Digitaal Archief Vlaanderen

1. Digitaal Archief Vlaanderen Klankbordgroep 11 /2 / 2014 Digitaal Archief Vlaanderen

2. Digitaal Archief Vlaanderen • Agenda: • Stand van zaken • Proof Of Concept • Andere activiteiten naast Proof of Concept • Discussie Digitaal Archief Vlaanderen

3. Stand van zaken • Haalbaarheidstraject met PwC: • Behoefte + • is een oplossing met partners haalbaar, en wat zijn de consequenties? Digitaal Archief Vlaanderen

4. Haalbaarheidstraject met PwC: • Acceptatie door opdrachtgever mét opmerkingen projectgroep • Acceptatie: • Focus ligt op haalbaarheid, geen finale plannen • Partners kunnen elk ‘volledige oplossing’ aanbieden • Mét partners: ernstige meerwaarde: expertise én infrastructuur aanwezig • Opmerkingen: • Signaal klankbordgroep én stuurgroep: • Relatie met informatiebeheer! • Veranderingstraject! • Bijkomend advies gevraagd bij buitenlandse experten: Bevestigen! Digitaal Archief Vlaanderen

5. Haalbaarheidstraject met PwC: • Signaal omgezet in DAV-strategie • Dienstenmodel • Proof of concept Digitaal Archief Vlaanderen

6. Beoogd organisatiemodel Bestuurlijk niveau: aparte juridische entiteit met sterke vertegenwoordiging klant Operationeel niveau:Klantenrelaties: werving, contact,… Serviceondersteuning:integratie met informatiebeheer eDepotfunctie: duurzame bewaring en toegankelijkheid garanderen Partners als ruggengraat Digitaal Archief Vlaanderen

7. Beoogd organisatiemodel • Klantenrelaties • wervende activiteiten • algemeen contact met de (potentiële) klanten • creëren van een ‘toolkit’ voor empoweren van archivarissen/informatiebeheerder: waarom? hoe aanpakken? • bemiddeling/negotiatie om het informatiebeheer bij de (potentiële) klanten en de dienstverlening van DAV op elkaar af te stemmen • coördinatie en negotiatie bij instap klant Digitaal Archief Vlaanderen

8. Beoogd organisatiemodel • Serviceondersteuning • Gericht op de integratie met informatiebeheer en ondersteunen verandering bij de (potentiële) klanten • creëert het functionele en technische kader voor integratie van het informatiebeheer van de (potentiële) klanten met DAV en levert hiervoor criteria voor formaten, metadataschema’s, processen en technische vereisten • begeleidt de potentiële klanten bij de uitvoering van het integratieproces en levert desgewenst ondersteunende tools • Ondersteunt de verdere opbouw van competenties bij de klanten Digitaal Archief Vlaanderen

9. Beoogd organisatiemodel • Serviceondersteuning vs steunpunt • Steunpunt van het Archiefdecreet: • focus alle zorgdragers • kader • DAV: • (potentiële) klanten • operationele focus • Permanente afstemming Digitaal Archief Vlaanderen

10. Beoogd organisatiemodel • eDepot • levert diensten voor duurzame bewaring, toegankelijkheid en vernietiging van digitale informatie (cfr. OAIS) • levert de archiefmanagementtools die klanten toelaat het beheer van hun aan DAV toevertrouwde informatie uit te voeren Digitaal Archief Vlaanderen

11. Beoogd organisatiemodel Digitaal Archief Vlaanderen

12. Beoogd organisatiemodel Maar… Digitaal Archief Vlaanderen

13. Beoogd organisatiemodel Oops foutje DAV Digitaal Archief Vlaanderen

14. Beoogd organisatiemodel Oops nog een foutje YOU Digitaal Archief Vlaanderen

15. Beoogd organisatiemodel Informatiebeheer (incl. duurzaam aspect) is vooral zaak van interne opvolging en aansturing YOU Digitaal Archief Vlaanderen

16. Objectief Digitaal Archief Vlaanderen • De zorgdragers in staat te stellen de maturiteit van hun digitale informatiehuishouding op te tillen en de voordelen van een digitale huishouding te maximaliseren: • Bestaande expertise , tools en infrastructuur via partnerships ter beschikking stellen om concrete oplossingen en competentieverhogende ondersteuning aan te bieden • Pragmatische standaarden en goede praktijken ontwikkelen in samenwerking met de (potentiële) klanten • Complexiteit van het duurzame archiveren van digitale informatie waar mogelijk/zinvol weghalen • Structurele afstemming met andere stakeholders en beleid ivmcompliancy • Een kostenefficiënte oplossing zijn • Transparante en laagdrempelige dienstverlening, gericht op Type 2, waar mogelijk ook andere types Digitaal Archief Vlaanderen

17. Communicatie en consultatie Consultatiemoment lokale besturen 21/11/2013 Digitaal Archief Vlaanderen

18. Communicatie en consultatie • Consultatiemoment lokale besturen 21/11/2013 • Onze boodschap: • Wat is de problematiek? • Wat wil DAV realiseren? • Maar ook: een groot deel van de verantwoordelijkheid ligt bij U, geen softwarepakket installeren en alles is opgelost! Digitaal Archief Vlaanderen

