Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei?

1. Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren

2. Agenda • Organisatie & transitie • Praktijk Zorgaccent • Wijkzorg • ‘Intramuraal’ • Overige agendapunten • Consequenties regeerakkoord……. iHLZ • Business Intelligence / Dashboard

3. De organisatie…. Als er geen ‘shared values’ zijn dan wordt het moeilijk Structure Strategy Systems Continu bezig zijn met samenhang en balans tussen de 7 S-en Skills Style Staff

4. ‘Shared values’ • Over je organisatiemodel (Rijnlands) • Vertrouwen in de professionals • Slow management • Organiseren ten dienste van…. • Beter stimuleren dan controleren • …

5. ‘Shared values’ • Over de zorg. BIJVOORBEELD: • Goed zorg ontstaat in de relatie tussen professionals, clienten en hun omgeving • Goed zorg is gericht op zelfstandigheid en zelfredzaamheid van clienten • ….. • ..…

6. ‘Shared values’ • Over de zorg. BIJVOORBEELD: • Ontstaat in de relatie tussen professionals, clienten en hun omgeving • Is gericht op zelfstandigheid en zelfredzaamheid van clienten • ….. • ..… Kun je niet afkondigen Ze ontstaan in de tijd Door een consistent en langdurig ‘gevecht’ Op alle 7 aspecten

7. Over de ‘gevechten’ • Kwaliteit: • Maak je die protocollen echt om de zorg te verbeteren of is het voor die externe auditor? • Vulde je die spreadsheets voor normen verantwoorde zorg echt omdat je denkt dat je daar de kwaliteit mee omhoog brengt of moet het van ‘de organisatie’?

8. Over de ‘gevechten’ • Informatisering: • Geven die 12 KPI’s je echt het gevoel dat je in control bent? En wat ga je dan doen als ze rood zijn? • HRM: • Geloof je echt dat een betere workflow rondom de ziekmeldingen een substantiële bijdrage levert aan het resultaat?

9. Over de ‘gevechten’ • AO/IB: • Geloof je echt dat meer vierkantscontroles er voor zorgen dat je beter presteert? Als je maar 1 X telt heb je nooit een verschil….. • FA: • Geloof je echt dat 1800 kostenplaatsen leiden tot een betere aansturing? RIJNLANDERS ZEGGEN NEE

10. Specifiek voor ICT/IM • Je kunt heel lang blijven hangen in architectuur zonder iets te doen • Ik geloof niet in Programma’s van Eisen • Ik geloof niet in ‘Branche Totaal Oplossingen’ • Business Proces Redesign is levensgevaarlijk als je andere ‘values’ hebt • LEAN vanuit Angelsaksisch perspectief kan heel FAT worden vanuit Rijnlands perspectief

11. Wat dan wel (1) Deel je primaire proces op in logische eenheden: • Een hospice is echt wat anders dan een thuiszorgteam • Een revalidatie afdeling is echt wat anders dan een kleinschalige PG afdeling • Dus geen: • Centrale planning of roostering voor alle smaken • ECD dat van ‘achter naar voren’ is opgebouwd

12. Wat dan wel (2) Neem het domein met de meeste omzet als eerste onder handen. Vanuit alle 7 hoeken, in samenhang. Vergeet de rest van de organisatie. • Beloof dat de salarissen worden betaald • Beloof dat de declaraties de deur uitgaan Eis voor de rest een VOLLEDIGE Cart Blanche. • Als je nog niet weet waar je uitkomt weet je ook niet of de accountant, inspectie, etc… bezwaar zullen hebben

13. Wat dan wel (3) • Laat zien dat het anders kan • Blije medewerkers • Tevreden klanten • Richt het op basis daarvan LEAN en schaalbaar in • Daar heb je geen Gemba walk en Hoshin planning voor nodig. GBV volstaat. • Opschalen op basis van de nieuwe werkelijkheid, consequenties aanvaarden • Op naar het volgende domein

14. Casus Zorgaccent

15. Casus Zorgaccent • Eerst ‘Wijkzorg’ gedaan • Buurtzorg als referentiekader • Als het daar werkt moet het hier ook kunnen werken • Integrale aanpak (7 S-en) met volgende fasering: • 3 pilotteams met adhoc bedrijfsbureau (4 mnd) • Evalueren en consequenties doorrekenen (2 mnd) • Reorganisatie doorgevoerd • Opgeschaald naar alle 40 teams (10 mnd)

