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COMO A ORGANIZAÇÃO APRENDE

COMO A ORGANIZAÇÃO APRENDE. O processo de Aprendizagem Organizacional na Engenharia da PETROBRAS MAGES e LIÇÕES APRENDIDAS MÁRCIA BISSANI. HISTÓRICO. Agenda de Mudança: Projeto 7 - Gestão do Conhecimento

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COMO A ORGANIZAÇÃO APRENDE

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Presentation Transcript

  1. COMO A ORGANIZAÇÃO APRENDE O processo de Aprendizagem Organizacional na Engenharia da PETROBRAS MAGES e LIÇÕES APRENDIDAS MÁRCIA BISSANI

  2. HISTÓRICO • Agenda de Mudança: Projeto 7 - Gestão do Conhecimento • 2003 Criação da Gerência Corporativa de Gestão do Conhecimento na Gerência Executiva de Desenvolvimento de Sistemas de Gestão • Criação da Gerência de Gestão do Conhecimento na Gerência Executiva da Engenharia • 2007 Comissão de Gestão do Conhecimento do Sistema Petrobras • 2010 Gestão do Conhecimento passou a integrar a Gerência Executiva de Recursos Humanos

  3. A ENGENHARIA 3

  4. Uma iniciativa estratégica da Engenharia!!! "Implementar empreendimentos e prestar serviços de engenharia, em condições pactuadas com as áreas de negócios, consolidando o conhecimento de gestão de empreendimentos acumulado na Companhia.” Plano Básico de Organização da Petrobras, 20/10/2000 FINALIDADE DA ENGENHARIA 4

  5. DESAFIOS DA ENGENHARIA 24,81 23,04 20,92 22,65 17,49 15,30 12,7 7,03 7,48 4,73 3,51 Maio 2011 2,11 2,51 1,14 1,28 Evolução da Realização Financeira (US$ Bilhões) 5

  6. DESAFIOS DA ENGENHARIA Força de Trabalho da Engenharia Total da força de trabalho: + de 8000 colaboradores 75% em Empreendimentos 25% nas unidades de sede 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011* 6

  7. DESAFIOS DA ENGENHARIA Atuação nacional da Engenharia Atuação nacional da Engenharia 7

  8. REFLEXÃO • Como reter o conhecimento e a experiência de empregados que estão seaposentandooudeixando a empresae acelerar o aprendizado dos novos empregados ? • Como incorporar e disseminar rapidamente o conhecimento e a experiência denovos empregados? • Como utilizar aexperiência de especialistasno acompanhamento de projetos, vistos a dispersão geográfica e o número crescente de projetos ? • Comoregistrar, compartilhareutilizaras lições aprendidas na execução dos processos ou na condução de projetos (acertos e erros) ? • Comodesenvolver uma cultura de disseminação, compartilhamento seguro de conhecimentos e de colaboração ?

  9. REFERENCIAL Uma organização que aprende é aquela habilitada acriar,adquirir,interpretar,transformarereter conhecimento e, propositadamente, modificar seu comportamento para refletir novos conhecimentos. David Garvin

  10. PRINCIPAL DESAFIO Levar oconhecimentocerto àpessoacertanoprojetocerto.

  11. GESTÃO DO CONHECIMENTO Adaptado de Nonaka e Takeuchi (1997)

  12. Instruções de Trabalho Procedimentos Registro De Experiência Sinapse Manual de Gestão Normas Técnicas Petrobras Relatórios Documentos Treinamento Portal Sistemas Listas de Verificação Rotinas de Fiscalização Diretrizes contratuais MODELO DA ENGENHARIA Conhecimento Tácito Conhecimento Explícito Tácito para Explícito Força de Trabalho Análise REGISTRO DE CONHECIMENTO Consulta / Interação Explícito para Tácito

