A Context (Bối cảnh) Energy (Nghị lực) Attitude (Thái độ)

27. Mục tiêu quản lý “Tạo ra động lực thúc đẩy và thực hiện cam kết đáp ứng tất cả nhu cầu thực tế và cụ thể của tất cả khách hàng của công ty, tổ chức thông qua các quy trình hoạt động, các dịch vụ và sản phẩm và con người đã thực hiện chúng”.

28. Định hướng trong tương lai Làm thế nào xây dựng nên một môi trường cân bằng vừa đạt được mục tiêu, chỉ tiêu trong công việc và nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân sự?

29. Chiến lược quản lý Cho biết các bước anh (chị) sẽ áp dụng những nguyên tắc mình học hỏi được qua hội thảo này trong cơ quan, tổ chức của mình như thế nào để tạo ra một hệ thống quản lý cân bằng trong tương lai? • Học hỏi & Phát triển • Quá trình thực hiện công việc • Khách hàng • Tài chính

30. Các nguyên tắc C.O.A.C.H.-ing của Don Shula • Conviction-Driven: stand for something • (Thuyết phục) • Overlearning: practice for perfection • (Không ngừng học hỏi, tiếp thu) • Audible-ready: change when needed • (Sẵn sàng lắng nghe để có những thay đổi cần thiết) • Consistency: predictable performance • (Kiên định, nhất quán) • Honesty-based: high integrity in all things • (Liêm chính trong mọi trường hợp)

31. The Coach Lựa chọn mô hình nào?

32. 1. Có tầm nhìn đáng tin cậy 2. Thiết lập các ưu tiên, quy định trách nhiệm và chuyển tải đến cấp trên & nhân viên 3. Xây dựng kế hoạch đảm bảo hoàn thành hoàn thành công việc 4. Có phản hồi rõ ràng, sáng tạo, nhất quán về việc thực hiện công việc. 5. Làm gương 6. Tạo một môi trường để mọi nhân viên cảm thấy yên tâm, tựu tin và nhiệt tình với công việc. 6 công việc của người quản lý

33. 1. Có tầm nhìn đáng tin cậy • Sử dụng từ ngữ sinh động kết hợp với hình ảnh minh hoạ hợp lý để mô tả hoạt động, công việc mà mình mong muốn sẽ thực hiện. • Cần trình bày & làm rõ 3 câu hỏi: Cái gì? Tại sao? Ở đâu? • Kêu gọi mọi người đóng góp ý kiến về ‘tầm nhìn” của mình đưa ra. • Hướng dẫn thực hiện • Làm cho nhân viên nhận thấy được tầm quan trọng, vai trò của họ trong công việc sắp tới.

34. 2. Đặt ra các ưu tiên và trách nhiệm và chuyển tải chúng • Người lãnh đạo cần xác định: 1. Mình mong đợi gì. 2. Nhân viên nên thực hiện công việc như thế nào để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra? 3. Nguồn nhân lực và hổ trợ sẵn có? 4. Những nguyên tắc tạo nên thành công trong công việc? 5. Cách đánh giá tiến độ thực hiện & thành quả đạt được. 6. Lưu ý: không vì mục đích cố giành được lòng yêu mến của nhân viên.

35. 3. Xây dựng và trình bày kế hoạch thành công SMARTO Giành ưu tiên cho những gì…. • Specific and clear (Cụ thể và rõ ràng) • Measurable (Có thể đo lường được) • Action oriented (định hướng hành động) • Results focused (tập trung cho kết quả mong đợi) • Time specific (có thời hạn rõ ràng) • Owned by the person (nhân viên sẵn có)

36. 4. Có phản hồi rõ ràng, đồng nhất, sáng tạo về tiến trình và kết quả công việc • Thống nhất yêu cầu của 2 phía • Không nên lúc nào cũng theo dõi, giám sát nhân viên. • Động viên, khích lệ và chỉ đạo tiến trình thực hiện công việc theo đúng những tiêu chí và yêu cầu đã thống nhất. • Kiểm tra về mặt “số lượng” • Khen thưởng những thành tựu đạt được • Rút ra bài học kinh nghiệm

37. Có trách nhiệm và minh bạch Mạo hiểm nếu cần thiết Đứng về lẽ phải Không đổ lỗi Tạo điều kiện để nhân viên tự do nổ lực, phấn đấu & tiến bộ. Kiên nhẫn Không ngừng phấn đấu để hoàn thiện năng lực bản thân. Luôn bền bỉ Đơn giản hóa mọi chuyện 5. Làm gương Everything you do counts!

