Conceptos básicos de Excel

Conceptos básicos de Excel • Que es Excel: Es un programa de hoja de calculo escrito y distribuido por Microsoft para ordenadores usando como sistema operativo Microsoft Windows y Applet Macintosh.

NOVEDADES DEL EXCEL 2010 • La creación de pequeñas graficas en una sola celda para detectar fácilmente modelos en sus datos. • Tener el control sobre los iconos, los estilos y la barra de datos mejorada. • Recopilar la información con la capacidad de mostrar diferentes vistas de datos directamente en un gráfico dinámico independiente de la vista tabla dinámica. • Realizar procesos y tareas mas rápidas y sencillas .

Acceso a Excel 2010 • 1.-Activa el botón Inicio Todos los programas Microsoft Excel 2010 • 2.-Desde el cuadro de ejecutar escribe la opción EXCEL. • 3.- Buscar la aplicación y colocarlo como acceso directo.

Conceptos básicos de Excel 2010 • Numero de columnas: Las columnas se definen por letras que dan inicio desde la letra A hasta la letra XFD Se cuentan con 16 384 columnas. • Numero de filas: • Las filas se identifica por número de 1 al 1 048 576 filas.

Conceptos básicos de Excel 2010 • Celdas: • Una celda es una localidad en la cual se consigue almacenar un dato que puede ser un número , un rótulo ,o una fórmula. • El total de celdas existentes en una hoja de calculo 19 165 872 128.

Tipo de datos admitidos por Excel 2010 • Rótulos: Son combinación de caracteres alfanuméricos , es decir letras ,números y caracteres de puntuación. • Fecha y Hora: Dentro del Excel se pueden aplicar formatos de fecha y hora desde la opción formato de celda . • Valores: Se captura cualquier valor numérico ,aplicándolo un formato especial en decimales o símbolo especiales • Formulas: En Excel es posible insertar formulas para realizar cálculos dentro de la hoja ; todas las formulas deberán comenzar un signo de igual ,celdas a seleccionar donde se encuentren los valores, operador aritmético, y presionar la tecla del Enter.

Cinta de opciones Una forma de activar la cinta de opciones es presionando la tecla F10 o bien presiona la tecla Alt + la letra subrayada que despliega la cinta de opciones

VISTA BACKSTAGE • Permite mostrar todas las funciones básicas de manejo de archivos en un menú espacioso , además dela vista previa de impresión., incluye la exportación de archivos PDF(formato de documento portátil). • La función básica de la vista backstage son las siguientes: • GURDAR • GUARDAR COMO • ABRIR • INFORMACIÓN • IMPRIMIR.

Como crear un nuevo libro • Activa en la barra de acceso rápido la opción nuevo. • O bien activa la combinación de teclas • CRL + U

Guardar con contraseña • Sobre el cuadro de guardar como sobre la opción herramientas , selecciona la opción opciones generales • Define la contraseña para proteger el archivo creado en Excel

MARCAR UN DOCUMENTO AL FINAL • El comando marcar un documento como final te permite comunicar que esta compartiendo una versión completa de un archivo. Tambien te permite impedir que los revisores o los lectores hagan cambios inesperados en el documento. • Dirígete al Menú archivo , selecciona la sección información , posteriormente haz clic en el icono Proteger presentación y elige Marcar como final.

Cerrar un libro de trabajo • Activando la barra de acceso rápido y selecciona la opción salir. • Presiona el meta comando CTRL + F4. • En la barra de titulo presiona el icono de cerrar

Como insertar hojas • Dentro de Excel se cuenta con tres formas para insertar hojas a una hoja de calculo. • 1.-Sobre la barra de etiquetas, ficha insertar hoja de calculo. • 2.-Ficha de insertar , sobre el grupo celdas , insertar hoja • 3.-Presiona el meta comando Shift + F11

Eliminar una hoja • Selecciona la hoja , pulsa un clic derecho opción Eliminar hoja. • En la ficha de insertar , sobre le grupo de celdas selecciona la opción Eliminar, Eliminar hoja de calculo. Para cambiar el nombre a una hoja. Selecciona la hoja pulsa un clic derecho opción cambiar nombre Presiona doble clic izquierdo sobre la hoja la cual deseas reemplazarle el nombre

Desplazamiento ente hojas • Una forma básica Es seleccionando la etiqueta presionando un clic izquierdo. • Otra forma es presionando el meta comando CRL + Avpag y CRL + Re pag • Color a las Etiquetas • Activa la ficha de inicio sobre le grupo de celdas opción color de etiqueta. • Presiona un clic derecho sobre la etiqueta opción color de etiqueta

Selección de celdas • Para seleccionar un rango de celdas realiza los siguientes pasos: • Coloca el cursor sobre la celda inicial que dará inicio a la selección de celdas. • Presiona la tecla Shift + flechas de cursor • Presionando el botón izquierdo del mouse y generando un arrastre hacia la derecha

