Version V4

1. ASSED Intranetmodule intranet pour la gestion des Assistants d’éducation, des auxiliaires de vie scolaire collectifs et Assistants Pédagogique à destination des EPLE. Version V4

2. Plan de la présentation • 1. Introduction • 2. Connexion • 3. Ergonomie • 4. Fonctionnalités offertes • 5. L'aide en ligne

3. ASSEDIntranet - 1 - Introduction

4. Introduction Introduction • Module des applications intranet à destination des EPLE • Avantages liés aux applications WEB • Installation de l ’application sur un serveur académique • fiabilité des données : la base accédée est unique • Accès à la plupart des données en temps réel • Version 4 : Une ergonomie plus fluide • pour simplifier la prise en main de l'application • pour répondre à des normes de présentation • Pour clarifier les écrans • Avantages fonctionnels • Chaque établissement accède directement aux données de la base EPP • Aide applicative intégrée à l’application

5. ASSED Intranet - 2 - Connexion

6. Accès au module d ’authentification Connexion à ASSED au travers du portail d ’authentification ARENB Connexion L’adresse est saisie par l ’établissement sur son navigateur Adresse : https://nom_machine/arenb Connexion avec Login/passwd La connexion est reconnue. Le nom de l’utilisateur s’affiche Accès au menu des applications intranet destinées aux EPLE sélection du moduleAssistants d’éducation

7. ASSED Intranet - 3 - Ergonomie

8. L'entête des pages Ergonomie Votre établissement Exemple de page

9. Permet d’accéder à la liste des contrats de recrutement d’assistant d ’éducation, établis par l’établissement. Permet d’accéder à la recherche d’un candidat dans le vivier de la base académique EPP afin de lui établir un contrat. Permet d ’accéder au détail de la délégation de moyens et sa consommation. Permet de mettre en place la subrogation dans l’établissement. Permet d ’accéder aux nomenclatures de l’établissement : Les Conseils d’Administration et les conventions. Les menus Ergonomie Les menus sont accessibles sur chaque page de l’application.

10. Revenir à la page précédente Se déconnecter Aide en ligne Envoi email * Guide métier * * Remarque : L ’adresse email de la personne à contacter est paramétrable pour chaque académie Accès direct au site de l’Education Nationale sur le recrutement des Assistants d’éducation La barre d'outil : les boutons fixes Ergonomie Retour au menu général des applications internet destinées aux EPLE en restant connecté

11. Actions possibles du menu candidat Actions possibles lors de la création d’un contrat Actions possibles Sur un contrat Remarque : Les boutons dynamiques peuvent être grisés suivant le contexte. Ils sont alors inactifs. est inactif lorsqu’il manque des données obligatoires pour valider un contrat. Dès que ces données sont saisies le bouton devient actif Les boutons dynamiques Ergonomie Selon les pages, différents boutons dynamiques peuvent s ’afficher, par exemple :

12. Icônes cliquables Liens et Menus déroulants Ergonomie • Les icônes cliquables : Pour ajouter des données Pour supprimer des données Bouton inactif de suppression de données Imprime un document : contrat - avenant Prépare un envoi de mail Affiche une info bulle • Les liens : : Visualiser l’historique et les détails d’un contrat n°contrat : Visualiser le dossier du candidat Nom-Prénom • Les menus déroulants : Différents menus déroulants sont proposés dans l’application

13. Onglets cliquables pour consulter le contrat Pour revenir à la page précédente Cliquez sur « modifier » pour passer en mise à jour Consultation Ergonomie

14. Zones de saisie Menus et onglets sont inactifs Boutons actifs Menu déroulant Saisie dedonnées En mode mise à jour, les seuls boutons cliquables sont « Valider » et « Annuler »

15. ASSED Intranet - 4 - Les fonctionnalités

16. Base siaten dossier Le candidat dépose son dossier de candidature en tant qu’assistant d’éducation sur l’application SIATEN Bascule par le gestionnaire EPLEASSED Vivier Recherche d’un candidat Création d’un contrat Agent Circuit des informations Base EPP Base Académique

