A-jur-Finanzbuchhaltung

1. A-jur-Finanzbuchhaltung a-jur-Kanzleisoftware 13.06.2014

2. Warum Finanzbuchhaltung? • ein Arbeitsgang: • Gewinnermittlung, • Umsatzsteuer, • Aktenkonten, • Beteiligtenkonten. • Übersichtlichkeit, • Fehlervermeidung. • Abgabenordnung a-jur-Kanzleisoftware

3. Demo • Buchung einer Miete • Buchung Gerichtskostenvorschuss • Rechnung erstellen • Zahlungseingang von Gegner • Abschlussrechnung • Ausgleich der Rechnung • Auswertung a-jur-Kanzleisoftware

4. Finanzbuchhaltung und Akten • Die Finanzbuchhaltung erfasst alle Vorgänge, d.h. • Honorare, Fremdgeld usw., und • Miete, Personal, Reklame, Büroausstattung, • m. a. W. sämtliche betrieblichen Einnahmen und Ausgaben und sonstigen Kontobewegungen • … in einer einheitlichen Systematik, genannt „Kontenrahmen“ • Ziel und Zweck ist insbesondere die • Ermittlung des Gewinns • Abrechnung der Akten • Statistische Auswertungen, z.B. Bilanz, nach Mandanten, betriebswirtschaftlich, Umsatzverteilung nach Sachgebieten und Sachbearbeitern u. v. a. m a-jur-Kanzleisoftware

5. Steuerberater a-jur-Kanzleisoftware • Benötigt man einen Steuerberater? • Lohnbuchhaltung • Abschreibungen, Bewirtungen • Auseinanderfallen von Handels- und Steuerbilanz • Bilanzierungspflicht kraft Rechtsform • Schlechte Lösung: Alles einem Steuerberater überlassen • Gefahr sachlicher Fehler infolge von Informationsverlust, • Keine Aktenkonten, • Keine Möglichkeit des Rechnungsimports, • unnötige und teure Doppelarbeit, • Schwer aufklärbare Diskrepanzen zur eigenen Buchhaltung. • Steuerberater importiert alle Buchungen (Auswertung „Soll und Haben“) • Beste Lösung: Steuerberater bucht nur die Summen und Salden nach, • Nur ca. ein Dutzend Buchungen, • Übereinstimmung mit Kanzleibuchhaltung bzw. erkennbare Abweichungen

6. Doppelte Buchführung • Keine Buchung ohne Gegenbuchung, • Girokonto, Kasse usw. werden abgestimmt, • Mehr Zuverlässigkeit durch Kontrolle: • Kontosalden, • Einnahmen – Ausgaben = Endvermögen – Anfangsvermögen • Für Anwälte nicht vorgeschrieben, aber sehr zu empfehlen a-jur-Kanzleisoftware

7. Kontotypen a-jur-Kanzleisoftware • Gewinn/Verlust oder Bestand? • Manche Konten erfassen Einnahmen und Ausgaben („Ergebnis“, „Erfolg“), z.B. Honorare, Miete • Andere Konten („Bestand“, „Finanzkonten“) erfassen nur den Bestand, z.B. Girokonto, Kasse • Positiv oder Negativ? Ausgaben und Schulden werden üblicherweise ebenfalls mit positivem Vorzeichen erfasst und erst vom System umgerechnet. • Dies ergibt vier grundlegende Kontotypen;

8. DATEV 03, 04, 05 usw. 1. Ebene… 2. Ebene… 3. Ebene… 4. Ebene… A-jur Finanzbuchhaltung Einnahmen Oberkonten … Einzelkonten … Ausgaben Oberkonten … Einzelkonten … Guthaben Oberkonten … Einzelkonten … Verbindlichkeiten Oberkonten … Einzelkonten … Aktenkonten:zusammengefasste Darstellung als Forderungen (insb. Auslagen) Einnahmen (insb. Gebühren) Verbindlichkeiten (insb. Fremdgeld) Ausgaben A-jur Mandantenbuchaltung Einnahmen Einzelkonten Ausgaben Einzelkonten Guthaben Einzelkonten Verbindlichkeiten Einzelkonten Kontenrahmen – Strukturen: a-jur-Kanzleisoftware

