Kontrola powykonawcza w procesach public relations

1. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Audyt komunikacyjny jasno opisuje to co się dzieje obecnie i przygotowuje podstawy do decyzji jakie zmiany należy zainicjować. Mimo, że nie jest panaceum na wszystkie bolączki pomaga zdefiniować zatory i interferencje komunikacyjne oraz nadmierny szum informacyjny.

2. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Na audyt wewnętrzny składają się wywiady z pracownikami różnych szczebli tak dobranymi ilościowo, aby ich odpowiedzi odzwierciedlały trendy występujące w organizacji. W firmach zatrudniających do 50 osób rozmawiamy ze wszystkimi pracownikami. W większych organizacjach audyt dotyczy 25% zatrudnionych. Aby nie stracić kontroli na wynikami maksymalna liczba wywiadów dotyczy 150 osób. Wybieramy reprezentatywne grupy na każdym szczeblu organizacji. Rozmawiamy ze wszystkimi kierownikami.

3. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Celem tej fazy audytu jest ustalenie usterek w komunikacji. Zdajemy otwarte pytania typu: • Czy otrzymujesz wszystkie informacje niezbędne do wykonywania powierzonej pracy? • Czy notatki służbowe i komunikaty są jasne i zrozumiałe? Proszę podać przykłady. • Jaką drogą docierają aktualizacje i informacje o zmianach w firmie lub wydziale? • Co funkcjonuje dobrze, a co źle w obecnym systemie przepływu informacji? Jak można to poprawić? Czy już próbowałeś to zrobić? Z jakim efektem? • Do kogo masz większe zaufanie - do swoich współpracowników, bezpośrednich przełożonych, kierowników wydziałów, dyrektorów czy samego prezesa? • Czy rozmawiasz o pracy lub firmie poza zakładem? Co mówisz?

4. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Przed rozpoczęciem wywiadów z zewnętrznym audytorium określamy ważnych liderów opinii – ludzi, których myślenie i spostrzeżenia liczą się i, którzy mają wpływ na otoczenie. Są nimi zazwyczaj przedsiębiorcy, izby handlowe, liderzy polityczni, przewodniczący stowarzyszeń, działacze lokalni, urzędnicy samorządowi i rządowi (wybieralni i nominowani), media, dostawcy, związki zawodowe, organizacje zawodowe, oświata. Słowem, każdy kto poprzez swoje opinie wpływa na zachowanie otoczenia.

5. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Celem wywiadów jest ustalenie reputacji i postrzegania organizacji w otoczeniu na podstawie kontinuum Działanie-Wizerunek: • Działanie: Stosowne odpowiedzialne działanie tworzy atmosferę Zaufania. • Zaufanie: Kiedy ludzie wierzą firmie, słuchają co ma do powiedzenia, a to daje Wiarygodność. • Wiarygodność: Jeśli firma jest wiarygodna, poprawia się jej Reputacja. • Reputacja: Reputacja to dobre imię, które każdy szanuje. Dzięki dobrej reputacji, w ludzkich umysłach powstaje dobry Wizerunek organizacji. • Wizerunek: Otoczenie i udziałowcy będą widzieć firmę w dobrym świetle. Organizacja będzie się rozwijać i kwitnąć umożliwiając jej podejmowanie kolejnych działań.

6. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Respondentów prosimy o odpowiedzi na otwarte pytania w rodzaju: • Kiedy wymieniam nazwę organizacji X, co natychmiast przychodzi ci na myśl? • Jaką reputację ma organizacja X? Dlaczego tak sądzisz? • Czy organizacja X ma dobry wizerunek? Dlaczego tak uważasz? • Czy organizacja X jest wiarygodna? Jak to uzasadnisz? • Czy kiedy komunikujesz się z organizacją X, jesteś zadowolony? • Czy rozmawiałeś z innymi o komunikacji z organizacją

7. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Na audyt komunikacyjny składają się następujące części: -Akcja nagłaśniająca badanie-Wywiady-Audyt wewnętrzny - cel - wykrycie usterek w komunikacji z pracownikami-Audyt zewnętrzny - cel - ustalenie reputacji i postrzegania organizacji w otoczeniu-Ogłoszenie wyników badania-Wykorzystanie wyników badań-Działania naprawcze

8. Audyt komunikacyjny Audyt komunikacyjny polega na systematycznym i kompletnym badaniu sposobów i efektów komunikowania się firmy ze swoim otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym. Naszym zadaniem jest zbadanie elementów, takich jak: kanały przekazywania informacji, skuteczność przekazu oraz wiedza otoczenia na temat organizacji. Celem audytu jest zbadanie funkcjonującego systemu komunikowania się firmy, rozpoznanie potrzeb informacyjnych otoczenia oraz przedstawienie zarządowi niezbędnych danych, pozwalających podjąć skuteczne decyzje dotyczące budowy wizerunku. Przedstawione przez nas wnioski i zalecenia pomogą odnieść sukces w zaplanowanej działalności public relations.