  13. INSTRUMENTOS Aprendizagem organizacional Gestão do Conhecimento Desafios

  14. MANUAL DE GESTÃO DA ENGENHARIA Gestão do Conhecimento Aprendizagem organizacional Desafios

  15. Preservação do Conhecimento MANUAL DE GESTÃO DA ENGENHARIA Na Reestruturação da Petrobras (2000), foram mapeados os 4 principais processos da Engenharia... ... que estão refletidos no MAGES. O MAGES é um documento de natureza gerencial que contém as diretrizes relacionadas aos processos da ENGENHARIA. Gestão da Engenharia Volume 1Gestão da Engenharia Implementação de Empreendimentos Volume 2Implementação de Empreendimentos Prestação de Serviços de Engenharia Volume 3Prestação de Serviços de Engenharia Preservação do Conhecimento em Implementação de Empreendimentos

  16. MANUAL DE GESTÃO DA ENGENHARIA Principais Referências: • Experiência de mais de 35 anos da Engenharia • Antigo Manual de Gerência do SEGEN (MAGES) • PMBOK – Project Management Institute • ABNT ISO/TR 10013 – Diretrizes para a documentação de sistema de gestão da qualidade • Critérios de Excelência – FNQ • Conjunto de Normas e Procedimentos existentes

  17. MANUAL DE GESTÃO DA ENGENHARIA O MAGES atende às necessidades de: • Estabelecer e consolidar diretrizes estratégicas • Gerenciar uma maior carteira de projetos • Orientar ações gerenciais da Engenharia • Incorporar “Melhores Práticas” aos processos • Sistematizar processos • Consolidar e atualizar base de conhecimento • Explicitar e preservar o conhecimento tácito da força de trabalho

  18. DISSEMINAÇÃO • Desenvolver a cultura de uso do MAGES; • Apoiar as equipes na realização das atividades descritas nos capítulos do Volume 2 do MAGES – Implementação de Empreendimentos; • Apoiar e atuar em programas de desenvolvimento e treinamento relacionados ao MAGES; • Apoiar a Gestão do Empreendimento; • Atuar na criação de documentos e na utilização de procedimentos descritos nos Volumes do MAGES; • Participar na solução de problemas específicos da Implementação de Empreendimentos; • Estimular a melhoria e atualização dos processos e do conteúdo descrito no MAGES.

  19. BASE DE CONHECIMENTO Gestão do Conhecimento Aprendizagem organizacional Desafios

  20. O INÍCIO...

  21. Instruções de Trabalho Procedimentos Registros de Experiência Sinapse Manual de Gestão Normas Técnicas Petrobras Relatórios Documentos Treinamento Intranet Sistemas Listas de Verificação Rotinas de Fiscalização Diretrizes contratuais Disponibilização de experiências SINAPSE Base de Itens de Conhecimento BASE DE CONHECIMENTO Força de Trabalho Validação e Aprovação de Itens de Conhecimento Análise LA COLETA DE ITENS DE CONHECIMENTO IDENTIFICAÇÃO DE CONHECIMENTO / EXPERIÊNCIAS RELEVANTES Consulta a Fontes BP PA Mudança Comportamental = Aprendizado

  22. ITENS DE CONHECIMENTO LiçãoAprendida Conhecimento adquirido através de experiências relevantes e/ou inovadoras cujos resultados, positivos ou negativos, sirvam como orientação para revisão e melhoria dos processos organizacionais, a partir de acertos que devam ser repetidos ou erros que devam ser evitados. Nãotrata de situações sobre as quais não se pode agir Nãoé opinativa, deve se basear em fatos e apontar ações efetivas Nãovisa à busca de culpados para os acontecimentos dos projetos Não deve referir-se a não conformidade ou descumprimento de rotinas Implica mudanças de documentos formais

  23. Experiência Positiva ou Negativa • Pode ou não ter ocorrido • É uma comunicação alertando sobre o que pode acontecer caso um determinado procedimento não seja seguido ou indicando orientação para melhor resultado • Experiência Positiva • Tem que ter ocorrido, • Não é uma sugestão • Pode ser repetida ITENS DE CONHECIMENTO Boa Prática Ponto de Atenção Aplicação de uma prática, técnica ou metodologia que provou ter valor ou efetividade, com resultado positivo na área onde foi usada, que possa ser implantada ou adaptada para outras unidades organizacionais em situações semelhantes. Alerta sobre os resultados obtidos no cumprimento, ou não, de procedimentos organizacionais ou aviso sobre ações que exijam atenção especial na sua execução. Não implicam mudanças de documentos formais

