Download
1 / 106
1.06k likes | 1.57k Views
SEKRETERLIKTE PROTOKOL.
E N D
1. T.C. IÇISLERI BAKANLIGI Egitim Dairesi Baskanligi
24. DÖNEM
YÖNETICI SEKRETERLIGI
HIZMET IÇI EGITIM SEMINERI
2. SEKRETERLIKTE PROTOKOL Ögr. Gör. Demet Çakiroglu
Hacettepe Üniversitesi
Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu
Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programi
3. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 3 A. GIRIS
B. ZIYARET VE KABUL
KARSILAMA VE UGURLAMA
TOKALASMA
MAKAMDA DAVRANIS KURALLARI
C. AGIRLAMA VE GÖRÜSMELER
HITAPLAR
ÜSTLERLE PROTOKÜLER ILISKILER
TOPLANTILAR
RESMI AÇILIS VE TÖRENLERDE KONUSMALAR
TELEFONLA GÖRÜSMELER
RESMI DAVETLER
GÖREVE BASLAMA VE GÖREVDEN AYRILMALARDA YAPILAN GÖRÜSMELER
RESMI YAZISMALAR
4. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 4 D. RANDEVULAR
E. DAVETIYELER
F. TEBRIK YAZILARI
G. TASIT PROTOKOLÜ
H. ÇIÇEK ISLERI
I. KILIK VE KIYAFET
5. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 5 . PROTOKOL, YÖNETICININ VITRINIDIR
. ÖNCE DAVRANAN EN NAZIK OLANDIR
(Fransiz Atasözü)
. NEZAKET, EN IYI POLITIKADIR
(Ingiliz Atasözü)
6. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 6 Her ülkede toplumsal yasam, davranissal olarak, gelenekler, örf ve âdetler denilen sosyal normlar ile; kurumsal ve kamusal yasam da, "protokol kurallari" denilen resmi nezaket ve görgü kurallari ile sekillenir. Kurumlarda çalisanlarin ve özellikle yöneticilerin protokol kurallarina uymalari, yönetimde "temsil" niteliklerinin dogal ve yasal geregidir.
7. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 7 Yönetsel Yasamda Basari;
. Yönetici ve çalisanlarin protokol bilgisi ve temsil niteligine,
. Bilgi ve becerine,
. Kisiliklerine
bagli bulunmaktadir.
8. T.C. IÇISLERI BAKANLIGI Egitim Dairesi Baskanligi
ZIYARET VE KABUL
9. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 9 1. KARSILAMA VE UGURLAMA Karsilamada üstler basta, ugurlamada sondadir.
Üst düzey yöneticiler, devlet adamlari, ünlü bilim adamlari, ünlü sanatçilar ve yazarlar ve esleri otomobilden indikleri yerde karsilanir ve kabul yerine (salona veya makam odasina) kadar refakat edilirler.
Protokolde karsilama ve ugurlamalar çok önemlidir. Kisiye verilen önem ve degeri gösterir.
10. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 10 Ilke olarak, resmi makamlarda üst konuklar ve seref konuklari dis kapida, akran (es düzey) konuklar iç kapida (makam kapisinda) karsilanmali ve ugurlanmalidir.
Karsilamada, makam sahibi olan, gelen konuga ilk önce "hos geldiniz" ya da "Seref verdiniz Beyefendi" ya da "Sayin Bakanim" veya benzeri hitaplarda bulunulur.
11. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 11 Ugurlamada ise, en son makam sahibi, konuga “Saygilar Beyefendi" der.
Konuk ayrilirken ise, en son makam sahibine "allahaismarladik / tesekkür ederim" der ve tokalasir.
Refakatta, makam sahibi önden gider ve buyur eder. Ancak, önde refakatçi varsa veya bilinmeyen bir yere gidiliyor / giriliyorsa makam sahibi konugun soluna geçerek refakat eder.
12. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 12 Üstler, ast konuklarini ise makam koltugundan ayaga kalkarak, "hosgeldiniz" deyip tokalasarak ve oturacaklari yerleri göstererek ve "buyurun" diyerek karsilarlar.
Ugurlarken de yine ayni sekilde, ayaga kalkip "tesekkür ederim, iyi günler" diyerek, tokalasarak ugurlarlar.
Ancak, ast veya akran da olsalar, ilke olarak, önem ve deger verilen önemli kisiler daima dis kapida (bina kapisinda) karsilanmali ve ugurlanmalidirlar.
13. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 13 Davetlerde (resmi yemek ve kokteyllerde) makam sahibi ve esi, 1. Yardimcisi ve esi davetlileri salon girisinde karsilarlar. Ugurlamada ise, 1. Yardimci ve esi salon çikis kapisinda bulunur. Ev sahibi salonda konuklarla ilgilenir ve vedalasir.
Ancak, seref konugunu ve üst konuklari makam sahibi daima refakat ederek dis kapidan (otomobilden) ugurlar. Evsahibesi ise konut veya etkinligin yapildigi yerin kapisindan ugurlar.
14. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 14 2. TOKALASMA
Tokalasma, sevgi ve samimiyet belirtisi olarak en yaygin selamlasma biçimidir. Ancak, protokolde ve görgü kurallarinda önce el uzatma hakki; yas, kidem ve unvan olarak önde gelenin hakkidir.
Ayrica yöneticilerin ve ev sahiplerinin de önce el uzatma haklari vardir.
15. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 15 Bayanlarla tokalasmada, yalnizca esit düzeyde iliskilerde ve yabanci bir bayanla tanisma sirasinda önce el uzatma hakki bayanlara aittir.
Amir (üst) olan kisi bir bayana önce el uzatinca, bayan üst ile tokalasmak durumundadir.
16. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 16
Erkekler tokalasirken, varsa eldivenlerini çikartirlar; bayanlar ise çikartmayabilirler. Ancak diger bayanlarla tokalasirken çikartmalari nezakettir.
Tokalasirken, eli ölü balik gibi hissiz bir sekilde sikmak veya güç gösterisi yapar gibi sert bir sekilde sikmak dogru degildir.
17. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 17 Tokalasirken, eli hissettirmek ve kisinin göz bölgesine bakmak uygundur. Biriyle tokalasirken baskasina bakmak veya baskasiyla konusmak / selamlasmak dogru degildir.
Ayrica, eli iki el arasina almak ve uzun süre tutmak da uygun degildir.
18. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 18 Birden çok kisinin oldugu yerde tokalasmaya daima en üstten (büyükten) baslanir.
Tokalasma esnasinda oturan bayanlar ayaga kalkmayabilirler.
19. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 19 3. MAKAMDA DAVRANIS KURALLARI
Makam sahibi olarak yönetici, kendi makam odasina gelen üstlerine, akranlarina ve kabul ettigi konuklarina saygili olmak, protokol ve nezaket kurallarina uygun davranmak zorundadir.
Çünkü, kabul edilen konuk daima önde gelir.
20. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 20 Bir yöneticinin, makamina kendi üstleri veya yas, kidem, protokol vb. yönden kendisinden önde olan akranlari veya önemli zevat ya da önem verdigi kisiler geldigi zaman kendisi makam koltugunda oturmamali, misafir koltugunda oturmalidir.
Aksi takdirde bu kisileri kendi asti durumuna koymus ve saygisizlik etmis olur. Ancak bu kisileri kendi makam koltuguna "buyur" etmesi ve oturtmasi da dogru degildir. Makam daima sahibine aittir.
21. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 21 Bu gibi durumlarda, ast yöneticilerden, kuruluslarin tepe yöneticileri geldigi zaman, bu davranisi göstermeleri beklenmektedir.
Ancak, dogru olan, karsilikli olarak üstle birlikte makam odasindaki "konuk kösesi"nde oturmaktir.
22. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 22 Bu amaçla, es ve üst konuklari kabul etmek için, makam odasinin en uygun bir kösesinde, yuvarlak sehpali bir "konuk kösesi" düzenlemek ve konuklari bu kösede kabul etmek ve agirlamak en uygun olanidir.
Böyle bir konuk kösesi olmadigi takdirde, makam masasinin önündeki koltuklarda üstle birlikte karsilikli oturmak tercih edilmelidir.
23. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 23 Unutmamak gerekir ki üstlerin, astlarini makamlarinda ziyaret etmeleri, personel ve vatandaslar açisindan büyük bir güç ve prestij unsurudur.
Çünkü, üstün ziyareti daima astina güç ve seref verir. Bu da ast için bir imkan ve firsattir.
Onun için bu imkan ve firsat daima iyi kullanilmali, karsilama, agirlama ve ugurlamada bir kusur edilmemelidir. Aksi halde, üstün bu ziyareti olumsuz sonuç dogurabilir.
24. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 24 Astlari, ast konuklari ve vatandaslari, makam koltugundan ayaga kalkarak, "hosgeldiniz" deyip, ellerini sikarak ve oturmalari için "buyur" ederek (yer göstererek) ve makam koltugunda oturarak kabul etmek ve görüsmek uygundur.
25. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 25 Bu arada içecek ikraminda bulunmak veya çikolata vb. sunmak da nazik bir davranistir.
Ilke olarak astlar / ast konuklar ve vatandaslar önce oturtulmali, sonra kendileriyle konusulmalidir. Ayakta tutulmamalidir.
26. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 26 Astlara emir ve direktifler daima makamda verilmeli; astlarin makamina / odasina / çalisma yerine denetim veya ziyaret için gidildiginde kesinlikle kendilerine ve islerine müdahale edilmemeli ve emir verilmemelidir.
Astlarin birimlerinde daima dinleyici ve gözleyici kalinmali, tesekkür edilmeli, ancak sorunlar varsa, bizzat makama çagirilarak görüsülmeli ve gerekli emir ve direktifler makamda verilmelidir.
27. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 27 Makam sahibi üst yönetici olsa da, daima ev sahibidir ve kabul ettigi her konuga saygili davranmali ve ikramda bulunma nezaketi göstermelidir.