16. Casus Zorgaccent / Wijkzorg • Strategie: • Relatie client, familie <-> professional centraal • Kleinere teams, hogere deskundigheid • Gericht op oplossingen, niet op productie • Structuur: • Managementlaag geschrapt (incl. MO) • Geen regio-indeling. Alleen wijkteams • 3 coaches op 40 teams • Alle ondersteuning vanuit Wijk Service Centrum

17. Casus Zorgaccent / Wijkzorg • Systemen: • Processen omgegooid. • KCC naar het team, Planning naar het team. • Indicatiebeheer, CAK, AZR, Salarisvoorbereiding op 1 punt • 1 integraal systeem voor deze tak van sport

18. ICT framework Documenting care Connecting Organizing your work Team performance

19. Casus Zorgaccent / Wijkzorg • Geintegreerde tools: • ‘Interne Facebook’ • Planning / Registratie • Eenvoudig ‘HR’-portal • Sociale kaart • Kasboek • Dashboard • Vilans Protocollen • Hulpmiddelen platform • ..

20. Casus Zorgaccent / Wijkzorg • Style.

21. Casus Zorgaccent / Wijkzorg • Staff: • Ondersteuningscentrum / Bedrijfsbureau / WSC • Allround • ‘SPOC’. Single Point of Contact • 2e lijns ondersteuning. ‘Op afroep’ • Skills: • Coachingsvaardigheden • Zelfsturingsvaardigheden (rollen in het team)

22. Casus Zorgaccent / ‘Intramuraal’

23. Diagnose intramuraal (1) • We moeten niet alle ‘intramuraal’ op 1 hoop gooien. • Zorgconcepten zijn anders • De manier waarop je de bedrijfsvoering in zou willen richten is anders • De eisen aan ICT zijn anders

24. Diagnose intramuraal (2) • Er was waanzinnig veel papier in omloop (267 verschillende formulieren) • Tal van procedures mbt facilitair, inkoop, reiskosten, declaraties, verantwoordingen, etc. • Veel adhoc spreadsheets, mailprocedures • Papieren dossiers • Ingewikkelde roosterprocedures • En ICT? Vooral voor AZR…

25. Diagnose intramuraal (3) • Veel functies met ‘gevoelsmatig’ de nodig overlap: • Clientadviseur, Casemanager, Wijkverpleegkundige, Maatschappelijk Werker, huisarts, SOG • Uiteenlopende visie op goede zorg. Discussies over deskundigheid. • Veel communicatie met familie/mantel maar allemaal ‘adhoc’. Mail en telefoon. • Veel verschillende managementstijlen

26. Diagnose intramuraal (4) • Geen gestructureerde dossiervoering • Geen ‘Business Intelligence’ • Met als gevolg allerlei adhoc meetinstrument. • Weinig financiële ruimte voor autonomie, 17% gaat er op voorhand al af…..

27. Aanpak ‘intramuraal’ • Eerst kleinschalig PG • Volledig vanuit Zorgvisie en ‘Zelfsturing’ opnieuw ontwerpen langs de 7 S-en: • ‘Agile’ • Opschalen in de breedte • Doorontwikkelen in de diepte

28. Opnieuw beginnen (1) • We hebben een nieuw te bouwen locatie aangemerkt als ‘Groene Weide’ (4x8 PG, 2x8 SOM) • Niets is vanzelfsprekend. Alles is bespreekbaar. Behalve de zorgvisie! • PG : Het beschadigde brein • We hebben 1 coach aangewezen • Interne vacature voor liefhebbers van pionieren

29. Opnieuw beginnen (2) • In 1 sessie zijn de kernteams samengesteld: • 6 flaps met benodigde uren (naar deskundigheid) • ‘ga je gang’ • De nieuwe medewerkers direct Online trekken: Community

30. De teams hadden al ‘shared values’ voordat het gebouw er stond

31. De mooiste initiatieven komen boven

32. Opnieuw beginnen (3) Het ECD • Zolang papier de basis is, kom je niet verder • Noodzaak voor een ECD • Geen geschikt ECD gevonden • We hebben het wiel opnieuw uitgevonden: • Een ‘recht toe, recht aan’-dossier • Dat bron is: • Voor je rapportages • Cliententoegang • Risico-inventarisaties / kwaliteitssysteem