17. Rappels :caractéristiques des assistants d ’éducation Les fonctionnalités

18. Possibilité de trier les informations Liste des contrats • C’est la page d’accueil de l’application. • Cette liste est également accessible à partir de toutes les pages par le menu • Pour l’année scolaire sélectionnée, pour chaque contrat sont affichés : le n° du contrat, l’étape, l’identité du candidat, la période, s’il fait l’objet d’un avenant et la quotité. • Cliquez sur le lien n°contratpour accéder à l’historique ainsi qu’aux fonctionnalités liées à la gestion d’un contrat: édition, signatures, modifications, gestion des avenants Sélection de l’année scolaire Filtre possible sur l’étape Accès à l’historique

19. Les caractéristiques des dossiers de candidature affichées dans ASSED, sont celles : • Renseignées par le candidat (sur l’application internet SIATEN) • Eventuellement modifiées par le gestionnaire en rectorat (application EPP) ET basculées par le gestionnaire académique dans le vivier de candidatures de la base académique EPP Recherche d’un candidat Les fonctionnalités

20. Puis cliquer sur Rechercher Saisir les critères de recherche: nom et/ou autres souhaits Accès à plus de critères de sélection Accès à partir du menu Candidat Liste Résultante Recherche d’un candidat Les fonctionnalités La recherche s’effectue sur les candidats ayant saisi leurs candidatures dans l’application internet SIATEN et dont les dossiers ont été basculé dans la base académique EPP. Accès aux pages suivantes/précédentes

21. Recherche simplifiée > > > • Nom : saisir le début d’un nom ou le nom entier • Dossier: test sur la date de création de la candidature SIATEN • Candidature : test le type de mission souhaitée par le candidat • Disponibilité : test selon la présence de périodes d ’indisponibilité • Modalité de service : test sur modalité choisie par le candidat Recherche avancée > > > en plus des critères de recherche simplifiée • Résidence : test sur l’adresse du candidat • Age : test sur l’âge du candidat • Fonction demandée : test sur fonction choisie par le candidat • Voeu géographique : test sur vœu formulé, département/Zone ou Commune • Type Etablissement:: test sur l ’indicateur Ecole/Etb du 2d degré saisi par le candidat • ZEP explicitement acceptée : test sur l’indicateur renseigné par le candidat Recherche d’un candidat Les fonctionnalités Critères de recherche possibles:

22. Nom en bordeaux = homonyme(nom, prénom, date de naissance identiques). On peut le sélectionner s’il s’agit d’un réel homonyme. Recherche d’un candidat Les fonctionnalités La liste des candidats dont le nom commence par « Mar » s ’affiche Cliquez sur le lien Nom-Prénom pour visualiser le dossier du candidat

23. Cliquez sur les différents onglets pour vous déplacer dans le dossier Visualisation d’un dossier Les fonctionnalités Cliquez sur ce bouton pour établir un contrat au candidat

24. Saisir les dates de début et de fin de contrat Création d’un contratOnglet Validité Les fonctionnalités Saisie d'un nouveau contrat : Accès par la fiche d'un candidat “Etablir un contrat” Présentation du contrat par onglets. A ce stade seul « validité » est actif. Pour sortir sans valider la saisie Pour Valider la saisie et poursuivre : les onglets s’ activent Remarque : Lors de la validation, la validité et la cohérence de la saisie sont contrôlées. Les messages d’erreur s’affichent en rouge.

25. Pour annuler ou valider le contrat. Si des données obligatoires sont manquantes, le bouton « Tout valider » est inactif. Les onglets libellés en rouge contiennent des données obligatoires non saisies. Création d’un contratLes onglets Les fonctionnalités Pour consulter les différentes parties du contrat, cliquez sur l’onglet correspondant. Pour passer en mise à jour des données.

