SESIUNE DE INSTRUIRE PROGRAMUL OPERA Ţ IONAL COMUN

1. SESIUNE DE INSTRUIRE PROGRAMUL OPERAŢIONAL COMUN ROMÂNIA–UCRAINA– REPUBLICA MOLDOVA 2007-2013

2. IMPLEMENTARE TEHNICĂ

3. IMPLEMENTARE TEHNICĂ • Scop. Reguli de bază • Resurse • Activităţi • Indicatori • Furnizarea de informaţii în timpul implementării proiectului

4. SCOP. REGULI DE BAZĂ PENTRU O IMPLEMENTARE DE SUCCES (1) De ce? Pentru a atinge obiectivele proiectului prin obţinerea rezultatelor prevăzute, în timp ce se realizează un set de activităţi într-o periodă limitată de timp. Cum? Folosind resurse umane, materiale şi financiare puse la dispoziţia proiectului, aşa cum este indicat în contractul de grant.

5. SCOP. REGULI DE BAZĂ PENTRU O IMPLEMENTARE DE SUCCES (2) • sa se mobilizeze TOATE resursele umane, financiare şi materiale cerute pentru implementarea completă a Acţiunii(anexa I Descrierea acţiunii), • să se demonstre toată grija, eficienţa, transparenţaşi diligenţa necesare, să se urmeze cele mai bune practici, • să se selecteze grupul ţintă prevăzut de contractul de grant şi să fie implicat în activităţile proiectului (anexa I Descrierea acţiunii), • să se urmărească calendarul şi metodologia prevăzute în contract în timp ce se desfăşoară activităţile proiectului conform contractului (anexa I Descrierea acţiunii), • să se identifice din timp şi să se gestioneze eficient riscurile ce pot apare în timpul implementării proiectului.

6. RESURSELE PROIECTULUI – Resurse umane (1) - Să se selecteze membrii echipei de proiect în conformitate cu calificările şi aptitudinile descrise în aplicaţie(fişa postului); • Să se emită decizia(ile) reprezentantului legal de nominalizare a membrilor echipei, să se stabileasca în mod explicit funcţia în cadrul echipei, norma de muncă în cadrul proiectului şi salariul; • Să se furnizeze fiecărui membru al echipei de implementare o fişă a postului; Să se asigure faptul ca fişele de post pentru echipa de proiect acoperă toate responsabilităţile care decurg din contract. • Să se emită şi să se înregistreze contractele de muncă / actele adiţionale la contractele de muncă; • Să se asigure faptul că toţi membrii echipei cunosc prevederile cotractului de grant

7. RESURSELE PROIECTULUI – Resurse umane (2) ASPECTE IMPORTANTE: !!! Fiecare membru al echipei trebuie să aibă responsabilităţi clare. !!! Această regulă este aplicabilă atât Liderului de Proiect cât şi partenerilor. !!! Asiguraţi faptul că toate responsabilităţile ce decurg din contractul de grant sunt acoperite (ex.:raportarea, inclusiv raportarea financiară, comunicarea cu partenerii, contabilitatea, achiziţiile, etc.)

8. RESURSELE PROIECTULUI - Resurse financiare • După primirea finanţării, sumele corespunzătoare vor fi transferatecătre partenerii de proiect fără întârziere( dovada transferului va fi înaintată către ACM în 45 de zile calendaristice de la data transferului). • Contribuţiile proprii trebuie depuse în conturile proiectului în timpul perioadei de implementare. ASPECTE IMPORTANTE: !!! Folosiţi doar conturile speciale deschise pentru Proiect. !!! Asiguraţi existenţa pistei de audit (toţi partenerii trebuie să păstreze documentele doveditoare) !!! Urmaţi prevederile contractului şi nu efectuaţi schimbări neautorizate în contract !!! Ţineţi evidenţa în mod constant a progresului financiar al proiectului.

9. RESURSELE PROIECTULUI - Resurse materiale • Furnizarea de birou, echipament, suport logistic, vehicule, etc. pentru proiect aşa cum se specifică în Anexa I Descrierea Acţiunii. • Bunurile / Serviciile care urmează să fie achiziţionate trebuie să fie disponibile când este nevoie pentru activităţile proiectului. În caz contrar, costurile suportate pot fi considerate neeligibile deoarece nu sunt justificate.