33. Opnieuw beginnen (3) Het ECD • Is inmiddels opgeschaald naar 4 andere locaties. Eind van het jaar is de rest over. • Leren over cliententoegang. Eerst een pilot met 1 client. Nu uitbreiding naar 10. • Wat betekent het voor het team • Wat betekent het voor de behandelgroep • Wat betekent het voor de client/wettelijk vertegenwoordiger

34. Het ECD…volgens de boekjes

35. Het ECD…volgens de boekjes

36. Vervolgstappen • Dossier • Medisch = Medisch. Dat wiel vinden we niet opnieuw uit….. • Koppeling met EPD • Community uitbreiding naar directe omgeving • Vrijwilligers • Microsponsoring • V & A • Vereenvoudiging Backoffice • Rooster / Planning / Salaris • AZR / Declaratie

37. Opnieuw beginnen (4) Begeleiden van de ‘gevechten’ in het primair proces • Rondom verpleging… • Is het nou een wijkverpleegkundige? • Is het nou een verpleegkundige op de afdeling? • Is het nou een nurse practitioner? • Of een praktijk assistent? • Rondom de arts… • Kan de huisarts ook de afdeling op? • Kan de SOG-er ook de wijk in? • Rondom de dagbesteding… • Dat lijken inhoudelijke discussies………..

38. Opnieuw beginnen (5) Begeleiden van de ‘gevechten’ met de ondersteuning • Nieuw ‘bedrijfsbureautje’ voor alle ondersteuningsvragen en alle administratie. • Nee, we nemen de maaltijden niet af van het concern. We koken zelf • Nee, we maken geen gebruik van het mantelcontract. We organiseren het wassen zelf. • Nee, we maken geen onderscheid meer tussen clientgerichte dienstkilometers en medewerkergerichte dienstkilometers • Nee, we maken geen gebruik meer van het interne uitzendbureau • Nee, we kopieren de HACCP-richtlijnen niet blind maar vinden uiteraard hygiëne heel belangrijk • 7% van die 17% kan rechtstreeks ‘onze’ kant op komen…….

39. Opnieuw beginnen (6) Dialoog en begrip bij het zorgkantoor • Analyse van de complexiteit • Vereenvoudigingsvoorstellen • Impact vaststellen • Doorvoeren vereenvoudiging • En dan pas automatiseren

40. Dagen tellen ?!

41. 1. AGB’s en wachtlijstbeheer • Voor zicht op de wachtlijst heeft ZK meerdere AGB-codes nodig. • Dat is nu een ‘vlees nog vis’ oplossing geworden. Dat is ook niet toekomstvast (extramuralisering) • Kunnen we mbt ‘de voorkant’ minimaliseren? 1 AGB voor intramurale plaatsen? • Waarom wel? • Waarom niet?

42. 2. Mutatiedagen • De dagen tussen bewoning: • Client 1 komt te overlijden • Dagen nodig om af te ronden • Dagen nodig om op te starten voor client 2 • Is geprotocolleerd, logisch en controleerbaar. • Maar leidt wel tot een onevenredige hoeveelheid administratiegedoe. • Waarom geen jaarlijkse factuur voor het aantal nieuwe clienten. Gemiddeld.

43. 3. Crisisbedden • Dat is nu een heel gedoe • Dat is straks een nog groter gedoe. • Door de extramuralisering hebben we het niet meer over ‘bedden’ maar over ‘clienten’. • Maar de crisisbedden halen dat ‘overhoop’: • Je moet het bed registreren • Om vervolgens een client toe te kennen aan een bed.

44. Hoe doorbreken we de vicieuze complexiteitscirkel ? opjagen opjagen opjagen opjagen

45. Overige agendapunten: iHLZ • http://platform-izo.nl/site/wp-content/uploads/2013/01/20121118-Roadmap+uitwerkingen_v10-def-digitale-presentatie.pdf • http://platform-izo.nl/site/izo-film/#more-1604

46. Overige agendapunten: iHLZ • Het begint heel erg op het vorige grote project te lijken…….: • Er komen meer en meer architecten • De architecten maken steeds mooiere en grotere platen • In de regio’s gaan ze ondertussen lekker hun eigen gang en vliegt het alle kanten op.

47. Overige agendapunten: BI • 2.0 leidt tot veel dieper inzicht in de performance • Gestructureerde data: KISS • Het nadeel van gedetailleerde Financiele Informatie: • Het komt laat (als alles is doorgeboekt) • Het zegt de zorgverleners niet zoveel • Ze hebben maar weinig in handen om het te beinvloeden • Voorbeeld Teamkompas