SEMINAIRE ELIGIBILITE DES DEPENSES ENSEIGNEMENTS TIRES DES CONTROLES & RECOMMANDATIONS NATIONALES Marseille, le 1

1. SEMINAIRE ELIGIBILITE DES DEPENSES ENSEIGNEMENTS TIRES DES CONTROLES & RECOMMANDATIONS NATIONALES Marseille, le 12 janvier 2012 Laetitia Arnaud-Bedouet

2. ELIGIBILITE DES DEPENSESDOCUMENTS DE REFERENCE • Documents du Programme : • PO/DOMO • Note d’orientation sur le contrôle de 1er niveau • Fiches d’information du STC (« Factsheet ») • Documents nationaux : • Décret N° 2007 - 1303 du 3 septembre 2007 fixant « les règles nationales d’éligibilité des dépenses des programmes cofinancés par les fonds structurels pour la période 2007-2013 » • Décret N° 2011 - 92 du 21 janvier 2011 modifiant le Décret N° 2007-1303 du 3 septembre 2007 ci dessus • Guide sur l'éligibilité des dépenses cofinancées par les Fonds structurels européens (FEDER, FSE) en France (DATAR) www.programmemed.eu

3. MARCHES PUBLICSDOCUMENTS DE REFERENCE • Code des marchés publics (CMP) : Etat, Etablissements publics (hors EPIC), collectivités territoriales, Etablissements publics locaux • Ordonnance N° 2005-649 du 6 juin 2005 relative aux « marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au Code des marchés publics » + Décret n°2005-1742 du 30 décembre 2005 Documents disponibles sur le site www.programmemed.eu, rubrique « Information nationale », puis «France »

4. MARCHES PUBLICS PRINCIPALES ERREURS DETECTEES • Absence de preuves formelles et tangibles de mise en concurrence pour les « Petits achats » • Contradiction entre le droit français et le droit communautaire • Circulaire du Ministère de l’Intérieur / CICC du 6 mai 2011 : présence minimale d’’au moins 3 devis exigée pour les petits marchés Recommandation : Quelque que soit la structure juridique du partenaire, les principes du Traité s’appliquent dès le premier euro ; parmi ces principes, celui de non discrimination implique une mise en concurrence • Absence de pièces justificatives des Marchés Publics (Procédures formalisées) • Avis de publicité (JOUE et BOAMP) • Cahier des charges / CCTP • Acte d’engagement • RAO • Décision de refus • Notification d’acceptation • Avis d’attribution du marché

5. MARCHES PUBLICS EXCEPTIONS AU PRINCIPE DE MISE EN CONCURRENCE Exemples de marchés pouvant être négociés sans publicité préalable et sans mise en concurrence (Art 35 II du CMP) : • Marchés conclus pour faire face à une urgence impérieuse résultant de circonstances imprévisibles pour le pouvoir adjudicateur (catastrophe technologique ou naturelle); • Marchés conclus pour des raisons de santé publique; • Marchés complémentaires de fournitures, destinés soit au renouvèlement partiel de fournitures ou d'installations d'usage courant, soit à l'extension d'installations existantes, lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité avec le matériel déjà acquis ou des difficultés techniques d'utilisation et d'entretien disproportionnées; • Marchés qui ne peuvent être confiés qu'à un opérateur économique déterminé pour des raisons techniques, artistiques ou tenant à la protection de droits d'exclusivité. Attention exceptions rarement admises par le juge !

6. AIDES D’ETAT DOCUMENTS DE REFERENCE • Règlement (CE) N°1998/2006 de la Commission du 15 décembre 2006 • Pour vous aider, le site internet de la DATAR publiela liste des dispositifs nationaux soumis à l'application de la réglementation « de minimis» www.territoires.gouv.fr « Dossiers, Développement et mutations économiques » « Réglementation des aides aux entreprises » « Aides qui n'ont pas à être notifiées à la Commission » • Au moment du dossier de candidature le partenaire doit remplir une déclaration : • La déclaration sur les aides « de minimis »doit être remplie par les partenaires ayant une activité économique • La déclaration concernant les « aides d’Etat » doit être remplie par les personnes publiques (sauf exception)

7. AIDES D’ETAT ERREURS DETECTEES Absence de vérification par le contrôleur : • De la présence dans le dossier de la déclaration sur le régime d’aide « de minimis » (partenaire privé) ou la déclaration concernant les Aides d’Etat (partenaire public)  • De la conformité du régime d’aide • Du respect du taux d’intervention du régime d’aide

