İZİN TAKİP PROGRAMI TANITIM KİTAPÇIĞI

1. İZİN TAKİP PROGRAMITANITIM KİTAPÇIĞI Eylül 2010

2. Smartleave : İzin Takip Sistemi • SmartLeave, izin talep/onay sürecinin elektronik ortamda takip edildiği bir sistemdir. • Sistemin içeriği; • İzin taleplerinin sistem üzerinden yapılması • Yıllık izin • İdari ve mazeret izni • Yönetici onayı • İzin takibi • Çalışanlar tarafından, güncel izin takibi • Yönetici tarafından, bağlı bulunan ekibin izin takibi

3. SİSTEME ERİŞİM Sisteme erişim için Internet explorer’daki adres alanına http://şirketadınız.smartleave.net yazılması gerekmektedir.

4. İZİN TAKİP PROGRAMI TANITIM SUNUMUİÇERİĞİ • Sisteme Giriş ve Parola Sıfırlama • İzin Başvurusu • İptal Başvurusu • Erken Dönüş Başvurusu • Başvuru Değerlendirme • Mutabakat Formu • Çalışan Bazlı Mutabakat Formu • Çalışanların İzin Hak Edişi ve Devir Raporu

5. SİSTEME GİRİŞ VE PAROLA SİFİRLAMA

6. SİSTEME GİRİŞ - 1 Sisteme giriş için sağ üstteki login butonuna basılır.

7. SİSTEME GİRİŞ - 2 Kullanıcı adı ve parola kısımları doldurulup kırmızı kutu içindeki 6 harfli kodu kutuya yazılır. Sistem her kullanıcıya 1 kullanımlık geçici parola verir ve ilk girişte kullanıcıdan bu parolanın değiştirilmesi istenir.

8. SİSTEME GİRİŞ - 3 Sisteme ilk giriş yapıldığında veya kullanıcı adı yazılıp “şifremi unuttum” butonuna basıldığında yönlendirilen ekranda sağ tarafta belirtilen şartlara uygun olarak ayarlanan parola, güvenlik sorusu ve sorunun cevabını belirlenir.

9. SİSTEME GİRİŞ - 4 Parola sıfırlandıktan sonra tekrar giriş yapılır.

10. SİSTEME GİRİŞ - 5 Sisteme giriş yapıldıktan sonra sağ üst köşede isim belirir ve login butonu logout olarak değişir.

11. İzin başvurusu

12. İzin Başvurusu - 1 Yeni izin başvurusunda bulunmak için önce “Personel İşlemleri”ne tıklanır.

13. İzin Başvurusu - 2 Personel işlemleri menüsünden izin işlemleri bölümüne girilir.

14. İzin Başvurusu - 3 Bu panelde mevcut bakiye bilgileri görüntülenir. Yıllık izin veya diğer türdeki izin başvurular, iptal başvuruları ve erken dönüş başvuruları için giriş formuna bu butona basılarak ulaşılır.

15. İzin Başvurusu - 4 Önce başvuru tipi belirtilir.

16. İzin Başvurusu - 5 Ardından izin için başlangıç ve işe dönüş tarihleri belirtilir.

17. İzin Başvurusu - 6 İzindeyken geçerli olacak iletişim bilgileri belirtilmelidir. Tüm alanlar doldurduktan sonra başvur butonuna tıklanır.

18. İzin Başvurusu - 7 Başvuru tamamlandıktan sonra başvuru bu ekranda takip edilebilir. Başvuru yapıldığında yöneticinize başvurunuzla ilgili bir uyarı e-postası gönderilir. Yöneticiniz izninizi onayladığında da size başvuru formu imzaya hazır şekilde e-posta yoluyla ulaştırılır. Başvuru formunu imzalayarak en kısa sürede İnsan Kaynakları’na iletiniz !

19. İptal Başvurusu

20. İptal Başvurusu - 1 Herhangi bir izinin iptal başvurusunda bulunmak için sisteme giriş yapıldıktan sonra Personel İşlemlerine girilir.

21. İptal Başvurusu - 2 Personel işlemleri menüsünden İzin işlemleri bölümüne girilir.

22. İptal Başvurusu - 3 İptal başvurusu yeni bir başvuru olduğu için yeni başvuru yap butonuna tıklanır. İptal başvurusu talep edilen iznin bitiş tarihinden itibaren 7 gün içinde yapılmalıdır. Aksi takdirde bu menü kullanılarak iptal başvuru yapılamaz, bu tip durumlarda İnsan Kaynakları Departmanı’na başvurulmalıdır.

