Lập bảng tính với EXCEL 2003 (B.2)

1. Lập bảng tính với EXCEL 2003 (B.2)

2. Bài 2 NHẬP DỮ LIỆU VÀ XỬ LÝ BẢNG TÍNH 1-  Các loại dữ liệu của Excel 2-  Cách nhập dữ liệu vào bảng tính 3-Chọn khối dữ liệu 4-Canh lề dữ liệu 5- Hiệu chỉnh dữ liệu 6- Điền dữ liệu vào trong một phạm vi 7- Tìm kiếm và thay thế dữ liệu

3. 1- Các loại dữ liệu của Excel Excel có những loại dữ liệu nào? Excel có hai loại dữ liệu là: 1- Dữ liệu chuỗi: - Là dữ liệu có dạng là một chuỗi ký tự. Ví dụ: Họ tên: “Trần Văn Nam” Địa chỉ: “123 Pasteur, Quận 3” Chức vụ: “Trưởng phòng”

4. 1- Các loại dữ liệu của Excel Excel có những loại dữ liệu nào? 2- Dữ liệu loại giá trị: - Gồm các loại sau: + Dạng số 15,764.12 + Dạng ngày 04/15/1996 + Dạng giờ 02:30 pm + Dạng công thức =(A5 + B2)/5 + Dạng hàm =Sum(F4:F12)

5. 2- Cách nhập dữ liệu vào bảng tính Nhập dữ liệu vào bảng tính như thế nào? - Dịch chuyển đến ô cần nhập - Nhấp F2 (hoặc nhấp đúp trên ô cần nhập) - Nhập dữ liệu theo quy định của từng loại dữ liệu - Kết thúc việc nhập bằng các cách sau:  Nhấn Enter  Nhấn Ctrl-Enter  Click chuột trên Enter button  Di chuyển dấu chọn đến ô khác.

6. 3- Chọn khối dữ liệu Chọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào? 1- Chọn một ô: - Nhấp chuột tại ô đó, hoặc : - Dùng các phím mũi tên để di chuyển dấu chọn đến ô đó.

7. 3- Chọn khối dữ liệu Chọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào? 2- Chọn một nhóm ô liên tiếp nhau: - Chuyển dấu chọn đến ô đầu tiên của nhóm - Chọn một trong các cách sau : + Kéo chuột đến ô ở góc dưới phải của nhóm + Nhấn Shift và nhấp chuột trên ô cuối của nhóm + Nhấn Shift và dùng các phím mũi tên để chọn khối.

8. 3- Chọn khối dữ liệu Chọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào? 3- Chọn một nhóm ô không liên tiếp nhau : - Chọn ô đầu tiên của nhóm. - Giữ phím Ctrl và nhấp (click) hoặc kéo (drag) chuột trên các ô muốn chọn khác.

9. 3- Chọn khối dữ liệu Chọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào? 4- Chọn một hoặc nhiều cột: - Chọn một cột: Click chuột nút chữ cái của cột. - Chọn nhiều cột liên tiếp: Drag chuột trên các cột cần chọn. - Chọn nhiều cột không liên tiếp: + Chọn cột đầu tiên. + Giữ phím Ctrl và Click (hoặc drag) chuột trên các cột khác.

10. 3- Chọn khối dữ liệu Chọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào? 5- Chọn một hoặc nhiều dòng: - Chọn một dòng: Click chuột trên nút số dòng cần chọn. - Chọn nhiều dòng liên tiếp: Drag chuột tại các ô số dòng cần chọn. - Chọn nhiều dòng không liên tiếp: + Chọn dòng đầu tiên. + Giữ phím Ctrl và click (hoặc drag) chuột trên các dòng còn lại.

11. 3- Chọn khối dữ liệu Chọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào? 6- Chọn toàn bộ bảng tính: chọn một trong hai cách: - Nhấn Ctrl - A, hoặc : - Click chuột trên nút ở góc trên trái của Worksheet (giao của các biên dòng và cột).

12. 3- Chọn khối dữ liệu Chọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào? 7- Hủy bỏ sự chọn lựa: Chọn một trong hai cách : - Nhấp chuột tại một vị trí bất kỳ trên bảng tính. - Dùng các phím di chuyển để dời ô lựa chọn đến vị trí khác.

13. 4- Canh lề dữ liệu Canh lề dữ liệu cho từng ô như thế nào? - Chọn các ô cần canh lề. - Chọn lệnh Format / Cells / Alignment - Chọn các kiểu canh lề cho dữ liệu. - OK.