Çünkü, Türk geleneginde konuga ilgi ve saygi bir nezaket kuralidir.
28. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 28 Konuklara ikramda bulunurken (görevli servis yaparken) önce konuga (birden fazla konuk varsa en üstten ya da bayan konuktan baslayarak, servis yapmali, en son makam sahibine sunmalidir.
Servis soldan yapilmali, sagdan alinmalidir. Konuk üst ise, kendisine ikramda bulunmak için "ne içmeyi arzu edersiniz, ne emredersiniz?" diye sorulmasi uygun olacaktir.
29. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 29 Makamda, üstlerle görüsme veya toplanti yaparken içeriye ast veya konuk kabul edilmemeli; acil ve zorunlu olmadikça telefonla konusulmamali ve evrak imzalamamalidir.
Zorunluluk durumunda üstten "izin" almak ve "özür dilemek" gereklidir.
30. T.C. IÇISLERI BAKANLIGI Egitim Dairesi Baskanligi
AGIRLAMA VE GÖRÜSMELER
31. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 31 1.HITAPLAR Resmi takdimlerde ve hitaplarda, devlet adamlarina, diplomatlara, askeri ve mülki erkana ve üst yöneticilere daima resmi unvan veya rütbeleriyle hitap edilir (Sayin Vali, Sayin Genel Müdür, Sayin General).
Özel hitaplarda ise, büyüklere, üstlere ve yeni tanisilan es düzeydeki kisilere "beyefendi / hanimefendi" diye hitap edilir.
32. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 32 Takdimlerde, resmi unvan soyadindan sonra belirtilir (Osman Günes, Vali, Içisleri Bakanligi Müstesari).
Ancak, subaylarin, polislerin rütbeleri ve doktorlarin kariyer unvanlari isimden önce söylenir (Dr. Mustafa Gürsoy).
Kisi kendini takdim ederken / tanitirken de önce adini soyadini, sonra unvanini söyler.
. Celal Reha Alpar, Prof. Dr.
. Asli Aynaoglu, Kaymakam
33. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 33 Çalisma yasamindaki resmi iliskilerde amirlere ve üstlere saygi, genel kuraldir. Onun için üstlere daima saygili hitap edilmeli, tasidigi unvanina göre “ Sayin Valim”, “Sayin Müstesarim”, “Sayin Baskanim", “Sayin Genel Müdürüm" denilmeli veya duruma uygun olarak yalnizca "beyefendi" diye hitap edilmelidir.
Ayrica, yas, kidem, mevki, statü bakimindan üst olanlarla, es düzeydeki resmi ve sivil kisilere de "beyefendi / hanimefendi" diye hitap edilmelidir.
34. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 34 Kendilerinden bahsederken ise, unvaniyla veya soyadiyla (Sayin Milli Egitim Müdürü veya Sayin Çaliskan) diye hitap edilmelidir.
Bay eslerden söz ederken "beyefendi", bayan eslerden söz ederken de "hanimefendi" diye söz edilmelidir. Kesinlikle "yenge hanim“ veya “eniste bey” ifadesi kullanilmamalidir.
35. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 35 Özellikle yasça ve mevkice büyüklere ve üstlere hitap ederken “Muhterem Beyefendi Hanimefendi" demek veya yazmak en saygili hitap seklidir. Hiçbir zaman “Sevgili Hanimefendi“ veya “Sevgili Beyefendi” denilmemelidir.
Astlara; resmi iliskilerde, öne “Sayin“ ekleyerek, unvaniyla veya soyadiyla (Sayin Insan Kaynaklari Müdürü veya Sayin Topuz);
36. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 36 Özel iliskilerde ise, unvaniyla veya adiyla ve sona "bey / hanim" ekleyerek hitap edilir (Müdür Bey veya Reha Bey / Fatma Gül Hanim).
Hizmetlilere ve soförlere "efendi" demek dogru degildir. Adiyla hitap etmek uygun olur Mehmet Bey, Selma Hanim.
37. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 37
Bay, bayan ve sayin sözcükleri ancak soyadi önünde büyügün, küçüge ya da üstün, asta hitabi olarak kullanilir. Bayan Özdemir ya da Sayin Özdemir denir. Sayin Gülden denmez).
"Sayin", resmi hitaplarda, takdimlerde ve yazili hitaplarda isimden önce kullanilir Sayin Ceyhun Parildar.
38. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 38 Ayrica bazi kuruluslarda, özel ve resmi iliskilerde üstlere geleneksel olarak "agabey", "üstat", "hocam" gibi sifatlar kullanildigi da bilinmektedir.
Bu tür samimi saygi hitaplarinin yalnizca özel iliskilerde veya birebir iliskilerde kullanilmasi; resmi iliskilerde, törenlerde, takdimlerde ve toplantilarda kullanilmamasi dogru olur.
Ayrica, kisilerarasi resmi / özel iliskilerde daima "siz" diye hitap edilmesi gerekir.
39. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 39 Yönetim yasaminda "vekil" veya "yardimci" unvani tasiyan yöneticilere üst unvan ile hitap etmek hem kisiyi mutlu eder, hem de yanlis sayilmaz.
