IZVRŠNI INFORMACIONI SISTEMI

1. IZVRŠNI INFORMACIONI SISTEMI mr Svetlana Jevremović

2. Definicija • Informacioni sistemi namenjeni izvršiocima (Executive Information Systems – EIS) su sistemi čiji je osnovni zadatak da obezbede tekuće i odgovarajuće informacije menadžerima koji donose izvršne odluke u mrežnom okruženju.

3. Executive Information Systems – EIS (1) • EISsu alati pomoću kojih se dobijaju zbirni izveštajinamenjeni izvršiocima. • Pri tome se posebno obraća pažnja na grafički prikaz i jednostavnost korišćenja interfejsa pomoću kojih se prezentuju podaci smešteni u odgovarajućim bazama podataka. • EIS je kompjuterski sistem koji zadovoljava informacione potrebe krajnjih izvršilaca. • On obezbeđuje rapidan pristup pravovremenim informacijama i direktan pristup upravljačkimizveštajima.

4. Executive Information Systems – EIS (2) • EIS je user-frendly, graficki podržan, obezbeđuje izveštavanje o izuzecima i ima mogućnost drill-down-a. • Obezbeđuje povezivanje na Internet on-line servisima ili putem e-maila. • Drill-down omogućava korisniku da projektuje podatke do detalja i na taj način pomaže u identifikaciji problema ili nekog događaja.

5. Karakteristike EIS

6. Drill Down.Jedna od najvažnijih osobina EIS jeste obezbeđivanje pregleda detalja za bilo koju sumarnu informaciju. • Npr. razmatrajući dnevni ili nedeljni izveštaj, izvršilac može primetiti opadanje prodaje. Da bi našao razlog, izvršilac mora videti iznos prodaje po regionu. Kada identifikuje problematični region, on dalje istražuje prodaju po proizvodu ili prodavcu. • U različitim situacijama drill down proces se odvija na različitim nivoima detaljnosti. • Drill down putanje je najbolje realizovati u stilu hypertexta, što ubrzava pristup podacima i eliminiše dodatnu upotrebu miša, koja je karakteristična za stil padajucih menija.

7. Critical Sucess Factors (CSF). Faktori koji moraju biti uzeti u obzir pri postizanju ciljeva koje je organizacija definisala jesu tzv. kritični faktori uspeha. • Ovi faktori mogu biti strateški ili operativni, a izvode se iz tri izvora: • organizacionih faktora, • opštih industrijskih faktora, i iz • faktora opšteg okruženja. • Faktori uspeha mogu biti korporacijski ili nižegnivoa, kao što su nivo pojedinačne kompanije, odeljenja ili funkcionalne jedinice.

8. Jednom identifikovani kritični faktori stalno se prate specijalnim vrstama izveštaja. • Ovi izveštaji mogu biti bazirani na prezentiranju opštih performansi, ključnih problema i mogućih razloga tih problema putem tabela, grafikona ili formi. • S druge strane, izveštaji mogu biti zasnovani i na procenama i preferencama korisnika ili na relevantnim pokazateljima finansijskog stanja kompanije u terminima apsolutnih brojeva ili komparativnih performansnih količnika.

9. Statusni pristup podacima. Podaci i izveštaji o ključnim indikatorima kod EIS-a moraju biti najnoviji, tj. trenutno aktuelni i relevantni. • Ovo podrazumeva dnevno ili čak satno memorisanje transakcija i izveštavanje. • Najčešce je zapravo nužno real-timeizveštavanje.

10. Analiza.Analitičke mogućnosti kod EIS sistema mogu biti realizovane pomoću ugrađenih funkcija za višedimenzionalne analize podataka i njihovo prikazivanje u vidu tabela ili grafikona. • Drugi način jeste integracija sa DSS proizvodima za višedimenzionalne analize, pri čemu EIS eksportuju višedimenzionalne kocke OLAP alatima za buduće analize. • Treća mogućnost jeste automatsko istraživanje i analiza podataka putem inteligentnih agenata. Ovakve analize su zasnovane na jednostavnim komparacijama, izračunavanjima relevantnih koeficijenata, otkrivanju trendova i drugo.

