Gerenciamento de Aquisições Conteúdo Prof. Carlos Vinícius cvalves@senacrs.br

1. Gerenciamento de AquisiçõesConteúdoProf. Carlos Viníciuscvalves@senacrs.edu.br SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL FACULDADE DE TECNOLOGIA SENAC PELOTAS

2. Planejar Compras e Aquisições • Identifica quais necessidades do projeto podem ser melhor atendidas pela compra ou aquisição de produtos, serviços ou resultados fora da organização do projeto. • Envolve a consideração de como, o que, quanto e quando adquirir. • Executado para cada item a ser comprado ou adquirido.

3. Planejar Compras e Aquisições • O cronograma do projeto pode influenciar significativamente o processo Planejar compras e aquisições. • As decisões tomadas no desenvolvimento do plano de gerenciamento de aquisições também podem influenciar o cronograma do projeto e estão integradas ao desenvolvimento do cronograma, à estimativa de recursos da atividade e às decisões de fazer ou comprar.

4. Planejar Compras e Aquisições • O processo Planejar compras e aquisições inclui a análise dos riscos envolvidos em cada decisão de fazer ou comprar. • Inclui a análise do tipo de contrato planejado para ser usado em relação à mitigação de riscos e à transferência de riscos para o fornecedor.

5. Planejar Compras e Aquisições • Fatores a serem considerados: • Análise de mercado • Incluem as condições do mercado e quais produtos, serviços e resultados estão disponíveis no mercado, de quem e sob quais termos e condições. • Processos organizacionais • Fornecem as políticas, procedimentos, diretrizes e sistemas de gerenciamento formais e informais existentes relacionados às aquisições. • Políticas organizacionais freqüentemente restringem as decisões de aquisição.

6. Planejar Compras e Aquisições • Fatores a serem considerados (Cont.): • Processos organizacionais • Políticas organizacionais freqüentemente restringem as decisões de aquisição. • Valores altos -contratos longos. • Lista pré-definida de fornecedores. • Parcerias existentes.

7. Planejar Compras e Aquisições • Fatores a serem considerados: • Declaração do escopo do projeto • Descreve os limites, requisitos, restrições e premissas do projeto relacionados ao escopo do projeto. • Fornece informações importantes sobre as necessidades e estratégias do projeto que devem ser consideradas. • Restrições são fatores específicos que podem limitar as opções do comprador e do fornecedor. • Usar um determinado tipo de componente. • Usar uma determinada tecnologia. • Prazos e datas de entrega.

8. Planejar Compras e Aquisições • Fatores a serem considerados: • Declaração do escopo do projeto • Premissas são fatores que serão considerados verdadeiros. • Exemplo: • Existência de vários fornecedores. • Existência de um fornecedor único. • Lista de entregas e critérios de aceitação do projeto e seus produtos, serviços e resultados.

9. Planejar Compras e Aquisições • Fatores a serem considerados: • Estrutura analítica do projeto • Fornece a relação entre todos os componentes do projeto e as entregas do projeto. • MAIS IMPORTANTE • AS AQUISIÇÕES DEVEM TER COMO BASE O ESCOPO

10. Planejar Compras e Aquisições • Fatores a serem considerados: • Dicionário da EAP • Fornece declarações do trabalho detalhadas que fornecem uma identificação das entregas e uma descrição do trabalho dentro de cada componente da EAP necessário para produzir cada entrega. • Plano de gerenciamento do projeto • Fornece o plano geral para gerenciamento do projeto e inclui planos auxiliares.

11. Planejar Compras e Aquisições • Fatores a serem considerados: • Lista de riscos identificados • Fornece lista com os riscos identificados. • Relacionar os ricos que impactam em aquisições. • Cronograma • Fornece dados para negociação de datas de entrega do fornecedor.

12. Planejar Compras e Aquisições • Fatores a serem considerados: • Estimativas de custo • Fornece dados para negociação de preços. • Orçamento • Fornece dados para negociação de prazos de pagamento.

13. Planejar Compras e Aquisições • Ferramentas e Técnicas: • Fazer ou comprar • Usada para determinar se um produto ou serviço específico pode ser produzido pela equipe do projeto ou pode ser comprado. • As restrições do orçamento do projeto são consideradas nas decisões de fazer ou comprar. • Em uma decisão de compra, então uma segunda decisão de comprar ou alugar também será tomada. • A análise inclui os custos indiretos e também os diretos.

