1 / 82

Journalsystemer og Noark 4 og 5

Journalsystemer og Noark 4 og 5. Arkivakademiet spesialenheten kull VIII 13.10.09 Øivind Kruse. Historikk. Papirbasert journalføring siden 1740.

chavi
Download Presentation

Journalsystemer og Noark 4 og 5

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Journalsystemer og Noark 4 og 5 Arkivakademiet spesialenheten kull VIII 13.10.09 Øivind Kruse

  2. Historikk • Papirbasert journalføring siden 1740. • Norsk arkivsystem utarbeidet som kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer for statsforvaltningen i 1984, samarbeid mellom Statens rasjonaliseringsdirektorat og Riksarkivet. • 1987 ble den utvidet (Noark 2), nye rapporter og tillegg kom i 90/91 • I 1994 ble de tidligere rapportene erstattet av Noark 3 • Koark, tilsvarende spesifikasjon for kommunal sektor, kom i 1995. • Noark 4 i 1999 inkluderte spesifikasjonene i Koark, og ble en felles standard for offentlig forvaltning • Spesifikasjon av fullstendig elektronisk arkivsystem, med integrasjon av e-post og generelle saksbehandlingssystemer • Noark 5 spesifiserer en komponent som er ment å skulle inngå som arkivdanningskomponent i andre løsninger – Norsk arkivstandard

  3. Noark er lovpålagt • Arkivforskriften § 2-9 sier at offentlige organ ”normalt skal nytte” Noark-godkjente system ved elektronisk journalføring • Forskrift av 1. desember 1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift), kapittel IX: • § 2-1, første ledd, sier at journalføring av elektroniske saksdokument som hovedregel skal skje i Noark-godkjente system • § 2-1, andre ledd, sier om elektronisk arkivering av saksdokumenter, at systemet må oppfylle kravene i Noark-standarden • § 2-2 om spesialiserte fagsystemer med journalfunksjoner • Mulig å søke om dispensasjon fra arkivforskriften § 2-9 • De øvrige bestemmelsene om journalføring gjelder allikevel uinnskrenket, særlig §§ 2-6 og 2-7 • § 2-3: elektronisk arkivering av saksdokumenter som ikke kommer inn under arkivforskriften § 2-6 trenger ikke arkiveres i Noark-system

  4. Godkjenning av Noark-systemer • Et godkjenningsopplegg for Noark-4-systemer ble fastsatt av Riksarkivaren i 2000 • Bygger på leverandørens egenerklæring + Riksarkivets test av prøve på avleveringsuttrekk • 6 leverandører fått godkjent Noark-4-versjoner: - ErgoEphorma - Software Innovation - ACOS - EDB Business Partner - TietoEnator - Rationall Mikro Teknik

  5. Noark 4 godkjenningsopplegg Publiserer Riks-arkivaren Men hva er godkjent? Tilsyn Oppslag Spesifiserer Forvaltnings-organet Noark Pålagt å bruke Noe ”arkivgreier” for arkivtjenesten Utvikle system Leverandør-kunde Men hva er levert? Leverandøren Men hva med ledelsen og IKT-enheten? Har ”godkjent system” Ledelsens styringsrett De andre ”solene” DT, NSM, KT ”Teknisk” vs ”kvalitet”

  6. Skalert kravstruktur i Noark 4 • Forskjellige nivåer: • O: obligatorisk basisversjon uten elektronisk arkiv • O1: utvidet versjon, men uten elektronisk arkiv • O2: fullstendig versjon med elektronisk arkiv • O3: tillegg for arkivering av dokumenter uten journalføring • A: anbefalinger(kan være tillegg til O, O1 eller O2) • Integrering med andre systemer (tillegg): • E: integrering med e-post • S: integrering med saksbehandling • U: integrering med utvalgsbehandling