9. Einnahmen Anwaltliche Einnahmen Gebühren Veröffentlichungshonorare Sonstige Einnahmen Zinseinnahmen (z.B. KFB!) Mieten Ausgaben Raumkosten Personalkosten Sekretariat Referendare Fachliche Kosten Abschreibung Auslagen Literatur Juris Gewinnverteilung Guthaben Finanzkonten Postbank 1234567 Deutsche Bank 7878 56 Forderungen Auslagenforderungen Sonstige Forderungen Anlagevermögen Bürogeräte Mobiliar Verbindlichkeiten Eigenkapital Anfangsvermögen Kapitalkonto Partner A Kreditverbindlichkeiten Treuhand Fremdgeld Kontenrahmen - Beispiel a-jur-Kanzleisoftware

10. Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) • Wahrheit & Klarheit • de.wikipedia.org/wiki/GOB: 1 Herleitung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung 2 Kodifizierte GoB 2.1 Rahmengrundsätze 2.1.1 Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit 2.1.2 Grundsatz der Klarheit 2.1.3 Grundsatz der Einzelbewertung 2.1.4 Grundsatz der Vollständigkeit 2.1.4.1 Wertaufhellung 2.2 Abgrenzungsgrundsätze 2.2.1 Realisationsprinzip 2.2.2 Imparitätsprinzip 2.2.3 Grundsatz der Abgrenzung der Sache und der Zeit nach 2.3 Ergänzende Grundsätze 2.3.1 Grundsatz der Vorsicht 2.3.2 Grundsatz der Kontinuität 2.3.3 Grundsatz der Fortführung der Unternehmenstätigkeit 2.3.4 Stichtagsprinzip 3 Nicht kodifizierte GoB 4 Literatur • Verantwortung des Unternehmers • Protokollierung a-jur-Kanzleisoftware

11. Access-Projekt Alternative Benutzeroberfläche mit demselben Datenbestand • Gesondertes Programm • Es genügt die kostenlose Access Runtime • Vorteile • Berichte (Ergebnis, Umsatzsteuer usw.) • Industriestandard • Eingabekomfort • Im- und Export, Datensicherung und andere Administrationstools • Bibliothek • Mandantenbuchhaltung • Alternative Stammdaten-, Akten- und Adressverwaltung • In der Kaufversion: hervorragende Plattform für eigene Abfragen, Formulare und Berichte a-jur-Kanzleisoftware

12. Übung: einfache Buchungen • Festlegung des Bereichs • Standardbuchungen • Erster Rahmen: Finanzkonto • Zweiter Rahmen: Gegenkonto • Umsatzsteuer einzelkontobezogen • Kontext-Konten • Umbuchungen • Fehlbuchungen / Korrekturen • Anfangssalden • Kontoabschlüsse a-jur-Kanzleisoftware

13. Anlagevermögen • Büroorganisation: im Hause oder Steuerberater? • Anschaffung brutto in das betreffende Aufwandskonto buchen, unter Angabe der Umsatzsteuer • z.B. Bank • z.B. Bürogeräte • Aktivierung: Nettobetrag zu Lasten des Aufwandskontos buchen in Konto Anlagevermögen • z.B. Anlagevermögen • z.B. Bürogeräte (mindert sich, d.h. negatives Vorzeichen!) • Anlagen- und Abschreibungsplan separat verwalten, z.B. mit Tabellenkalkulation • Jeweils zum 31.12. Abschreibung zu Lasten Anlagevermögen buchen: • Abschreibung • Anlagevermögen a-jur-Kanzleisoftware

14. Bewirtung mit Umsatzsteuer und Privatanteil • Büroorganisation: im Hause oder Steuerberater? • Steuerliche Behandlung: • Umsatzsteuer ist voll zu berücksichtigen, • 30% vom Nettobetrag sind privat • Buchhalterisch umsetzbar alternativ durch zwei Ansätze: • Minderung des Bewirtungsaufwands durch Entnahme • Erhöhung der Einnahmen durch Sachbezug • Kann auch en bloc zum 31.12. erfolgen a-jur-Kanzleisoftware