14. Planejar Compras e Aquisições • Ferramentas e Técnicas: • Fazer ou comprar • A estratégia de longo prazo da organização da equipe do projeto também é um componente na análise de fazer ou comprar. • Planejamento Estratégico • Fatores que influenciam na decisão: • Necessidade de focar no negócio. • Disponibilidade de recursos. • Necessidade de liberar recursos para outros projetos.

15. Planejar Compras e Aquisições • Ferramentas e Técnicas: • Fazer ou comprar • Fatores que influenciam na decisão: • Necessidade de acesso a nova tecnologia ou know-how (oportunidade). • Controle (maior controle comprando ou fazendo?). • Compartilhamento de riscos. • Custo. • Prazo. • Fornecedores confiáveis. • Fornecimento especializado. • Premissas e restrições.

16. Planejar Compras e Aquisições • Ferramentas e Técnicas: • Opinião especializada • Freqüentemente será necessária uma opinião técnica especializada para avaliar as entradas e as saídas desse processo. • Exemplos: • área de compras para desenvolver ou modificar os critérios que serão usados para avaliar ofertas ou propostas feitas por fornecedores. • opinião jurídica especializada pode envolver os serviços de um advogado para auxiliar com termos e condições de aquisição fora do padrão.

17. Planejar Compras e Aquisições • Ferramentas e Técnicas: • Tipos de contratos • Diferentes tipos de contratos são mais ou menos adequados para diferentes tipos de compras.

18. Planejar Compras e Aquisições • Contratos de preço fixo ou preço global (Lump Sum) • Envolve um preço total fixo para um produto bem definido. • Podem incluir incentivos. • Ex.:Bônus caso metas de cronograma sejam atingidos ou superados. • A forma mais simples de um contrato de preço fixo é um pedido de compra de um item especificado a ser fornecido até uma data especificada por um preço especificado.

19. Planejar Compras e Aquisições • Contratos de preço fixo ou preço global (Lump Sum) • O preço fixo é definido pelo escopo • Imprescindível a determinação da natureza e das quantidades de esforço a serem realizadas, geralmente obtidas através dos documentos e especificações do projeto. • Pode haver reajuste devido a fatores econômicos. • Oscilação no preço de commodities. • Ajuste Cambial e Inflação.

20. Planejar Compras e Aquisições • Contratos de preço fixo ou preço global (Lump Sum) • A forma de remuneração pode ser parcelada, conforme etapas cumpridas ou periodicamente. • Isto não descaracteriza o contrato a preço global.

21. Planejar Compras e Aquisições • Contratos de preço fixo ou preço global (Unit Price) • A remuneração é pré-definida por unidade, para cada elemento do projeto. • Define-se uma lista de elementos para se trabalhar, atribuindo-se um preço fixo a cada um deles (por exemplo: por m2, por documento, etc). • Ex: Contrato com empresas de engenharia projetistas (design).

22. Planejar Compras e Aquisições • Contratos de preço fixo ou preço global (Unit Price) • É importante determinar todos os elementos a serem contratados e realizar uma estimativa de quantidades. • O cálculo da remuneração é feito periodicamente ou na entrega de um determinado volume (medição ou eventos de pagamento).

23. Planejar Compras e Aquisições • Contratos de custos reembolsáveis. • Também conhecidos como contratos por Administração. • Envolve o pagamento (reembolso) para o fornecedor pelos custos reais do fornecedor acrescidos de uma remuneração que normalmente representa o lucro do fornecedor. • Planilha de custos “aberta”. • Margem de lucro pré-definida (acertada entre comprador e fornecedor).

24. Planejar Compras e Aquisições • Contratos de custos reembolsáveis. • Três tipos (PMBoK): • CMR • CMRF • CMRI • E mais: • CMG • Preço Alvo

25. Planejar Compras e Aquisições • Contratos de custos reembolsáveis. • Custo mais remuneração (CMR) ou Custo mais percentual do custo (CMPC). • O contratado executa o combinado no escopo do projeto e tem seus custos reembolsados, além de uma taxa fixa percentual em relação aos gastos. • A remuneração do contratado aumenta quando aumentar o custo do serviço, o que pode ser um incentivo à ineficiência. • Exige aumento dos elementos gerenciais de controle por parte do contratante. • Forma mais usual quando a natureza e as quantidades do esforço são desconhecidas.

