MArço/ 2005

1. Gestão de Processos Administrativos na ANEEL MArço/ 2005

2. 11/2004 - Gestão de Processos Administrativos 15 /2004 - Política de Segurança da Informação Classificação de documentos 16/2004 - Política de Gestão de Documentos 17/2004 - Procedimentos de Gestão de Documentos de Arquivo Gestão de Processos Administrativos NORMAS DA ANEEL

3. Gestão de Processos Administrativos Portaria 50/ANEEL Norma Organizacional N° 11/2004-ANEEL

4. “Aprova a Norma de Organização nº 11/2004 que trata dos procedimentos gerais referentes à gestão de processos e correspondências a serem observados no âmbito da Agência Nacional de Energia Elétrica - ANEEL.” 15 de maio de 2004 Portaria n° 50/2004

5. Conceituação

6. Autos do Processo - conjunto de documentos ordenados cronologicamente. Autuação - ato pelo qual o documento ou conjunto de documentos, recebidos no protocolo, transforma-se em processo. Processo - instrumento formal que compreende atividades coordenadas em busca de um determinado fim. Processo Principal - processo que, pela natureza da matéria, pode exigir a anexação de um ou mais processos como complemento à sua decisão. Processo Acessório - processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal. Conceituação

7. Juntada - inserção de documentos aos autos. Termo de juntada de folha ou peça - registro formal da juntada. Conceituação

8. Anexação - união de um processo ao outro, definitivamente. Termo de anexação - registro formal da anexação. Apensação - união provisória de dois ou mais processos, visando a uniformidade de tratamento. Desapensação - separação de processos juntados por apensação. Termo de apensação - registro formal da apensação. Conceituação

9. Termo de desapensação - registro formal da separação física de dois ou mais autos apensados. Desentranhamento - ato justificado de retirada de documento dos autos. Termo de desentranhamento - registro formal da retirada de peça ou folha dos autos, no qual deve constar o número dos documentos extraídos... Termo de ressalva - registro formal da constatação da retirada irregular de peça ou folha dos autos... Conceituação

10. Termo de encerramento - registro formal de encerramento do processo para arquivamento... Arquivamento - guarda e conservação de documentos e processos no Arquivo-Geral. Termo de arquivamento - registro formal da guarda e conservação de doc. e proc. no Arquivo-Geral. Desarquivamento - ato pelo qual um documento ou processo, mediante solicitação, é retirado do Arquivo-Geral. Termo de desarquivamento - registro formal da retirada de documento ou processo do Arquivo-Geral... Conceituação

11. Instrução do Processo

12. Dispensar adequado tratamento físico; Observar cuidados de higiene no manuseio; Evitar o uso de grampos metálicos e de clipes; Não rasurar os documentos autuados; Não retirar ou substituir folhas do processo, salvo na existência de motivo que o justifique. Instrução do Processo

13. A numeração inicial das folhas é efetuada quando da autuação dos documentos que constituem o processo; As folhas seguintes são numeradas obedecendo rigorosamente à sequência das mesmas; Não é permitida a numeração repetida de folhas ou a diferenciação das mesmas por meio de letras ou quaisquer outros artifícios; Não é permitida a tramitação de processo sem que todas as folhas estejam devidamente numeradas e rubricadas. Instrução do Processo

14. A autuação de documento em cópia é aceita somente depois de conferido com o original, devendo constar a expressão “CONFERE COM O ORIGINAL”; Os documentos de tamanho diminuto devem ser colados, por uma das bordas, numa folha de papel em branco, para facilitar sua inclusão, manuseio e numeração. Instrução do Processo

15. Registro formal da juntada de folha ou peça aos autos, no qual deve constar: o número do processo; a identificação do solicitante; a relação dos documentos inseridos, com respectivo número das folhas; a data e o local da juntada; assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado. Termo de Juntada

16. TERMO DE JUNTADA Aos 00 dias do mês de xxxxxxxxxx de 0000, por solicitação de (nome do técnico), na (nome da Unidade Organizacional por extenso) - (sigla da Unidade), procedi à juntada da(s) peça(s) nº(s) 485xx.000000/00-00 que corresponde às folhas de nº 00 a 00, no processo nº 48500.000000/00-00. (NOME EM MAIÚSCULAS E NEGRITO) (Cargo completo) Termo de Juntada

17. Art.19. Fica vedada: a juntada de documentos externos, recebidos pela ANEEL, sem o devido termo que a formalize. Termo de Juntada

18. Autilização de sistema de transmissão de dados e imagens tipo fac-símile ou outro similar não prejudica o cumprimento dos prazos, devendo os originais serem entregues, necessariamente, até 5 dias da data do seu término. Nos atos não sujeitos a prazo, os originais devem ser entregues, necessariamente, até 5 dias depois da data da recepção do material na agência. FAX

19. Na prática, tanto o fax quanto o documento original recebido pela Agência, serão juntados ao processo, com o respectivo termo de juntada; Na hipótese de não ser efetivada a juntada do documento original nos prazos previstos acima, devem ser considerados como não praticados todos os atos processuais representados pelas peças encaminhadas via FAX; É vedada a inclusão de peça impressa em papel fac-símile, devendo nesse caso, ser juntada sua cópia reprográfica. FAX

20. Cada volume dos autos de um processo não deve exceder 200 folhas; Atingido o limite previsto acima, será providenciado o encerramento do volume e a abertura de um novo, mediante termo próprio, datado e assinado pelo servidor responsável; A numeração das folhas do novo volume do processo é contínua à do anterior; O número do volume é feito em algarismo romano. Volume dos Autos

21. Propostas para disseminação do conhecimento

22. Treinamento • Cronograma de treinamento da Norma 11, incluindo técnicas de arquivamento, e dos padrões de editoração de documentos oficiais da ANEEL e das Agências (compatibilização) • - elaboração de programação de treinamento • - agendamento junto às Agências • - realização dos treinamentos • - treinamento à distância

23. Acesso à informação • Pelo número do processo da Agência • pela Biblioteca Virtual

24. Obrigada