Örnegin, vali yardimcisina "Sayin Valim", genel müdür yardimcisina "Sayin Genel Müdürüm" demek uygundur.
Ancak üstünün oldugu yerde böyle hitap etmek uygun düsmez, valinin oldugu yerde vali yardimcisina "Sayin Vali Yardimcisi" demek uygun olacaktir.
40. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 40 Bir makama vekalet eden kisiye de, vekalet ettigi unvanla hitap edilir. Genel Müdürlüge vekalet eden Genel Müdür Yardimcisina "Sayin Genel Müdür" denir.
"Sayin Genel Müdür Vekili veya Sayin Genel Müdür Vekilimiz" denmez.
41. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 41 Ancak, isimle birlikte yazili hitapta ve resmi imzada "Genel Müdür V." unvani kullanilir.
Dolu kadroya geçici vekalet eden kisinin asil unvani da yazilir:
Serdar ÇÖP
Genel Müdür V.
Genel Müdür Yardimcisi
42. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 42 Bayan Genel Müdüre de daima "Sayin Genel Müdür" olarak, makam ve kadro unvaniyla hitap edilir "Sayin Genel Müdire" denmez.
Eski ve emekli yöneticilere hitaplarda, son resmi görev unvani veya en üst görev unvaniyla hitap edilir. Sayin Bakanim, Sayin Baskanim.
Ancak, resmi ortamda (resmi yazida) hitapta / takdimde veya adi soyadi kullanildiginda "eski" sözcügü unvanin önüne getirilir
43. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 43 General / amiral, vali ve büyükelçilere görevden ayrilmis ve emekli olmus olsalar bile "eski" denmez. "Sayin Vali", "Sayin General" diye hitap edilir.
Ancak resmi ortamda ve resmi hitapta "Sayin Emekli Büyükelçi", Sayin Emekli Vali" denir. "Eski" ifadesi yalnizca görev yeri belirtildiginde yazi dilinde kullanilir.
44. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 44 Profesörlere ise eski veya emekli denmez, her zaman ve her yerde "Prof. Dr. Dogan Tuncer" olarak kullanilir.
Ancak, emekli sözcügü resmi görevi / görev yeri kullanildiginda, "Prof. Dr. Dogan Tuncer, Hacettepe Üniversitesi Emekli Ögretim Üyesi" olarak kullanilir.
Yabanci devlet adamlarina ve diplomatlara ise, “Ekselans" ya da “Ekselanslari" diye hitap edilir.
45. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 45 2. ÜSTLERLE PROTOKÜLER RESMI ILISKILER Ast olarak, yöneticilere (amirlere ve üstlere) daima saygili hitap etmek ve saygili davranmak gereklidir.
Yöneticiye ya dogrudan “Beyefendi" diye veya unvaniyla "Sayin Baskanim", "Sayin Genel Müdürüm" diye hitap edilmelidir.
46. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 46 Üstün makamina girince, "saygilar beyefendi" diye selam verilmeli, ceketin önü dügmelenmis olmali, "buyurun", "oturun" demeden oturmamali, eger oturmak gerekiyorsa "izin" istenmelidir.
Otururken de bacak bacak üstüne atilmamalidir.
Ancak, çay / kahve ikram edilirse kabul edilmeli ve tesekkür edilmelidir.
47. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 47 Amirin makaminda oturulacak koltuk, amirin gösterdigi (buyur ettigi) koltuktur. Göstermemisse, sirt duvara gelecek sekilde, makam masasi önündeki koltuga oturmak uygundur.
Ancak birden çok kisiyle makama girildiginde kideme göre oturma düzenine dikkat edilmelidir. Üst olan, makam masasi önündeki sirti duvara gelen koltuga oturur.
48. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 48 Amirle konusurken saygili ve nazik ifadeler kullanilmali, amiri dinlerken de göz bölgesine bakarak ve basla hafif onay vererek dinlemelidir.
Amir / üst "nasilsiniz?" diye hatir sordugunda "Tesekkür Ederim" denmelidir. Askerler ve polisler üstlerine "Sag Ol!" derler.
49. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 49 Giriste ve çikista, amir el uzatmadikça, tokalasmak için el uzatilmamalidir.
Amir ayaga kalkinca, ayaga kalkmali, telefonla konusurken kendisi dinlenmemeli, baska yere bakmali veya baska seyle mesgul olmalidir.
Evrak imzalarken de yaziyi gizlice okumaya çalismamalidir.
Amir, görüsme sonunda "tesekkür ederim" deyince, gitmek gerektigi anlasilmalidir.
50. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 50 Üstlerle görüsmek için, önce sekreterle iletisim kurulmali, yöneticinin uygun zamani ögrenilmeli, randevu alinmali ve makama haberli gidilmelidir.
Özellikle, yönetici sabah ise gelince içeri girer girmez ve disari çikarken, ayrica, makamda önemli konuklari / üstleri veya toplantisi / görüsmesi varken içeri girilmemeli, yönetici zamansiz rahatsiz edilmemelidir.
51. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 51 Üstlerle iliskilerde uyulmasi gereken önemli bir protokol kurali da, üstlerin yaninda durma ve oturma yeridir.
Protokolde üst daima sagdadir. Toplantida, törende, otururken, sirada ayakta dururken veya yürürken ast daima üstünün soluna geçer. Üstten asta hiyerarsi (kidem sirasi) sagdan sola dogrudur. Ancak, üstün ortada oldugu durumlarda birinci ast üstün saginda, ikinci ast üstün solunda, üçüncü ast sagda, dördüncü ast solda olmak üzere yer alirlar.
52. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 52 RESMI TÖRENLERDE YÜRÜYÜS VE OTURMA DÜZENINDE 1 NUMARA (ÜST) DAIMA ORTA MERKEZDEDIR:
5 – 3 – 1 – 2 – 4
KURUMSAL TÖRENLERDE EVSAHIBI, 1 NUMARA OLAN ONUR KONUGUNUN SAGINDADIR.
ESSIZ: 10-8-6-4-2-1-EVS-3-5-7-9
ESLI: 7-5-3-ESI-1-EVS-1ESI-2-4-6
Müst.yard.,esi-Baskanesi-BAKAN-BASKAN-Bakanesi-Müstesar,esi
53. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 53 Bu nedenle protokolde üstün önüne veya sagina geçmek onu küçültmek demektir ve tepki dogurabilir.
Ayni sekilde, üst olarak astin arkasina durmak veya soluna geçmek de dogru degildir.
Aslinda, protokolde herkes kendi statüsünü, seviyesini, yerini ve sirasini bilmelidir ve buna uymalidir.
54. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 54 3. TOPLANTILAR
Resmi toplantilar da protokol kurallari içinde yürütülür.
Toplanti baskani daima kürsüde veya dikdörtgen ya da U masanin uç ortasinda oturur.
Iki yanlarina da katilimcilar protokol siradüzenlerine, unvanlarina ya da kidemlerine göre otururlar.
55. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 55 Toplantilara katilan her üyenin, kendisine ayrilan, yazilan veya gösterilen yere oturmasi veya yer belirli degilse, kendi statüsüne uygun olan yere oturmasi gerekir.
Hiç kimse protokolde öne veya arkaya geçemez. Çünkü protokolde temsil, kisisel degil kurumsaldir.
Bu nedenle her yönetici veya temsilci kurumunun statüsünü, seviyesini, prestijini ve protokoldeki yerini korumak ve buna uygun davranmak zorundadir.
56. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 56 Toplantilarda kullanilan masa tiplerinin, yuvarlak, kare ve dikdörtgen masa olarak farkli anlamlari, önemleri ve etkileri vardir.
Çünkü, fikir alisverisi ve katilim saglamak için yuvarlak masa;
kisa ve öz toplanti ve görüsme yapmak için kare masa;
otorite altinda bir toplanti yapmak için de dikdörtgen masa tercih edilir.
57. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 57 Protokolde, masanin, sandalyenin, oturulan yerin, kullanilan veya sunulan esyanin, malzemenin, yapilan ikramin, söz ve davranisin, her seyin bir anlami, içerigi ve niteligi vardir.
Bu nedenle, her seyi bilerek ve düsünerek yapmak gerekmektedir.
58. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 58 Örnegin, Lozan Konferansi'nda Türkiye Temsilcisi Ismet Inönü, kendisine ayrilan sandalyenin digerlerinden farkli oldugunu görür.
“Beyler! Burada hepimiz esitiz, ya benim sandalyem de sizinki gibi olsun, ya da sizin sandalyeniz benimki gibi olsun” der ve sandalye degistirilir.
Iste protokolün anlami ve önemini görmekteyiz.
59. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 59 TOPLANTI PROTOKOLÜ TEK BASKANLI VE TEK TARAFLI TOPLANTI DÜZENI
60. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 60
61. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 61 4. RESMI AÇILIS VE TÖRENLERDE KONUSMALAR
Resmi açilislar bir program içerisinde ve törenle yapilir. Her türlü törende konusma sirasi daima asttan üste dogru olur. En son üst konusur.
Astlar daha çok teknik konulardan ve ayrintilardan, üstler ise daha çok stratejik ve politik konulardan, amaç ve hedeflerden söz ederler.
62. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 62 Bu toplantilarda takdimlerin nezaket kurallarina uygun bir üslup içerisinde yapilmasi gerekir. “Sayin Bakanimizi, konusmasini yapmak üzere mikrofona veya kürsüye arz ederim diyen takdimcilerle zaman zaman karsilasilmaktadir. Bakan mikrofona arz edilmez. Bunun yerine “Sayin Bakanimizi konusmasini yapmak üzere kürsüye davet ediyorum, arz ederim denmesi ya da “Konusmalarini yapmak üzere Sayin Bakanimizin tesriflerini arz ediyorum.”denmelidir.
63. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 63
Söze baslarken mutlaka tören veya toplantida hazir bulunan önemli resmi kisiler unvanlariyla üstten asagiya dogru siralanarak sayilirlar. Ya da tören / toplantida hazir bulunan yalnizca en büyük onur konugunun unvani söylenir.