26. Planejar Compras e Aquisições • Contratos de custos reembolsáveis. • Custo mais remuneração fixa (CMRF). • O fornecedor é reembolsado pelos custos permitidos para a realização do trabalho contratado e recebe um pagamento de remuneração fixa calculado como um percentual dos custos estimados do projeto. • A remuneração fixa não varia com os custos reais, a menos que ocorram mudanças no escopo do projeto. • Nesta modalidade de contato ainda não há estímulo à eficiência.

27. Planejar Compras e Aquisições • Contratos de custos reembolsáveis. • Custo mais remuneração de incentivo (CMRI). • O fornecedor é reembolsado pelos custos permitidos pela realização do trabalho contratado e recebe uma remuneração predeterminada. • Instrumento de incentivo: • quando o contratado executa o serviço com um desempenho acima do esperado (economizando), a taxa percentual é aumentada. • quando o contratado executa o serviço com um desempenho abaixo do esperado (gastando mais ou ultrapassando o prazo), a taxa percentual é diminuída.

28. Planejar Compras e Aquisições • Contratos de custos reembolsáveis. • Custo máximo garantido (CMG). • Nesta modalidade, seja a remuneração por taxa percentual ou remuneração fixa, acrescenta-se um limite máximo para os gastos. • O contratado tem a obrigação de não ultrapassar o limite máximo. • Acima desse limite o contratado deverá arcar com todas as despesas.

29. Planejar Compras e Aquisições • Contratos de custos reembolsáveis. • Preço Alvo (Target Price). • Variação do CMG • Preço alvo é determinado e fica combinado entre as partes: • após a execução, o custo sendo menor (houve economia), a diferença entre o custo e o preço alvo é dividida entre contratante e contratada. • após a execução, o custo sendo maior que o alvo, o prejuízo será também dividido entre contratante e contratada.

30. Planejar Compras e Aquisições • Contratos por tempo e material (T&M). • O valor total do acordo e a quantidade exata de itens a serem fornecidos não são definidos pelo comprador no momento do fechamento do contrato. • Menos poder de barganha para o comprador.

31. Planejar Compras e Aquisições • Contato de Garantia de Desempenho (Turn-Key). • Não tem no PMBoK. • A contratada compromete-se a realizar todo o serviço do escopo do projeto, entregando-o completamente concluído e em condições operacionais. • O contratante deposita na contratada toda a responsabilidade de realização do ciclo de desenvolvimento: levantamento, projeto e implementação.

32. Planejar Compras e Aquisições • Contato de Garantia de Desempenho (Turn-Key). • Em geral é remunerada a preços globais. • Riscos econômicos e riscos de execução ficam com a contratada. • Em casos especiais, pode ser utilizado o regime de custos para esta modalidade. • Neste caso, os riscos econômicos ficam com o contratante e os riscos de execução com a contratada.

33. Planejar Compras e Aquisições • Resultados: • Plano de Gerenciamento das Aquisições • Alterações / Mudanças no plano do projeto ou planos auxiliares (principalmente prazo e custos).

34. Planejar Compras e Aquisições • Plano de Gerenciamento das Aquisições • Tipos de contratos a serem usados. • Quem irá preparar estimativas independentes e se elas são necessárias como critérios de avaliação. • As ações que a equipe de gerenciamento de projetos poderá tomar sozinha, se a organização executora possuir um departamento de aquisições, contratação ou compras. • Documentos de aquisição padronizados, se forem necessários.

35. Planejar Compras e Aquisições • Plano de Gerenciamento das Aquisições • Gerenciamento de vários fornecedores. • Coordenação de aquisições com outros aspectos do projeto, como elaboração de cronogramas e relatório de desempenho. • Restrições e premissas que poderiam afetar as compras e aquisições planejadas. • Tratamento dos tempos totais necessários para comprar ou adquirir itens de fornecedores e sua coordenação com o desenvolvimento do cronograma do projeto.

