Memo

1. Memo • Forma prescurtată a cuvântului memorandum (notă internă sau de serviciu) • O modalitate neprotocolară de a semnala un lucru important care s-a petrecut sau se va petrece • Sunt folosite în general pt. comunicarea in interiorul organizaţiei • Foarte rar folosite pt. a comunica cu persoane din afara organizaţiei – în acest scop se folosesc scrisorile; o exceptie = mesajele trimise prin fax care pot săîmbrace forma unor memo-uri • Pentru a le distinge de rapoarte – atunci când cineva din interiorul unei organizaţii alege din proprie iniţiativă să comenteze un anumit aspect, problemă, făcând sugestii sau propuneri, atunci acel document este denumit “memorandum”

2. Forma generală a unui memo 17 aprilie 200x Către: Ioan Mihalache, director serviciul urbanism De la: Mihai Ionescu, manager de proiect Subiect: Prezentarea raportului final de evaluare a impactului proiectului “Un pom pentru fiecare nou-nascut” asupra calităţii mediului înconjurator din mun. ……………, 14 mai 200x, ora 14, în sala mare de şedinte C: Elena Stroie, primar

3. Tipuri de memo • Exista 6 mari categorii de memo-uri: • De tip buletin • De tip expunere • Informativ • De acţiune • De tip rezumat • Pentru clasare

4. MEMO DE TIP BULETIN • Implică o urgenţă • Scurt iar stilul e concis • Numele îi vine de la buletinele agenţiilor de presă care semnalează când un lucru important e pe cale să se întâmple

5. Mult mai descriptiv decat precedentul • Este folosit pentru materiale sau situaţii de genul “hai să discutam despre asta” • Se foloseşte adesea stilul de conversaţie

6. MEMO DE TIP INFORMATIV • Document descriptiv detaliat • De ex. un document care prezintă acţiunile şi rezultatele unui anumit proiect • Stilul şi tonul unui astfel de memo sunt destul de protocolare

7. MEMO DE TIP ACTIUNE • Prezintă acţiunile care vor fi efectuate • Mai ales când se referă la acţiuni viitoare, acest tip de memo lasă loc pentru reacţiile celor care sunt vizaţi • Există de obicei un spaţiu în care cel care ia la cunostinţăîşi trece iniialele

8. MEMO DE TIP REZUMAT • O descriere detaliată sub formă de expunere sau de schiţă • Discuţiile şi acţiunile sunt grupate sub titluri adecvate pentru a uşura desfăşurarea unei şedinţe • Acest tip de memo se foloseşte frecvent şi la evaluarea desfăşurării unui program

9. MEMO PENTRU CLASARE • Este destinat dosarului şi nu unei persoane • Nu face decât să consemneze informaţiile şi este stocat ca referinţă • Se folosesc de obicei când avem proiecte complexe, sunt implicaţi mulţi oameni care au păreri diferite şi care trebuie consemnate • Este tipul de memo care se aseamănă unui proces verbal de şedinţă

10. Cum vă imaginaţi că circulă memo-urile într-o organizaţie? • Depinde de tipul de memo şi de numărul de persoane cărora le este destinat • Metoda evidenţă : copierea şi distribuirea lui tuturor persoanelor vizate • Memo “cu traseu” • Afişare la avizier • Anumite tipuri de memo sunt potrivite pentru anumite metode de distribuire: un mesaj cu privire la schimbarea tipului de asigurare poate fi introdus în plicul cu fluturaşul de salariu • Deşi poate părea un lucru banal, de modul în care este trimis şi receptat memo-ul depinde succesul respectivei comunicări

11. Scrisorile • In domeniul relaţiilor publice scrisorile continuă să fie un mediu important de comunicare în cadrul relaţiilor profesionale • Scrisorile au rolul de a informa, de a solicita, de a prezenta/promova, de a transmite documentaţşie, de a explica, de a răspunde/a mulţumi. • Este recomandabil ca scrisorile • să fie concise şi la obiect, • să nu omită infomaţii esenţiale, • să fie redactate într-un tip de literă care să le facă uşor de citit • să nu depăşească o pagina şi jumătate ca lungime

12. Tipuri de scrisori • Autorii de texte pentru relaţii publice trebuie să scrie şase categorii de scrisori: • de informare • de cerere • de prezentare/promovare • de transmitere • explicativă • de răspuns/mulţumire

13. Formatul scrisorilor de afaceri • Scrisoarea de afaceri este de regulă formată din 6 părţi: • Antetul • Formula de salut • Partea principală • Încheierea • Semnătura • Referinţele