Bu resmi hitaptan sonra, topluluk saygiyla selamlanarak söze baslanir. Ilke olarak kisa ve özlü bir konusma yapilmalidir. Yazili metni okumamaya özen gösterilmelidir.
64. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 64 Konusmalarda kesinlikle “Ben” denmemeli, daima “Biz”, “Kurumumuz” veya benzeri ifadelere yer vermelidir.
Konusma sirasinda daima saygili ve nazik bir dil kullanilmali, takdir ve tesekkür duygulari ifade edilmelidir.
Konusma “saygilar” sunarak bitirilmelidir. Protokol konusmasi 20 dakikayi geçmemelidir.
65. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 65 5. TELEFONLA GÖRÜSMELER
Her yöneticinin mutlaka sekreteri olmali ve telefon iletisimini sekreter saglamalidir.
Sekreter, astlari üste takdim eder; esit düzeyde olanlari karsilikli olarak iki sekreter ayni anda birlikte aktarmalidirlar.
Üst ile görüsmede ise, sekreter kendi yöneticisini, üstün sekreterine aktarir. Üstün sekreteri kendi yöneticisine ast yöneticiyi takdim eder.
66. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 66 Sekreter, telefon edenleri yöneticiye aktarmadan önce önce, mutlaka adini, soyadini, unvanini ve telefon numarasini kayitlamalidir.
Bu bilgiler yöneticiye her zaman gerekli olabilecektir.
67. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 67 Telefon, üç defadan fazla çaldirilmadan açilmalidir. Telefonu ilk açan, önce ilgiliyi selamlamalidir.
Üstlere ve esitlere "saygilar" sunmali, astlara "iyi günler" dileklerinde bulunmali, telefonu kapatirken de ayni sekilde selamlamalidir.
68. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 68 Ancak resmi telefon görüsmelerinde ilk önce telefonu kapatma hakki üste aittir. Üst telefonu kapatmadan telefon kapatilmamalidir.
Es düzey kisiler arasinda yapilan telefon konusmalarinda önce telefonu açan kapatir.
Telefon kapatilirken asta tesekkür edilmeli, üste ve akrana saygilar sunulmali ve telefon yerine yavasça konulmalidir.
69. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 69 Telefonda uzun konusmak, karsi tarafin hattini uzun süre isgal etmek, konutlara saat 09:00'dan önce ve 22:00'den sonra telefon etmek uygun degildir.
Ancak zorunlu durumlarda; rahatsiz edildigi için önce özür dilemek yerinde olacaktir.
70. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 70 6. RESMI DAVETLER
Resmi davetler; resmi kabul, kokteyl ve yemek daveti olarak düzenlenir.
a. Resmi Kabul (Resepsiyon)
Milli gün ve bayram kutlamalari için düzenlenen toplantilardir. Günün herhangi bir saatinde olabilir. Koyu renk elbise zorunludur.
71. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 71 b. Kokteyl
Sayica fazla olan konuklari sosyal, kültürel, resmi ve özel olarak bir araya getirmek ve ayaküstü kisa görüsmeleri saglamak ve bu esnada alkollü ve alkolsüz içkiler ve hafif çerezler ikram etmek için saat 18:00 -20:30 arasinda ve aksam yemeginden önce, evde, isyerinde veya disarida düzenlenir.
Konuklari oturtma zorunlulugu yoktur. Genellikle koyu renk elbise giyilir.
72. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 72 c. Yemek Davetleri
Ögle veya aksam için yapilabilir. Oturarak veya açik büfe seklinde düzenlenir.
Oturarak yemekte servis masalara yapilir.
Açik büfe yemeklerinde, yemek servis masalarindan alinir, hazirlanmis olan masalara oturulur.
73. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 73 Aksam davetlerinde; kiyafet belirtilmemisse erkeklerin koyu renk, bayanlarin da tayyör / döpiyes veya uzun etek elbise giymesi uygundur.
Ögle yemeklerinde; özellikle bahar ve yaz aylarinda açik renk elbise giyilebilir.
74. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 74 7. GÖREVE BASLAMA VE GÖREVDEN AYRILMALARDA YAPILAN GÖRÜSMELER
Göreve baslayinca ilk is üstleri ziyaret etmektir.
Bu ziyaretin randevulu olmasi uygundur. Daha sonra ilgili es düzey yöneticileri ziyaret etmek gerekir.
75. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 75 Önce ziyaret edilmedigi takdirde, ziyarete gelen es düzey yöneticileri, ayni süre içinde (bir hafta içinde ziyarete geleni, bir hafta sonra) iade-i ziyarette bulunmak gerekir.
Kutlama ziyaretlerinde; karsilama, agirlama ve ugurlama konusunda, görünüm, konusma, tutum ve davranislarda olumlu imaj yaratmaya özen gösterilmelidir.
76. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 76 Astlara iade-i ziyarete gerek yoktur. Yalnizca ilk hafta içinde tüm astlar ile bir tanisma toplantisi yapilmali ve mümkünse görev yerlerinde ziyaret edilmelidir.