Desplazamiento entre las celdas • Algunas de las formas para desplazarte sobre una hoja de calculo: • Tecla del tabulador • Shift + Tabulador • Ctrl + Inicio • Ctrl + flecha a la derecha • Ctrl + flecha a la izquierda • La tecla F5 • Ctrl + flecha hacia abajo • Para pasar de una hoja a otra : • Ctrl + av pag , Ctrl + Repag

Formato de celdas • Manipulación de filas y columnas: • Para modificar el ancho a una columna se define por medio de caracteres el ancho de una columna es de 0 a 255 caracteres • La altura de una fila se define por medio de puntos es de 0 a 409 puntos • El alto alto predeterminado de una fila es de 12.75 puntos y la anchura predeterminada de una columna es de 8.43 caracteres

Como insertar filas , columnas o celdas • Para insertar columnas sobre una hoja de calculo realiza lo siguiente: • Activa la ficha insertar sobre el grupo de celdas opción insertar columnas de hoja. • De la misma forma utiliza la misma ficha de insertar sobre le grupo de celdas opción insertar filas de hoja

Eliminar filas , columnas o celdas • Para eliminar filas o columnas en Excel activa la ficha de inicio sobre el grupo de celdas opción eliminar

Formato de celdas • Es una herramienta la cual me permite aplicar formatos personalizados, sobre un conjunto de celdas seleccionadas • Para activar la herramienta formato de celdas realiza los siguientes pasos. • Activa la ficha de inicio sobre el grupo de celdas formato formato de celdas • Presiona el meta comando CRL + 1 • Pulsa un clic derecho sobre las celdas seleccionadas opción formato de celdas

Formato de celdas • La ficha Número: En esta ficha formatea un grupo de números • Así mismo determina los símbolos , indicador de decimales y formatos personalizados

Formato de celdas • Ficha alineación: Permite alinear los textos o rótulos ya sea en forma horizontal o vertical así como el combinar y ajustar textos.

Formato de celdas • Ficha fuentes: • Permite reemplazar el tipo de fuente , estilo y color.

Formato de celdas • Ficha de relleno: Permite aplicar un color de relleno al conjunto de celdas así como aplicar tramas.

Formato de celdas • Ficha bordes: • Aplica bordes preestablecidos y personalizados así como colores y estilos

Formato de celdas • Ficha de proteger: • Bloquear: Evita que las celdas seleccionadas se mueven cambien de tamaño o se eliminen • Ocultas: Oculta una formula de una celda para que no aparezca en la barra de formulas cuando la celda esta seleccionada.

Formato de tablas • Aplica un formato rápidamente a las tablas • Los estilos de la tabla predefinida no satisfacen tus necesidades y puedes crear y aplicar un estilo de tabla personalizada. • Para activa esta opción en la ficha de inicio sobre el grupo de estilos opción formato como tabla.

SELECCIONAR UN ESTILO DE TABLA AL CREAR UNA TABLA • Selecciona el rango de celdas al cual deseas aplicar rápidamente un formato de tabla. • Activa la cinta de opciones selecciona la ficha inicio y el grupo Estilos haz un clic Dar formato como tabla.

CREA UN ESTILO DE TABLA PERSONALIZADO • Para crear un estilo de tabla personalizado, sigue uno de los procedimientos siguiente: • En la cinta de opciones selecciona la ficha Inicio y en el grupo Estilos y haz un clic en Dar formato como tabla.

ESTILOS DE CELDA • Los Estilos de celda pueden agregar rápidamente un borde alrededor de las celdas o rango de celdas. Si los bordes de celda predeterminados no se adaptan a tus necesidades , puedes crear uno personalizado. • Activa la ficha inicio, grupo estilos y elige el comando Estilos de celda.

Creación de series • Una forma rápida de configurar en Microsoft Excel los datos y rellenarlos de forma automática es necesario Activar la ficha de inicio sobre le grupo de modificar opción rellenar.

LISTAS PERSONALIZADAS • Las series de relleno personalizadas pueden basarse en una lista de elementos existentes en una hoja de calculo , o bien puede crearse la lista desde cero. • Activa la ficha archivo clic a opciones ; selecciona la opción avanzadas y a continuación , desplázate hacia abajo opción general haz un clic en Modificar listas personalizadas.

Formulas y Funciones • Crear y especificar nombres: • Cuadros de nombre a partir de una selección. • Puedes crear nombres cómodamente partiendo de los rótulos de fila y de columna existentes mediante una selección de celdas de la hoja de calculo • Para crear el nombre a un rango de celdas seleccionado realiza los siguientes pasos:

SELECCIÓN DE CELDAS • Selecciona el rango al cual deseas asignarle un nombre. • Da un clic al cuadro de nombre en el extremo de la izquierda de la barra de formulas. • Asígnale un nombre y presiona la tecla del Enter.