  7. Alternative bruksmåter – de fire typiske

  8. Basiskrav: eksport- og avleveringsformat • En Noark-versjon med omtrent samme funksjonalitet som Noark-3 kan være en fullverdig Noark 4-versjon • For å kalles Noark-4 må den ha implementert det eksport- og avleveringsformat som Noark-4 spesifiserer • Eksport- og avleveringsformat er spesifisert i XML • Problem som søkes avdempet med ny kravstruktur: • Organer arrangerer tilbudskonkurranser som leverandør-dueller i antall oppfylte Noark-krav (anskaffer langt mer komplekse systemer enn de trenger, og makter å utnytte)

  9. Eksport/avlevering av Noark-data

  10. Eksport- og avleveringsformatet i Noark 4 • Data i systemet skal kunne eksporteres til et definert format for • Avlevering til depot • Migrering • Avleveringsformatet i Noark 4 svært krevende • Strukturerte data avleveres som tabelluttrekk i XML-format, dvs. at hver tabell i databasen skal eksporteres til hver sin fil (95 tabeller, 885 attributter). • Avlevering skal også omfatte to rapportuttrekk: Journal og Sak- og dokumentoversikt, med mye av den samme informasjonen

  11. Arkivstyring i Noark 4 • Modulen for arkivstyring (“journaldelen”) styrer: • all lagring, • tilgang • og gjenfinning av dokumenter • All administrasjon av det elektroniske arkivet går via Noarks arkivstyring • Samtlige dokumenter som arkiveres, må også registreres • Praktisk betingelse for gjenfinning (og styrbarhet)

  12. Arkivering og integritetssikring • Ferdigstilte saksdokumenter (arkiv- og produksjonsformater) skal være uforanderlige etter arkivering • Dokumentintegritet går primært på dokumentinnhold, ikke på layout (visualitet) og/eller struktur • Integritet beror ikke på dokumentformatet, men på: • Noark-funksjonene for arkivstyring • evt. også på bruk av digital signatur ved arkivering • Noark skal kunne logge info. om arkivering og om verifisering av digitale signaturer

  13. Noarks funksjoner for prosesstyring • Egne mekanismer for å styre hvilke registrerings- og arkiveringsfunksjoner som kan utføres når og av hvem • Journal- og arkivaktivitetene er inndelt i prosesstrinn • På prosesstrinnene er det knyttet spesifikke registreringsrettigheter for ulike aktørgrupper (AR, SB, LD) • Saksbehandleres rettigheter er ytterligere avgrenset: • til saker hvor vedk. er definert som saksansvarlig • til enkeltdokumenter hvor vedk. er saksbehandler • Definerte aktiviteter må være ferdig utført før skifte til nytt prosesstrinn tillates (dette gir også signal til annen aktør om å fortsette registrering)

  14. Noark og SGK Noark som innbygd funksjonalitet i saksbehandlingssystem (SGK) (eller: SGK som saksbehandlingsomgivelse for Noark-system)

  15. Situasjonen i dag • Noark 4 og SGK integrert i ett system (fra 2000) • ”Alle” leverer integrerte funksjoner for journal, arkiv og generell saksbehandling • Greit nok for tradisjonelt korrespondansearkiv for enkeltsaksbehandling • Fagsystem (spesialisert saksbehandling) og virtualiserte løsninger • Integrasjon med Noark-system begynner å bli fokusert • Dette er relativt komplisert med Noark 4 • NOARK 4 WebServices (fra 2006) • er lite brukt • stort sett én-til-én integrasjoner • svært leverandøravhengig • kostbar utvikling – lite gjenbruk

  16. Hva slags system er Noark 4? • Elektronisk journalføring • Elektronisk arkivering av saksdokumenter • Generell saksbehandling • Saksgang, saksoppfølging, dokumentflyt, dokumentproduksjon ... • Manuell dokumentfangst • Inngående: skannet papirdokument, e-post • Utgående: tekstbehandlingsdokument sendt på papir, e-post • Spesifikasjon av et komplett system • Tilgangsstyring, brukeradministrasjon, adresseregister, administrativ oppbygning.......