36. Planejar Compras e Aquisições • Plano de Gerenciamento das Aquisições • Tratamento das decisões de fazer ou comprar e sua ligação com os processos. • Estimativa de recursos da atividade e Desenvolvimento do cronograma. • Definição das datas agendadas em cada contrato para as entregas do contrato e coordenação com os processos de desenvolvimento do cronograma e controle. • Identificação de seguros-desempenho ou outros seguros para mitigar algumas formas de risco para o projeto.

37. Planejar Compras e Aquisições • Plano de Gerenciamento das Aquisições • Estabelecimento da orientação a ser oferecida aos fornecedores sobre o desenvolvimento e a manutenção de uma estrutura analítica do projeto contratado. • Estabelecimento do formato a ser usado para a declaração do trabalho do contrato. • Identificação de fornecedores pré-qualificados selecionados. • Métricas de aquisição a serem usadas para gerenciar contratos e avaliar fornecedores. • Exemplos de Plano de Gerenciamento das Aquisições.

38. Planejar Compras e Aquisições • Declaração do trabalho do contrato • Define, para os itens que estão sendo comprados ou adquiridos, apenas a parte do escopo do projeto incluída no contrato relacionado. • A declaração do trabalho (DT) de cada contrato é desenvolvida a partir: • da declaração do escopo do projeto • da estrutura analítica do projeto (EAP) • do dicionário da EAP.

39. Planejar Compras e Aquisições • Declaração do trabalho do contrato • A DT do contrato descreve o item de aquisição em detalhes suficientes para permitir que possíveis fornecedores determinem se são capazes de fornecer o item.

40. Planejar Compras e Aquisições • Declaração do trabalho do contrato • Podem incluir: • Especificações técnicas. • Quantidade desejada. • Níveis de qualidade. • Critérios de aceitação. • Prazo. • Condições de pagamento. • Reuniões de acompanhamento. • Relatórios de desempenho. • Suporte técnico e treinamentos necessários. • Nível de manutenção. • Garantia. • Local de entrega.

41. Planejar Compras e Aquisições • Declaração do trabalho do contrato • Não utilizar termos vagos: • Melhor desempenho... • Tecnologia de ponta... • Mais sofisticado... • Melhor qualidade... • Etc...

42. Planejar Compras e Aquisições • Declaração do trabalho do contrato • A DT do contrato é redigida de forma que seja clara, completa e concisa. • Inclui uma descrição dos serviços de apoio necessários, como relatório de desempenho ou suporte operacional pós-projeto para o item adquirido. • Pode ser revisada e refinada conforme necessário durante o processo de aquisição até que seja incorporada em um contrato assinado. • Ex.: um possível fornecedor pode sugerir uma abordagem mais eficiente ou um produto mais barato que o que foi especificado originalmente.

43. Planejar Compras e Aquisições • Declaração do trabalho do contrato • Se bem elaborada: • Permitem aos fornecedores apresentar propostas mais acuradas. • Provêem uma base de referência para desenvolvimento de outras etapas da solicitação, tais como: critérios de avaliação e estimativas independentes. • Minimizam a necessidade de futuras alterações de escopo. • Facilitam a avaliação de desempenho. • Reduzem disputas ou reivindicações sob um contrato.

44. Planejar Compras e Aquisições • Declaração do trabalho do contrato • Também conhecida como SOW • Statement of Work

45. Planejar Compras e Aquisições • Perguntas... • Um tipo de contrato é melhor que outro? • Pode-se aplicar qualquer tipo de contrato em todas as situações?

46. Planejar Compras e Aquisições • Exercício: • Analise e defina o melhor formato de contrato para cada situação.

47. Planejar Compras e Aquisições

48. Planejar Compras e Aquisições • Exercício: • Skynet Armazéns Gerais: • Analise o case e defina o melhor formato de contrato para o projeto.

49. Planejar Compras e Aquisições • Exercício - Skynet Armazéns Gerais: • Case: A empresa Skynet Armazéns Gerais está com um projeto que envolve contratar a implantação de um sistema de gestão de logística (WMS –Warehouse Management System). Para a contratação desse sistema, algumas considerações são importantes: • A equipe de logística não é experiente em processos e em informática. • O contratado irá fornecer tudo: equipamentos, software, treinamento e serviços de configuração.

50. Planejar Compras e Aquisições • Exercício - Skynet Armazéns Gerais: • A diretoria da Skynet solicita à sua equipe: • Propor o tipo de contrato e relacionar os itens que devem constar. • Justificar a proposta.