10. Activităţile proiectului(1) Orice activitate trebuie să fie planificată, pregătită în prealabil, efectuată şi evaluată. Planificare: • Data de începere şi terminare trebuie în mod constant actualizată (cel puţin, la fiecare 4 luni, când se raportează progresul). • Asiguraţi-vă că urmaţi planurile actualizate înaintate către STC, nu alte planuri vechi. Pregătire: • Consultaţi-vă cu partenerii înainte de realizarea oricărei activităţi pentru a vă asigura că se respectă contractul. • Implicaţi-vă în faza de pregătire, aceasta ajută şi întăreşte parteneriatul.

11. Activităţile proiectului (2) Orice activitate trebuie să fie planificată, pregătită în prealabil, efectuată şi evaluată. Realizare: • Puteţi participa la o anumită activitate şi să recomandaţi ajustări în cazul în care veţi găsi că deviază de la contractul de grant • Se recomandă, în principal când activitatea este complexă (cu număr mare de participanţi, costisitoaresau conduce la rezultate majore ale proiectului). Evaluare: • Dacă o activitate este finalizată, cereţi şi colectaţi informaţii despreindicatorii realizaţi (manager de proiect). • Comparaţi valorile indicatorilor realizaţi cu valorile ţintă, cereţi motivele în cazul în care apar deviaţii

12. Activităţile proiectului (3) Mijloace la dispoziţia dumneavoastră:  Planul de Acţiune • Principalul instrument pentru a urmări progresul activităţilor; • Trebuie revizuit periodic, cel putin la fiecare 4 luni.  Matricea Cadru Logic • Este o privire de ansamblu însemnată a activităţilor proiectului şi indicatorilor; • Trebuie revizuită periodic, cel putin la fiecare 4 luni.

13. ctivităţile proiectului (4) ASPECTE IMPORTANTE: !!! Acordaţi întotdeauna atenţie la caracterul transfrontalier al Acţiunii dumneavoastră. El este cel care justifică finanţarea nerambursabilă. !!! Nu ignoraţi contribuţia pe care toţi partenerii din proiect ar trebui sa o aducă proiectului. !!! Nu modificaţi grupul ţintă. Acesta e motiv de tăiere a cheltuielilor. !!! Fiţi atenţi la GA 1 Mangement de proiect şi coordonare, activităţi de comunicare. Sunteţi singurul responsabil pentru acesta.

14. Activităţile proiectului (5) – Exemplu : Organizarea unui seminar

15. Activităţile proiectului (6) Orice modificare adusă contractului de grant = DEVIAŢIE. Sunteţi întotdeauna solicitat să justificaţi în mod corespunzător orice deviaţie de la contractul de grant. Vi se solicită să dovediţi că acţionaţi cu grija şi diligenţa necesare şi deviaţia care a apărut nu este din vina sau neglijenţa dumneavoastră Orice schimbări necesare contractului trebuie notificate / aprobate de managementul programului. RISCURI POTENŢIALE (dacă apar deviaţii) • tăierea cheltuielilor • nerealizarea rezultatelor/obiectivelor proiectului • suspendarea plăţilor • încetarea contractului

16. Indicatorii proiectului REALIZĂRI – consecinţe imediate şi concrete care contribuie la rezultatele proiectului REZULTATE– beneficii directe asupra grupului ţintă / beneficiarilor finali. Verificaţi nu numai cantitatea, dar de asemenea şi calitatea indicatorilor proiectului. Surse de indicatori aflate la dispoziţia dvs.: • Descrierea Actiunii (sectiunea 1.7) • Matricea Cadru Logic • Raportul vizitei de pre-contractare

17. Furnizarea de informaţii pe parcursul implementării proiectului (1) Partener 1 Management program (STC/ACM/CCM) Lider de Proiect Partener 2 Partener 3

18. Furnizarea de informaţii pe parcursul implementării proiectului (2) Informatiile pot fi cerute în orice moment de managementul programului(General Conditions art. 2.2). Informaţiile trebuie să fie reale, sigure, verificabilela cerere pentru oricine este autorizat să le verifice Modalităţi de a furniza informaţii • Rapoarte de Progres • Rapoarte Intermediare / Final cu cerere de plată • Planuri de progres • Verificări on-site (regulat, ad-hoc)