  17. Noark 4 fungerer bra for mange, men... • Kan oppleves for rigid, f.eks. når det gjelder tilgang • Kan hindre gode løsninger ved nye samarbeidsformer • Vanskelig å integrere med fagsystemer • Fagsystem: standardisert saksbehandling hvor dokumentproduksjon inngår • Håndterer ikke nye former for elektronisk kommunikasjon, f.eks. selvbetjeningsløsninger på web • Åpner ikke for automatisert dokumentfangst • Problematisk å utvikle løsninger basert på generelle dokumenthåndteringssystemer (Documentum, Meridio)‏ • Sannsynlig årsak: Noark 4 er definert som et komplett system

  18. Hvorfor ny versjon av Noark? • Noark 4 er en suksess! MEN dekker ikke dagens utfordringer • Standarden er • Tolket ”feil” • Rettet inn mot ”departementale enkeltsaker” • For rigid i forhold til nye arbeidsformer • Basert på noen premisser som ikke lot seg innfri • System basert på Noark 4 • Er vanskelig å integrere med fagsystem • Ikke særlig egnet for nye arbeids- og organisasjonsformer • Leverer svært kompliserte avleveringsuttrekk • Løsningene inngir en følelse av ”falsk sikkerhet”

  19. Hvorfor ny versjon av Noark? (2) • Sterkt politisk press for digitalisering • Organisasjonsstrukturen og organisering av arkivdanningen tar nye veier • Elektronisk kommunikasjon erstatter brevpost • Selvbetjeningsløsninger erstatter vanlig saksbehandling • Sikkerhetsløsninger vil kunne tillate elektronisk forsendelse av taushetsbelagte opplysninger Arkivfaglige krav og premisser må inn når system, prosesser og rutiner planlegges og spesifiseres

  20. Internasjonale standarder • Internasjonal standard for Records Management (RM): • ISO 15489-1 og 2: 2001 Information and documentation - Records management (Part 1: General, Part 2: Guidelines) • Internasjonal standard for RM Metadata: • ISO 23081-1: 2004 Information and documentation - Records management processes - Metadata for Records • EU-standard for RM basert på ISO 15489: • MoReq - Model Requirements for the management of electronic records (MoReq2 ferdig i februar 2008) • ICA: Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments (på høring feb 2008) • -------------------------------------------------------------- • Internasjonal standard for arkivbeskrivelse • ISAD(G): General International Standard Archival Description • ISO-standard for bevaring av arkiv: • ISO 14721: 2002 Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)

  21. Noen standarder etter nivå og type

  22. Noark-5 sett i lys av MoRerq2 • Hvorfor ikke MoReq2 i Norge? • MoReq2 er temmelig kompleks! • MoReq2 hadde uansett måttet tilpasses til norske forhold (jf kapittel null) • Noark-5 ER en bearbeiding av MoReq2, hvor vi har hensyntatt: • Bakoverkompatibilitet i fht Noark-4 • Bestemmelser om journalføring, kassasjon, periodisering, deponering og avlevering mv • Norsk offentlighets- og innsynstradisjon • Norsk lov- og regelverk, forvaltningsskikk og saksbehandlingstradisjon • Riksarkivet anbefaler kjernekravene i Noark 5 som standard også for privat sektor

  23. Noark 5 • Norsk arkivsystem (Noark 1-4) • Prosjektet • Startet august 2005 • Avsluttet 4. juli 2008, Noark 5 versjon 1 publisert • Vi planlegger faste versjoneringer • Erfaringer vi gjorde oss • Behov for sikkerhet • Behov for tillit • Behov for fleksibilitet • Behov for kjernekomponent • Norsk arkivstandard • Noark 5 spesifiserer en komponent som er ment å skulle inngå som arkivdanningskomponent i andre løsninger

  24. Løsningen: en arkivdanningskomponent • Komponentens navn: Noark 5 kjerne • Fungerer ikke alene, må integreres med andre komponenter for å kunne brukes som et system • Vårt mål: at Noark 5 kjerne skal være en "legomotor" som kan bygges inn i systemer som kan håndtere alle former for elektronisk arkivdanning: • Sakarkiv og fagsystem, offentlig og privat virksomhet, små og store organisasjoner, papirbasert og elektronisk arkiv • Vil kunne passe inn i regjeringens ambisjon om en åpen, tilgjengelig og sammenhengnende offentlig sektor • Felles IKT-arkitektur basert på gjenbruk, flerbruk og standardisering • Komponenter - tjenesteorientert arkitektur (SOA)‏