  24. PROCESSO Coleta Validação/Análise Disseminação Validação Captura ePré-análise Consulta e Disseminação Análise Registro Eventos de Coleta Grupos Temáticos Disseminação

  25. Enfatizar a importância do processo de LA para os gerentes • Estimular a participação das pessoas • A maioria das coletas ocorre ao final dos projetos • O longo ciclo de vida, a complexidade e o tamanho dos projetos tornam difícil acompanhar as pessoas e o registro de seu conhecimento e experiências. Coleta Força de Trabalho PONTOS CRÍTICOS

  26. Identificar os validadores; • Garantir que os validadores e os GTTs iniciassem, de fato, seu trabalho; • Garantir tempo da reunião dos GTTs para a análise e implementação das LA, em meio às outras atribuições dos GTTs; • Diferentes níveis de maturidade dos GTTs no acompanhamento do processo. Análise GTTs PONTOS CRÍTICOS

  27. Equipes dos Projetos PONTOS CRÍTICOS • É necessária uma mudança cultural: a consulta ao SINAPSE deve ser feita antes do início das diferentes fases dos projeto; • Identificar qual o conhecimento é relevante para quem e em que momento; • Encontrar a melhor maneira de disseminar o conhecimento (eventos, base de dados, emails, intranet...) Disseminação

  28. DICAS IMPORTANTES 5. Se a área estiver em um nível inicial de maturidade na GC, fortaleça a organização da documentação técnica e da gestão da informação antes de iniciar o processo de lições aprendidas; 6. Se a área não estiver em um nível inicial de maturidade na GC e a documentação técnica já estiver organizada, desenvolva o glossário e a taxonomia antes de iniciar o processo de lições aprendidas.

  29. DICAS IMPORTANTES 5. Se a área estiver em um nível inicial de maturidade na GC, fortaleça a organização da documentação técnica e da gestão da informação antes de iniciar o processo de lições aprendidas; 6. Se a área não estiver em um nível inicial de maturidade na GC e a documentação técnica já estiver organizada, desenvolva o glossário e a taxonomia antes de iniciar o processo de lições aprendidas.

  30. O patrocínio é crucial para a implementação do processo de lições aprendidas e para a participação dos validadores. Consiga o patrocínio gerencial antes de começar; 2. A análise e a implementação representam a etapa mais crítica do processo. Dê atenção especial a esta etapa assim que possível; 3. Algumas áreas podem levar muito tempo para começar a validação de fato. O patrocínio é crucial novamente. Consiga esse patrocínio nos diferentes níveis gerenciais; 4. Use a mesma taxonomia para: Fóruns e comitês CoPs Lições Aprendidas Manuais, etc. DICAS IMPORTANTES

  31. DICAS IMPORTANTES 5. Se a área estiver em um nível inicial de maturidade na GC, fortaleça a organização da documentação técnica e da gestão da informação antes de iniciar o processo de lições aprendidas; 6. Se a área não estiver em um nível inicial de maturidade na GC e a documentação técnica já estiver organizada, desenvolva o glossário e a taxonomia antes de iniciar o processo de lições aprendidas.

  32. RESULTADOS • Mais de 8.000 itens de conhecimento submetidos e cerca de 2.200 validados; • Mais de 100 documentos foram modificados; • Documentos criados: • - 420 listas de verificação para utilização nos empreendimentos; • - 36 rotinas de fiscalização para utilização nos empreendimentos; • - 53 procedimentos executivos para as indústrias.

  33. RESULTADOS Painel de Desempenho da Engenharia

  34. RESULTADOS Itens de conhecimento

  35. RESULTADOS Lições Aprendidas Implementadas - Valores Acumulados

  36. Obrigada! Márcia Bissani Petrobras Engenharia/AG/NORTEC-GC mbissani@petrobras.com.br (21) 3229-3848

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