14. 4- Canh lề dữ liệu Canh lề dữ liệu cho một khối ô như thế nào? - Nhập dữ liệu ở ô đầu tiên của khối ô cần canh lề - Chọn khối ô cần canh lề - Chọn lệnh Format / Cells / Alignment - Chọn Horizontal / Center Across Selection - OK. Hoặc nhấn nút sau:

15. 5- Hiệu chỉnh dữ liệu Làm thế nào để sửa đổi dữ liệu? - Chuyển đến ô cần thay đổi dữ liệu - Nhấn F2 hoặc nhấp đúp - Sửa dữ liệu - Nhấn Enter ( hoặc Shift-Enter).

16. 5- Hiệu chỉnh dữ liệu Làm thế nào để xóa dữ liệu? - Chọn các ô cần xóa dữ liệu. - Nhấn phím Del hoặc Ctrl-Del.

17. 5- Hiệu chỉnh dữ liệu Làm thế nào để phục hồi dữ liệu ? Chọn một trong các cách sau: - Chọn lệnh Edit / undo clear - Nhấn Ctrl-Z - Nhấp trên biểu tượng undo ở thanh công cụ chuẩn.

18. 5- Hiệu chỉnh dữ liệu Làm thế nào để sao chép dữ liệu ? - Chọn ô hoặc nhóm ô cần sao chép - Chọn lệnh Edit/Copy - Chọn ô (hoặc ô đầu của nhóm) cần chép đến - Chọn lệnh Edit/Paste * Có thể sao chép nhanh bằng cách dùng phím Ctrl + Drag Border.

19. 5- Hiệu chỉnh dữ liệu Làm thế nào để sao chép đặc biệt dữ liệu ? - Chọn ô hoặc nhóm ô cần sao chép - Chọn lệnh Edit/Copy - Chọn ô (hoặc ô đầu của nhóm) cần chép đến - Chọn lệnh Edit/Paste Special - Thực hiện các tuỳ chọn - Nhấn nút OK.

20. 5- Hiệu chỉnh dữ liệu Làm thế nào để di chuyển dữ liệu ? - Chọn ô hoặc nhóm ô cần chuyển đi - Chọn lệnh Edit/Cut - Chọn ô (hoặc ô đầu của nhóm) cần đặt dữ liệu. - Chọn lệnh Edit/Paste * Có thể di chuyển nhanh bằng cách dùng drag border.

21. 6- Điền dữ liệu trong một phạm vi Làm thế nào để điền dữ liệu cùng nội dung? Ø  Cách 1: - Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên của phạm vi - Chọn phạm vi để thực hiện - Chọn lệnh Edit/Fill - Chọn các cách điền dữ liệu. Ø  Cách 2: - Chọn phạm vi cần điền - Nhập nội dữ liệu cho ô đầu tiên - Nhấn Ctrl-Enter.

22. 6- Điền dữ liệu trong một phạm vi Làm thế nào để điền dữ liệu có nội dung tăng, giảm? Dùng chuột (Mouse) - Điền dữ liệu vào ô đầu (nếu loại số thì phải chọn 2 ô đầu) của cùng vùng cần điền. - Chọn ô dữ liệu (nếu loại số phải chọn 2 ô) - Drag góc dưới phải đến vị trí cuối cần điền. - Nhả chuột.

23. 6- Điền dữ liệu trong một phạm vi Làm thế nào để điền dữ liệu có nội dung tăng, giảm? Dùng thực đơn - Nhập giá trị vào ô đầu tiên của phạm vi - Chọn phạm vi thực hiện - Chọn lệnh Edit / Fill / Series - Thực hiện các tuỳ chọn + Series in: Điền thứ tự theo dòng hoặc cột + Type: Kiểu điền dữ liệu + Date: Điền dữ liệu ngày + Trend: Hướng tăng ( : tăng ;  : giảm ) + Step value: Giá trị bước nhảy + Stop value: Giá trị kết thúc - Nhấn nút OK.

24. 7- Tìm kiếm, thay thế dữ liệu Làm thế nào để tìm kiếm dữ liệu trong một phạm vi? - Chọn phạm vi cần tìm kiếm - Chọn lệnh Edit/Find - Chọn các thông số - Thực hiện tìm kiếm + Find next: Tìm xuôi + Shift + find next: Tìm ngược.

25. 7- Tìm kiếm, thay thế dữ liệu Làm thế nào để thay thế dữ liệu trong một phạm vi? - Chọn phạm vi cần tìm và thay - Chọn lệnh Edit/Replace - Chọn các thông số - Thực hiện tìm và thay + Find next: Tìm tiếp , bỏ qua ô hiện tại + Replace: Thay thế ô hiện tại và tìm ô tiếp theo + Replace all: Thay thế tất cả. * Lưu ý: Nếu không nhập dữ liệu vào mục Replace with, Excel sẽ thay thế chuỗi rỗng.

26. THỰC HÀNH Nhập số liệu cho các bảng tính 4, 5, 6 trong tài liệu thực hành