9. Kontrola powykonawcza w procesach public relations W ramach procesu konstruowania marketingowej strategii komunikacji realizujemy następujące działania: • Public Relations; Informacje dla prasy, prowadzenie internetowych kampanii PR, realizacja imprez specjalnych w Internecie, przemówienia, seminaria, coroczne raporty, akcje dobroczynne, sponsoring, publikacje, relacje ze społecznościami lokalnymi, lobbing, środki identyfikacji, czasopisma firmowe, konferencje, szkolenia, sympozja, imprezy specjalne, • Strategie Marketingowe w Internecie, • Reklamowe (ogłoszenia, opakowania, wkładki do opakowań, filmy, czasopisma firmowe, broszury, biuletyny, plakaty, ulotki, informatory, szyldy, pokazy, symbole i logo),

10. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Audyt personalny        Decydujący wpływ na osiągane przez firmę wyniki ma kapitał ludzki. Pracownicy są najważniejszym, a zaraz nieustannie zmieniającym się potencjałem przedsiębiorstwa. Sztuka zarządzania personelem polega na tym, aby właściwie rozpoznawać i wykorzystywać ten potencjał. Z tego też względu każde przedsiębiorstwo powinno regularnie sprawdzać w jakim stopniu pracownicy kwalifikują się do zajmowania określonych stanowisk.        Szczegółowa i dogłębna anliza potencjału pracowników wskazana jest zwłaszcza w sytuacjach, gdy firma chce podjąć ważne decyzje kadrowe dotyczące jej obecnych pracowników. Dokonana w ten sposób ocena pozwala na obiektywne spojrzenie na umiejętności i kwalifikacje własnych pracowników. Ocenie mogą być poddawane całe grupy lub pojedynczy pracownicy.        Audyt personalny to usługa diagnozy i oceny umiejętności zawodowych, składników osobowości oraz motywacji budujących kompetencje pracownika. Usługa ta przynosi korzyści zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi.

11. Kontrola powykonawcza w procesach public relations • wewnętrzny audyt komunikacyjny • identyfikacja i analiza wewnętrznych kanałów komunikacji • ocena bieżącego systemu komunikacji wewnętrznej • określenie potrzeb komunikacyjnych w organizacji • budowanie modelu komunikacji wewnątrz organizacji • dobór narzędzi PR • stworzenie nowych dróg przepływu informacji • integracja wewnętrznej strategii komunikacji z długofalową koncepcją działań PR • opracowanie narzędzi komunikacji wewnętrznej • biuletyny wewnętrzne • intranet • korespondencja z pracownikami • spotkania informacyjne • sesje integracyjne • spotkania pracowników z zarządem • integracyjne imprezy firmowe

12. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Analiza komunikacji powinna dać odpowiedzi na następujące pytania: • Czy pracownicy są doinformowani - czy mają informacje na te tematy, o których powinni i chcą wiedzieć? • Które instrumenty komunikacji są skuteczne, a które nie? • Jak funkcjonuje komunikacja pionowa (góra-dół i dół-góra)? • Jak funkcjonuje komunikacja pozioma (międzywydziałowa)? • Jak oceniane są poszczególne źródła informacji? • Jakie są nastawienia pracowników - czyli jakie efekty przynosi komunikacja wewnętrzna w kształtowaniu opinii pracowników?

13. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Przed rozpoczęciem audytu muszą być spełnione trzy warunki, które są fundamentem efektywności: • Wsparcie ze strony zarządu - bez takiego wsparcia nie ma sensu go rozpoczynać; • Zagwarantowanie publikacji wyników - pracownicy mają prawo je poznać; • Pewność, że wyniki zostaną rzeczywiście wykorzystane do wprowadzenia zmian w firmie - inaczej motywacja pracowników, powstała podczas audytu, będzie stracona.

