Hadwi Soendjojo - Kepala Pusat Data hadwi@ dep kominfo.go.id

1. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKAMEMBANGUN DAN MENGEMBANGKAN CITRA ORGANISASI“Orientasi HUMAS & PROTOKOL dan MC Pemda/DPRD/BUMN/BUMD” Hadwi Soendjojo - KepalaPusat Data hadwi@depkominfo.go.id

2. Barangsiapa menguasai informasi ia akan lebih unggul dari yang lain. Information is knowledge and knowledge is power. Apabila informasi dikelola dengan baik, ia menjadi pengetahuan, dan pengetahuan itu ketika diolah ia bermakna sebagai kekuatan. Salah satu cara untuk membangun dan mengembangkan citra organisasi adalah dengan menguasai dan memanfaatkan informasi. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA1

3. PEMERINTAH >< MASYARAKAT Kewajiban untuk memberi informasi Lembaga Penyelenggara Negara Hak untuk mendapat informasi Rakyat (Right to know) (Obligation to tell) DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA2

4. DATA >< INFORMASI Ada perbedaan mendasar antara data dan informasi yaitu : ●data adalah bahan baku yang diolah untuk dijadikan informasi; ●informasipada umumnya dihubungkan dengan pengambilan keputusan. Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA3

5. Produk peraturan hasil pengambilan keputusan Kebijakan Pengetahuan Hasil dari pembelajaran data dan informasi Data yang terorganisasi/telah mengalami proses Informasi Koleksi fakta-fakta Data DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 4

6. INFORMASI PUBLIK Informasi publik yaitu informasi tentang: ●aktivitas penyelenggara negara; ●aktivitas layanan publik; ●aktivitas lain yang berdampak terhadap keselamatan, kesehatan, dan hajat hidup orang banyak. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 5

7. AKSES INFORMASI Untuk mewujudkan jaminan akses informasi publik, perlu dilakukan : ●membangun pengelolaan dokumen secara elektronik; ●membangun manajemen sumberdaya informasi; ●membangun budaya layanan informasi; DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 6

8. PENGELOLAAN DOKUMEN SECARA ELEKTRONIK DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA7

9. MANAJEMEN SUMBERDAYA INFORMASI Permasalahan yang banyak dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah adalah tidak memadainya sumberdaya informasi yaitu perangkat keras dan lunak komputer, spesialis informasi, pemakai, fasilitas, basisdata, informasi. Manajemen Sumberdaya Informasi (information resources management – IRM), suatu aktivitas yang dijalankan pada semua tingkatan organisasi struktural dengan tujuan mengindentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumberdaya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 8

10. LAYANAN INFORMASI PUBLIK MASYARAKAT LAYANAN INFORMASI PUBLIK LEMBAGA PENYELENGGARA NEGARA Konten Aplikasi Infrastruktur DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 9

11. • Konten Informasi yang disampaikan kepada masyarakat haruslah benar dan konsistensi, serta mudah dicerna oleh masyarakat luas. Informasi yang disampaikan tersebut merupakan hasil analisis sistem informasi. • Aplikasi Selain berkonsentrasi pada masukan (data) dan keluaran (informasi), juga perlu diperhatikan aplikasi yang digunakan untuk pengolahan sistem informasi, yang mengubah masukan menjadi keluaran. Aplikasi yang akan digunakan haruslah sesuai dengan kebutuhan informasi yang akan disampaikan pada pengguna. • Infrastruktur Infrastruktur berkaitan dengan teknologi dan media yang akan digunakan untuk diseminasi informasi kepada masyarakat, mulai dari tatap muka, telepon, media penyiaran (radio dan televisi), sampai media Internet. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA10

12. PERANAN HUMAS

13. PENGERTIAN HUMAS Hubungan Masyarakat (Humas) sebagai padanan kata dari Public Relations, walaupun tidak tepat betul artinya. Menurut Frank Jefkins Public Relations merupakan keseluruhan bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke luar maupun ke dalam, yakni antara suatu organisasi dengan publiknya dalam rangka mencapai tujuan spesifik atas dasar adanya saling pengertian. Menurut Betrand R. Canfield Public Relations adalah falsafah dan fungsi manajemen yang diekspresikan melalui kebijakan dan kegiatan-kegiatan untuk melayani kepentingan publik, melakukan kegiatan komunikasi bagi publiknya untuk menciptakan pengertian dan goodwill dari publiknya. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 11