  25. Noark 5 angir stort sett HVA, ikke HVORDAN • Noark 5 definerer ikke et system, men et kravsett som vil legge til rette for ulike løsninger • Noark 5 definerer ikke tabeller eller attributter, men • Arkivstruktur • Metadata • Funksjonalitet • Utvekslingsregler • For deponering og avlevering er kravene sterke • Obligatoriske metadata skal inngå i uttrekket, enten de ligger innenfor eller utenfor Noark 5-kjernen

  26. Generell saks-behandling mm. Spesialisert saks- behandling mm. Sak/arkivsystem Forskjellige Noark 5-løsninger Komplett arkiv- og saksbehandlingssystem med funksjonalitet som Noark 4 Frittstående fagsystem Flere fagsystemer deler samme arkiv Fag- system 1 Fag- system 2

  27. Forskjell mellom Noark 4 og Noark 5 • Noark 4: Spesifikasjon av et komplett system. Inneholder en blanding av funksjonalitet for arkivdanning og (generell) saksbehandling, tilgangsstyring, brukeradministrasjon mm. • Konsekvenser: • Vanskelig å integrere med fagsystemer for spesialisert saksbehandling • Problematisk å utvikle løsninger basert på generelle dokumenthåndteringssystemer (Documentum, Meridio osv.) • Noark 5 skiller mellom: • Kjerne som kun inneholder basiskrav til arkivdanning. Kjernen fungere ikke alene som et eget system. • Komplett som inneholder anbefalte krav til generell saksbehandling, adresseregister, e-post, sikkerhet og tilgang, brukeradministrasjon mm.

  28. Noark 4: "moduler" • Del 1: Funksjonsrettet beskrivelse og kravspesifikasjon • Overordnede funksjonskrav (Noark 5: delvis kjernekrav)‏ • Modul for journal og arkivstyring (Noark 5: kjernekrav)‏ • Modul for elektronisk arkiv (Noark 5: kjernekrav)‏ • Prosesstyring i dokumentbehandlingen (Noark 5: ikke kjerne)‏ • Modul for administrativ oppbygning og arkivstruktur (Noark 5: delvis kjernekrav)‏ • Modul for tilgangsstyring og brukeradministrasjon (Noark 5: ikke kjerne)‏ • Modul for utvalgsbehandling (Noark 5: ikke kjerne)‏ • E-post og digitale signaturer (Noark 5: ikke kjerne)‏ • Rapporter (Noark 5: delvis kjernekrav)‏ • Periodisering, bortsetting og avlevering til arkivdepot (Noark 5: kjernekrav)‏

  29. Noark 4: komplett datamodell • Del 2: Tekniske spesifikasjoner • Beskrivelse av datamodell for et komplett system • Men ingen leverandører har implementert sine systemer akkurat slik det er beskrevet her • 95 tabeller • 28 tabeller inneholder O-attributter (basisversjon)‏ • 39 tabeller inneholder O- og O2-attributter (elektronisk arkiv) • 885 attributter • 215 O-attributter (basisversjonen)‏ • 69 O2-attributter (elektronisk arkiv)‏ • Noark 5: Ingen datamodell, i stedet konseptuelle modeller som beskriver datastrukturen og sammenhengen mellom metadataene. Tabell og attributtlistene er erstattet med en metadatakatalog.

  30. Noark 5 O: obligatoriske krav BO: betinget obligatorisk V: valgfrie krav Kravstruktur • Noark 4 • O: obligatorisk basisversjon • O1: utvidet versjon • O2: med elektrisk arkiv • O3: arkivering uten j.føring • A: anbefalte krav • E: integrert e-post • E1: avansert e-post • S: integrert saksbehandlingS1: avansert saksbehandling • U: utvalgsbehandling • U1: avansert utvalgsbehandling

  31. Hovedmoduler i Noark 5 – vi spesifiserer fra kjernen og ut

  32. Noark 5 kjerne og Noark 5 komplett • Spesifiseringen av krav i Noark 5 er ordnet i tre lag eller nivåer: Noark 5 indre og ytre kjerne og Noark 5 komplett.