Göreve yeni atanan üstleri ve es düzey yöneticileri önce kutlama ziyaretine gitmek nezakettir.
77. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 77 Maiyete atanan yardimciyi, göreve baslayinca üste takdim etmek yöneticinin görevidir.
Yeni atanan yöneticiyi üste takdim ise vekilin görevidir.
Örnegin; yeni atanan bir genel müdürü göreve baslatma ve takdim, müstesar yardimcisinin görevidir.
78. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 78 Görevden ayrilirken de tüm görevlilerle veda toplantisi yapmak, hepsine tesekkür etmek ve "veda mesaji" yayinlamak, es düzey yöneticileri ve üstleri de veda ziyaretinde bulunmak gereklidir.
79. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 79 8. RESMI YAZISMA Kurumlar arasi yazismalarda imza konusunda düzey esitligi ve denklik esastir. Müdürün imzasiyla gelen yazi müdürün imzasiyla cevaplandirilir.
Makama yazilan yazilar makamin imzasiyla, birime yazilan yazilar birim amirinin imzasiyla gönderilir.
Önemli yazilar, onaylar ve kararlarda daima lacivert mürekkepli dolma kalem ile imzalanir.
80. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 80 Yönetim dilinde rica etmek emir vermek; arz etmek ise sunmak ya da talep etmektir.
Bir kisi ya da bir kurulusa gönderildiginde ya “arz” edilir ya da “rica” edilir. Yanlizca bir kurulusa gönderilen bir yazinin sonunda “arz ve rica ederim.” ya da arz/rica ederim.” demek yanlistir.
Dagitimli olmayan bir yazi bilgi ve geregi için gönderilmez; ya bilgi için ya da geregi için gönderilir. “Geregini rica ederim.” ya da “Bilgilerine rica ederim.” denir. “Bilgi ve geregini rica ederim.” demek yanlistir. Ancak yazi dagitimli ise; “Bilgilerini ve geregini arz ve rica ederim.” demek dogrudur.
81. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 81
Onaylarin ve makama sunulan yazilarin sonunda 3.çogul sahis fiil kullanilir.
Tasviplerine arz ederim.
Olurlarina arz ederim.
Bilgilerine arz ederim.
Geregini Müsaadelerine arz ederim.
82. T.C. IÇISLERI BAKANLIGI Egitim Dairesi Baskanligi
RANDEVULAR
83. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 83 RANDEVULAR Ziyaretlerin zamaninda yapilmasi esastir. Gecikmis bir ziyaret, yapilmamis bir ziyaret gibidir.
Öte yandan bütün ziyaretlerde ziyaret zamaninin uygun olmasina ve ziyaretin randevulu olmasina özen gösterilmelidir.
84. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 84 Randevusuz yapilan bir ziyaret, her iki tarafi zor durumda birakir.
Bu nedenle, is ziyaretleri ya da kutlama ve nezaket ziyaretleri hiçbir zaman karsi tarafin fazla zamanini almamali, çalismasina, toplantisina, randevusuna engel olmamalidir.
85. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 85 Genel olarak, ögleden önceki ziyaretler saat 10:00-11:00; ögleden sonraki ziyaretler 15:00-17:00 arasinda randevu alinarak yapilmalidir.
Kamusal ve kurumsal yasamda protokol ziyaretlerinin süresi ilke olarak 5 dakikadir. Sosyal yasamda ise 15-20 dakikadir.
86. T.C. IÇISLERI BAKANLIGI Egitim Dairesi Baskanligi
DAVETIYELER
87. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 87 DAVETIYELER Davetiye, yazili bir çagri mektubudur. Davetiye kart veya mektup olarak gönderilir. Davetiye saygili ve nazik bir dil ve üslupla yazilmali; davetiyede, davetin türü ve amaci kisa ve açik olarak belirtilmelidir.
Davetiye zarif görünümlü ve kaliteli olmalidir.
88. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 88 a. Tören Davetiyeleri
Davetiye, tek veya iki katli kaliteli karton olup, ön kapagin üstünde kurumun amblemi ve adi yer alir.
Davetiye kartinin içinde sol kapakta program, en alta tören tarihi, saati ve yeri yazilir.
89. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 89 Kartin sag iç kapaginda, üstte davet sahibinin unvani ve adi ve soyadi, ortada davet metni bulunur. Davetiye üzerine kesinlikle imza atilmaz.
Programda kokteyl ve sanatsal, folklorik, sportif bir gösteri ya da müzik dinletisi yer aliyorsa bu durum davetiyede belirtilir.
Davetiyeler kurye ya da posta ile gönderilir.
90. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 90 b. Kokteyl Parti, Resepsiyon ve Yemek Davetiyeleri
Kurumsal bir davetiyede, kurumun ve davet sahibi yetkilinin adi, soyadi, davet esli ise, kurumun ve yetkilinin adi ve soyadiyla birlikte esi bay ya da bayan olarak yalnizca soyadi yer alir.
