Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами

1. Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами

2. Содержание • Проблема: запутанная предметная область • Платформа Microsoft • Технологии Microsoft и ее партнеров для • Делопроизводства • Для управления содержанием • Для управления бизнес-процессами • Видение Microsoft: • Управление содержанием в Office 12 • Новые технологии для управления бизнес-процессами

3. Проблема: запутанная терминология в предметной области Документооборот DocFlow  EDMS Делопроизводство СЭД EAI Workflow Управление документами (DM) Управление бизнес-процессами (BPM) Управление жизненным циклом документов (DLCM) Управление записями (RM) Управление электронным содержанием (ECM) Электронный архив

4. Российское делопроизводство Документирование Работа с документами Движение (документооборот) Учет (регистрация) Оперативное хранение Поиск Ограничение использования Систематизация архивного хранения В Office 12 Microsoft предлагает похожую парадигму: Управление жизненным циклом документов (DLM) Создание Использование Хранение

5. Проблемы • Российское делопроизводство как метод было создано в 19 веке в условиях иерархической системы управления государством и плохих коммуникаций . • Охватывает, в основном ОРД и управление кадрами • Управление современным предприятием обеспечивается не только документо-ориентированными бизнес-процессами.

6. Определения • Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. • Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения. • Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. • Организация работы с документами - обеспечение движения, учета, поиска, оперативного хранения и использования документов. • Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. • Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур. • Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ. Источник: Особенности национального делопроизводства, Михаил Козлов, 1997 http://www.devbusiness.ru/startup/docman/national_dm.htm

7. Западный подход: управление электронным содержанием (ECM) • Управление документами (DM) • Web Content Management (WCM) • Records Management (RM) • Document Imaging (DI) • Digital Asset Management (DAM) • Workflow Source: Forrester, 2005

8. Управление бизнес-процессами • Управление бизнес-процессами (BPM) = Workflow • Процесс (бизнес-процесс) • Связанный набор повторяющихся действий (функций), которые преобразуют исходный материал и/или информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с предварительно установленными правилами • Шеер, «Бизнес-процессы»

9. Платформа Microsoft

10. Microsoft Office System – среда для совместной работыи автоматизации БП СР в рамках формальных бизнес-процессов Работа в реальном времени Асинхронная СР, ad-hoc БП Инфраструктура Windows RightsManagement Services Windows MediaServices Windows SharePointServices

11. Существующие технологии Microsoft для делопроизводства

12. Делопроизводство • Документирование • Движение (документооборот) • Поиск и использование • Хранение

13. Документирование • Word • Excel • PowerPoint • Visio • Office Imaging

14. Движение документов

15. Персональный поиск

16. Корпоративный поиск Поиск при помощи веб сервиса из Office SharePoint Portal корпоративный поиск

17. Ограничение использования • Передача конфиденциальной информации в Office 2003 ограничивается при помощи технологии Information Rights Management • Управление переадресацией • Защита от копирования и печати • Использование до указанной даты…

18. Организация хранения документов Платформа Windows Storage Server 2003 Microsoft SQL Server 2000/2005 SharePoint Portal Server 2003

19. Решения партнеров • Гарант Эффект-Офис • Ланит LanDocs • НТЦ ИРМ DIS:class • СофтИнтегроДокМенеджер • ЭОС Дело • Directum • DocsVision • PayDocs • TopS Exchange Docflow • …

20. Существующие технологии Microsoft для управления содержанием

21. Управление содержанием • Управление документами (DM) • Web Content Management (WCM) • Records Management (RM) • Document Imaging (DI) • Digital Asset Management (DAM) • Workflow

22. Управление документами (DM) • Windows SharePoint Services • Библиотеки документов • Реляционное хранилище • Настраиваемые свойства • Check-in/check-out • Управление версиями

23. Web Content Management (WCM) • Microsoft Content Management Server 2002: • Создание и управление динамическими веб-сайтами • Содержание отделено от шаблонов • Настраиваемая модель безопасности • Права авторов • Утверждение содержания перед публикацией (workflow)

24. Records Management (RM) • Решение Microsoft для Sarbanes-Oxley • Решения партнеров • Merido • Tower Software • MDY Advanced Technologies • Interwoven

25. Document Imaging (DI) • Только клиентские средства Microsoft Office Imaging • Решения партнеров: • ScanSoft • Hewlett-Packard

26. Digital Asset Management (DAM) • Технологии Microsoft • Windows Media Services • Windows Media Rights Manager • Microsoft SharePoint • Microsoft SQL Server • Решения партнеров • Extensis • Canto

27. Сценарии workflow BizTalkServer WWF* Решенияпартнеров SharePoint Exchange Формальный “Процессы по дизайну” Разработка модели Управляемый “Процессы из групп операций” Составление потоков Ad hoc “Процессы из операций” Мониторинг деятельности Ad-hoc Совместная работа УправляемаяСовместная работа B2B EAI *) Windows Workflow Foundation – технологии для разработки workflow приложений

