Projektledelse

1. Projektledelse • Projekter og Projektarbejdsformen • Projektets grundelementer • opgaven, interessenter, omgivelser, ressourcer, ledelse • Projektorganisationen • ansvarlig chef, beslutningsgruppe, projektgruppe • Projektleder • ledelsesopgaver, valg af • Projektmedarbejdere • arbejdsfelter, kvalifikationer • Interessenter • identifikation, analyse

2. Projekter Den projektorienterede arbejdsform: • Supplement til basisorganisationen • Får overdraget ansvar og beføjelser til at løse en bestemt opgave • Projektgruppen opløses når opgaven er færdig

3. Projekt karakteristika Opgaver der især er velegnede til projektarbejde: • Komplicerede: • vanskelige uoverskuelige/samspil mennesker + teknik • Har udviklingskarakter: • nye løsninger, prøve nye veje • Kræver tværfaglig indsats • Kræver tværorganisatorisk indsats eller interesse: • flere afdelinger/specialer • Betydeligt omfang: • arbejdsindsats, udgifter • Store konsekvenser

4. Projektarbejdet, en særlig arbejdsform og spilleregler Projektarbejdsformen = Projektorganisation med formel ansvar og autoritetsplacering + Projektstyringssystemer - sikre kvalitet, fremdrift og ressourcer + Projektkultur - medarbejdernes indstilling til opgaven og hinanden - medarbejdernes indstilling til virksomheden og projektarbejdsformen - medarbejdernes evne til at arbejde under projektets betingelser: - overlappende autoritet, usikkerhed, tidspres, afhængighed

5. Projektets grundelementer (5x5modellen) Projekt-opgaven Interessen-ter Projekt-ledelse Omgivel-ser Ressourcer

6. Projektopgaven • Behov og formål: • hvorfor skal projektet gennemføres? Hvordan indgår det i virksomhedens strategi, hvilken virkning og nytte? • Idegrundlag: • en attraktiv mulighed, en vision om løsningen, særlige egenskaber ved løsningen (projektets produkt) • Projektets produkter: • kravene til produktet (løsningen), udviklingen evt. konstruktion og drift (anvendelse) • Ramme: • tidstermin, ressourceramme, budget • Dokumentation af produktet og af projektet: • plan og forløb

7. Interessenter • Anvendelse og ejerskab: • accept og brug af projektets produkt • Vilje og drivkraft: • støtte projektet med engagement, bane vejen, prioritere projektet • Ressourceydelser: • levere viden, kunnen og arbejdsindsats • Formel godkendelse: • beslutninger om projektets gennemførelse og dets produkt, formelle godkendelser • Social accept: • forholde sig til projektets og produktets afledte virkninger på lokalt plan eller i videre perspektiv

8. Omgivelser • Markedsmæssige muligheder og begrænsninger: • efterspørgsel, konkurrence, konjukturforhold, politiske vilkår • Teknologiske muligheder og begrænsninger • Omgivende systemer: • dels som produktet skal fungere sammen med, dels nødvendige hjælpesystemer • Fysisk miljø: • plads, lokaler, temperaturforskelle m.v. • Regelsæt: • normer, standarder m.v. for projektarbejdet og for produktet

9. Ressourcer • Viden og kunnen • Personer • Materiel, udstyr • Materialer • Penge

10. Projektledelse - 1 • Formulering af projektet (kontraktudformning) og aftale om mål og rammer • Tilrettelægning af fremgangsmåde og plan: • strukturering og afgrænsning • valg af angrebsmåde herunder beslutningsproces • planlægning af projektforløb (faser) • hovedaktiviteter og milepæle i hver fase • Opbygning af en kompetent projektorganisation med veldefineret ansvars- og autoritetsfordeling: • etablering af kompetent projektledelse • tilrettelæggelse af interessenters inddragelse • skabe engagement, samarbejde, kommunikation, hensigtsmæssig projektkultur og deltageradfærd • sikre sammenhæng, kvalitet og effektivitet

11. Projektledelse - 2 • Udpegning og håndtering af projektets opmærksomheds-områder: • som fordrer særlig omhu, indsats eller overvågning • som er afgørende for kvalitet og succes • som er usikre eller risikable • som rummer muligheder som evt bør udnyttes • Styring af kursen, ved opbygning af hensigtsmæssige styringssystemer: • kvaliteten • fremdriften • indsatsen • engagementet • økonomien