15. Übung: Aktenkonten buchen • Rechnung erstellen und buchen • Import aus Offenen Posten • Rundreise von der Rechnung durch die Fibu und zurück in die Rechnung: • Rechnung erstellen und buchen, • Zahlung buchen, • Fibu-Import • Rechnung fortführen • Auswertungen: • Access-Projekt • Fibu-Fenster • Cockpit-Menü • manuelle Korrektur / Eingabe a-jur-Kanzleisoftware

16. Aktenkonten • Praktische Mengenlehre: Teilmenge der Finanzbuchhaltung, • ergibt sich aus Zuordnung zu einer Akte • Buchungen können, müssen aber keiner Akte zugeordnet sein, • komprimierte Darstellung durch Zusammenfassung der vier Kontotypen: • Auslagen und andere Forderungen • Einnahmen, insbesondere Gebühren • Fremdgeld und andere Verbindlichkeiten • Ausgaben • Unterschiedliche Akten denkbar, • Aktenkonto: mit Gegenüberstellung der Beteiligtenkonten • Aktenkonto intern: reine Finanzbuchhaltung a-jur-Kanzleisoftware

17. Finanzbuchhaltung: Grundlage für Gewinnermittlung Umsatzsteuer Betriebswirtschaft Es gelten die GOB Beteiligtenkonten: Kein Teil der Finanzbuchhaltung bloß interne Forderungsberechnung Konten könne frei bearbeitet werden, GOB gelten nicht Finanzbuchhaltung und Beteiligtenkonten a-jur-Kanzleisoftware

18. Komplexe Buchungssätze • Im Handelsverkehr, bei der DATEV, oder auch bei einfachen Honorarrechnungen, werden meist genau zwei Konten angesprochen: • Soll: Bankkonto, Kasse o.ä. • Haben: Sachkonto („Lieferungen und Leistungen“) • Folge: einheitlicher Betrag und Umsatzsteuersatz • Bei Anwälten werden typischerweise auch Auslagen und Fremdgeld in derselben Rechnung abgerechnet, oft auch unterschiedliche Akten, so daß auch mehr als zwei Konten angesprochen werden können (zusammengesetzte Buchungssätze, Splitbuchungen) : • Bankkonto, Kasse • Einnahmenkonto • Auslagenkonto • Fremdgeldkonto • … und beliebige viele mehr, auch zu unterschiedlichen Akten • Vorteil: nur so werden die Beträge des Kontoauszuges wirklichkeitsgetreu wiedergegeben. • Soll und Haben: Auswertung mit Gegenbuchungen • Folge: Betrag, Umsatzsteuer und ggf. Akte sind für jedes Konto gesondert anzugeben! • Sind mehr als zwei Buchungen vorhanden, wird die oberste Zeile als „Buchung“ und alle weiteren Zeilen als Gegenbuchung zur ersten Zeile angesehen. a-jur-Kanzleisoftware

19. Ausgleich • Ein Buchungssatz muss ausgeglichen sein, d.h. jede Einzelbuchung muss durch eine andere Buchung in gleicher Höhe kompensiert sein. • Traditionell Soll / Haben durch linke/rechte Seite eines Kontos • Es kann sich auch um eine Gesamtheit mehrerer Buchungen handeln („Splitbuchung“). • Die Summe der Beträge beträgt nicht unbedingt Null: • Konten werden in der Regel mit positivem Vorzeichen geführt, selbst wenn es sich um Ausgaben oder Verbindlichkeiten handelt, • Bestandskonten haben ein anderes Vorzeichen als Ertragskonten • Ein Buchungssatz ist ausgeglichen, wenn die Summe der Absolutbeträge „Soll“ der Summe der Absolutbeträge „Haben“ entspricht. • Unausgeglichene Buchungssätze können nicht gespeichert werden. Unter „Probleme“ können sich etwaige dennoch vorhandene Fehlbuchungen anzeigen lassen • Der Button rechts neben dem Betragsfeld gleicht den Buchungssatz rechnerisch aus. a-jur-Kanzleisoftware