14. FUNGSI DAN TUGAS HUMAS • Menurut Effendy, Onong Uchjana (1982 : 135) mengutip pendapat • Canfield, Bertrand R, mengemukakan tiga fungsi Public Relation, yakni: • mengabdi kepada kepentingan umum (it should serve the public’s interest) • memelihara komunikasi yang baik(maintain good communication) • menitik beratkan moral dan tingkah laku yang baik (stress good morals • and manners). • Jadi fungsi public relations pada intinya adalah kegiatannya harus benar- • benar dicurahkan untuk kepentingan umum. Seorang public relations officer • atau pejabat Humas harus dapat menciptakan, membina serta memelihara • hubungan ke dalam (publik internal) dan keluar (publik eksternal). • Seorang pejabat Humas merupakan perantara antara pimpinan puncak dengan • publiknya. Untuk itu perlu dijalin komunikasi yang terarah dan efektif. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 12

15. PERMASALAHAN LAYANAN INFORMASI Keberhasilan suatu program pemerintah antara lain ditentukan oleh sejauh mana aparat pelayanan pemerintah (termasuk Humas) dapat berperan aktif dalam pelayanan informasi kepada publik secara luas. ● masih sering terjadinya kesimpangsiuran informasi karena banyaknya sumber informasi dari berbagai media, yang akhirnya justru mengundang kebingungan publik.; ● peran Humas pemerintah terkesan belum optimal dalam melakukan tugasnya, karena banyaknya kendala internal yang dihadapinya untuk melakukan tugas dan fungsinya, termasuk dalam reposisinya guna mengantisipasi perkembangan sistem dan teknologi informasi; ● dampak perkembangan teknologi informasi yang dirasakan sekarang ini menjadikan penyebab arus informasi semakin deras dan akses informasi semakin luas, sehingga penanganan informasi oleh berbagai organisasi menjadi semakin rumit. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 13

16. E-GOVERNMENT

17. E-GOVERNMENT ● Suatu upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan yang berbasis elektronik. ●Suatu penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dengan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi. ●Sistem manajemen pemerintah harus dikembangkan menjadi sistem manajemen organisasi jaringan yang dapat memperpendek lini pengambilan keputusan serta memperluas rentang kendali. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 14

18. AKTIFITAS E-GOVERNMENT E-GOVERNMENT Sistem Informasi Pengelolaan data, pengolahan informasi, sistem manajemen berbasis komputer. Teknologi Informasi dan Komunikasi Proses kerja secara elektronik, suatu layanan publik yang dapat diakses secara mudah dan cepat oleh masyarakat di seluruh wilayah negara. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 15

19. SISTEM INFORMASI Secara umum sistem informasi adalah : Sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Dengan kata lain, Sistem Informasi merupakan kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakandan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya suatu organisasi/institusi. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA16

20. KOMPONEN SISTEM INFORMASI Pada suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti : ●Perangkat keras (hardware) : mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, server, dan printer. ●Perangkat lunak (software) atau program : sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data. ●Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan keluaran yang dikehendaki. ●Orang : semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi. ●Basisdata (database) : sekumpulan tabel, hubungan, data grafis, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data. ●Jaringan komputer dan komunikasi data : sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 17

21. TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Teknologi informasi dan komunikasi adalah: • Segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronis. • Teknologi informasi menggantikan peran manusia, dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA18

22. Apa yang berubah dengan adanya teknologi informasi ? ● Tersedianya jaringan informasi global untuk menyalurkan berbagai format informasi (multimedia), sehingga terjadi peningkatan kecepatan pengolahan informasi; ● Tersedianya berbagai perangkat keras dan lunak untuk mengolah, menyimpan dan mengirim informasi, terjadi perbaikan kualitas dan resolusi informasi; ● Tersedianya berbagai perangkat untuk melakukan transformasi media yang digunakan, terjadi peningkatan kapasitas media penyimpan informasi. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 19

23. TINGKATAN PENGEMBANGAN E-GOV Berdasarkan sifat transaksi informasi dan layanan publik yang disediakan oleh pemerintah melalui jaringan informasi, pengembangan e-government dapat dilaksanakan melalui 4 (empat) tingkatan. Tingkat 1 – Persiapan Pembuatan situs web sebagai media informasi dan komunikasi pada setiap lembaga. Tingkat 2 – Pematangan Pembuatan web portal informasi publik yang bersifat interaktif. Tingkat 3 – Pemantapan Pembuatan web portal yang bersifat transaksi elektronis layanan publik. Tingkat 4 – Pemanfaatan Pembuatan aplikasi untuk layanan yang bersifat Government to Government (G2G), Government to Business (G2B), Government to Consumers (G2C). DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA20

