Antalis -HQ

1. Antalis-HQ ORDERING USER GUIDE

2. « Just Click Antalis » • Leader européen de la distribution de papiers, de solutions d'emballage et deproduits de communication visuellevousprésente son guide utilisateurd’Antalis.fr Votre partenaire On Line

3. Vous trouverez ci-dessous les principales caractéristiques des fonctionnalités proposées sur notre nouveau site web. 24/24H 7/7 • Disponible à tout moment pour commander ou accéder à vos informations. Catalogue complet de l’offre Antalis France • En parcourant notre catalogue vous serez surpris de la diversité de notre offre. 3 modes de recherche pour trouver facilement vos produits • Recherche par mot clé • Recherche multitère : • Recherche Catalogue Commande Express • Commandez en indiquant le code article, la quantité et passez votre commande en 3 clics. 2 modes sont disponibles: • Mode simple par ligne • Mode formulaire: Permettant de mettre plusieurs plusieurs produits . Contrôle des prix et de disponibilités en temps réel. • En toute liberté, et à tout moment de la journée, vérifier vos prix et la disponibilité de nos produits sur stock. Et vérifier la 1ère date de livraison possible. Historique de commande • Disposer de 13 mois d’historique de commandes : Commandes web et traditionnelles. Possibilité de reprendre une ancienne commande pour recommander. • Possibilité d’exporter cet historique en format Excel ou CSV. Fiche Produit • Toutes nos marques disposent de leur fiche technique, des conseils d’utilisation, Garanties Usine et certificats environnementaux Gestion des utilisateurs • Antalis.fr vous permet de répondre au mieux à vos besoins en terme d’organisation pour vos achats et vos approvisionnements Vous pouvez créer le nombre de profils utilisateur que vous souhaitez sans restriction. • 3 types de droits sont disponibles pour les utilisateurs : # Administrateur (x1): Celui qui créer, supprime les utilisateurs. Qui affecte la fonction superviseur. # Superviseur (x1) : Ce statut permet à l’utilisateur, de personnaliser la liste de produits visible pour les autres utilisateurs. C’est ce statut qui permet de mettre en place des flux de validation de commande. Paiement par Carte Bancaire ou Carte d’achats Publiques. Antalis.fr offre la possibilité de régler ses achats, par cartes bancaires VISA et MASTERCARD. De même Antalis propose le paiement par carte d’achats publiques pour les administrations et Collectivités locales. Visa & Mastercard

4. Fonctions gain de temps & Fonctions avancées Favoris • Pour gagner du temps mémoriser les articles les plus fréquemment commandés. • Antalis.fr vous offre la possibilité d’organiser ces favoris en dossiers et sous-dossiers afin de vous faciliter l’accès, • Gérer et partager les favoris sur l’ensemble des utilisateurs de l’ entreprise. Caddies Sauvegardés • Dans le cas de commandes récurrentes, il est intéressant de sauvegarder le détail des produits constituant ce ou ces commandes. En 3 clics on récupère l’intégralité ou seulement certains produits, on modifie leur quantité, et on valide la commande, après avoir déterminé l’adresse de livraison. Catalogue Personnalisé Antalis.fr offre la possibilité de créer des catalogues Restreints. Ainsi les utilisateurs Ne visualisent que les produits choisis: • La limitation du catalogue peut être mise en place pour un, plusieurs ou tous les utilisateurs. • Cette fonction est paramétrée par le superviseur du compte client. L’équipe E-commerce peut vous accompagner dans cette démarche. Circuit de validation de commande. Au sein d’organisations importantes, Il est souhaité de mettre en place un contrôle des commandes avant l’envoi au fournisseur. Antalis.fr vous donne la possibilité de mettre en place ce circuit de validation. • Pour chaque utilisateur, le superviseur devra paramétrer un montant maximum de commande(ou de budget] au-delà duquel il sera demandé une validation. Ceci sur une période à déterminer. 2. Un utilisateur ayant un plafond de commande égal à 0€ devra faire valider l’intégralité de ses commandes. Un autre utilisateur ayant un plafond de commande à 100€ pourra enregistrer sans validation toutes ses commandes inférieure ou égales à 100€, au dessus de ce montant, les commandes seront assujetties à validation par le superviseur. 3. Cas d’une demande de validation : Lors de la passation de commande, l’utilisateur est notifié que sa commande doit être validée. Le Superviseur est alerté par mail. En cliquant sur le lien contenu, il arrive directement sur le module qui lui permet de valider, modifier ou refuser une commande. Centres de Coûts • Sur Antalis.fr il est possible de regrouper des utilisateurs sur un centre de coûts. • Cette option permet de mieux suivre l’historique des commandes par service, et voir de mettre en place un budget global sur ce centre de coûts (A répartir sur les membres de ce centre de coûts)