14. Kontrola powykonawcza w procesach public relations ZARZĄDZANIE SYSTEMEM KOMUNIKACJI • Mianowanie dyrektora – koordynatora • rozpoznanie potrzeb informacyjnych w firmie • wspólne określenie celów • szkolenia managerów • koordynacja programu komunikacji wewnętrznej z innymi rodzajami komunikacji MIARY EFEKTYWNOŚCI KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ • Audyt komunikacyjny • Analiza frekwencji na spotkaniach • Poziom czytelnictwa gazety firmowej • Statystyki odwiedzin strony intra/internetowej

15. Kontrola powykonawcza w procesach public relations IDENTYFIKACJA ZAKŁÓCEŃ W KOMUNIKACJI • ograniczenia technologiczne • ograniczenia wynikające z uwarunkowań geograficznych • przyzwyczajenia, nawyki pracowników • nieporozumienia na tle żargonu • zbyt dużo informacji • opóźnienia w przekazywaniu informacji • zniekształcenia informacji • brak kontroli informacji

16. Kontrola powykonawcza w procesach public relations TOŻSAMOŚĆ FIRMY (definicje) • suma elementów, które identyfikują firmę, wyróżniając ją spośród innych • komunikacja firmy z otoczeniem za pomocą środków wizualnych takich jak: nazwa, znak graficzny, schemat kolorów, cechy charakterystyczne produktów przedsiębiorstwa, styl architektoniczny, materiały drukowane przez firmę, stanowiska na wystawach, materiały audiowizualne

17. Kontrola powykonawcza w procesach public relations ZALETY AUDYTU wg Cala W. Downsa: • weryfikacja faktów n/t komunikacji w firmie • diagnoza silnych/słabych stron firmy • informacja zwrotna – sprawdza efektywność innych form komunikacji • komunikacja [?] • trening – pozwala managerom rozwijać umiejętności komunikacyjne i docenić IPR • Interwencja sama w sobie (audyt)

18. Kontrola powykonawcza w procesach public relations PR wewnętrzny • Audyt komunikacyjny • Badanie nastrojów pracowniczych • Projektowanie przepływu informacji wewnątrz organizacji • Opracowywanie graficzne i redakcyjne wydawnictwa wewnętrznego (komunikaty wewnętrzne, biuletyny, gazetki firmowe, broszury informacyjne) • Tworzenie wartości korporacyjnych/firmowych oraz budowanie świadomości marki wśród pracowników • Opracowanie i wdrażanie kompleksowych programów motywacyjnych/integracyjnych dla pracowników • Szkolenia medialne przygotowujące do bezpośredniego kontaktu z mediami i wystąpień publicznych • Seminaria naukowe/fachowe/branżowe • Organizacja imprez firmowych: wyjazdy integracyjne, motywacyjne, imprezy świąteczne, rodzinne, jubileusze

19. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Badanie opinii pracowniczych Badanie opinii pracowników jest cenną metodą diagnozy podstawowych elementów zarządzania zasobami ludzkimi - może służyć jako narzędzie audytu organizacji, audytu komunikacyjnego jak również do monitorowania społeczno psychologicznych aspektów procesu fuzji lub restrukturyzacji. Podstawowym celem badania opinii pracowniczych jest poprawa jakości i efektywności procesów podejmowania decyzji oraz zarządzania w firmie. Analiza danych z badań ułatwia kształtowanie kultury organizacyjnej, pozwala określić mocne i słabe strony zarządzania i zredukować negatywne postawy personelu, podczas gdy sam proces badania może zwiększać zaangażowanie pracowników w realizacje celów firmy. Badanie opinii pracowniczych umożliwia realizację następujących celów: • diagnostyczne: analiza systemu płacowego, badanie opinii pracowników na temat sytuacji w firmie i sposobu zarządzania nią, poznanie opinii na temat poziomu akceptacji decyzji zarządu itp.; • wzmacniające identyfikację: pytanie pracownika o zdanie na temat sytuacji panującej w organizacji powoduje wzrost jego identyfikacji z firmą; • komunikacyjne: istnieje możliwość wykorzystania wyników badań do poprawy atmosfery oraz udrożnienia komunikacji wewnątrz firmy; • motywacyjne: sprawdzenie, w jakim stopniu ludzie są zadowoleni ze swojej pracy, czy nadal chcą w niej pozostać, jakie czynniki wpływają na ich niezadowolenie i co może kształtować pozytywne zmiany.

20. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Audyt kultury organizacyjnej • Kultura organizacyjna jest często (niesłusznie) uznawana za zjawisko zbyt nieostre i złożone aby można ją było skwantyfikować i obiektywnie ocenić. Tymczasem dzięki pracom szeregu naukowców (Hofstede, Deal & Kennedy, Handy, Johnson) powstały modele i metody umożliwiające analizę kultury organizacyjnej. Dzięki nim można kulturę organizacyjną zmierzyć tak samo dokładnie jak wszelkie inne aspekty funkcjonowania firmy - badania ankietowesą jednym z podstawowych narzędzi analizy.

21. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Celem audytu jest ustalenie usterek w komunikacji. Zdajemy otwarte pytania typu: • Czy otrzymujesz wszystkie informacje niezbędne do wykonywania powierzonej pracy? • Czy notatki służbowe i komunikaty są jasne i zrozumiałe? Proszę podać przykłady. • Jaką drogą docierają aktualizacje i informacje o zmianach w firmie lub wydziale? • Co funkcjonuje dobrze, a co źle w obecnym systemie przepływu informacji? Jak można to poprawić? Czy już próbowałeś to zrobić? Z jakim efektem? • Do kogo masz większe zaufanie - do swoich współpracowników, bezpośrednich przełożonych, kierowników wydziałów, dyrektorów czy samego prezesa? • Czy rozmawiasz o pracy lub firmie poza zakładem? Co mówisz?

22. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Audyt społeczny to analiza firmy pod kątem jej społecznej tożsamości i wizerunku. W trakcie tego badania określa się • zgodność różnych aspektów działalności przedsiębiorstwa z • zasadami odpowiedzialności społecznej oraz weryfikuje się wizerunek społeczny firmy w opinii klientów i kontrahentów. Audyt jest wykorzystywany do mierzenia skuteczności strategii społecznie odpowiedzialnego biznesu.

23. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Komunikacja wewnętrzna to fundament, na którym można budować efektywne relacje z zewnętrznymi interesariuszami. • wewnętrzny audyt komunikacyjny • identyfikacja i analiza wewnętrznych kanałów komunikacji • ocena bieżącego systemu komunikacji wewnętrznej • określenie potrzeb komunikacyjnych w organizacji • budowanie modelu komunikacji wewnątrz organizacji • dobór narzędzi PR • stworzenie nowych dróg przepływu informacji • integracja wewnętrznej strategii komunikacji z długofalową koncepcją działań PR • opracowanie narzędzi komunikacji wewnętrznej • biuletyny wewnętrzne • intranet • korespondencja z pracownikami • spotkania informacyjne • sesje integracyjne • spotkania pracowników z zarządem • integracyjne imprezy firmowe

24. Kontrola powykonawcza w procesach public relations • Komunikacja interpersonalnadotyczy umiejętności komunikowania się między współpracownikami oraz jej wpływu na pracę i efektywność zespołu. Koncentruje się głównie na osobistej skuteczności w tym obszarze. Ważną jego częścią jest tematyka związana z komunikacją niewerbalną (siłą jej oddziaływania i wpływ na odbiór komunikatu) oraz relacjami w zespole i rozwiązywaniem konfliktów.Komunikacja w organizacjidotyczący metod poprawy przepływu informacji w organizacji oraz wymiany informacji w zespołach projektowych. Duża jego część dotyczy również sposobów uczynienia z posiadanych portali korporacyjnych i intranetów środowisk wymiany informacji pracowników oraz zapobiegania utracie informacji wraz z odejściem pracownika.

25. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Nieumiejętne zarządzanie komunikacją prowadzi do powstawania typowych „grzechów komunikacyjnych”, z których najważniejsze to:  ● brak powiązania komunikacji z pracownikami, ● brak powiązania działań firmy z komunikacją, ● brak zapewnienia pracownikom ważnych informacji, zanim dostaną je z mass mediów, ● pełnienie roli „tuby zarządu”. 

26. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Nieskuteczny przepływ informacji powinien być eliminowany poprzez działania managerów i specjalistów odpowiadających za komunikację wewnętrzną z działów: ● corporate communication,    ● human resources,    ● public relations.

27. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Ich działania mają zapewnić: ● budować komunikaty wspierające firmowy biznes, ● umiejętnie wykorzystywać tradycyjne i nowe narzędzia komunikacyjne, ● budować efektywny mix komunikacyjny, pozwalający na skuteczne trafianie z komunikatami do wszystkich grup pracowników, ● skutecznie komunikować zmiany, ● mierzyć efektywność działań komunikacyjnych.

28. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Tworzenie systemu komunikacji wewnątrz firmy Komunikacja umożliwia skuteczne zarządzanie organizacją, szczególnie w zakresie przekazywania celów, motywowania oraz właściwego zagospodarowywania zdolności i umiejętności pracowników. Komunikacja pozwala również funkcjonować przedsiębiorstwu na rynku – umiejętnie wykorzystana buduje silne dwustronne relacje z klientami i kluczowymi podmiotami otoczenia.