14. Părţile unei scrisori de afaceri • Antetul: • Primul element, identitatea expeditorului, este de obicei imprimat pe hârtia de scris • Al doilea element cuprinde data, numele şi funcţia destinatarului • Formula de salut • Depinde de tipul de scrisoare şi poate fi: • personalizat şi diferit în funcţie de gradul de formalitate, (de ex. [Stimate] D-le Director/nume sau [Stimată] Doamnă Directoare/nume; ori Dragă Alex/Andra) • Impersonal, ca de ex. Stimate client/coleg • Partea principală • Conţine informaţiile care doresc să fie transmise • Tonul şi vocabularul ales depind de relaţia dintre expeditor şi destinatar, respectiv de gradul de apropiere şi de relaţia ierarhică sau de interacţiune (client-furnizor de produse/servicii) • Încheierea • conţine două elemente, în funcţie de scopul scrisorii • îndemnul la acţiune • oferta de ajutor • de regulă se încheie cu o formulă simplă deasupra semnăturii (de ex, cu stimă/respect ) • Semnătura • în cazul unei scrisori formale numele complet şi funcţia persoanei trebuie să apară după în spaţiul alocat semnăturii • în cazul unei scrisori mai cordiale, numele mic poate fi suficient • Referinţele • dacă există anexe acestea trebuie menţionate, cu numele documnetului/documentelor explicit • dacă există alte persoane care primesc scrisoarea, ele trebuie numite: C:........ • dacă există alte persoane care primesc scrisoarea în mod neoficia, ele sunt numite pe copia care le parvine: bc:..................

15. Rapoartele • Un raport rezumă informaţii despre un anumit subiect; de obicei unei persoane i se solicită săîntocmească un raport urmând ca informaţiile cuprinse în acesta să stea la baza unor acţiuni sau decizii viitoare • Unii autori disting între rapoarte şi propuneri; propunerile prezintă detaliat planul unei acţiuni care va avea loc • În sens larg, se poate considera că de multe ori în viaţa de zi cu zi suntem puşi în situaţia de a întocmi un raport – nu întotdeauna în formă scrisă • De exemplu un rezumat al unui film pentru o persoană care nu a putut săîl vadă sau care încearcă să se decidă dacă să se ducă sau nu la cinematograf.

16. Tipuri de rapoarte • Pot fi clasificate in functie de: • Lungime (scurte/lungi) • Ton (informale/semi-formale/formale) • Stil (narative/descriptive/picturale/statistice/etc.) • Subiect (financiare/tehnice/comerciale)

17. Structura de baza a unui raport • INTRODUCERE • Termenii de referinţă sau obiective • Procedura • CONTINUTUL RAPORTULUI Descoperiri, constatări • FINALUL • Concluzii • Recomandări necesare

18. Sinopsis-ul sau rezumatul • Are rolul de a pregăti cititorul pentru raportul propriu-zis • In general un sinopsis/rezumat ar trebui să cuprindă: • O prezentare clarăşi concisă a subiectului • O indicatie de bază privind scopul, alături de informaţii de bază necesare pentru a face clar înţeles scopul • O scurtă prezentare a metodelor folosite pentru a obţine informaţiile • Un sumar al concluziilor, descoperirilor şi recomandărilor în formele cele mai simple şi mai scurte • O prezentare a planului pe care se axează raportul

19. Termenii de referinţă • Elementele de mai sus sunt cunoscute sub denumirea de termeni de referinta • Termenii de referinţă definesc scopul şi limitele investigaţiei noastre • Atunci când scriem un raport trebuie să fim siguri căştim cu exactitate ce ne-am propus să expunem sau să prezentam şi de ce • Este util să se menţioneze în rezumatşi persoana pentru care se întocmeşte raportul; fraza standard cea mai simplă cu care se poate începe raportul şi care ne ajută să introducem şi termenii de referinţă este “Conform instrucţiunilor d-voastră…”

20. Partea Principală • Are trei secţiuni principale: • introducerea, cuprinsul şi concluziile • Introducerea anunţă în mod succint tema scopul şi metodele folosite, precum şi imoprtanţa raportului şi eventualele probleme apărute • Cuprinsul trebuie construit în jurul unei singure ipoteze şi dezvoltă fiecare punct în parte. • Există trei reguli care trebuie respectate când redactăm concluziile: • Nu se introduce nimic nou • Se armonizează cu introducerea şi conţinutul raportului • Lasă cititorului o impresie globală, finalăşi clarăîn legatură cu problema expusă • Concluziile pot fi urmate de recomandări

21. Secţiunea finală • Secţiunea finală cuprinde: • Referinţele • Bibliografia • Anexele

22. 2 dintre cele mai uzuale forme de redactare a unui raport • Scrisoarea raport Cea mai simplă formă a unui raport scurt esteceaproprie unei scrisori; elementele esenţiale menţionate anterior nu sunt întotdeauna prezente în introducere • Formatul schematizat Caracteristica principală – foloseşte secţiuni şi subtitluri Lungimea variază