5. «Easier, Faster, Richer » • SE CONNECTER06 • RECHERCHER UN PRODUIT ET COMMANDER09 • PANIER DE COMMANDE15 • CONFIRMATION DE COMMANDE22

6. SE CONNECTER 1

7. Se Connecter Si vous disposez d’un profil utilisateur 1 1 Cliquer sur « se connecter » 2 Indiquer son adresse e-mail Et son mot de passe. Conseil d’utilisation Vous avez possibilité de le Conserver en mémoire. Pour se faire, en fin d’utilisation Ne cliquer pas sur “se déconnecter” mais sur la croix de fermeture de page. 2

8. Se Connecter • Si vous disposez d’un profil utilisateur 3 Si votre adresse e-mail est utilisée plusieurs fois, antalis.fr vous demandera des informations complémentaires :N° de client + nom d’utilisateur Conseil d’utilisation :Si vous ne connaissez pas votre nom d’utilisateur, cliquez sur “mot de passe oublié” 3 4 Vous avez oublié votre mot de passe ? Cliquez sur “Mot de passe oublié”. Indiquez votre adresse e-mail. Vos éléments de connexion vous sont renvoyés par e-mail. 4

9. Unefoisconnecté, sur la partiesupérieure du site vousaurezaccès aux fonctionnalités : • Historique de commande • Panierssauvegardés • Favoris • Commande en attente de validation (cas de circuit de validation de commande) Se Connecter • Tableau de Bord: • Dernières commandes • Caddies sauvegardés • Liste de prix & grille de remise • Dernières factures Caractéristiques

10. SE CRÉER UN PROFIL UTILISATEUR S’enregistrer Vous souhaitez vous enregistrer pour la première fois : Cliquez sur 1 2 • S’enregistrer comme : • (2a) Comme Client : • Vous disposez d’un compte client chez Antalis et vous souhaitez commander en ligne. • (2b) En tant que Membre : • Vous n’êtes pas client Antalis, mais vous • Souhaitez obtenir un accès privilégié 3 Complétez le formulaire d’enregistrement, et validez le. Votre profil sera validé dans les meilleurs délais.

11. RECHERCHER LES PRODUITS & COMMANDER 2

12. RECHERCHER UN PRODUIT A chaque utilisateur, sa méthode. Pour cette raison, Antalis.frmet à votre disposition 5 modes de recherche produit. Par mot-clés Multicritère Catalogue search Commande express Guide/selecteurs 3 1 1 2 2 4 3 4 5 5 5 Modes de recherche

13. Important ! On peut rechercher les codes articles Xeroxpar cette méthode003R97103pour Xerox Colotech Natural White 100gsm A3 RECHERCHER UN PRODUIT Résultats sont affichés 1 Entrez un ou des mots clés relatif (s) au produit recherché. Antalis.fr vous affichera une liste de choix contextualisés. 1 Continuez à taper et le choix s’affine.Vous pouvez également renseigner un ou des codes articles Séparés par une virgule 2 2 RECHERCHE PAR MOT CLE

14. RECHERCHER UN PRODUIT Le moyen le plus simple pour retrouver un produit : 4 univers de Produits : Papier, carton et enveloppes Visual Com & Signalétique Emballage & Stockage Produits d’Hygiène Choisissez la catégorie de produit. Puis en sélectionnant les différents Critères, par la technique de l’entonnoir, retrouvez le ou les produits recherchés. Aucune séquence particulière n’est à respecter. La recherche peut débuter par n’importe quel critère : Couleur, Format, certification etc… Vous pouvez également sélectionner plusieurs valeurs du même critère en gardant la touche CTRL enfoncéelors de l’opération de sélection. Les produits Xeroxsont intégrés à Papier, Carton, Enveloppes RECHERCHE MULTICRITERE

15. RECHERCHER UN PRODUIT En déterminant les critères Sur les attributs produits…. • …vous retrouvez dans la liste de • Résultats les produits • correspondants. • Pour l’exemple les critères : • Couleur du produit: : Jaune & Golden • FSC/PEFC : FSC • G/M2 : 120 g & 170g • Format : 70x100 RECHERCHE MULTICRITERE