24. FUNGSI SITUS WEB PEMERINTAH DAERAH • perolehan informasi secara mudah, benar, adil, dan luas cakupan. • 2) penyebarluasan informasiyang meliputi : • - semua bahan yang telah diterbitkan atau bahan-bahan yang telah berada di luar perlindungan hak cipta (boleh diketahui oleh umum); • - semua informasi yang dibuat dan dikumpulkan sesuai undang-undang (tunduk kepada pertimbangan-pertimbangan kepekaan komersial dan rahasia pribadi); • semua dokumen yang diperlukan bagi kepentingan masyarakat. • 3) pemberian layanan publik sesuai dengan tugas pokok dan fungsi dari pemerintah daerah. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA21

25. PERANAN HUMAS PADA PENGEMBANGAN E-GOV • Humas antara lain bisa berperan dalam penyebaran informasi melalui: •  pembuatan berita yang dikaitkan dengan kegiatan kantor dan • pejabat setempat pada web pemerintah daerah; •  pemberian informasi pada masyarakat melalui teknologi informasi; • pengelolaan informasi dari hasil suatu sistem informasi yang dikaitkan dengan kehumasan. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 22

26. IMPLEMENTASI KANTOR ELEKTRONIS

27. PENGERTIAN KANTOR Kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Adanya perkembangan pesat dibidang teknologi, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan disegala bidang. Kantor adalah: 1. tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi; 2. proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA23

28. PERKANTORAN ELEKTRONIS Perkantoran elektronis yang dapat juga disebut sebagai Office Automation (OA), suatu bentuk sistem perkantoran yang memanfaatkan kemampuan dan perkembangan sistem dan teknologi informasi. Menyediakan berbagai kondisi kerja, dimana anggota dari sebuah organisasi dapat meningkatkan efisiensi, sekaligus bekerja sama di sebuah lingkungan kerja yang terhubung dalam sebuah jaringan komputer secara optimal. Memberi kemudahan kepada pengguna komputer untuk mengambil, menyetujui, dan menyimpan dokumen melalui komputer-komputer yang terhubung dalam sebuah jaringan komputer, baik internet maupun intranet. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 24

29. DAMPAK YANG DIHARAPKAN ● Diversifikasi layanan informasi kepada organisasi untuk meningkatkan efisiensi operasional. ● Meningkatkan produktifitas dengan tersedianya intranet. ● Mengurangi keterbatasan akan waktu dan tempat(dimana saja/ kapan saja). ● Menjaga informasi tetap aman dan terjaga, dengan lingkungan password protected yang mudah digunakan. ● Terciptanya konsentrasi pada peningkatan nilai tambah melalui one- stop work environment. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 25

30. FAKTOR-FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN Faktor-faktor penentu keberhasilan perkantoran elektronik, antara lain: ● dukungan eksekutif ● personil pendukung yang berkualitas ● prosedur dan kebijakan yang berkualitas ● teknologi pendukung yang sesuai DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 26

31. PENUTUP Perkembangan sistem informasi dan teknologi informasi yang maju pesat telah mendorong perluasan jaringan akses informasi dalam lingkup global. Implikasi dari pengaruh globalisasi tersebut merupakan peluang sekaligus tantangan yang harus dihadapi, untuk itu Humas lembaga pemerintah perlu berperan dalam bentuk: • menjembatani komunikasi masyarakat dengan pemerintah dan sebaliknya, serta menjadi public relation pemerintah yang efektif; • sebagai ujung tombak di dalam membangun dan mengembangkan citra lembaga pemerintah melalui diseminasi informasi, untuk itu harus aktif sebagai salah satu pengolah informasi pada lembaga pemerintah; •berperan aktif di dalam mengembangkan strategi komunikasi yang bertujuan untuk membangun citra positif dari lembaga pemerintah; •penanggungjawab konten informasi publik pada web pemerintah. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA 27

32. DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA www.depkominfo.go.id terima kasih Jl. Medan Merdeka Barat No. 9 Jakarta – Telp/Fax. (021) 3812455