Relatório de Despesas

1. Relatório de Despesas

2. Relatório de Despesas WS Consultoria • Definição • Aplicativo utilizado para permitir a solicitação e a aprovação eletrônica dos documentos de Reembolso de Despesas (Moeda nacional, moeda estrangeira e Cartão de Crédito),Adiantamentos(Genérico e de Fundo Fixo) e Acerto de Adiantamento (prestação de contas). • Características • Trabalha com regras de negócio cadastradas no sistema para cada transação, considerando a estrutura hierárquica de cada usuário e o poder de aprovação de cada aprovador. • Conceito de ausência temporária para aprovadores. • Efetua os créditos diretamente ao banco através de EDI. • Efetua quitação das faturas de Cartão de Crédito junto a operadora na data de vencimento estabelecida para o determinado número de cartão.

3. Relatório de Despesas WS Consultoria • Definição • Utilização da tabela interna de feriados (bancário) para definição de dia útil na integração com os bancos • Cadastro interno de taxas para conversão de moeda estrangeira. • Integração direta com sistema de ERP (BPCS/SAP) para geração do contábil referente as transações disponíveis neste sistema.

4. RED Relatório Eletrônico de Despesas Cartão WS Consultoria Colaborador Sistema RED Aprovador Fiscal Câmbio Bancos ERP RED (Notes) - Adiantamentos - Acertos - Reembolso Emite Eletrônicamente o Relatório R E D Aprova Eletrônicamente o Relatório Encaminha Doc’s Fiscais • - Verifica Doc’s Fiscais. • Verifica Depósitos • Registra Baixa Eletrônicamente no Sistema • - Compra/Vende Dolar. • Registra entrega ou devolução de dolar Eletrônicamente no Sistema. • Efetua a Entrega da Moeda • Recebe Devolução de Dolar

5. Relatório de Despesas WS Consultoria • Implantando a solução • Customizações Necessárias • Adaptação do módulo contábil a estrutura do Plano de Contas e Cadastro de Centros de Custo do ERP a ser utilizado. • Atividades de Implantação • Definição do Lay-out a ser utilizado para EDI com Bancos. (O sistema já possui módulos prontos para EDI com Itaú, Unibanco e HSBC.) • Definição das Regras de Negócio junto ao Módulo de Alçadas de Aprovação. • Setup do aplicativo.

6. Relatório de Despesas WS Consultoria • Componentes do Produto • Software  Template das bases de dados que envolvem este processo (Relatório de Despesas, Controle Orçamentário, Plano de Contas, Budget holder e Alçadas de Aprovações) • Manual de Utilização do Sistema • Manual de Administração • Manual de Configuração

7. Relatório de Despesas WS Consultoria • Benefícios • Redução significante das atividades administrativas deste processo (Operacionais); • Eliminação das atividades operacionais executadas no sistema de ERP; • Agilidade e segurança do processo de aprovação dos relatórios • Redução de até 85% do tempo para pagamentos; • Redução dos valores de adiantamento com a utilização do pagamento eletrônico dos gastos com Cartão de Crédito. • Possibilita um rápido acompanhamento dos pagamentos em processo e históricos por parte dos usuários.

8. Relatório de Despesas WS Consultoria Sites que utilizam esta solução Johnson & Johnson Ind. e Comércio Johnson & Johnson Produtos Profissionais Janssen-Cilag Farmacêutica Abbott Laboratórios do Brasil Bristol-Myers Squibb Brasil S/A. Eli Lilly Laboratório Stiefel Novartis Biociências ABCP

9. RED – Estudo de Caso WS Consultoria Representante Cartão Banco Tesouraria - Efetua saque - Aut. Transferência de Valor - Fundo Fixo - Movimenta Contas - Colhe Aprov x regras - Emite Extrato Mensal Valor para Depósito Aprovador (s) - Envia Comprovantes Contabilidade - Aprova ou Recusa - Contab. Adiant. - Contab Desp. - Faz Conciliação Contabilidade Rep’s e Adm’s Contas a Pagar Envia Solic Reemb e Comprovantes - Acerto de Adiant. - Reembolso - Confere Doc’s - Contabiliza Desp’s Envia Solic Reem - Gera Obrigação Rep’s e Adm’s Envia PPD - Adiant. Genérico Envia PPD ou Relat Desp. Tesouraria Rep’s e Adm’s Envia Bordero - Colhe Assinaturas - Adiant./Acerto Dolar Envia PPD ou Relat Desp. Envia Bordero Tesouraria Banco -Compra/Venda Dolar - Efetua Pagamento

10. Colaborador Representante Cartão Banco Tesouraria Cartão - Aut. Transferência de Valor - Efetua saque - Colhe Aprov x regras - Fundo Fixo - Movimenta Contas Aprovador (s) - Aprova ou Recusa - Emite Extrato Mensal Valor para Depósito Contabilidade - Envia Comprovantes - Contab. Adiant. - Contab Desp. - Faz Conciliação Aprovador(s) Colaborador Colaborador Rep’s e Adm’s Contabilidade Contas a Pagar Envia Solic Reemb e Comprovantes - Acerto de Adiant. - Reembolso Envia Solic Reem - Confere Doc’s - Contabiliza Desp’s - Gera Obrigação Colaborador Rep’s e Adm’s Envia PPD - Adiant. Genérico Doc’s Fiscais Comprovantes de Depósitos Colaborador Envia PPD ou Relat Desp. Tesouraria Rep’s e Adm’s - Colhe Assinaturas Envia Bordero Envia PPD ou Relat Desp. - Adiant./Acerto Dolar Envia Bordero Tesouraria ERP Banco -Compra/Venda Dolar PAG Tesouraria - Efetua Pagamento - Verifica Doc’s Fiscais. - Verifica Depósitos - Compra Dolar - Vende Dolar Devolve Dolar Solicita Eletronicamente RED (Notes) - Adiantamentos - Acertos - Reembolso Contabiliza Automaticamente Registra Baixa Entrega Dolar Notifica Necessidade de Compra Banco WS Consultoria PAG RED – Estudo de Caso

11. Resultados RED WS Consultoria Atividades Administrativas anteriores : Atividades mantidas : Atividades Novas : - Manter saldo no banco para saque (Tesouraria) - Conciliação Saques x Despesas (Contabilidade) - Contabilização de Adiantamento e Despesas (Contabilidade) - Gerar obrigações no BCP (Contabilidade) - Assinatura de procuradores em bordero (Tesouraria) - Envio de bordero ao banco (Tesouraria) - Identificação de aprovadores com base nas regras (Solicitante) - Providencia Assinatura (s) (Solicitante) - Conferência de Documentos Fiscais - Compra e Venda de Dolar - Conferência de Documentos Fiscais - Compra e Venda de Dolar - Não Identificadas