38. 6. Tạo một môi trường làm việc đáng tin cậy tăng cường niềm tin và lòng nhiệt tình của nhân viên • Thúc đẩy Hoạt động của Nhân viên một cách tích cực – Một đội gồm những thành viên tốt nhất chắc chắn sẽ giành thắng lợi • Tạo đà – thúc đẩy mục tiêu BHAGS • Đưa ra những lựa chọn “Hành động” (“GO” option) • Có cách cư xử linh hoạt với mọi người : đảm bảo công bằng, nhất là cho những cá nhân có đóng góp sao cho thật xứng đáng. • ‘Ăn mừng’ thành công đạt được • Khuyến khích, Mở rộng, Tạo sinh lực

39. Trách nhiệm của người lãnh đạo • “Làm cho nhân viên tuyệt đối tin tưởng vào những nổ lực nghiêm túc và xứng đáng của mình…và cũng nổ lực như mình….” T. Little

40. Phần II Quyền lực và Các hoạt động chính trị chính trị

41. Quyền lực và Các hoạt động chính trị trong tổ chức • Câu hỏi nghiên cứu. • Quyền lực là gì? • Làm thế nào các nhà quản lý giành được quyền lực mình cần để lãnh đạo mọi người? • Trao quyền là gì, các nhà quản lý trao quyền cho người khác như thế nào? • Hoạt động chính trị trong tổ chức là gì?

42. Quyền lực và Các hoạt động chính trị • Câu hỏi nghiên cứu. • Các hoạt động chính trị có tác động như thế nào đến những nhà quản lý và công tác quản lý? • Cơ quan (công ty) có thể tận dụng các vấn đề chính trị một cách chiến lược hay không?

43. Định nghĩa quyền lực • Quyền lực là khả năng(power)… • Làm cho người khác làm theo những gì mình muốn. • Làm cho sự việc diễn ra theo ý mình muốn. • Ảnh hưởng(influence):… • Cái có được khi thực hiện quyền lực. • Được thể hiện qua thái độ, hành động của những người chịu tác động của quyền lực.

44. Định nghĩa quyền lực • Quyền lực có từ chức vụ (Position power). • Bắt nguồn từ các nguồn khác nhau trong tổ chức. • Gồm các loại sau: • Quyền lực khen thưởng (Reward power). • Quyền lực cưỡng bức (Coercive power). • Quyền lực pháp lý (Legitimate power). • Process power . • Quyền lực thông tin (Information power). • Quyền lực đại diện (Representative power).

45. Định nghĩa quyền lực • Quyền lực khen thưởng(Reward power). • Người lãnh đạo sử dụng những phần thưởng về ‘vật chất’ 7 ‘tinh thần’ để khích lệ đồng thời làm công cụ điều khiển nhân viên . • Thành công hay không tùy thuộc vào kỹ năng của người quản lý trong việc đánh giá và sử dụng ‘phần thưởng’.

46. Định nghĩa quyền lực • Quyền lực cưỡng bức(Coercive power). • Điều khiển nhân viên bằng cách ra mệnh lệnh và áp dụng các hình phạt. • Hiệu quả tùy thuộc vào quy chế từng tổ chức và vị trí của người quản lý .

47. ĐỘNG CƠ THÚC ĐẨY

48. Định nghĩa • ĐỘNG CƠhướng sinh lực con người đến các hoạt động, nhiệm vụ và mục tiêu đẩy mạnh sứ mệnh của tổ chức. • ĐỘNG CƠlà một trạng thái bên trong hướng con người đến những mục đích và mục tiêu nhất định.

49. Động cơ là gì? • ĐỘNG CƠ LÀ: • một trạng thái tâm lý • một mong muốn • nghị lực • niềm yêu thích biến thành hành động

50. Tầm quan trọng của động cơ trong công tác quản lý • Động cơ dẫn đến hành động • Động cơ là 1 trong 3 nhân tố chính tạo nên hiệu quả trong công việc • Năng lực x Động cơ x Cơ hội = Hiệu quả công việc • Động cơ có thể bị chi phối do tâm trạng thay đổi