26. L’astérisque rouge note le caractère obligatoire de la donnée Les listes des CA et conventions sont mises à jour par le menu Nomenclature Pour continuer, valider ou annuler la saisie Création d’un contratOnglet Cadre général • Saisie obligatoire d’un Conseil d’Administration dans la liste déroulante • Ajout d’une ou plusieurs mention(s) de convention(s) pour les assistants d’éducation devant être mis à disposition d’une collectivité locale dans le cadre d’une convention Choisir un CA dans la liste Pour ajouter une Convention cliquer Sur (+). La convention s’ajoute dans la partie « Convention(s) saisie(s) »

27. Saisie en % des quotités de missions du contrat Informations : période du contrat - disponibilité du candidat durant la période - engagement possible de l’établissement Valider pour obtenir un nombre d’heure adéquate en fonction de la quotité et de la période du contrat Création d’un contratOnglet service Les fonctionnalités En mode mise à jour : Saisie des missions

28. Saisir le nb d’heures travaillées Saisir le nb d’heures en exercice Choisir le nb de semaines dans la liste Valider la saisie Après la validation, si le nb d’heures travaillées ou d’exercice n’est pas saisi ou pas en cohérence avec la quotité et la période du contrat, un message en rouge s’affiche et donne le nombre d’heures adéquate à saisir. Ce contrôle est informatif et n’est pas bloquant. En cas de saisie différente de la proposition, valider de nouveau pour prendre en compte la saisie. Création d’un contratOnglet service : saisie du nb d’heure Les fonctionnalités

29. En mode mise à jour, présélection possible sur l’IA – la commune – le type d’établissement La liste correspondante s’affiche Les établissements sélectionnés s’ajoutent dans la partie « Etablissement(s) Saisi(s) » Cliquer sur (+) pour ajouter l’établissement. Création d’un contratOnglet Lieu(x) d’exercice Les fonctionnalités Dans le cas d’une mission dans le 1er degré, la saisie d’un lieu d’exercice est obligatoire

30. Pour corriger une donnée, cliquer sur l’onglet correspondant Pour valider ou annuler la création du contrat Création d’un contratOnglet Récapitulatif Les fonctionnalités Rappel de tous les éléments qui composent le contrat. Sur cet onglet aucune information n’est modifiable. L’absence d’une donnée obligatoire, provoque l’affichage d’un message en rouge.

31. Le contrat (avenant) signé, les boutons « Rompre » et « Ajuster » (pour créer un avenant) s’activent Date de signature ou bouton « signer » Préformate un envoi de mail L’historique descontrats Les fonctionnalités Une fois le contrat validé, l’historique apparaît. Il donne accès aux différentes fonctionnalités de gestion du contrat Pour imprimer le contrat (avenant) signé Liens pour visionner les détails du contrat. Lien bleu: le contrat n’est pas encore signé, il peut donc être modifié. Lien gris: le contrat est signé, il ne peut plus être modifié. Pour supprimer le contrat. Le bouton est actif si le contrat n’est pas encore signé

32. Saisir la date et valider Remarque : Le contrat ne peut être signé avant sa date de début. La date du P. V. d’Installation n’est plus saisie. Elle correspond obligatoirement au 1er jour du contrat (c’est à dire la date de début du contrat). Signature du contrat Les fonctionnalités Après avoir cliqué sur le bouton « installer et signer » ou « signer l’avenant », la fenêtre ci-dessous s’affiche :

33. Tapez « OUI » et valider Après validation de la signature, la base académique EPP est mise à jour : Création de l’affectation et du support correspondant Consultation possible dans PGSTCM Remarque : Signature du contrat Les fonctionnalités Après avoir validé la saisie de la date de signature, un formulaire de confirmation apparait : Une fois signé un contrat ne peut plus être supprimé.On ne peut que le rompre ou le modifier (avenant).

34. Rechercher un candidat Visualiser le dossier de candidature Liennom-prénom Etablir le contrat Saisir les caractéristiques du contrat (Période, Conseil d’Administration, quotité des missions, nbre d’heures ….) Récapitulatif de la procédure de création du contrat Les fonctionnalités Contrôledotation !