11. Izveštavanje o izuzecima. EIS moraju posedovati mogućnost skretanja pažnje izvršiocima na pojavu odstupanja od standarda, bilo u pozitivnom ili negativnom smislu. Ovaj koncept je poznat kao upravljanje vođeno izuzecima. • Npr. ukoliko varijansa prelazi definisani prag, ona se odmah naglašava, tj. izvršilac se upozorava, štedeći na taj način naknadno vreme i napor iscrpne pretrage. • Upotreba boja za naglašavanje kod EIS-a omogućava fokusiranje potencijalnih problema od strane izvršioca, zahtevajući pri tome njegovu osrednju pažnju.

12. Upravljanje informacijama. Jednostavno i brzo pretraživanje velike količine podataka predstavlja veoma važnu karakteristiku EIS-a. Ovu karakteristiku je najbolje realizovati koristeći hipermedijalne alate.

13. Komunikacije.EIS moraju podržavati komunikacije u vidu e-mail-a, transfera izveštaja, pozivanja na sastanke, upotrebe Interneta i drugo.

14. Komparacija i integracija EIS, MIS i DSS

15. EIS se ne može poistovetiti sa MIS. • Naime, MIS obezbeđuje detaljne i sumarizovane informacije iz operativne baze podataka, pri čemu su njegove mogućnosti ograničene nefleksibilnošću procesiranja transakcija, kao što su ograničenost na interne podatke pojedinih funkcijskih poslovnih oblasti, interval memorisanja transakcija i drugo. • EIS koristi interne i eksterne informacije, kaoizlaz ima periodične i ad hoc izveštaje u konzistentnom formatu (u vidu prezentacija i grafikona),a ključne operacije su praćenje CSF

16. EISje namenjen za podršku izvršiocima u otkrivanju problema i događaja, dok DSS podržava analizu sa ciljem da se pružiodgovorna pitanje šta sa otkrivenim problemom. • Međutim, ovo ne znači da se one koriste kao nezavisni aplikativni sistemi. Naprotiv, najčešće se ove dve tehnologije integrišu, obrazujući na taj način kompletan ESS. • Ova integracija može biti realizovana na različite načine.

17. Nekompjuterski izvori Korisnik Ostali kompjuterski izvori Analiza Otkrivanje problema EIS Komercijalne baze i informacioni servisi Trigger SPO MIS Export Data warehous Transakciona baza Slika 1. ESS:Integracija EIS i SPO

18. Ciljevi EIS • Osnovni cilj EISje poboljšanje kvaliteta i kvantiteta informacija potrebnih na izvršnom nivou. Ovo podrazumeva: • povećanje pravovremenosti informacija, • efikasan pristup operativnim podacima, • brži pristup eksternim bazama podataka, • dobijanje sadržajnijih i relevantnijih informacija.

19. Upotreba EIS-a (1) • Danas se EIS koriste za otkrivanje problema, identifikaciju povoljnosti, predviđanje trendova i donošenje odluka zasnovanih na činjenicama. • Iako prvenstveno prikazuju sumarne podatke i izveštaje, EIS nude izvršiocima i mogućnost uvida u detaljne podatke.

20. Upotreba EIS-a (2) • EIS poboljšavaju performanse izvršnih poslova tako što: • obezbeđuju komunikacije, • povećavaju efektivnost i efikasnost izvršioca, • smanjuju broj sastanaka i potrošeno vreme, • omogućavaju izvršno planiranje, organizovanje i kontrolu • fokusiraju pažnju izvršioca na otkrivene probleme.

21. Domeni upotrebe EIS-a • Podrška donošenju odluka u smislu obezbeđivanja aktuelnih i tačnih podataka u smislenom formatu; • Planiranje u smislu definisanja plana rada, • Organizovanje sastanaka i drugog; • Upotreba e-mail-a i elektronskih briefing-a.

22. IZVRŠNI INFORMACIONI SISTEMI mr Svetlana Jevremović