12. Grundmodel af projektorganisation

13. Projektansvarlig chef Den projektansvarlige chef skal bane vejen for projektet. Han varetager følgende opgaver: • Beslutning om projektets igangsætning, afslutning og mål: • rammer og prioritet • Økonomiske bevillinger: • rammebudget og tillægsbevillinger • Politiske og principielle beslutninger • udover projektledelsens beføjelser • Sikring af projektets prioritet hos virksomhedsledelsen og samordning med andre chefer • Information til samt høring hos basisorganisationens samarbejdsorganer

14. Projektorganisation - omgivelserne

15. Beslutningsgruppen Beslutningsgruppen har til opgave: • At sikre en overordnet styring af projektet både fagligt, tidsmæssigt og økonomisk, herunder at fastholde projektets prioritet • At sikre tilstrækkelig loyalitet omkring projektet • At være forum for løsning af interessekonflikter omkring projektet • At sikre projektet ressourcer og penge

16. Projektgruppens organisation

17. Projektgruppeorganisationen - krav Tænk på organisationsformens styrker og svagheder med hensyn til: • Målforståelse • Helhed • Innovationsgrad • Koordination • Kvalitet • Sammenhænge • Terminsoverholdelse • Initiativ • Forpligtelse

18. Pause

19. Projektlederens 4 ledelsesopgaver

20. Projektlederen – valg af Projektlederen skal være drivkraft i arbejdet, derfor skal der lægges vægt på: • Viden om projektets helhed og om brugsverdenen for projektets produkt • Forståelse for de fagdiscipliner, som skal samvirke i projektet og indblik i deres metoder og kvalitetssikring • Åbenhed og kreativitet med hensyn til løsninger • Udadvendthed og kontaktflader til chefer/interessenter, samt forståelse for opgaven • Evne til at formidle et samarbejde i projektgruppen, på tværs af faglige skel og funktionsområder

21. Projektmedarbejdere Projektmedarbejderen kan have flere arbejdsfelter: • Arbejde med selve projektopgaven • skabe løsning/produkt og implementere • Deltage i koordinering og styring af arbejdet • Samvirke indad med de øvrige i projektgruppen • koordinere fagligt/løsningsmæssigt med andre • Samvirke udadtil • tilføre projektet informationer, viden og bidrag fra egen basisorganisation • påvirke egen basisorganisation til forståelse og accept af projektets løsninger • aftale med egen chef om arbejdsydelser og ansvarsforhold overfor projektet

22. Projektmedarbejdere - kvalifikationer • Har viden om brugerforhold • driftsbehov/-krav, driftsøkonomi, mv. • Har viden om nye løsninger • Har viden om konstruktion og gennemførelse af nye systemer • Har viden om projektstyring og arbejdsmetodik • Har samarbejdskunnen • såvel indadtil som udadtil overfor interessenter • skal være gode til at kommunikere og holde kontakt til kolleger • skal være åbne og objektive over for nye ideer

23. Projektgruppens samlede kvalifikationer Vigtige kvalifikationer for en projektgruppe som helhed: • Inspiratoren – ser nye ideer og muligheder • Spejderen – søger og tilfører nye oplysninger • Fortaleren – gør projektet synligt • Entreprenøren – skaber aktivitet • Koordinatoren – holder opgaven på sporet og sikrer helhed • Miljøskaberen – opretholder en sund arbejdskultur • Producenten – producerer resultater

24. Projektorganisation - principper

25. Inddragelse af interessenter • Det faglige aspekt: • fordi vi mener, at interessenten kan bidrage fagligt til løsning af projektets forskellige opgaver • Det pragmatiske aspekt: • fordi vi mener, at interessenten kan medvirke til at sikre projektets gennemførelse og indførelse af dets resultater • Det politiske aspekt: • fordi interessenten selv ønsker det • Det etiske aspekt: • fordi vi mener, at det er rigtigt • Det formelle aspekt: • fordi interessenten har krav på at blive hørt, på at kontrollere eller på at godkende

26. Interessentanalyse Interessentanalysen omfatter tre ting: • Identifikation af interessenterne • Positionsanalyse. Analyse af interessenternes forhold til projektet og hinanden • Analyse af interessekonflikter og -sammenfald

27. Eksempel på andre interesser