20. Integrierte Buchung von Beteiligtenkonto • Beteiligtenkonten sind kein Teil der Finanzbuchhaltung, • Sie können in der Fibu mitgebucht werden, um Doppelarbeit zu vermeiden, • Meist reine Bruttobeträge entsprechend Kontoauszug (oberster Rahmen), • Optional auch für jede weitere Buchung, • nachträgliche Änderungen auch über „Konto buchen“ • „Aktenkonto“ enthält Gegenüberstellung Beteiligtenkonten und Fibu a-jur-Kanzleisoftware

21. Akten buchen • Eine Buchung erscheint im Konto einer Akte, wenn • zum Konto eine Akte angegeben werden kann oder muß (gemäß Kontenrahmen AKonto = „D“ oder „M“) und • die Akte angegeben wurde. • Mögliche Doppelfunktion des Aktenzeichens: • Für eine integrierte Buchung ins Beteiligtenkonto ist auch die Akte anzugeben, • Buchung zur Akte erfolgt dabei aber nur, wenn zum Konto eine Akte angegeben werden kann oder muß (gemäß Kontenrahmen). • da die im 1. Rahmen anzugebenden Geldkonten (Kasse, Giro u.s.w.) normalerweise nicht als Aktenkonten in Betracht kommen, wird im 1. Rahmen meistens nur das Beteiligtenkonto gebucht. • Zur Kontrolle ist das betreffende Feld hellgelb hinterlegt. a-jur-Kanzleisoftware

22. Rechnungsnummern • Ursprung: vorgeschrieben durch UStG • Buchen = neue Schuldposition im Beteiligtenkonto mit Rechnungsnummer • enthält alle Informationen zum Adressaten und zur Akte • Die körperlichen Ausgangsrechnungen müssen fortlaufend sein, • Erfassung der Nummern in der Fibu wird nicht verlangt. Änderungen durch „Konto buchen“ sind daher zulässig. • Zählung ist nicht ganz eindeutig, denn • neue Zählung pro Jahr, • Zählung gesondert pro Unternehmen • Vorteil: automatisierte Verbuchung, deshalb: großzügig verwenden! a-jur-Kanzleisoftware

23. „Bilanzieren“: Buchen einer Rechnung ist bereits eine umsatzsteuerpflichtige Einnahme („Sollversteuerung“) Ausgleich der Rechung ist ertragsmäßig neutral (Aktivtausch) späterer Ausfall der Rechnung wäre Forderungsabschreibung EÜ-Rechner: Buchen einer Rechnung ist interner Vorgang Erst die Bezahlung der Rechnung ist Einnahme („Istversteuerung“) Folge für Anwälte und a-jur: Buchen der Rechnung erfolgt ins Beteiligtenkonto „Offene Posten“ sind kein Teil der Finanzbuchhaltung, sondern eine Auswertung der internen Beteiligtenkonten In der Finanzbuchhaltung erscheint keine Sollstellung. Rechnung buchen a-jur-Kanzleisoftware

24. Kontextinformationen

25. Rechnung stornieren?! • uneinbringliche Rechnungen als Sollstellung im Beteiligtenkonto stehen lassen. • Damit obsolete Salden nicht mehr in den Offenen Posten erscheinen, genügt es, die entsprechende Akte abzulegen. • Bei einvernehmlicher Änderung der Rechnung, insbesondere bei Gewerbetreibenden: über das Rechnungsfenster eine Gutschrift oder eine korrigierte Rechnung erstellen und buchen. • In anderen Fällen: Rechnungsbuchung ändern oder löschen über "Konto buchen". Wenn die Rechnung bereits versendet worden war, genügt es der Finanzverwaltung, wenn eine Kopie der Rechnung zugänglich bleibt. • Im Interesse der Transparenz: Gegenbuchung im betreffenden Beteiligtenkonto, also der zu stornierende Betrag mit negativem Vorzeichen.