28. BizTalk Server 2004 • Объединение • информационных систем, • людей и • организаций • …при помощи Управляемых Бизнес Процессов: • S2S (внутренниеи межкорпоративные) • S2H • H2H

29. Схемы процессовдля BizTalk в Visio

30. Workflow • Решения партнеров • Бизнес-процессор ГАЛС для SharePoint • Captaris Teamplay • DocsVision • IBS Monitoring • K2.Net • Nintex Smart Workflow • Optima Workflow • Skelta • TopS DocHouse • …

31. Куда мы идем? Работа с информацией Управление бизнес-процессами

32. Видение Microsoft • Переход к работе с информацией (information working)и совместной работе в рамках бизнес процессовпри помощи технологий: • Workflow и Business Process Automation (S2S, S2H, H2H) • Office как «умный клиент» для ERP, CRM… • Управление жизненным циклом документов • Предоставление платформы для реализации партнерских решений • В рамках концепции Service Oriented Architecture

33. Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией Перерывы10% Поиск и чтение информации30% Встречи20% Создание и обмен информацией40%

34. Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией Office 97 Перерывы10% Поиск и чтение информации30% Встречи20% Создание и обмен информацией40%

35. Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией Office 2000 Перерывы10% Поиск и чтение информации30% Встречи20% Создание и обмен информацией40% Office 97 Office 2000

36. Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией Office XP Перерывы10% Поиск и чтение информации30% Встречи20% Создание и обмен информацией40% Office 97 Office XP Office 2000

37. Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией Office 2003 Перерывы10% Поиск и чтение информации30% Встречи20% Создание и обмен информацией40%

38. Преимущества Office System2003 • Бизнес • 11-16% прирост личной и командной эффективности по сравнению с Office ХР • ИТ • 25-65% уменьшение затрат на внедрение и повышение эффективности работы ИТ

39. Кто пользователи? • Руководители • Высшее руководство • Среднее руководство • Руководители проектов • “Knowledge workers” • Создание и работа с документами • Бизнес анализ и моделирование • Управление проектами и работами • “Information workers” • Участвуют в информационном обмене

40. Mendocino 1.0 – Office как «умный клиент» для SAP Управление временем Учет и утверждение отработанных часов Мониторинг бюджетов Поддержка ежегодного планирования бюджетов, мониторинг исполнения, анализ затрат и корректировки Управление отпусками, болезнями и командировками Поддержка запросов на отсутствие на рабочем месте и получения подтверждений Организационное управление Помогает руководителям быстрее и проще выполнять задачи из области управления персоналом: планирование, отчетность и т.д.

41. Windows Workflow Foundation • Платформа для разработкиприложений с поддержкой Workflow • Дизайнер workflow в Visual Studio 2005 • Поддерживаемые типы workflow:  • между бизнес-приложениями,  • ролевые задачи для пользователей (АРМы), • документооборот, • между людьми, • составное workflow для приложений поддерживающих сервисную архитектуру (service oriented applications), • на основании бизнес-правил и • для управления информационными системами. http://www.msdn.microsoft.com/windowsvista/building/workflow/

42. Office “12” Content Management • Управление документами • Политики и соответствие требованиям регулирующих органов • Workflow • Управление веб-представлением

43. Электронные архив документов (записей) «Загрузка» Сотрудникархива Нецифровые записи Менеджер архива Сканирование Knowledge Worker Личные артефакты Send To SharePoint Юристы Документы Exchange Почта Систематизация, обслуживание и уничтожение Архив Регистрация Выписка Windows SharePoint Services Политики Регламенты Поиск иизвлечение

44. Единая поисковая технология • Одно ядро для клиентов и серверов • Встраивается в WSS, SQL, Exchange, Office Servers • Компонент платформы в Windows XP & Windows Vista • Общие способы расширения для всех продуктов Клиент Сервер Единый полнотекстовый индекс

45. Технологии Microsoft для работы с документами и управления БП Документооборот Архивирование Совместная работа и информационный обмен Решения партнеров Управление бизнес-процессами (workflow) Хранение, поиск, интеграция Управление электронным содержанием (ECM) Делопроизводство

46. Решения Партнеров Гарант Эффект-Офис Дело Ланит LanDocs НТЦ ИРМ DIS:class СофтИнтегроДокМенеджер Directum PayDocs TopS Exchange Docflow Бизнес-процессор ГАЛС для SharePoint Captaris Teamplay DocsVision IBS Monitoring K2.Net Optima Workflow Skelta TopS DocHouse … http://www.microsoft.com/Rus/IsvSolutions/Default.mspx

47. Преимущества “Управление бизнес процессами дает сразу три преимущества: • экономия средств, • экономия времени и • добавление ценности. Оно также закрывает разрыв между бизнесом и информационными технологиями с доказанными результатами.” Gartner, “The Business Process Management Scenario” June 2003