16. RECHERCHER UN PRODUIT Vous disposez du ou des codes articles des produits recherchés : Indiquez les et cliquez sur l’icone caddie 1 Antalis.fr vous offre la possibilité d’utiliser cette fonctionnalité pour passer plusieurs codes articles en même temps. Cela se paramètre dans [Mon Compte/Préférences/commande Express/Formulaire] Commande Express

17. RECHERCHER UN PRODUIT 2 Code article Unité de cde Quantité Référence « Client » (facultatif) Ajouter au caddie Possibilité de mettre une référence sur l’entête de commande Commande Express (Option formulaire)

18. RECHERCHER UN PRODUIT 1 Les 2 modes vous amènent au même résultat. 2 MODE CATALOGUE • Choisissez une famille de produit, voir une marque • En passant la souris sur l’onglet « Catalogue » • En cliquant sur l’onglet « Catalogue »

19. LE PANIERValidation de commande 3

20. LE CADDIE: Commande(1ère partie) Le détail de votre caddie est présent sur l’entête d’antalis.fr et vous permet d’y aller à tout moment en cliquant dessus. Visualisation du nombre d’article contenu. Visualisation du nombre d’échantillon Le poids de la commande. Important : Si l’utilisateur se déconnecte avant d’avoir finalisé sa commande, le site lui proposera de conserver sa commande en cours : A la connexion suivante, l’utilisateur aura la possibilité d’accéder directement au caddie pour valider sa commande (en passant par l’entête) ou bien de compléter cette même commande.

21. LE CADDIE Le caddie est composé en 3 parties: Détail des produits commandés avec : Code article Date de livraison Prix unitaire Total HT par ligne de commande. Référence du client (optionnelle) 1 Livraison : Adresse de livraison par défaut Option de choix d’une autre adresse de livraison (préalablement enregistrée parl’équipe commerciale). Consigne ponctuelle de livraison.NB: les infos d’étage, de hall , de moyensà mettre en œuvre pour les livraisons, sontenregistrées dans le dur par les équipescommerciales. Règlement : Poids de la commande Total hors taxe Frais sur services Type de règlement : Normal ou cartes bancaires 2 3 Commande (Partie 2)

22. LE CADDIE Détail du panier et de ses fonctions. Votre référence de commande : Référence propre du client (non obligatoire) . Celle-ci sera présente sur la facture et le Bon de livraison. Prix et disponibilité s: Permet de contrôler en temps réel , les disponibilités de stock, et la date de livraison , ainsi que les prix négociés. Sauvegarder : Il est possible de sauvegarder la commande en cours afin de pouvoir l’exploiter les fois suivantes. Pratique sur des dossiers ou des besoins constitués récurrents : un dossier client, des besoins d’un service,…. Référence de la ligne de commande (optionnelle): Une commande peut contenir plusieurs produits affectés à des N° de cdes différents. C’est géré sur antalis.fr. Validation par étape : La finalisation de la commande peut se faire directement : Livraison + règlement sur le même écran, ou procéder par étape en choisissant cette option.

23. LE CADDIE Les adresses de livraison Note : Chaque Utilisateur peut paramétrer une adresse par défaut : Mon Compte/Profil/Adresses En cliquant sur l’icône , l’utilisateur ouvrira la fenêtre permettant de filtrer Et choisir une adresse préalablement enregistrée par l’équipe commerciale. Dans le cas d’un nombre important d’adresse de livraison, l’utilisateur peut filtrer par n’importe lequel des critères :Ville, Code Postal, Adresse, Nom.

24. LE CADDIE : Choix du mode de règlement et validation Une fois que les articles sont choisis, que l’adresse de livraison est définie, il ne reste qu’a choisir le mode de règlement. Normal : délais et conditions négociés par nos équipes commerciales. Carte Bancaire : La carte bancaire comprend les cartes VISA & MASTERCARD mais également les CARTES D’ACHATSPUBLIQUES.Information importante : Lors de l’enregistrement de commande avec paiement par carte, seule est fait une demande d’autorisation auprès de l’établissement bancaire (durée de vie : 7 jours calendaires). Le prélèvement de la somme sur le compte, n’est effectif qu’une fois la livraison effectuée. Dans le cas d’une livraison supérieure à J+3, le paiement par carte bancaire n’est pas proposé afin d’éviter, les dépassements de date d’autorisation.

25. CONFIRMATION DE COMMANDE 9

26. CONFIRMATION DE COMMANDE L’utilisateur, après validation de sa commande reçoit 2 accusés de réception : La première à l’écran reprenant le N° de commande Le détail des produits commandés et la date de livraison. L’adresse de livraison. Le montant de la commande (HT , TVA, TTC)

27. Accès Au guide utilisateur intégrale 10