26. Gesplittete Umsatzsteuer Wenn Nettobetrag und die Umsatzsteuer getrennt bezahlt (häufig in Versicherungssachen) werden: • Zweckbestimmung ist umsatzsteuerrechtlich unbeachtlich. Bei beiden Eingängen ist die geltende Umsatzsteuer anzugeben. • Der Nettobetrag ist also als Bruttobetrag zu buchen, als wäre Umsatzsteuer darin enthalten • Der Umsatzsteuerbetrag ist ebenfalls als Bruttobetrag zu buchen, als wäre darin auch ein Nettoanteil enthalten. • Wenn nur noch die Umsatzsteuer zu bezahlen ist, weil der Nettobetrag von dritter Seite bezahlt wurde: • Gesamtbruttobetrag mit Angabe der Umsatzsteuer buchen • Nettobetrag gegen ein Einnahmenkonto buchen und dadurch eliminieren

27. Auslagen • Begriff: Keine Vergütung, sondern das Durchreichen konkreter Zahlungen eins zu eins ohne Gewinn oder Verlust. • Wirtschaftlich liegt keine Vermögensminderung vor, solange ein werthaltiger Erstattungsanspruch besteht. • Steuerlich wird unterschieden (§ 4 II EStG): • Wenn im Namen und für Rechnung des Dritten gezahlt wird, liegt kein Aufwand, sondern ein auch umsatzsteuerlich neutraler durchlaufender Posten vor. Dies wird neuerdings eng ausgelegt. • Wenn im eigenen Namen abgerechnet wird, sind Verauslagung und Erstattung • ertragsteuerlich Aufwand bzw. Einnahme. • Umsatzsteuerlich relevante Leistungen. • Checkliste: • Wenn die Auslage Umsatzsteuer enthält, sollte sie vorsorglich gleich als Aufwand gebucht werden. Dies führt auch zu einem ordnungsgemäßen Vorsteuerausweis. • Wenn die Auslage keine Umsatzsteuer enthält: • Wenn Kostenschuldner der Auftraggeber ist: durchlaufend. • Wenn Rechtsanwalt selbst der Kostenschuldner ist: Aufwand. Achtung: in diesem Fall entsteht nicht vorsteuerabzugsberechtigten Auftraggebern durch die Umsatzsteuer ein Mehraufwand! Wenn möglich, Beleg berichtigen lassen.

28. Fremdgeld / Anderkonto a-jur-Kanzleisoftware • Eingang auf Anderkonto: Gegenkonto Fremdgeld! • Umbuchung ohne Kontobewegung • Fremdgeld negativ • Gebühren positiv • Ggf. Auslagen und Ausgaben • Umbuchung mit Kontobewegung • Unterschied Anderkonto / Fremdgeldkonto • Das Anderkonto ist ein normales Bestandskonto und weiß nichts von seiner Zweckbestimmung • Die entsprechende Überweisung von Anderkonto auf Kanzleikonto erfolgt gesondert und ist neutral.

29. Auswertungen • Cockpit / Access-Projekt • Ergebnis / Umsatzsteuer / Finanz • mit / ohne Einzelbuchungen • Aktenkonto / intern • Bilanz • Buchungssatz • Listen: • Offene Posten: Auswertung der Beteiligtenkonten • Aktenkonten: Auswertung der Finanzbuchhaltung • Für den Steuerberater • „Soll und Haben“ oder • Ergebnis ohne Einzelbuchungen a-jur-Kanzleisoftware

30. Rechnungstatbestände • Auswahl und Formulierung beliebig konfigurierbar • Formeln: Art und Weise der Berechnung und der Vorgaben • Format2: Formatierung von p2, z.B. km, St. • Sortierung • Veraltet • Kontoid a-jur-Kanzleisoftware

31. Rechnungsformeln • für jeden Rechnungstatbestand muß angeben werden, nach welcher Formel er zu berechnen ist • zusätzlich können Standardwerte angegeben werden a-jur-Kanzleisoftware

32. Rechnungstatbestände: KontoId • Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung, • gibt an, welches Konto der Finanzbuchhaltung vorgeschlagen wird, wenn die Zahlung erfolgt, • Nicht alle Konten kommen in Betracht, sondern nur wenn im Kontenrahmen durch „Akte kann“ oder „Akte muss“ freigegeben, • wichtigster Fall: Gebühreneinnahmen, • Außerdem: Auslagen, Fremdgeld, • zusätzlich alles andere, was im Fibu-Kontenrahmen vorgesehen ist und in einer Rechnung erscheinen kann, z.B. • Mieteinnahmen • Zinseinnahmen • Veröffentlichungshonorare • Verkauf von Anlagevermögen Es empfiehlt sich sowieso auch für solche Angelegenheiten die Anlage von Akten! a-jur-Kanzleisoftware

