Lessons Learned: Evaluasi Proposal PHK A1

Lessons Learned: EvaluasiProposal PHK A1 Dewan Pendidikan TinggiDirektorat Jenderal Pendidikan TinggiDepartemen Pendidikan NasionalMei, 2005

Program A-1 HibahKompetisi 2005 Disediakan : 150 hibah

Beberapa kelemahan proposal (1) • Jumlah halaman melebihi ketentuan (> 75 lbr) • Tidak dilengkapi lampiran copy akreditasi terakhir • Akreditasi > C • Memalsukan akreditasi • Diusulkan oleh unit yang salah (mis: Program Studi) • Tidak ada lembar pengesahan pimpinan PT Administrasi:

Beberapa kelemahan proposal (1) • Halaman tidak lengkap • Bab/pasal hilang atau meloncat • Cover tidak sesuai • Tabel tidak urut dan penomeran tidak sistematis • Halaman tak bernomor Administrasi:

Beberapa kelemahan proposal (2) Substansi: • Kepemimpinan dan Komitmen PT: • Tidak diungkapkan visi, misi dan renstra institusi • Tidak ada/lemahnya dukungan/komitmen pimpinan • Pengembangan Jurusan tidak mengacuRENSTRA pengembangan PT • draft Renstra jika ada • jika PT tidak/belum menyusun Renstra ?  kesepakatan langkah pengembangan oleh jurusan • Kebijakan pimpinan dalam pengusulan Jurusan ke program A-1 tidak jelas • tidak dilakukan seleksi internal • apakah ada dukungan dari keputusan Senat ?, dll

Beberapa kelemahan proposal (3) • Task Force kurang kompeten & kurang melibatan civitas academica • kualitas proposal rendah  pemikiran terlalu sempit atau terlalu luas, hipotetikal atau bedasar rumor (tanpa dukungan analisis objektif) • Task Force dapat menjadi embryo pembaharu didalam Jurusan atau institusi  anggota TF pilihan terbaik yang penuh dedikasi untuk mengembangkan institusi • Team work dalam TF penting dikembangkan  hindari dominansi pendapat perorangan yang subjective atau groundless ideas tanpa hasil analisis data • Meng-copyproposal Jurusan/Fakultas lain • mengandalkan ‘konsultan’ tidak akan meningkatkan kapasitas internal dan akumulasi pembelajaran (accumulated learning capacity) • niche atau local needs tidak sama antara satu dengan lain jurusan/fakultas

Beberapa kelemahan proposal (4) • Kualitas Evaluasi Diri: • Data sangat minim dan tidak akurat/konsisten • data hasil rekayasa (“karangan”)  jangan dilakukan  bisa digolongkan sebagai kecurangan • Data yang saling bertentangan/tidak konsisten • nomor tabel, hasil-hasil analisis data sebagai referensi tidak tepat diacu dalam SE • Mengacu pada tabel yang salah • Analisis data tidak comprehensive atau lack of in-depth analysis  • Paparan hanya menarasikan data, tidak disertai analisa • tidak ada alur yang jelas (benang merah)antara SE – identified problems – alternative solutions – proposed activities • Pernyataan/analisa yang tidak berdasar (jumping into conclusion) • titipan aktivitas dari dekan atau pimpinan lain • bukan berbasis rumor tapi sebagai hasil dari involvement of all elements (internal stakeholders)

Beberapa kelemahan proposal (4) • Tidak mampu mengenali permasalahan utama dan penyebabnya (yang terkait dengan LIMO) yang dihadapi Jurusan  • prioritas permasalahan, pemilahan permasalahan porsi jurusan, fakultas atau institusi • penyesuaian dengan objektif A1 • Penetapan solusi alternatif untuk menyelesaikan permasalahan tidak tepat  • tidak mempunyai implikasi (terkait) langsung pada penyelesaian masalah • superficial  tidak menyelesaikan akar masalah • tidak dapat diukur  quantitative dan qualitative performance indicators

Beberapa kelemahan proposal (5) • Permasalahan utama tidak terkait dengan judul dan usulan program • pemilihan dan pemilahan permasalahan yang sesuai dengan obyektif PHK A1 • prioritas permasalahan  sesuai dengan dana dan waktu

Beberapa kelemahan proposal (5) • Program yang Diusulkan: • Tidak fokus pada perbaikan kapasitas institusional (internalmanagement & organization serta leadeship) sesuai tujuan A-1 • diskusi, analisis SWOTterhadap permasalahanatau elaborasi SE mengarah/fokuspada objective coverage PHK A1 • Usulan program tidak terkait dengan hasil Evaluasi Diri  • Tidak memanfaatkan kekuatan diri dan peluang yang ada • Tidak memperbaiki kelemahan diri dan hambatan yang ada • dikerjakan tim berbeda tanpa komunikasi intensif  diperlukan ‘conductor’ • check and recheck final touch oleh ‘conductor’

Beberapa kelemahan proposal (6) • Tidak berbasis aktivitas namun lebih ke arah investasi, misalnya membeli peralatan inventaris kantor yang tidak terkait dengan aktivitas penyelesaian masalah. • Indikator kinerja tidak mengukur keberhasilan aktivitas yang terkait dan implikasinya pada objektif PHK A1 namun mengukur hasil kuantitatif investasi saja (mis : jumlah buku, alat, dll.) • Tidak ada keterpaduan (atau kesinambungan) program Tahun 1 dan Tahun 2  summay table untuk 2 tahun • Strategi untuk menjaga keberlangsungan program tidak jelas  umumnya :’akan menggunakan dana rutin universitas’ – perluinovasidankreativitas

