SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL Avances Octubre 07 de 2009

1. SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTALAvancesOctubre 07 de 2009

2. OBJETIVOS Objetivo General Avanzar en la primera etapa del mejoramiento del Proceso de Gestión Documental de la Universidad de acuerdo con el enfoque de la gestión bada en procesos y la incorporación de nuevas tecnologías de la información y comunicación, en el marco del Sistema de Mejor Gestión UN SIMEGE.

3. OBJETIVOS • Objetivos específicos • Elaborar la propuesta de mejoramiento de la gestión y administración de las Comunicaciones Oficiales Internas y Externas ("Correspondencia"), de acuerdo con los enfoques de la gestión basada en procesos y de la gestión documental electrónica, en el marco de la gestión documental de la Universidad Nacional. • Elaborar la propuesta de ajuste a la Tabla de Retención Documental correspondiente a los subprocesos: 1) Selección de proveedores y formalización de la adquisición, 2) Seguimiento a la ejecución contractual y 3) Liquidación del contrato, del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de la División Nacional de Servicios Administrativos de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, aplicando la metodología elaborada por la Unidad Nacional de Archivo, que integra los enfoques de gestión basada en procesos y la incorporación de nuevas tecnologías de la información y comunicación.

4. AVANCES GENERALES Realización de 8 Reuniones con el Equipo de Trabajo para coordinar y presentar avances. (Secretaría General-Unidad Nacional de Archivo, Coordinación General de UN SIMEGE, DNIC, Secretaría de Sede, División de Archivo y Correspondencia y Facultad de Artes Sede Bogotá). Elaboración de modificaciones al Plan y Cronograma de Trabajo a partir de las observaciones del Grupo, con el fin de dar mayor precisión a las etapas, objetivos específicos, alcance y período de ejecución. A la fecha, el subproyecto cuenta con un porcentaje de avance del 40%.

5. AVANCES POR OBJETIVO No. 1

6. Objetivo 1 Actividades de junio 16 a septiembre 30 de 2009 AVANCES POR OBJETIVO

7. AVANCES POR OBJETIVO No. 1 Encuesta: INSTRUMENTO SOBRE LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES Alcance del instrumento Se buscó identificar la operación actual del servicio de Correspondencia en las Sedes de la Universidad, con el fin de mejorar la gestión y administración de las comunicaciones oficiales internas y externas, bajo el enfoque de la gestión documental electrónica y por procesos. POBLACIÓN A LA QUE SE APLICÓ Formato 01 Formato 02 Unidades de Correspondencia Dependencias que manejan servicio alterno de Correspondencia

8. AVANCES POR OBJETIVO No. 1 COBERTURA

9. AVANCES POR OBJETIVO No. 1 MODULOS

10. AVANCES POR OBJETIVO No. 1 Modulo operación del servicio, Radicación y recepción Unidades de correspondencia Sedes Unidades alternas (N.Nacional) Unidades alternas (Bogotá)

11. AVANCES POR OBJETIVO No. 1 Modulo Control y seguimiento Unidades de correspondencia Sedes Unidades alternas (N.Nacional) Unidades alternas (Bogotá)

12. AVANCES POR OBJETIVO No. 1 Modulo Recursos y cobertura PERSONAL QUE CUMPLE FUNCIONES DE CORRESPONDENCIA Unidades de correspondencia Sedes =138 Unidades alternas (N.Nacional) Unidades alternas (Bogotá)

13. AVANCES POR OBJETIVO No. 1 Modulo Recursos y cobertura Unidades de correspondencia Sedes Unidades alternas (N.Nacional) Unidades alternas (Bogotá)

14. AVANCES OBJETIVO 2

15. AVANCES OBJETIVO 2

16. AVANCES OBJETIVO 2 DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS PRELIMINARES Y BÚSQUEDA DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL (actividades 2.5 y 2.6 del cronograma). Se elaboró listado de proveedores y productos de software para la Gestión Documental Electrónica así como un formato preliminar de requerimientos para la evaluación de productos en el estudio de mercado a realizar.

17. LOGROS • Se tiene el 100% de la caracterización documental de los procedimientos objeto del piloto de aplicación de la metodología de ajuste de TRD. • Se simplificó la metodología de ajuste de TRD y se redujo el número de formatos usados de siete (7) previstos al inicio de las actividades a cuatro (4). Se puso en conocimiento de las Unidades de Gestión Documental de las Sedes el enfoque y metodología. • Se fortaleció el enfoque y la metodología usados incorporando los análisis de las normas GP 1000, MECI 1000 e ISO 15489 en torno a la administración documental y a través de la articulación entre las categorías de la gestión documental (serie, subserie documental) y las de procesos (Macroproceso, Proceso, Subproceso, Procedimiento).

18. PERSPECTIVAS • Mejorar el control, circulación y trazabilidad de las Comunicaciones Oficiales que se gestionan a través del Servicio de Correspondencia, mediante la implementación de estrategias y de un Sistema de Información de Gestión Documental en todas las sedes. • Entre 2010 y 212 adquirir el Sistema de Información de Gestión Documental de alcance nacional, implementarlo en los documentos producidos por las dependencias, en la correspondencia y en los procedimientos de archivo, incorporando los enfoques de la Gestión Documental Electrónica y de la Gestión basada en Procesos del UN SIMEGE, con recursos del Nivel Nacional y de las Sedes. • Disminuir los altos volúmenes de documentos físicos, generando mayor eficiencia en el acceso a la información, en el uso de los espacios, y en la adquisición de insumos, lo que permite avanzar hacia una Universidad respetuosa por el ambiente, y garantizando la conservación de los documentos electrónicos cumpliendo los requisitos técnicos y legales.

19. SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL Gracias uninarchivo_nal@unal.edu.co Ext. 10988, 10989

20. SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL Gracias uninarchivo_nal@unal.edu.co rmagarciapi@unal.edu.co Ext. 10988, 10989 17755, 17758