19. Communicatie en consultatie • Consultatiemoment lokale besturen 21/11/2013 • Wat heeft DAV onthouden? • Herkenning van de problematiek, zowel bij bestuurders als bij de administratie • Vraag naar dienstverlening Digitaal Archief Vlaanderen • DAV wordt beschouwd als efficiëntieverhogend • Vraag naar ondersteuning veranderingsproces • Aandacht voor autonomie en verantwoordelijkheid klant • DAV als makelaar • Community voor competentieopbouw Digitaal Archief Vlaanderen

20. Communicatie en consultatie Consultatiemoment lokale besturen 21/11/2013 Digitaal Archief Vlaanderen

21. Communicatie en consultatie Consultatiemoment lokale besturen 21/11/2013 Digitaal Archief Vlaanderen

22. Communicatie en consultatie • Daarnaast • Verschillende afstemmingen op VO-platformen • Stuurgroep Strategisch Archief • Gido • … • Manage IT van V-ICT-OR, de Vlaamse ICT organisatie  • Afstemming verwante projecten • Oslo 2.0 • Archiefbeheerssysteem Gent en partners Digitaal Archief Vlaanderen

23. Vragen? • Opmerkingen! Digitaal Archief Vlaanderen

24. Pauze Digitaal Archief Vlaanderen

25. Proof of Concept Digitaal Archief Vlaanderen

26. Proof of Concept • Wat? • Een setup van tools en afspraken om geselecteerde aspecten van de volledige dienstverlening van DAV samen met de zorgdragers in quasi reële omstandigheden te testen • Niet alleen software (serviceondersteuning) • Niet alles (budget en tijd) • Bij enkele zorgdragers Digitaal Archief Vlaanderen

27. Proof of Concept • Waarom? • Vertrekken vanuit de bestaande realiteit van zowel de klant als DAV en partners en deze op elkaar afstemmen Digitaal Archief Vlaanderen

28. Proof of Concept • Belang voor de zorgdrager? • Volgt mee en kan: • afspraken en tools evalueren en inzicht verhogen • werklast en impact voor zichzelf inschatten • Opgelet: • vraagt tijd zorgdrager (ev. ook andere medewerkers) • <> piloten: ander traject • common sense: ervaring partners = realisme • beperkte variaties Digitaal Archief Vlaanderen

29. Proof of Concept • Belang voor DAV en partners? • Hoe (potentiële) klanten ondersteunen • Hoe dienstverlening in detail inrichten • Technische issues • Haalbare standaarden Digitaal Archief Vlaanderen

30. Proof of Concept • Wanneer? • Hoe (potentiële) klanten ondersteunen • Hoe dienstverlening in detail inrichten • Technische issues • Haalbare standaarden Digitaal Archief Vlaanderen

31. Proof of Concept • Hoe? • Input: • Selectielijsten • Bewezen oplossingen partners ipv theoretisch ideaal • Traject met partners opgestart: • Wie doet wat • Wat is haalbaar/nodig binnen budget en tijd • Hoeveel tijd precies nodig • … Digitaal Archief Vlaanderen

32. Proof of Concept • Aspecten van: • Intellectueel beheer (Toegangsbeheer, configuratie) • Integratie met administratie (manuele opname + controles en afhandeling, mogelijkheden formaten, metadataschema’s, workflow) • Automatische ingest (applicaties????) • Bewaring (controles integriteit en conversie) • Administratie/rapportering (hoe zit het met…) • Vernietiging (signaalfunctie en acties en tracering vernietigen) • Te beschikking stelling (zoeken en consulteren) Digitaal Archief Vlaanderen

33. Proof of Concept • Binnenkort oproep kandidaten • Wat bieden wij • Wat vragen wij • Conclusies naar • Stuurgroep (maandelijks) • Klankbordgroep (3-maandelijks) Digitaal Archief Vlaanderen

34. Andere activiteiten • Uitbreiding stuurgroep • Vertegenwoordiging klant • Gezocht profiel • Management : veranderingstraject! • Affiniteit met informatiebeheer/archieven • ‘Kleinere’ organisaties • Oproep via VVSG, VVOS, VVBAD, … • Ook hier wat bieden wij, wat vragen wij Digitaal Archief Vlaanderen

35. Andere activiteiten • Daarnaast • Traject naar de Vlaamse Regering • Huidige legislatuur: conceptnota • Volgende legislatuur: beslissingsnota • Juridische en organisatorische invulling • Community • … Digitaal Archief Vlaanderen

36. Vragen? • Opmerkingen! Digitaal Archief Vlaanderen

37. Toegevoegd na klankbordgroep: feedback • - Vraag naar formele overeenkomst zorgdrager-DAV voor POC: bezorgdheden over vertrouwelijkheid van informatie, verantwoordelijkheid bij calamiteiten, en het statuut van de POC voor de zorgdrager zelf, die dit zien als een deel van hun verantwoordingsproces naar hun beleid-> Antwoord: wordt onderzocht • - Naar de scope van de POC vooral vragen naar de applicaties (DMSsen, maar ook administratieve paketten) die DAV zal kunnen ondersteunen/testen in de POC-> Antwoord: POC is beperkte lijst die wordt opgemaakt in voorbereiding van de POC, de lijst wordt zo snel mogelijk overgemaakt Digitaal Archief Vlaanderen