  33. Noark 5 indre kjerne • Noark 5 kjernen inneholder grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. • Hovedfunksjonene ligger innen: • Arkivstruktur • Regelverk for arkiv • I tillegg ligger det krav til de moduler som må inngå i kjernen. • Datafangst • Søking / fremhenting / vising • Administrasjon av kjernen • Bevaring og kassasjon • Avlevering • Disse kravene må oppfylles for at systemet skal kunne godkjennes som en Noark 5 løsning.

  34. Indre kjerne • Hvordan skal vi forstå Noark 5 indre kjerne? • "Arkivrommet" - stedet der arkivet oppbevares • Et arkiv består av dokumenter • Vanligvis i tekstform, men behøver ikke være det • Fysiske og elektroniske dokumenter • Dokumentene må være organisert i en arkivstruktur • Arkivets "indre orden" (indre proveniens)‏ • I utgangspunktet bør elektroniske arkiver være ordnet på samme måte som fysiske arkiver • Arkivstrukturen i Noark 5 er fleksibel for å kunne tilpasses alle typer arkiver • Men: regelverket for kjernen inneholder noen grunnprinsipp som alle arkiver må oppfylle

  35. Hovedpunkter Noark 5 indre kjerne • Inneholder arkivdokumenter (engelsk: Records)‏ • Blir til som ledd i en virksomhet, dokumenterer aktiviteter • Arkiver dannes gjennom dokumentfangst • Samtidig tilføres dokumentene metadata • Informasjon om innhold, kontekst og struktur..... • Dokumentene blir dermed organisert i en arkivstruktur • Denne strukturen må kunne administreres • Feilretting, legge inn parametre, slette tidligere versjoner... • Dokumentene skal kunne gjenfinnes raskt og sikkert • Det må kunne foretas kassasjon av arkivdokumenter • Dokumentene må kunne periodiseres i aktive og avsluttede arkivperioder • Dokumenter og tilhørende metadata skal kunne avleveres til arkivdepot (i form av datauttrekk)

  36. Arkivstrukturen • Arkivets indre orden • Samme logiske orden både for fysiske og elektroniske arkiver • Bygd opp av arkivenheter • Jf. arkivrom, arkivskap, hengemapper, omslag osv. i papirbaserte arkiver • Inngår i et hierarki • Øverste nivå er arkiv, nederste er dokumentobjekt som inneholder referanse til selve det elektroniske dokumentet • Arkivenhetene består av metadata • Referansene mellom arkivenhetene er også metadata • Nye navn i forhold til Noark 4 • Klassifikasjonssystem (ordningsprinsipp), klasse (ordningsverdi), mappe (sak), registrering (journalpost) og dokumentobjekt (versjon)‏

  37. Arkivstrukturen er fleksibel • Alle arkivenheter er obligatoriske ved sakarkiver • Ved fagsystemer kan eventuelt klassifikasjonssystem, klasse, mappe og dokumentbeskrivelse utgå • Forskjellige mappetyper (spesialiseringer) med egne metadata: • Basismappe, saksmappe, møtemappe • Nye typer defineres etter behov, f.eks. byggesaksmappe, ansettelsessaksmappe, personalmappe, barnehagemappe...... • Brukere kan opprette egne typer med egendefinerte metadata • Forskjellige registreringstyper: • Forenklet registrering("arkivering uten journalføring"), basisregistrering, journalpost, møteregistrering

  38. Arkiv • Tradisjonelt definert etter organisasjon: én arkivskaper skaper ett arkiv, jfr. proveniensprinsippet • Stadig vanligere å definere etter funksjon: flere arkivskapere skaper ett arkiv, funksjonell proveniens • Innenfor en etat kan en f.eks. velge å la hovedkontoret og hvert distriktskontor skape egne arkiver • Et arkiv kan være opprettet (i aktiv bruk) eller avsluttet • Et arkiv kan eventuelt deles opp i ett eller flere underarkiv • Tilsvarer "delarkiv" i Noark 3, kan brukes dersom fysiske arkiver er plassert på forskjellige steder