33. Jahresabschluss, Gewinnverteilung und Entnahmen • Sobald die Einnahmen und Ausgaben des Geschäftsjahres feststehen, wird der Saldo jedes einzelnen Einnahmen- und Ausgabenkontos auf ein Gewinn- und Verlustverrechnungskonto übertragen (umgebucht). • Für einen Einzelanwalt genügt das bereits. • Um den Gewinn auf mehrere Partner zu verteilen, ist der Saldo dieses Verrechnungskontos weiter umzubuchen: • Der auf dem GuV-Konto angesammelte Gewinn (oder Verlust) ist nach der geltenden Gewinnverteilung auf die einzelnen Verrechnungskonten der Partner umzubuchen. • Das GuV-Konto ist sodann wieder auf Null, und der Gewinn steht auf den Verrechnungskonten den jeweiligen Partnern zur Entnahme zur Verfügung. • Ausschüttungen an den Partner ebenso wie seine Privatausgaben gehen zu Lasten seines Verrechnungskontos • Unterschied Ausgabe und Entnahme: • Ausgabe betrifft das Ergebnis, • Entnahme betrifft nur das Abrechnungsverhältnis zwischen Partner und Unternehmen • Wenn keine Verrechnungskonten verwendet werden, ist auch kein Übertrag erforderlich. Die Salden der Ergebniskonten werden in den Auswertungen ohnehin nicht vorgetragen.

34. Unternehmen und Betriebe Einfachster Fall: 1 Datenbank, 1 Unternehmen, 1 Akten- und Adressbestand beliebig viele Sachbearbeiter Keine gesonderten Betriebe Unternehmen: intern unterschiedliche Einheiten: Steuerlich (Steuernummer, Rechnungsnummern) Wirtschaftlich (Gewinnermittlung) optional weitere Untergliederung: „Betriebe“ Einheitliches Auftreten nach außen, d.h. einheitlicher Akten- und Adressbestand einheitliche Aktenkonten: unterschiedliche Behandlung desselben Finanzvorgangs a-jur-Kanzleisoftware

35. Datenpools • Das Cockpit kann beliebig viele Datenbanken verwalten • Jede Datenbank enthält • eigenen Akten- und Adreßbestand nebst Aktenkonten • beliebig viele Unternehmen mit je eigener Finanzbuchhaltung • beliebig viele Akten mit je eigener Mandantenbuchhaltung • Hot Swap mit Einstellungen / Datenpools (local)/gap server/gap (local)/schulung a-jur-Kanzleisoftware

36. Mandantenbuchhaltung • Mandantenfähige Finanzbuchhaltung, z.B. • Vereinsverwaltung, • Nachlassverwaltung, • gesondert für jede Akte, • Teil des Access-Projekts, • von Kanzleibuchhaltung unabhängig, • Persönliche Konten für Aktenbeteiligte, • leistungsfähige Auswertungen: • Ergebnis, Umsatzsteuer, Finanz • eigene Access-Projekte z.B. für Spendenbescheinigungen a-jur-Kanzleisoftware

37. Noch etwas Zeit?Einige Tipps und Tricks a-jur-Kanzleisoftware • Tabellenmenüs • Eigener Unterschriftszug / Urlaubsvertretung, • Adressen einer Akte durchgehen, Suchfunktionen • Internetverknüpfungen in den Aktenordner ziehen • Honorartabellen, • Neuen Termin aus vorhandenem Termin kopieren • Cockpit aktualisieren, Telefonnummern im Cockpit, • Beteiligtenliste Filtern • Aktenvorblatt Access • Zinsrechner, Taschenrechner, • Zeiterfassung: pausenlos gearbeitet? • Präposition für Dateinamen • Zentral und doch nicht zentral: <Benutzer> • Spezielle Datenfelder für • Beteiligungen • Akten • Adressen