29. Kontrola powykonawcza w procesach public relations "Sposób, w jaki komunikujemy się z innymi i sami z sobą ostatecznie determinuje jakość naszego życia." (Anthony Robbins) Komunikowaniem nazywamy proces, dzięki któremu przekazujemy i otrzymujemy informacje takie jak fakty, myśli i uczucia. Na porozumiewanie/komunikowanie się z innymi ludźmi poświęcamy ok. 70% naszego czasu (poza godzinami snu). Już choćby ta wielkość wskazuje jak ważną rolę odgrywa komunikacja w życiu ludzi. Czy stać by nas było na poświęcenie około 11 godzin na dobę na coś nieistotnego? Porozumiewanie się jest ważne dla naszego bycia w społeczeństwie, ponieważ tylko komunikując się możemy efektywnie działać i zaspakajać swoje potrzeby, współpracować, przekazywać informacje i doświadczenia, zwracać na siebie uwagę innych i prezentować się im, poznawać innych ludzi, wpływać na nich i sterować ich zachowaniami, nawiązywać i utrzymywać kontakty.

30. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Następstwa nieskutecznego komunikowania mogą być mało istotne, jak w przypadku koleżeńskiego spotkania, które się nie odbyło, ponieważ dla umawiających się pojęcie „wczesnego popołudnia” okazało się mieć różne znaczenia. Ale zdarza się też, że brak porozumienia prowadzi do wydarzeń znaczących, a często tragicznych. Jak podaje malediwski portal internetowy www.dhivehiobserver.com, tak było w przypadku błędnie odczytanego, przez telefonistę w malediwskim Ministerstwie Obrony, sensu otrzymanej wiadomości ostrzegającej przed zbliżającym się tsunami. Błąd telefonisty kosztował życie 83 osoby, a jedna trzecia z 280 tysięcy mieszkańców archipelagu ucierpiała wskutek katastrofy.

31. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Jakie jest znaczenie komunikacji wewnętrznej w Twojej firmie? • Nie trzeba przekonywać, że sprawność obiegu informacji wewnątrz, zarówno dużej jak i małej firmy, okazuje się zasadniczym czynnikiem determinującym sukces strategii jej funkcjonowania i rozwoju. Jest to zarazem jedna z podstawowych funkcji nowoczesnego menedżera. Jednakże nawet organizacje stanowiące powszechnie uznawany symbol pożądanej kultury biznesu przeżywają w tej dziedzinie różnego rodzaju problemy.

32. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Budując sprawny system przekazywania i wykorzystywania informacji w przedsiębiorstwie, należy koncentrować się na: • identyfikacji problemów i przedstawianiu ich w postaci możliwej do rozwiązania na każdym szczeblu, • wskazywaniu metod rozwiązywania tych problemów, • jasnym formułowaniu celów strategicznych dla wszystkich obszarów funkcjonalnych, • analizowaniu możliwości własnego pionu lub sekcji na tle firmy; • pozycji firmy w otoczeniu, • formułowaniu strategii osiągnięcia zamierzonych celów, • kreowaniu wartości istotnych dla prawidłowego rozwoju i organizacji firmy.

33. Kontrola powykonawcza w procesach public relations • W procesie zarządzania komunikacją wewnętrzną pierwszym krokiem jest analiza jej obecnego stanu, czyli tego, jakie są jej silne i słabe strony. Należy pamiętać o podstawowej zasadzie dotyczącej efektywności komunikacji — efektywna, to znaczy odpowiadająca potrzebom pracowników. Analiza stanu komunikacji wewnętrznej powinna być więc prowadzona z punktu widzenia ich potrzeb.

34. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Odpowiedzi na te pytania są niezbędne, aby zaplanować jakiekolwiek działania komunikacyjne, które mogą przynieść rzeczywisty efekt. Bez tych odpowiedzi można inwestować w działania, które są w ogóle nieskuteczne. Można, na przykład, wykorzystywać kosztowne instrumenty komunikacji, jak choćby przekaz wideo, który jest nie tylko nieefektywny, ale wręcz niepożądany przez pracowników. Audyt — badanie, motywacja, katalizator Narzędziem, które służy szczegółowej i wszechstronnej Analizie komunikacji wewnętrznej, jest audyt komunikacyjny. Jest to badanie stanu komunikacji wewnętrznej przy pomocy wywiadów iankiet. Przy czym warto pamiętać o tym, że audyt komunikacyjny to tak naprawdę nie badanie — to interwencja wpływająca na to, co się dzieje w firmie.

35. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Badania (IPR Commission on Measurement; Surveillance Data, Inc) wykazały, że właściwie prowadzony monitoring mediów nie tylko daje początek całościowej ocenie prowadzonego programu public relations, ale także umożliwia przewidywanie jego wyników.

36. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Do analizy pomiaru efektywności działań PR na podstawie przekazów mediowych, zarówno w Polsce, jak i na świecie, wykorzystuje się podobne narzędzia. Warto przy tej okazji pamiętać, że dopiero zastosowanie różnych, uzupełniających się metod może dać pełny obraz sytuacji. Elementy używane do mierzenia efektywności przekazów prasowych• liczba przekazów – jest najszybszą i względnie prostą do zastosowania metodą, nie uwzględnia jednak długości przekazu, jego nacechowania, odbiorców, treści; • nakład, czytelnictwo (oszacowanie potencjalnej liczby odbiorców) – warunkiem wartości uzyskanych w ten sposób danych jest wiarygodność źródeł; stosowanie tej metody jest kosztowne i niekiedy trudne; jej zastosowanie nie pozwala nam uzyskać informacji o docelowych odbiorcach przekazu, o długości artykułu; wymaga tez założenia, że wszyscy odbiorcy przeczytali daną informację;

37. Kontrola powykonawcza w procesach public relations • ekwiwalent reklamowy (Adverising Value Equvalent - AVE) – metoda ta pozwala uzyskać m.in. informacje na temat rozmiaru tekstu i nacechowania emocjonalnego; przynosi efekty jeśli jest wykorzystywana jako niezależny indeks lub wyniki jej zastosowania porównywane są z konkurencją; stosując tę metodę musimy uwzględnić podział na informacje pozytywne, negatywne i neutralne, w przeciwnym razie wyniki będą nieprawdziwe; • współczynnik wiarygodności (polega na mnożeniu ekwiwalentu reklamowego przez ustaloną cyfrę w celu podkreślenia większej wiarygodności przekazu redakcyjnego w zestawieniu z reklamą) – współczynnik ten jest potwierdzeniem wartości działań public relations; • analiza treści (obejmuje m.in. ocenę przesłania artykułu, nacechowanie emocjonalne informacji i jej umiejscowienie) – metoda ta jest przede wszystkim czasochłonna; jej wyniki są z natury subiektywne i mniej zrozumiałe dla odbiorców, którzy nie zajmują się public relations; analiza treści ustala ogólne znaczenie przekazu i bada, czy spełnia on założone cele.

38. Kontrola powykonawcza w procesach public relations W badaniach przekazów mediowych wyodrębnia się dwie główne metody: ilościową i jakościową • metoda ilościowa – koduje się m.in.: źródło, rozmiar tekstu/długość, datę publikacji/emisji, nakład, czytelnictwo, ekwiwalent reklamowy, współczynnik wiarygodności;• metoda jakościowa – cele jakościowe powinny być ustalane z klientem przed rozpoczęciem kampanii; dokonywane pomiary powinny być zdeterminowane ogółem celów, włączając kluczowe przekazy jakie mają być nadane, pożądany ton, docelowych odbiorców.

39. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Jeżeli chcemy zestawić liczbę i jakość przekazów mediowych na temat naszej firmy z liczbą i jakością informacji na temat konkurencji, musimy wówczas: • zgromadzić wszystkie przekazy na temat firmy i konkurencji; • ocenić czas przekazów lub rozmiar artykułu; • obliczyć wartość mediową dla firmy i konkurencji; • zmierzyć nacechowanie przekazów, odjąć negatywne i wyodrębnić pozytywne; • podzielić wartość mediową każdej firmy przez liczbę konkurentów. Przy ocenie efektywności przekazów mediowych należy pamiętać o wypracowaniu właściwej metody oceny przekazów (podział na pozytywne, negatywne i neutralne), a także o parametrach, które trzeba uwzględnić podczas dokonywania takiej oceny. Są to: wydźwięk materiału, zasięg medium, powierzchnia artykułu/czas trwania programu, zakres omawianej tematyki w przekazie, liczba słów kluczowych w tekście, liczba słów kluczowych w tytule i podtytule, numer strony w gazecie/godzina emisji oraz nakład.

40. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Symulacje i modelowanie działań public relations Podstawowym narzędziem podejścia systemowego jest modelowanie – tworzenie modeli i przeprowadzanie na nich eksperymentów (symulacji). Modele te są wielowymiarowymi uproszczeniami. Można je stosować z dobrym skutkiem również w działaniach PR. W podejściu systemowym wykorzystuje się również rozumowanie poprzez analogię, czyli sięganie do dorobku innych nauk przy rozwiązywaniu problemów z jakiegoś konkretnego zakresu.

41. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Piarowiec powinien więc być osobą otwartą starająca się łączyć różnorodne doświadczenia w jedną całość. Dobry piarowiec to taki, który ciągle poszukuje czegoś nowego. W dzisiejszym świecie wynalazki często tworzy się nie od nowa, ale łącząc lub w nowym sposób wykorzystywać to, co już istnieje. Dlatego należy myśleć o zaprzęganiu do działań PR wciąż nowych narzędzi i wciąż nowych dziedzin. Tak jak nauczyliśmy się wykorzystywać filmy, audycje radiowe, działania edukacyjne dla potrzeb budowania wizerunku oraz komunikacji firm i organizacji, tak powinniśmy próbować dalej rozwijać i tworzyć nowe formy poszukując na styku różnych dziedzin PR i telekomunikacji, PR i psychologii, PR i socjologii, PR i dziennikarstwa itd.

42. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Identyfikacja wizualna – to całość symboliki stosowanej przez firmę, czyli wszystko to, po czym można „na zewnątrz” rozpoznać, że to właśnie nasza firma; to kolorystyka, logo, logotyp etc. Są to kolejne elementy, poprzez które buduje się relacje z otoczeniem. Na system identyfikacji wizualnej składają się: - symbol firmy (znak i logotyp firmowy), - kolory firmowe, - symbole dekoracyjne, - typografie dekoracyjne, - druki firmowe (papier, koperty, dokumenty i inne), - identyfikatory pracowników, - stemple, - materiały reklamowe, - materiały drukowane dla celów public relations, - środki transportu (samochody ciężarowe, osobowe), - ubiór pracowników, - wystrój stoisk targowych, - aranżacja wnętrz siedziby firmy oraz wygląd otoczenia, - tablice i tabliczki informacyjne, szyldy reklamowe, - opakowania.

43. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Przed tworzeniem systemu identyfikacji wizualnej firmy należy pamiętać, że powinien on być: - zgodny ze specyfiką i stylem firmy, - jednolity i zgodny z całym system komunikacji społecznej organizacji; - oryginalny, odróżniający firmę od konkurencji, - dobrze wyeksponowany – łatwo zauważalny, - jednoznaczny, nie powodujący negatywnych skojarzeń.

44. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Etapy tworzenia systemu identyfikacji wizualnej:I. Opracowanie systemu identyfikacji wizualnej - projekt. Często zajmują się tym specjalne studia graficzne. II. Wdrożenie systemu (zgodnie z ustalonym uprzednio harmonogramem). Proces taki trwa zwykle od kilku miesięcy do kilku lat.III. Wydruk materiałów. IV. Nadzór nad wdrażaniem – weryfikacja przebiegu prac z księgą CI.

45. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Co to jest monitoring mediów i czemu służy?Firmy korzystają z monitoringu mediów, gdyż umożliwia on dostęp do bieżących informacji na temat rynku, branży oraz działań własnych i konkurencji. Pozwala uzyskać informacje dotyczące wizerunku firmy, instytucji, marki bądź osoby. Pokazuje, jak dany temat przedstawiany jest przez media oraz jak skuteczne są działania public relations podejmowane przez firmę czy instytucję. Obecnie monitoring obejmuje prasę, telewizję, radio, internet oraz agencje informacyjne. Głównym celem monitoringu jest dostarczenie wszystkich informacji, które ukazały się w mediach na dany temat.

46. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Raporty z monitoringu mediów są najczęściej wymienianym przez praktyków PR narzędziem wykorzystywanym do oceny efektywności przekazów mediowych (wyniki sondażu przeprowadzonego w 2001 roku: www.trakwareinc.com/media.html). Jako cel prowadzenia monitoringu wymieniają oni głównie usprawnienie planowania działań komunikacyjnych, chęć zbadania, czy wykorzystano główne przesłanie, sprawdzenie wartości działań PR, benchmarking. Wyniki prowadzonego monitoringu mediów mogą być przekazywane bezpośrednio do działu PR firmy/instytucji, wówczas pracownicy działu otrzymują informacje, które pojawiły się w mediach na temat firmy zaraz po ich ukazaniu się. Pozwala to sprawdzić, które z redakcji opublikowały przesłaną im informację, szybko zareagować na negatywny komunikat a także, jeśli zajdzie taka potrzeba, dokonać sprostowania. Raporty, które na podstawie ukazujących się komunikatów przygotowuje firma monitorująca media, ułatwiają m.in. przeprowadzenie analizy działań public relations firmy/instytucji, ocenienie ich skuteczności, porównanie działań firmy z poczynaniami konkurencji, a także umożliwiają sprawdzenie, jaki jest stosunek mediów do działalności firmy. Analiza wyników monitoringu sytuacji kryzysowej, monitoringu sponsoringu czy monitoringu product placementu pozwala specjalistom ds. public relations zweryfikować działania, dopracować je i dostosować do potrzeb rynku.

47. Kontrola powykonawcza w procesach public relations O czym należy pamiętać?• Zanim podejmiemy decyzję o zleceniu monitoringu mediów, zastanówmy się, jakie informacje chcemy za jego pośrednictwem uzyskać: kto będzie otrzymywał wyniki monitoringu; w jakim celu chcemy je wykorzystać; czy zależy nam na informacjach dotyczących działalności firmy czy też chcemy wiedzieć, jak media pokazują prowadzoną przez nas kampanię. Im dokładniej sprecyzujemy nasze oczekiwania, tym wyniki monitoringu będą pełniejsze.• Jeśli zdecydujemy się sami prowadzić monitoring lub zlecić go agencji public relations, musimy pamiętać o ograniczeniach z tym związanych. • Przy wyborze firmy specjalizującej się w monitoringu mediów najlepiej kierować się doświadczeniami firm zaprzyjaźnionych oraz pozycją danej firmy na rynku. Jeśli trafimy na nieuczciwą instytucję, koszty usługi mogą wzrosnąć w sposób znaczący.

48. Kontrola powykonawcza w procesach public relations W grupie badanych przedsiębiorstw, 64% zatrudnia pracowników, których zadaniem jest realizacja zadań PR. W 42% badanych firm istnieje specjalna komórka organizacyjna – dział PR, natomiast w 22% firm pracownicy ci zatrudnieni są na stanowiskach „specjalista PR”. W działach PR zatrudnione są średnio cztery osoby, przy czym liczba ta jest zróżnicowana – od jednej do siedemnastu osób. Równie popularne jak prowadzenie działań PR we własnym zakresie jest zlecanie tego typu usług „na zewnątrz”. W roku 2003, w grupie badanych firm 55% wykorzystywało outsourcing jako sposób realizacji zadań PR. W tym 32% korzystało tylko z usług wyspecjalizowanych agencji PR; 17% deklaruje, że korzystało tylko z usług indywidualnych doradców PR; natomiast 6% korzystało zarówno z usług agencji PR, jak i doradców.Realizacja zadań PR przez przedsiębiorstwo samodzielnie (przez dział PR lub specjalistów PR) nie wyklucza korzystania z usług agencji lub doradców zewnętrznych. W grupie firm, które mają w swojej strukturze dział PR lub zatrudniają specjalistów PR ponad 2/3 zleca dodatkowo usługi PR na zewnątrz.

49. Kontrola powykonawcza w procesach public relations Systematyczny monitoring prasy jest niezbędny każdej firmie po to, aby po pierwsze trzymać rękę na pulsie, a po drugie ocenić i ewentualnie modyfikować działania. Hołdowanie zasadzie "nieważne czy piszą o nas dobrze, czy źle - ważne, że w ogóle piszą " nie jest rozsądne. Audyt komunikacyjny, badania sprzężenia zwrotnego i ocena tego, co ukazuje się w prasie, częstokroć ogranicza się do przygotowywania raportów z wycinków prasowych, którym brakuje wnikliwości i obiektywności. Tak prowadzony monitoring prasy bardzo powierzchownie traktuje przekaz. Daje trudno porównywalne wyniki, które łatwo mogą być zakwestionowane jako mało wiarygodne.

50. Kontrola powykonawcza w procesach public relations • Analiza ilościowa: • lista mediów, które opublikowały daną informację, tych z którymi kontaktowano się bezpośrednio oraz tych które zdobyły informacje innymi drogami • czas i rodzaj publikacji • ilość przekazów negatywnych, pozytywnych i obojętnych • liczba publikacji z podziałem na autorów • zestawienie tematów omawianych najrzadziej i najczęściej • wykaz mediów piszących najczęściej na temat firmy