35. Liste des dotations pour l’année Liste des contrats consommant sur l’année, avec le nombre de Jours Equivalents Temps Plein correspondant Info bulle sur le contrat Suivi de la consommation Les fonctionnalités Le tableau de suivi de la consommation est accessible de toutes les pages par le menu Consommation. Après avoir choisi l’année voulue, le tableau s’affiche. Pour pouvoir établir un contrat, il faut que l’établissement est une dotation suffisante. Lors de la création d’un contrat ce contrôle est systématique. Le débit/crédit est calculé en Jours Equivalents Temps Pleins Contrôledotation !

36. Rechercher un candidat Visualiser le dossier de candidature Liennom-prénom Etablir le contrat Saisir les caractéristiques du contrat (Période, Conseil d’Administration, quotité des missions, nbre d’heures ….) Dans la base académique EPP, Création de l’agent si 1er contrat Consultation possible dans ACM Valider le contrat Dans la base académique EPP, Création de l’affectation et support PGSTCM en consultation Dater la signature Signer le contrat Valider la confirmation Récapitulatif de laprocédure de création du contrat Les fonctionnalités ContrôledotationOK !

37. Ils doivent être signés. Les avenants sont numérotés Gestion des avenants Les fonctionnalités Une fois que le contrat initial est « signé et installé », on peut faire des modifications qui peuvent donner lieu à la préparation d’un avenant.

38. Gestion des avenants: exemple d’enchaînement Les fonctionnalités Avenant 001 Avenant Contrat - PVI contrat signé 001 signé date d'effet date de début de contrat avenant 001 MODIFIER LE SIGNER ETABLIR UN SIGNER LE CONTRAT L'AVENANT CONTRAT CONTRAT REVOIR LA ROMPRE LE MODIFICATION REVOIR LE CONTRAT CONTRAT = Suppression du contrat possible = Suppression avenant possible

39. Modification structurelle=modification d’une information qui nefigure pas sur le contrat initial (ex. modification de la répartition des heures)Dans ce cas: PAS d’avenant à signer Gestion des avenants: exemple d’enchaînement Les fonctionnalités Avenant Modification 002 Structurelle date d'effet date de fin de date d'effet date d'effet modification contrat avenant 001 avenant 002 structurelle REVOIR LA SIGNER MODIFIER LE MODIFICATION L'AVENANT CONTRAT ROMPRE LE MODIFIER LE REVOIR LA CONTRAT CONTRAT MODIFICATION ROMPRE LE CONTRAT

40. Nomenclatures • La gestion des nomenclatures est accessible de toutes les pages • par le menu . Choisir ensuite le type de nomenclature : • Conseil d’Administation (CA) • Convention Pour ajouter un CA • Pour supprimer un CA. • Possible uniquement si ce CA n’a pas • encore été utilisé pour établir un contrat. Dans ce cas l’icône est active.

41. Saisie des données Ajout de Nomenclatures Les fonctionnalités Après avoir cliqué sur (+), remplir le formulaire de création d’une nomenclature et valider. Cette nouvelle nomenclature apparaitra dans les menus déroulants correspondant lors de la création d’un contrat Validation

42. ASSED Intranet - 5 - L'aide en ligne

43. Présentation de l ’aide en ligne L ’aide en ligne L ’aide en ligne est accessible sur toutes les pages en cliquant sur le bouton : Exemple de page Un menu déroulant vous propose un accès direct sur les pages : • Sommaire • Glossaire • Ergonomie • Conventions • Utiliser de l’aide… • Rechercher

44. Présentation de l ’aide en ligne L ’aide en ligne Exemple de page En cliquant sur cette icône, la définition du glossaire s ’affiche Cette icône vous avertie d ’un renvoi sur une page décrivant le mode opératoire intitulée « Comment … »

45. ASSED Intranet