Beberapa kelemahan proposal (7) • Mekanisme dan rancangan tidak menggambarkan tahapan pekerjaan yang runtun • skedul aktivitas menempati rentang selama 1 tahun • singular tidak punya kaitan dengan aktivitas lain • tidak jelas sub-aktivitas yang menunjukkan step-by-step mencapai tujuan aktivitas • Kaitan antara latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme dan rancangan, jadwal, sumberdaya tidak jelas • Estimasi anggaran tidak berdasar (terlalu tinggi atau terlalu rendah)

Tips and Tricks (1) • Diskusi dalam Task Force atau staff meeting : • demokratis ketua TF atau pimpinan rapat listening more and speaking less • dominansi1-2 orang akan mengakibatkan proposal kurang komprehensif dan objektif • Data yang belum ada diungkapkan (menyadari kekurangan, indikasikan sebabnya dan ungkapkan rencana perbaikannya) • Perlu dilakukan kajian bolak-balik antara permasalahanakar permasalahanisu strategissolusi alternatif perlu ketelitian memilih dan memilah dan mengelompokkan pada kelompok yang tepat • Solusi alternatif atau usulan aktivitas lebih melembaga, sustainable dan menjadi embryo pengembangan aspek lain  hasil-hasil PHK A1 menjadi fondasi pengembangan Jurusan selanjutnya  harus mempunyai sustainability yang tinggi

Tips and Tricks (2) • Aktivitas merupakan satu kesatuankegiatan yang mempunyai output dan outcome yang jelas dan dapat diukur dengan suatu indikator kinerja tertentu  • ‘pengumpulan data akademik’ bukan aktivitas • ‘mengembangkan sistem administrasi akademik’ adalah aktivitas • Sebuah aktivitas dapat mengandung beberapa sub-aktivitas yang relevan  jika terdapat kesamaan sub-aktivitas dengan aktivitas lain berarti keduaaktivitas mungkin dapat digabungkan  kaji kembali • aspek-aspek usulan program aktivitas dalam bentuk NARASI • aspek TUJUAN dalam usulan aktivitas tidak dinyatakan dengan indikator kinerja (mis TUJUAN : - untuk meningkatkan persentase kehadiran dosen, mencapai IPK optimal, tersusunnya kalender akademik, dll)

Tips and Tricks (3) • Jika akar permasalahan bersifat sangat umum(general)  alternative solutions menjadi tidak fokus  kontribusi aktivitas terhadap penyelesaian masalah sangat kecil. Sebaliknya akar permasalahan yang sangat spesifik dapat menyebabkan kaburnya antara aktivitas dengan sub-aktivitas • cakupan dan implementasi aktivititas sesuai kebutuhan dan kapasitas jurusan sendiri  efisien dan efektif. pemanfaatan TA seminimal mungkin • substansi aktivitas yang sesuai dengan obyektif PHK A1 • Indikator kinerja setiap aktivitas bisakualitatif atau kuantitaif asalkan mampu mengukur implikasi dari aktivitas terkait. Harus dibedakan antara indikator kinerja dengan kemajuan(pencapaian) program (progress report) • mis : final : 100% berarti program selesai dilaksanakan  bukan indikator kinerja • student’s dan staff’s satisfaction dapat digunakan sebagai indikator kinerja

Tips and Tricks (4) • Perlu memperhatikan tahap evaluasi dan pengkajian(atau ujicoba) jika aktivitas yang diusulkan merupakan sebuah sistem(SOP, SIM, peraturan) yang akan digunakan sebagai bagian Internal Management Procedure dan mempengaruhi Governance jurusan secara keseluruhan  • robustness (kehandalan) dan up to date (baru atau ketinggalan jaman ?) • sustainability (keberlanjutan) dan up-dating model (pembaharuan) • Rencana pendanaan program perlu memperhatikan kewajaran unit cost selain batasan yang tertera dalam guidelines • perlu survai pasar realistis bagi rekanan tender  OE yang baik akan mengurangi kemungkinan dana sisa sedangkan mark-up akan merugikan diri sendiri • program tidak dimaknai sebagai income tambahan bagi dosen atau institusi • dana DRK dimanfaatkan secara optimal  data dan laporan pemakaian dana DRK akan diperiksa secara khusus

Tips and Tricks (5) • Inga-inga!: proposal merupakan satu-satunya alat komunikasi antara pengusul dan reviewer  tulislah dengan bahasa dan argumen hasil analisa yang baik (ringkas dan jelas)  mintalah orang lain untuk membacadan mereviewproposal sebelum dikirim • Yakinkan bahwa apa yang ditulis difahamioleh reviewer • Cek kembali seluruh copy proposalapakah halaman dan syarat-syaratnya sudah lengkap (tidak ada halaman yang tercecer di tempat foto copy, sampul sudah benar – lihat check list dalam panduan) • Pastikan proposal final sudah siap seminggu sebelum batas akhir pengumpulan dan pastikan proposal tiba di tangan panitia sebelum batas akhir (18 Juli 2005pukul 17.00 WIB)

Lessons Learned: Evaluasi Proposal PHK A1