  39. Arkivdel • Inndeling av arkivet på overordnet nivå • Alle mapper må være tilknyttet en arkivdel • Hovedfunksjon: skiller mellom forskjellige arkivperioder, og mellom deler av arkivet som skal periodiseres etter forskjellige prinsipper • Aktive perioder, overlappingsperiode og avsluttet periode • Skiller mellom mapper som er klassifisert etter forskjellige systemer • Skiller mellom fysisk og elektronisk arkiv • Skiller mellom sakarkiv og fagsystem • F.eks. møtemapper • Skiller ut mapper som skal skjermes • Skiller ut mapper som skal kasseres

  40. Klassifikasjonssystem Moreq2: ClassificationScheme Noark 4: Ordningsprinsipp • I Noark 4 går det ikke klart fram at dette utgjør en del av arkivstrukturen • Anbefaling i ISO 15489: beskrivelse av de virksomhetsprosesser som skaper arkiver • Slike prosesser kan beskrives som funksjoner (på øverste nivå) og aktiviteter (på ett eller flere undernivåer)‏ • "Arkivnøkler" bør altså heller være funksjonsbaserte enn emnebaserte, dvs. beskrive hvorfor saksmapper blir til (ikke hva de inneholder)‏ • Klassifikasjonssystemet kan også være objektbasert

  41. Klasse Moreq2: Class Noark 4: Ordningsverdi/arkivkode • Klassene i et funksjonsbasert system vil oftest inngå i et hierarki • Tre eller fire nivåer er vanlig • Grupperer mapper/dokumenter som har oppstått som følge av samme type aktivitet • Forenkler gjenfinning • Klasser skal kunne opprettes etter at systemet er tatt i bruk • Klasser skal kunne avsluttes • Kan styre skjerming av mapper/dokumenter • Kan styre bevaring og kassasjon av mapper/dokumenter • Sekundær klassifikasjon og mangefasettert klassifikasjon (K-koder) skal være mulig

  42. Mappe Moreq2: File Noark 4: Sak • Hovedregel: skal inneholde alle dokumenter som er oppstått i løpet av utførelsen av en aktivitet, en enkeltsak • Alternativer er samlesak og dossiersak • Kan ha en eller flere undermapper • Metadata for basismappe er obligatorisk for alle mappetyper • Saksmappen er bakoverkompatibel med "sak" i Noark 4, men har ekstra metadata • Sakspart og presedens kan knyttes til en saksmappe, er beskrevet i ytre kjerne • Funksjonelle krav på mappenivå er beskrevet i ytre kjerne (saksbehandling)‏

  43. Registrering • Moreq2: Record • Noark 4: Journalpost • Inneholder et arkivdokument, dvs. dokumentasjon av ett trinn i en aktivitet • Kan bestå av ett eller flere enkeltdokumenter • Forenklet registrering: for dokumenter med arkiveringsplikt, men ikke journalføringsplikt • Metadata for basisregistrering er obligatorisk for alle registreringstyper • Journalpost er bakoverkompatibel med samme enhet i Noark 4, men har ekstra metadata • En journalpost kan ha en eller flere korrespondanseparter • Avskrivning er beskrevet i ytre kjerne • Funksjonelle krav på registreringsnivå er beskrevet i ytre kjerne (saksbehandling)‏

  44. Dokumentbeskrivelse • Moreq2: Document • Inneholder enkeltdokumenter, dvs. et logisk avgrenset informasjonsobjekt • Mange registreringer vil bare bestå av et slikt dokument, men noen kan bestå av flere: hoveddokument og vedlegg • Ett og samme dokument kan være tilknyttet flere registreringer. • M:M-forhold mellom registrering og dokumentobjekt • Dersom en registrering bare inneholder ett enkeltdokument - og ikke noe dokument er knyttet til mer enn en registrering - kan nivået utgå