INSERCIÓN DE FORMULAS • Para insertar una formula realiza los siguientes pasos: • 1.-Coloca el signo de igual • 2.-Define la referencia en la cual porta el valor numérico • 3.-Especifica el tipo de operador aritmético que se desee aplicar. • 4.- Define la segunda referencia en la cual porta el valor numérico • 5.-Presiona la tecla del Enter.

INSERCIÓN DE FORMULAS • Ejemplo de una formula: • =(A1+B1+C1)/3 • En esta formula se esta desarrollando un promedio sobre un conjunto de celdas.

EJERCICIO Desarrolla la siguiente tabla y diseño aplicando las siguientes formulas: Diseño

REFERENCIAS • Es posible copiar la formula para obtener de forma mas rápida los resultados. • En Excel existen los siguientes tipos de defenecías: • Referencias relativas: Si se copia una formula que utiliza referencias relativas Excel ajustara las referencias en la formula pegada para hacer referencia a diferentes celdas relativas a la posición de la formula. • Ejemplo: = a1 + b1

REFERENCIAS • Referencias absolutas: Cuando se copia una formula y se desee fijar tanto la columna como la fila es necesario colocar un signo de $ ya que Excel en forma automática ajusta sus valores al tratar de copiar la formula. • Ejemplo : =a1 * $b$1

REFERENCIAS • Referencias mixtas: • Este tipo de referencias puede fijar cualquier valor ya sea fijando la columna o su fila. • Ejemplo de referencia de columna. • = $a1 • Ejemplo de referencia de fila • =a$1

FUNCIONES MATEMATICAS • Funciones matemáticas: • ABS: Convierte valores negativos a valores positivos. • Ejemplo: -12356 =ABS(A1) = 12356 • SUMA: Permite sumar un conjunto de valores seleccionados. • Ejemplo: 12,45,63 =suma(a1:c1) =120

FUNCIONES MATEMATICAS • PRODUCTO: En esta función permite multiplicar valores sobre un conjunto de celdas y le devuelve un producto Ejemplo: 5 , 2 =producto(a1,b1) = 10 POTENCIA: Devuelve un resultado de elevar un numero a la potencia Ejemplo: 5 , 2 =potencia(a1:b1) =25

FUNCIONES MATEMATICAS • REDONDEAR: Redondea un numero al numero de decimales especificado • Ejemplo: 0.85764286 =redondear(a1,3) =0.858. • TRUNCAR: Determina el numero de decimales que se desee contener en la cifra No redondea el valor • Ejemplo: 12.875632 =truncar(a1,3) =12.875.

FUNCIONES DE ESTADISTICA • PROMEDIO: Permite obtener un promedio sobre un conjunto de valores seleccionados . • Ejemplo: 10,8,9 =promedio(a1:c1) =9 • MAX: Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. • Ejemplo:10,8,9 =Max(a1:c1) =10 • MIN: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores • Ejemplo:10,8,9 =Min(a1:c1) =8

FUNCIONES DE ESTADISTICA • CONTAR: Devuelve el numero de celdas que contengan valores numéricos sobre un rango especificado. • CONTARA: Devuelve el numero de celdas que contengan valores en general y no toma en cuenta las celdas vacías sobre un rango especificado • MEDIANA: Devuelve la media de un conjunto de datos.

FUNCIONES DE ESTADISTICA • MODA: Devuelve el valor que mas se repita dentro de un conjunto de datos. • Ejemplo: 12,36,12,20 =moda(a1:e1) = 12 • Entero: Redondea un numero hasta el entero inferior mas próximo. • Ejemplo: 12.36 =entero(a1) =12

FUNCIÓN CONSULTAV • Esta función me permite buscar valores de izquierda a derecha en forma vertical(columnas) ; determinado por medio de un criterio o filtro a buscar. • Sintaxis: • =consulta v(criterio a buscar , rango o matriz a seleccionar, indicador de columna , orden de la información falso o verdadero) • Ejemplo: función consulta v

FUNCIÓN CONSULTAH • Esta función me permite buscar valores de izquierda a derecha en forma horizontal(filas) ; determinado por medio de un criterio o filtro a buscar. • Sintaxis: • =Consultah(criterio a buscar , rango o matriz a seleccionar, indicador de la fila , orden de la información falso o verdadero) • función consulta h

EJERCICIO • Importa una base de datos llamada censos nacionales, presionado el vinculo censos , sobre la base de datos al final de cada columna crea las siguientes funciones : • Al final de la columna de población de hombres aplica una función que me permita buscar el valor máximo sobre todos los estados. • Al final de la columna de población de mujeres aplica una función que me permita buscar un promedio general sobre todos los estados. • Al final de la columna de población adulta aplica una función que me permita sacar la mediana sobre todos los estados. • Con esta base de datos aplica la función CONSULTAV utilizando como criterio la columna clave del estado buscar los datos del estado de Michoacán.

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