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Il Multi Project Management e la condivisione della Conoscenza Web Based

Il Multi Project Management e la condivisione della Conoscenza Web Based. Perché usare HiPlan. Il processo di sviluppo di un nuovo prodotto/commessa e la sua realizzazione in produzione è di per se un insieme di attività che coinvolgono molti enti aziendali.

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Il Multi Project Management e la condivisione della Conoscenza Web Based

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Presentation Transcript

  1. Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  2. Il Multi Project Management e la condivisione della Conoscenza Web Based Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  3. Perché usare HiPlan Il processo di sviluppo di un nuovo prodotto/commessa e la sua realizzazione in produzione è di per se un insieme di attività che coinvolgono molti enti aziendali. Il coordinamento tra le attività non è facile da gestire, perché, nella stragrande maggioranza dei casi, queste sono caratterizzate da relazioni di precedenza, che ne vincolano l’esecuzione in cascata Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  4. Hi Plan si caratterizza per: • Orientamento ai processi • Flessibilità ed adattabilità • Integrazione con strumenti di supporto al processo decisionale • Facilità d’uso e d’implementazione • Possibilità di distribuire applicazioni, dati e processi Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  5. Cosa è Hi Plan? È un sistema informativo (Multi-project Planning, Scheduling e reporting Web-based) ingegnerizzato da Logical System srl che conduce all’ottimizzazione dei processi di: • progettazione, • prototipazione, • prove e collaudi, • ingegnerizzazione, • preserie • produzione Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  6. Cosa fa Hi Plan L’algoritmo di schedulazione, a capacità finita, ottimizza i carichi di lavoro delle varie risorse, in modo da rispettare i vincoli di capacità produttiva e quelli di sequenza delle attività, perseguendo i seguenti obiettivi: • rispettare le date di consegna • saturare le risorse • bilanciare il carico sulle risorse alternative • rispettare le priorità assegnate ai vari progetti/commessa • minimizzare i tempi di attraversamento dei progetti/commessa Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  7. Alcuni risultati conseguiti con l’uso di Hi Plan Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  8. Dati necessari per il funzionamento di Hi Plan(1/3) • anagrafiche di: utenti, settori, direzioni, risorse, attività. • calendari dei turni di lavoro di azienda: feriali, sabato, domenica • calendari dei turni di lavoro di risorsa: feriali, sabato, domenica • calendario giornaliero di risorsa • calendario delle festività Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  9. Dati necessari per il funzionamento di Hi Plan(2/3) • Strutturazione delle relazioni cronologiche tra le attività, aggregazione di più attività in fasi di riepilogo • ciclo di lavorazione di ogni progetto/commessa: • Per singola attività: elenco delle risorse alternative e relativi tempi di lavorazione, indicazione della eventuale risorsa prioritaria nella scelta fra quelle alternative • Frazionabilità delle attività su più risorse (numero e tipologia del frazionamento) • Relazioni di: fine-inizio, trascinamento tra le attività • Tempi di ritardo tra attività in cascata Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  10. Dati necessari per il funzionamento di Hi Plan(3/3) • Avanzamento del progetto/commessa: • Per ogni attività che ha avuto un avanzamento del lavoro si dovrà immettere il numero di ore lavorate, se necessario si dovrà introdurre la variazione incrementale di tempo con cui rettificare il valore previsto. • Possibilità della gestione di skill per risorsa, attraverso la definizione di caratteristiche tecniche per le risorse e per le attività. Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  11. Struttura del progetto Il database relazionale Sql, alla base dell’applicativo, impone la codifica di una serie di tabelle anagrafiche con le quali creare, in modo semplice ed intuitivo, la struttura del progetto (WBS) Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  12. Dati di dettaglio per le attività Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  13. Il cruscotto di schedulazione Tutte le impostazioni necessarie per centrare gli obiettivi di consegna dei progetti selezionati e per saturare la capacità delle risorse; con possibilità di effettuare anche simulazioni a capacità infinita per i progetti più critici Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  14. Il confronto tra schedulazioni Le richieste del cliente possono essere soddisfatte? Le modifiche, gli imprevisti, l’avvio di nuovi progetti determineranno ritardi considerevoli? Le risposte a queste domande sono indispensabili per una efficiente ed efficace pianificazione Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  15. I carichi delle risorse Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  16. I vincoli di sequenza (Gantt) Possibilità di analizzare il piano focalizzando l’attenzione sugli obiettivi intermedi Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  17. Carichi di lavoro per settore schedulazione a capacità finita Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  18. Schedulazione Progetti Prospetto riepilogativo Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  19. Cruscotto performance Progetti Percezione dello stato di avanzamento dei lavori con un colpo d’occhio Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  20. Analisi Simulazioni I piani di progetto elaborati da Hi Plan possono essere messi a confronto per selezionare quello da ufficializzare Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  21. Le risorse e l’interazione con Hi Plan • “Velocità” di consultazione dei lavori assegnati • “Semplicità” di inserimento dei consuntivi • “Coinvolgimento” all’interno del team-work con obiettivi “visibili” • “Velocità e semplicità” nella segnalazione di potenziali ritardi Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  22. La TO DO LIST web – based Ogni risorsa in base al proprio profilo vede: date di inizio e fine attività, status di criticità, notifica presenza documentazione, note di lavoro ... Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  23. Interfaccia consuntivazione lavori Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  24. Interfaccia consuntivazione lavori mediante utilizzo di Checklist Con l’obbligo di svolgere un insieme di microattività subordinate all’attività principale Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  25. Richiesta incremento ore via e-mail Messaggio creato automaticamente dal sistema per la notifica del rischio di possibili sforamenti delle ore previste, e/o delle date di consegna pianificate; con invio al Responsabile Funzionale ed al Project Manager Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  26. Analisi dei consuntivi Classificazione ABC INCROCIATA (stampabile in pdf ed esportabile in excel); con evidenziazione (sfondo rosso) del peso del tempo impiegato in attività non pianificabili/imprevisti rispetto al tempo dedicato ai progetti schedulati. Possibilità di aggregare i dati per settori, direzioni, clienti, centri di costo ecc.. Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  27. Analisi uso Risorse in attività N.P. Classificazione ABC INCROCIATA (esportabile in excel): consente l’analisi di dettaglio disaggregata degli imprevisti, che vengono esplosi per singola attività non pianificabile Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  28. Analisi incidenza mensile attività N.P. Interrogazione che consente di rilevare statisticamente i tempi effettivi di disponibilità delle risorse, con la possibilità di effettuare pianificazioni successive sempre più aderenti alla realtà Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  29. Confronto temporale tra pianificato e consuntivato Confronto quantitativo tra pianificato e consuntivato Confronto quantitativo coerente con la Base Line impostata Incrementi previsionali autorizzati dal PM Incrementi previsionali autorizzati dal PM Piano Progetto Dinamico Consente l’analisi interattiva sul singolo progetto su metriche temporali e quantitative; le ripianificazioni ed i consuntivi vengono comparati con la Base Line desiderata Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  30. Interrogazione stato progetto da parte dei Clienti E’ possibile aprire una finestra sui progetti all’esterno della rete aziendale, in modo che i clienti possano utilizzarla, nei limiti di visualizzazione concessi all’atto della configurazione, per monitorare lo stato d’avanzamento dei lavori in base alle loro esigenze Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  31. Costi Generali (1/2) Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  32. Costi Generali (2/2) Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  33. HiPlan – Modulo Costi Monitorizza scostamenti tra i costi di progetto (costi di risorsa + costi attività + costi generali) stimati a preventivo ed i costi rilevati a consuntivo Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  34. Gestione della Conoscenza “Documentazione” Hi Plan può essere utilizzato come archivio in cui è possibile trasferire tutta la documentazione prodotta, ricercarla in maniera semplice e consultarla ogni volta che si desidera. È possibile consentire la visibilità dei documenti solamente agli utenti desiderati Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  35. Immissione Documenti Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  36. RicercaDocumentazione Motore di ricerca multi filtro per estrarre le “informazioni” contenute nella documentazione allegata ai singoli progetti Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  37. Agenda Generale Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  38. Proattività(push technology su evento) configurazione del servizio effettuata specificando la frequenza di invio, l’ora di partenza ed i destinatari Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  39. Proattività Alert in funzione della soglia di costo preimpostata Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  40. Proattività(push technology su evento) Configurazione del servizio effettuata specificando la frequenza di invio (Real Time, Giornalmente (ora), Settimanalmente (giorno e ora)) e il vettore (pop-up, email, sms) Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  41. Hi Plan e Logical System forniscono: • Una soluzione di Project Management snella, di rapida ed efficace implementazione; • Un supporto al miglioramento continuo che fa leva sulla condivisione della conoscenza generata giorno dopo giorno; • Una soluzione orientata ai contenuti, mirata alle esigenze del cliente Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  42. R&D Progettazione Prototipazione Industrializzazione Produzione Una soluzione di Project Management snella, di rapida ed efficace implementazione Hi Plan è la soluzione per il Multi Project Management che supporta le organizzazioni dall’ideazione alla realizzazione dei progetti, lungo le funzioni di Ricerca e Sviluppo, progettazione, prototipazione, industrializzazione e produzione. Ideazione HI PLAN Realizzazione Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  43. Una soluzione di Project Management snella, di rapida ed efficace implementazione Tutto ciò che è assimilabile ad un progetto / commessa può essere rielaborato in HiPlan per • creare “modelli previsionali”, • monitorare lo “stato di avanzamento” dei lavori • valutare l’opportunità di intervenire con “azioni correttive” Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  44. Una soluzione di Project Management snella, di rapida ed efficace implementazione Il valore strategico della gestione e condivisione della conoscenza viene enfatizzato attraverso la classificazione delle informazioni, strutturate e non, generate durante la vita di un progetto L’utilizzo della tecnologia web permette di ricercare ed analizzare le informazioni, valorizzare il bagaglio professionale delle risorse, ovunque sia necessario. Hi Plan è quindi uno strumento per il supporto delle decisioni, rafforza la sinergia tra i membri del team di progetto. Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  45. Alcuni Plus dell’Appllicativo HiPlan • Creazione di “modelli previsionali” che puntano al miglioramento continuo e alla minimizzazione del dispendioso processo di pianificazione • La gestione delle risorse a capacità finita ed il monitoraggio delle attività non pianificabili garantiscono pianificazioni più attendibili; inoltre lo schedulatore di HiPlan è tanto più efficace quanto più è elevato il numero di attività, progetti e risorse coinvolte • Un semplice strumento di analisi consente il confronto tra simulazioni con logica “what if”, in modo da ufficializzare il piano che meglio risponde alle proprie aspettative, in termini di data di consegna, priorità, bilancio del carico di lavoro Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  46. Alcuni Plus dell’Appllicativo HiPlan • Possibilità di definire una pluralità di skills di risorsa ed attività (e relativi livelli di competenza), in modo che vengano automaticamente proposte le risorse idonee all’espletamento della singola attività • possibilità di dichiarare il lavoro effettivamente svolto attraverso maschere di consuntivazione semplici da usare. Tre click di mouse e pochi secondi per alimentare un sistema capace di restituire informazioni riclassificate di supporto alle decisioni • Possibilità di gestire e registrare tutti gli imprevisti (di progetto e non), in modo da poter valutare la loro incidenza sulla disponibilità effettiva della risorsa, a fronte del calendario ufficiale Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  47. Alcuni Plus dell’Appllicativo HiPlan • Durante le fasi di stesura delle WBS (Work Breakdown Structure) e di consuntivazione del lavoro svolto, si può alimentare un repository per la documentazione, in modo da gestire tutte le informazioni digitali che di volta in volta vengono create, classificate e condivise, per distribuire la conoscenza generata all’interno dell’organizzazione • Un sofisticato motore di ricerca consente di rintracciare tutte le informazioni immesse (sia dati strutturati che destrutturati), comprese le email • Possibilità di avere reportistica con dati aggregati secondo criteri di analisi ABC di tipo incrociato (risorse/attività, risorse/progetti, risorse/imprevisti, …), per immediata valutazione elle aree critiche su cui intervenire Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  48. Un supporto al miglioramento aziendale che fa leva sulla condivisione della conoscenza Il mix di elementi per mantenere le promesse Pianificazione L’algoritmo di ottimizzazione, elemento cardine del processo di pianificazione, consente di subordinare l’allocazione delle attività di progetto all’effettiva disponibilità delle risorse in gioco. Questo spiccato orientamento alla gestione delle risorse a capacità finita ed il monitoraggio delle attività non pianificabili, generano una maggiore saturabilità delle risorse ed una pinificazione più attendibile Avanzamento lavori Un’interfaccia snella e facile da usare, per l’immissione degli stati di avanzamento delle attività, basata sull’uso del solo browser web, permettono una puntuale tracciabilità dei consuntivi ed una immediata valutazione degli scostamenti dalla baseline di progetto Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  49. Un supporto al miglioramento aziendale che fa leva sulla condivisione della conoscenza Il mix di elementi per mantenere le promesse Miglioramento Continuo Insieme di strumenti e metodologie per valorizzare ed usare tutte le competenze presenti in azienda. Creazione di un ambiente per il lavoro in team e per la condivisione della conoscenza; incentivazione alla formalizzazione delle conoscenza, che altrimenti resterebbe di esclusivo dominio del singolo a discapito dell’organizzazione Gestione dei Costi Il costante controllo del livello raggiunto dai costi a consuntivo messo a confronto con le previsioni di spesa, forniscono elementi di valutazione delle performance economiche dei progetti Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

  50. Un supporto al miglioramento aziendale che fa leva sulla condivisione della conoscenza Visibilità Clienti Una finestra sempre aperta, per il cliente che vuole conoscere in tempo reale, lo stato di avanzamento dei lavori commmisionati Proattività Evindenziazione dei parametri potenzialmente fuori controllo, in modo che il Project Manager possa ricevere sistematicamente le segnalazioni di eventuali criticità, per attivare immediatamente le necessarie azioni correttive Tecnologia Quando si parla di Multi Project Management e Gestione della Conoscenza non si può prescindere da una piattaforma tecnologica all’avanguardia, che agevola il lavoro in team e permette la condivisione delle informazioni che consentono di monitorare lo stato di avanzamento dei lavori Logical System s.r.l. - Jesi (AN) +39 0731 616021

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