  45. Dokumentobjekt • Moreq2: Component • Noark 4: Versjon • Et enkeltdokument kan være arkivert i: • flere versjoner (grader av ferdigstillelse) • flere varianter (usladdet og sladdet) • flere formater (produksjons- og avleveringsformat) • Hvert av disse må representeres med et dokumentobjekt • Har referanse til en fil (byte stream) som inneholder selve det elektroniske dokumentet • Inneholder tekniske metadata • format • filstørrelse • Inneholder sjekksum for dokumentet

  46. Metadata • Betyr data om data • Opplysninger som gjør oss i stand til å tolke data som informasjon • Først brukt innenfor informatikk (tekniske metadata) • Bibliotekarer bruker metadata for å beskrive og gjenfinne publikasjoner • Arkivskapere og arkivdepoter bruker metadata til å beskrive, administrere, gjenfinne og bevare arkivdokumenter, og å tolke dokumentene i den konteksten de inngår • Stadig viktigere: metadata opprettholder dokumentenes autentisitet • Også fysiske arkiver har metadata • Forskjellige typer metadata i arkiver: kontekst, innhold, struktur - dessuten: identifikasjon, tilgjengelighet og brukshistorikk

  47. Metadata i Noark 5 • Arkivenhetene består av metadataelementer • Samme metadataelement kan forekomme i flere forskjellige arkivenheter • Metadata kan arves fra et overordnet til et underordnet nivå • Metadata behøver ikke å være lagret i databasen, kan genereres når data eksporteres • Utgangspunkt for metadata: • Attributtlistene i Noark 4 • National Archives of the United Kingdom: Requirements for Electronic Records Management (basis i Dublin Core) • Moreq2 (basis i ISO 23081 Metadata for Records)

  48. Metadata - navngivning • Eksempel: arkivperiodeStartDato(Noark 4: AP.FRADATO) • Norske begreper og uttrykk • Kan settes sammen av flere ord • Så selvforklarende som mulig • Ikke tall, spesialtegn eller mellomrom i navnene • Liten forbokstav, stor forbokstav ved etterfølgende ord • Navnene er obligatoriske ved avleveringsuttrekk og utveksling av metadata (f.eks. ved integrasjonsløsninger) • Kan ha andre navn internt i databasen (som attributter) • Kan også ha andre navn i skjermbildene

  49. Nr. Navn Noark 4 Obligatorisk Forekomst Avleveres M001 systemID SA.ID Obligatorisk En Avleveres M003 mappeID (SA.SAAR+SA. SEKN)‏ Obligatorisk En Avleveres M080 mappetype SA.TYPE Obligatorisk En M020 tittel SA.TITTEL Obligatorisk En Avleveres M025 offentligTittel SA.OFFTITTEL Bet. oblig. En Avleveres M021 beskrivelse Valgfri En Avleveres M022 nøkkelord Valgfri Mange Avleveres M300 dokumentmedium SA.PAPIR Valgfri En Avleveres M301 oppbevaringssted Valgfri En M600 opprettetDato Obligatorisk En Avleveres M601 opprettetAv Obligatorisk En Avleveres M602 avsluttetDato Bet. oblig. En Avleveres M603 avsluttetAv Bet. oblig. En Avleveres M200 referanseForelder KL.ORDNVER Obligatorisk En Avleveres M201 referanseBarn Obligatorisk Mange Avleveres M208 referanseArkivdel SA.ARKDEL Obligatorisk En Avleveres Metadata for basismappe Disse metadata skal kunne forekomme i alle mappetyper

  50. Nr. Navn Noark 4 Obligatorisk Forekomst Avleveres M100 saksdato SA.DATO Obligatorisk En Avlevers M305 administrativEnhet (SA.ADMID)‏ Obligatorisk En Avleveres M306 saksansvarlig (SA.ANSVID)‏ Obligatorisk En Avleveres M308 journalenhet (SA.JENHET)‏ Valgfri En Avleveres M052 saksstatus SA.STATUS Bet. oblig. En M106 utlåntDato SA.UTLDATO Valgfri En M309 utlåntTil (SA.UTLTIL)‏ Valgfri En M209 referanseSekundær Klassifikasjon (KL.ORDNVER)‏ Valgfri Mange Avleveres Metadata for saksmappe Disse metadata kommer i tillegg til metadata for basismappe

More Related