Gestão da Informação e GED na Área Jurídica

1. Gestão da Informação e GED na Área Jurídica Cátia Martins Jorge Bibliotecária Mattos Filho, Veiga Filho, Marrey Jr. e Quiroga Advogados

2. Agenda • O que é Documento • Gestão de Informação • O que é GED • Tecnologias de GED • Implementação de um sistema de GED

3. DOCUMENTO Informação “Os documentos compõem-se de dois elementos. Haverá sempre um conteúdo e um suporte. O primeiro equivale ao ASPECTO SEMIÓTICO DO DOCUMENTO, à idéia que pretende transmitir. (...) o SUPORTE constitui o elemento físico do documento. (...), o suporte pode ser uma folha de papel, mas também pode será o papel fotográfico, a fita cassete, o disquete de computador.” MARINONI, Luiz Guilherme, ARENHART, Sérgio Cruz. Comentários ao Código de Processo Civil. São Paulo: Revista dos Tribunais, v.5, t. 2, 2000. Suporte

4. Gestão da Informação Classificar Indexar Catalogar Selecionar Captar Disseminar Gestão de Informações Armazenar Descartar Atualizar Recuperar

5. GEDGerenciamento Eletrônico de Documento • É um conjunto de tecnologias que permite o GERENCIAMENTO de documentos de FORMA DIGITAL. É formado pelas seguintes tecnologias: • Document Imaging (DI) / Forms Processing • Workflow • Document Management (DM) • Records and Information Management (RIM) • COLD / ERM

6. COLD / ERM • Funcionalidade: armazenamento de relatórios oriundos de sistemas informatizados em discos opticos. • Bastante utilizados em Bancos e Companhias Telefônicas

7. Selecionar Captar Document Imaging (DI)Forms Processing • Funcionalidade: captação / transformação do documento em papel em documento eletrônico, podendo gerar: • Imagem • OCR / ICR – reconhecimento de caracteres – texto • Implantação: • Qualidade do documento • Qualidade dos equipamentos de captação • Avaliação: Necessidade – custo x benefício • Planejamento sobre a inserção desses documentos no sistema de Gerenciamento de Documentos

8. Disseminar Workflow • Funcionalidade: distribuição, trâmite do documento, histórico do fluxo documental e de trabalho. • Implantação: • Mapeamento do fluxo de trabalho / documentos • Avaliação: Necessidade – custo x benefício

9. Document Management (DM)Records and Information Management (RIM) • Funcionalidade: gerenciamento dos documentos / informações • Recuperação • Atualização • Versão • Temporalidade • Guarda (acervo) Catalogar Classificar Descartar Recuperar Armazenar Atualizar Indexar

10. Document Management (DM)Records and Information Management (RIM) • Especificações de planilhas de entrada de dados (catalogação) • Padronização • Vocabulário controlado • Taxonomia / classificação • Definição de temporalidade • Migração de documentos / registros • Auditoria • Treinamento

11. Implantação do GED • Definição de necessidades do escritório, departamento ou órgão jurídico • Definição das tecnologias que serão implementadas • Especificação das tecnologias • Seleção de empresa de software • Flexível • Amigável • Integração com os softwares já existentes • Migração de dados • Permite alterações de modelagem • Treinamento da equipe

12. Implantação do GED • Definição das adequações necessárias para a implementação (sistemas de informações, banco de dados, treinamento, cultura) • Definição da infra-estrutura necessária (hardware, software, pessoas, etc.) • Avaliação do passivo • Cronograma • Projeto Piloto

13. Gestão da Informação e GED na Área Jurídica Cátia Martins Jorge Bibliotecária Mattos Filho, Veiga Filho, Marrey Jr. e Quiroga Advogados