91. T.C. IÇISLERI BAKANLIGI Egitim Dairesi Baskanligi
TEBRIK YAZILARI
92. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 92 Tebrik; kurumsal ve toplumsal yasamda göreve baslama, üst göreve atanma, bir isi basariyla sonuçlandirma gibi benzeri durumlarda yazilan kutlama yazisidir.
Kuruluslarda kutlama yazilari “özel” baslikli resmi kagitlara yazilir.
Ilke olarak, bayramlar ve özel günler kutlanir; yilbasi kutlamalarinda saglik, mutluluk ve basarilar dilenir.
93. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 93 T.C. IÇISLERI BAKANLIGI Egitim Dairesi Baskanligi
TASIT PROTOKOLÜ
94. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 94
Resmi araçlarda protokol makami, sag arka kösedir.
Birden çok kisinin resmi araca binmesi durumunda araca binecek kisilerin kendi yerlerini kendilerinin tayin etmeleri gerekir.
Makam aracina amirden önce binilir ve önce inilir. Aracin önünde oturan kisi, amir bindikten sonra aracin arka kapisini kapattiktan sonra biner ve durulan yerde de önceden inerek amirin inecegi kapiyi açar ve böylece kendisine yardimci olur.
95. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 95 Tasit Protokolünde Oturma Düzeni
96. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 96 RESMÎ TASITLARDA OTURMA DÜZENI
97. T.C. IÇISLERI BAKANLIGI Egitim Dairesi Baskanligi
ÇIÇEK ISLERI
98. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 98 ÇIÇEK ISLERI Çiçek sunmak sosyal ve kurumsal yasamda kisinin duygularini yansitan güzel ve asil bir davranistir.
Çiçekler üç ayri formda düzenlenir. Buket, sepet ve çelenk. Bunlarin kullanim yerleri ve biçimleri ayridir.
Buket elden verilir. Sepet ve çelenk yalnizca gönderilir.
99. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 99 Çelenk anitlara konur, cenazeye gönderilir. Sepet; nisan, nikah ve dügünlerde, sanatsal etkinliklerde, açilis törenlerinde, tayin ve terfilerde gönderilir.
Türkiye’de nisan, nikah ve dügün törenlerine, kuruluslarin açilis törenlerine çelenk gönderilmektedir.
100. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 100 Is ortaminda atama, göreve baslama ve görevde yükselmede, esli olarak gelen resmi konuklari karsilama ve ugurlamada çiçek sunma konusunda protokol, saygi ve nezaket kurallarini söylece siralayabiliriz:
. Resmi ortamda atama, göreve baslama ve görevde yükselme dolayisiyla genel olarak sepet içinde çiçek gönderilir ve sepete kart ilistirilir.
101. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 101 . Devlet ve hükümet adamlarinin ve üst düzey yöneticilerin esli konuk olarak uçak veya trenle gelis-gidislerindeki karsilama ve ugurlama törenlerindeki, konugun esi hanima folklor giysili küçük bir kiz çocugu veya karsilayan ev sahibi yöneticinin esi hanim tarafindan çiçek buketi sunulmasi zarif bir davranistir.
. Resmi ortamda konferans veren kisiye, sahnede sanatçiya buket sunmak sik bir davranistir.
102. T.C. IÇISLERI BAKANLIGI Egitim Dairesi Baskanligi
KILIK VE KIYAFET
103. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 103 KILIK VE KIYAFET
Sosyal yasamda oldugu gibi çalisma yasaminda da ilk izlenimler giyim ve dis görünüm ile saglanir. Bunun için ikinci bir sans yoktur.
Bayan ve erkekler, toplum içinde iyi bir izlenim birakmak ve sayginlik kazanmak için daima sik, zarif ve zevkli giyinmeli, temiz ve bakimli olmalidirlar.
104. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 104 Sivil hanimlarda gece ve gündüz resmi kiyafet tayyör; yari resmi kiyafet kumas pantolon-ceket veya etek-ceket (döpiyes), gece resmi kiyafet ise uzun etek tuvalettir.
Sivil erkeklerde gece-gündüz resmi kiyafet, bagcikli siyah ayakkabi ve siyah çorap; lacivert/siyah üç dügmeli ya da kruvaze takim elbise; mansetli gömlek ve kravattir.
105. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 105 Hanimlarda giyimde tek renk resmi, iki renk yari resmi, üç renk sosyaldir.
Hanimlarda ve erkeklerde giyimde üçten fazla renk daima fantazi ve rüküstür. Olumsuz dikkat çeker ve elestirilir.
Kiymetli taki tek takilir.
Giyimde ayakkabi, çorap, kemer, çanta ve kravat uyumu sarttir.
106. 14.08.2012 IÇISLERI BAKANLIGI 106
Zaman Ayirdiginiz Için
Tesekkür Ederim.
Saygilarimla,
Ögr. Gör. Demet Çakiroglu
Hacettepe Üniversitesi
Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu
Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programi
Opera – Ankara
Tel: 0312 311 60 15
E-posta: demet.cakiroglu@hacettepe.edu.tr