23. İptal Başvurusu - 4 ‘Başvuru Tipi’ listesinden İptal bildirimi seçilir.

24. İptal Başvurusu - 5 İptal bildirimi seçildiğinde düzenlenecek izinlerde iptal edebileceğiniz izinler “numara- başlama tarihi” şeklinde listelenir. İptalini istediğiniz izin başvurusunun durumu iptal edilmeye uygun değilse bu bir başvuru olarak kaydedilmez. Ancak isteğinize bağlı olarak yöneticinize bir uyarı e-postası gönderilir.

25. İptal Başvurusu - 6 Yapılan iptal başvurusu sistemde bu şekilde görünecektir.

26. Erken Dönüş Başvurusu

27. Erken Dönüş Başvurusu - 1 Herhangi bir izin başvurusu hakkında erken dönüş başvurusunda bulunmak için sisteme giriş yapıldıktan sonra Personel İşlemlerine girilir.

28. Erken Dönüş Başvurusu - 2 Personel işlemleri menüsünden İzin işlemleri bölümüne girilir.

29. Erken Dönüş Başvurusu - 3 Erken dönüş başvurusu yeni bir başvuru olduğu için yeni başvuru yap butonuna tıklanır.

30. Erken Dönüş Başvurusu - 4 Başvuru tipi listesinden Erken Dönüş Bildirimi seçilir.

31. Erken Dönüş Başvurusu - 5 Düzenlenecek izinler listesine erken dönüş yapılabilecek izinler “izin numarası-başlama tarihi “ şeklinde listelenir.

32. Erken Dönüş Başvurusu - 6 Yapılan erken dönüş başvurusu sistemde bu şekilde görünecektir.

33. Başvuru Değerlendirme

34. Başvuru Değerlendirme - 1 Biriminizde çalışan bir personelin başvurusunu değerlendirmek için Personel işlemlerine girilir.

35. Başvuru Değerlendirme - 2 Personel işlemleri menüsünden İzin işlemleri bölümüne girilir.

36. Başvuru Değerlendirme - 3 Gösterilecek istekler menüsünden “denetleyeceğim istekler” seçilir.

37. Başvuru Değerlendirme - 4 İncelenecek izin seçilir..

38. Başvuru Değerlendirme - 5 Onaylanan izinler; izin bitiş tarihinden 7 gün sonra otomatik olarak Kullanıldı durumuna gelmektedir. Başvurunun durumuna bu listeden karar verilir ve kaydet butonuna basılır. İzinle ilgili detaylar ilgili sayfanın alt kısmında görülebilir. İptal: başvuruyu iptal eder. Ret: başvuruyu reddeder. Onaylandı: başvuruyu onaylar. Kullanıldı: izinin kullanıldığını belirtir.

39. Mutabakat Formu

40. Mutabakat Formu - 1 Mutabakat formu için raporlar menüsüne girilir.

41. Mutabakat Formu – 2 Kendi raporum butonuna basılır.

42. Mutabakat Formu - 3 Başlama ve bitiş tarihi belirtilir ve filtrele butonuna basılır.

43. Mutabakat Formu - 4 IK tarafından istenmesi halinde mutabakat formunun çıktısı yazdır butonuna basılarak alınabilir.

44. Çalışan Bazlı Mutabakat Formu

45. ÇALİŞAN BAZLİ MUTABAKAT FORMU - 1 Bir çalışan, sorumlusu olduğu birimde çalışanlar içinde rapor görebilir. Bunun için Raporlara tıklanır.

46. ÇALİŞAN BAZLİ MUTABAKAT FORMU - 2 “Çalışanların ayrıntılı raporu”na tıklanır.

47. ÇALİŞAN BAZLİ MUTABAKAT FORMU - 3 Çalışanlar listesinden çalışan seçilir, tarih belirtilip filtrele butonuna basılır..

48. ÇALİŞAN BAZLİ MUTABAKAT FORMU - 4 Bu form sadece birim yöneticileri için bilgi amaçlıdır.

49. ÇALİŞANLARİN İZİN HAK EDİŞİ VEDEVİR RAPORU

50. HAK EDİŞ VE DEVİR RAPORU - 1 Çalışanların yıllara göre hak ediş,kullanım, devir vs. bilgilerini görmek için raporlara girilir.