23. EXEMPLU DE SCRISOARE-RAPORT Termenii de referinta Procedura Subiectul Director General Bolton and Foster Ltd. 31 Merrydourn Lane, Bristol, BS 172BT Domnule, Conform instructiunilor primite, am vizitat Caldharbour Trading Estate, pentru a cere companiei un teren pt. construirea unei fabrici acolo si am placerea de a va prezenta un raport al acestei vizite. Trading Estate este o intreprindere sponsorizata guvernamental, situata la 10 mile de portul Speymouth, cu posibilitati de transport excelente. Apa, lumina si resursele interne sunt adecvate si comparabile cu ale zonelor similare din tara. Acest teren oferit de companie este bine amenajat si este situat in apropierea drumului principal, la jumatate de mila de Soseaua M 94. Am verificat un numar mare de contracte de inchirieri din regiune si pare sa fie dificil a gasi terenuri disponibile. Aceasta zona este inregistrata de catre guvern ca “regiune de dezvoltare”. Cererea de locuri de munca este mare iar biroul local al Departamentului Muncii vine in intampinarea acestor cerinte prin infiintarea unei fabrici si angajarea a 600 de persoane. Ea ar fi extrem de necesara pentru Companie si s-ar asigura angajarea unui numar mare de operatori si tehnicieni. Cazarea acestor muncitori va reprezenta o problema serioasa. Exista posibilitatea de a se construi cladiri-camine aproape de fabrica sau chiar sa se asigure cazarea intr-un hotel, pentru rezolvarea acestei probleme. Pozitia acestei fabrici, terenul si zona acesteia par sa fie o solutie acceptabila pentru cerintele Companiei si dupa parerea mea ar trebui sa se aprobe acest proiect fara intarziere. Cu stima, J. Longman, Manager al Departamentului de Dezvoltare. Dezvoltarea in paragrafe Concluzii Recomandari

24. EXEMPLU DE RAPORT FOLOSIND FORMATUL SCHEMATIZAT I. TERMENII DE REFERINTA In concordanta cu instructiunile Consiliului, se raporteaza posibilitatea de a obtine un spatiu pt. o noua fabrica a companiei Estate Trading Coldharbour si anumite recomandari pt. a pune in aplicare acest proiect. II. PROCEDURA Acest raport a fost intocmit ca urmare a vizitarii Coldharbour Trading Estate si a interviurilor cu managerul Companiei, cu firmele de constructii locale si cu biroul local al Departamentului Muncii. III. COLDHARBOUR TRADING ESTATE - COMPANIA a. Pozitie si facilitati Aceasta companie este sponsorizata guvernamental si este situata la 10 mile de portul Speymouth, cu posibilitati de transport excelente. Apa, lumina, forta de munca sunt decvate cerintelor si comparabile cu ale zonelor similare din tara. b. Pozitia propusa Zona oferita de Companie este canalizata si se afla in apropierea soselei, la jumatate de muila de M 94.Acest teren oferit de companie este bine amenajat si este situat in apropierea drumului principal, la jumatate de mila de Soseaua M 94. c. Cladirea si planul de aprobare al constructiei 1. Nu exista dificultati in obtinerea cladirii pentru birouri 2. Este necesar un plan de aprobare care trebuie obtinut de la Guvern d. Munca 1.Calificata/necalificata Ceinta pentru munca calificata sau necalificata este suficienta si biroul Departamentului Muncii asigura un personal de 600 de persoane. 2. Calificare/tehnicieni Ar fi necesar pentru companie un numar de operatori si tehnicieni calificati 3. Cazarea Cazarea acestor muncitori este o problema destul de serioasa iar posibilitatile de realizare in zona respectiva sunt minime. Daca ar fi posibil sa se construiasca o cladire pentru cazarea lor aproape de fabrica s-ar rezolva acest neajuns IV. Concluzii Zona de constructii are • acces la sosele si drumuri • Facilitati adecvate • Resurse interne competitive • Resurse de forta de munca calificata/necalificata V. RECOMANDARI Aceasta companie accepta pozitia si procedeul de construire al fabricii fara intarziere Cu stima, J. Longman, Manager al Departamentului de Dezvoltare.

25. RAPOARTELE OFICIALE LUNGI Rapoartele oficiale lungi se compun in general din urmatoarele părţti: A. Preliminarii 1. Pagina titlurilor 2. Scrisori de autorizare, de informare, de aprobare (termenii de referinta) 3. Cuprinsul 4. Lista tabelelor si figurilor 5. Cuvant inainte 6. Cuvant de multumire 7. Tabel sinoptic B. Raport principal c. Suplimente 1. Referinte si bibliografie 2. Anexe 3. Index