8. FRAIS DE PERSONNEL PRINCIPALES ERREURS DETECTEES • Absence des contrats de travail et bulletins de paie • Feuilles de temps incomplètes Recommandation : elles doivent faire apparaître le nombre total d’heures travaillées, les heures imputées au projet, éventuellement les heures imputées à d’autres projet appelant un cofinancement européen et doivent être signées par l’agent et le supérieur hiérarchique • Absence des fiches de poste ou des lettres de mission • Attention aux conventions de mise à disposition de personnel

9. FRAIS DE PERSONNEL PRINCIPALES ERREURS DETECTEES (2) • Absence des preuves de paiement • Méthode de calcul du coût horaire non explicite Recommandations : • Rédiger une note développant la méthode de calcul du coût horaire, la clé de répartition en expliquant les raisons de ces choix • Concernant le personnel travaillant à temps partiel sur le projet, il appartient à chaque structure de déterminer au regard de son organisation la méthode de calcul la plus juste et cohérente, intégrant le coût salarial global (salaire, charges sociales afférentes, congés payés, primes éventuelles) et un pourcentage d’affectation du temps réel de travail du salarié au projet, tant que les calculs sont justifiés et appuyés par des justificatifs pertinents

10. BIENS DURABLESERREURS DETECTEES Absence de prise en compte du calcul de l’amortissement Selon l’Article 4.2 du Décret N°2007-1303 les charges d’amortissement des biens mobiliers ou immobiliers sont calculées : • au prorata de leur durée d'utilisation pour la réalisation de l'opération; • selon les normes comptables admises et justifiées ; • à l’appui de tout document comptable probant

11. FRAIS DE MISSIONERREURS DETECTEES • Absence de mise en concurrence pour les agences de voyage (achat de billets d’avion ou train) En l’absence de mise en concurrence, justifier du choix du billet le plus économique • Pas de prise en compte des forfaits de remboursement pratiqués par les autorités publiques Le lien suivant permet de connaître les forfaits par pays appliqués par les services de l’Etat et des collectivités : www.finances.gouv.fr/a_votre_service/informationspratiques/chancellerie/mission.php (sélectionner le groupe 1) • Absence d’ordre du jour et des convocations aux réunions

12. FRAIS GENERAUX Principe : • Les frais généraux sont éligibles à condition qu’ils soient basés sur des frais réels véritablement payés ayant un rapport avec la mise en œuvre du projet • Les sommes forfaitaires, les estimations globales ou les calculs arbitraires ne sont pas autorisés Erreurs constatées : Difficultés à effectuer le contrôle sur la base des pièces justificatives réelles des dépenses

13. AUTRES POSTES DE DEPENSESERREURS DETECTEES • Absence de document justifiant du mode de récupération de la TVA • Pas de prise en compte des recettes (art 55 du Règlement 1083/2006) Le contrôle de premier niveau doit prendre en compte les recettes dans le calcul de l’assiette éligible de l’opération • Absence de mise en place d’un mécanisme efficace permettant d’éviter le double financement • Absence de vérification de la publicité européenne • Certificat du CPN incomplet • Veiller à commenter systématiquement vos réponses dans la partie « résultats, commentaires et montant inéligible »; • Indiquer explicitement le montant présenté et le montant certifié (page 1 du certificat); • Transmettre la copie des certificats signés à l’autorité nationale MED • Réaliser de contrôle sur place

14. CONTACTSAUTORITE NATIONALE MED Géraldine POLLET Directrice aux Affaires Européennes CR PACA – DAE Tel : 04 91 57 54 29 Mail : gpollet@regionpaca.fr Laetitia ARNAUD-BEDOUET Marie-Sophie PEROTTE (remplacement) Point de contact national MED Chargée de mission AN MED CR PACA - DAE Tel : 04 88 10 76 39 Mail : larnaud@regionpaca.fr Mail :msperrotte@regionpaca.fr Séverine RADOLA Gestionnaire CR PACA – DAE Tel : 04 88 73 60 79 Mail : sradola@regionpaca.fr Audrey VALDIN MAUREL Gestionnaire CR PACA – DAE Tel : 04 91 57 58 99 Mail : avaldin_maurel@regionpaca.fr

15. Thierry ARPIN-PONT SAGR PACA Tel : 04 84 35 45 57 Mail : thierry.arpin-pont@paca.pref.gouv.fr Laurence COSTA SGAR PACA Tel : 04 84 35 45 16 Mail : laurence.costa@paca.pref.gouv.fr CONTACTS PREFET COORDONATEUR

16. Merci de votre attention !