UPRAVIČENI IZDATKI

1. UPRAVIČENI IZDATKI ODDELEK ZA FINANČNO KONTROLO – CILJ 3

2. Vsebina Pravne podlage Upravičenost Kategorije stroškov Kritična področja pri izvajanju Javna naročila Informiranje in obveščanje Razno

3. Pravne podlage Evropska zakonodaja Uredba Sveta (ES) 1083 /2006,Uredba EK 1828/2006, Uredba Sveta (ES) 1080/2006, itd. Nacionalna zakonodaja Uredba o izvajanju postopkov pri porabi sredstev - Ur.l. RS 41 /2007, Zakon o javnem naročanju (ZJN-2), Zakon o javnih financah, itd. Navodila organa upravljanja Razpis in pogodba npr. pogodba o izvedbi storitev, pogodba o sofinanciranju

4. Upravičeni javni izdatki ki so dejansko nastali za dela, ki so bila opravljena, za blago, ki je bilo dobavljeno oziroma za storitve, ki so bile izvršene in plačane, so v skladu s cilji operacij se jih dokazuje z računovodskimi listinami oziroma listinami enake dokazne vrednosti morajo biti v skladu z veljavnimi pravili Skupnosti in nacionalnimi pravili

5. Upravičeni izdatki na programih čezmejnega sodelovanja IZDATEK PRAVILA NA RAVNI EU NACIONALNA PRAVILA PRAVILA NA RAVNI PROGRAMA - RAZPIS SKLADNOST S CILJI PROJEKTA UPRAVIČEN IZDATEK

6. Neupravičeni izdatki Navodila za prijavitelje, str. 23, 4.3 Neupravičeni izdatki! kakršni koli izdatki, ki so plačani pred začetkom obdobja upravičenosti projekta ali po njegovem poteku, kot določa pogodba o sofinanciranju; izdatki za dejavnosti, ki so izvedene izven programskega območja, razen če so potrebni za projekt in jih potrdi OU ali SNO;

7. Prejšnja perspektiva Pripravljalni izdatki Splošni in administrativni izdatki Izdatki za delo zaposlenih Izdatki za zunanje sodelavce Izdatki za potovanja in nastanitve Izdatki za srečanja, konference in seminarje Izdatki za opremo Izdatki za gradnjo, zemljišča in nepremičnine Izdatki za informiranje in obveščanje Ostali upravičeni izdatki Nova perspektiva Stroški osebja Zunanji izvajalci Investicije Administrativni stroški Upravičeni izdatki – po kategorijah

8. Stroški osebja Ta kategorija stroškov lahko nanaša samo na zaposlene v organizacijah vodilnega partnerja/projektnih partnerjev, ki delajo na projektu.

9. Stroški osebja II. • Natančno določite: da se delo osebe financira iz projekta, naloge v okviru projekta, obseg dela, obdobje, višino plače in določilo, da se ne financira iz proračuna • Z ustreznim dokumentom razporedite sodelavce na projekt (tabela če dela na več projektih) • Pazite na dvojno financiranje – javni uslužbenci lahko prejemajo plačo iz projekta le za naloge, ki niso njegove redne naloge

10. Stroški osebja III. Osnova za določitev upravičenih izdatkov je število ur opravljenega dela na projektu in urna postavka. • v primeru, da zaposleni dela 100% na projektu se upošteva celotno število ur • v primeru, da zaposleni dela krajši čas na projektu se upoštevajo samo dejansko opravljene ure na projektu

11. Potovanja in nastanitve • Upoštevajte načelo ekonomičnosti in gospodarnosti • Hranite dokumentacijo (bording pass, cestninski listki, parkirnine ipd.) • Natančno izpolnite potni nalog (akronim projekta, trajanje, naloga potovanja, obračun, podpisi, žigi…) • Ne pozabite na poročilo o opravljenem potovanju in ujemanju s časovnico

12. Izdatki za zunanje izvajalce • izbor zunanjih izvajalcev v skladu z Zakonom o javnem naročanju (ZJN-2); zunanji sodelavci • delo po pogodbi o opravljanju storitev (= podjemni pogodbi) • delo preko študentskega servisa • delo po avtorski pogodbi

13. Govori, predavanja Pisana dela, članki, računalniški programi Glasbena dela Gledališka, lutkovna dela Koreografska dela Fotografska dela Avdio-vizualna del Likovna in kiparska dela Arhitekturna dela Dela uporabne umetnosti Kartografska dela Predstavitve znanstvene, izobraževalne in tehnične narave Kaj je avtorsko delo? (5. člen Zakona o avtorskih in sorodnih pravicah)

14. Vodilni partner/projektni partner v projektu ne more nastopati kot dobavitelj (izvajalec ali podizvajalec, ki proti plačilu zagotavlja storitve ali proizvode). Prav tako ne morejo biti plačani kot zunanji sodelavci niti zaposleni pri vodilnem partnerju/projektnem partnerju, niti organizacija vodilnega partnerja/projektnega partnerja za delo na projektu!

15. Vrste stroškov zunanjih izvajalcev • izdatke za organizacijo dogodkov (npr. sestankov, konferenc, usposabljanj, • izdatke za študije, raziskave, načrte, usposabljanje, itd.; • izdatke za obveščanje in informiranje, širjenje in promocijo rezultatov projekta • izdatke za prevoz blaga ali udeležencev; • izdatke za prevod dokumentov/gradiva; • najemnina za opremo je upravičen izdatek, če je neposredno povezana z doseganjem ciljev sofinanciranega projekta.

16. Dokazila • dokumentacija o izvedbi javnega naročanja • kopije pogodb • računi in bančni izpiski • dokazila o izvedenih aktivnostih, primeri gradiv, vabil, liste prisotnosti… • slikovni in drug material…

17. Investicije Navodila za prijavitelje, str. 29, 4.4.3. Investicije • investicije v opremo • nakup opreme, ki se uporablja kot podpora pri izvajanju projekta • amortizacija

18. Administrativni stroški To so stroški za elektriko, vodo, telekomunikacijo, ogrevanja in upravljanja, pisarniškega materiala, drobnega inventarja, najema poslovnih prostorov od tretjih pravnih ali fizičnih oseb, računovodske storitve, če jih opravljajo zunanji izvajalci, vzdrževanje, gorivo za službeno vozilo, itn. Za izračun in predložitev administrativnih izdatkov obstajata 2 možnosti:

19. Administrativni stroški Če projektni partner uveljavlja povračilo izdatkov za administrativne stroške, ki skupaj ne presegajo 7% direktnih izdatkov, se uporabi metoda pavšalnega zneska Če je delež administrativnih stroškov višji od 7% (do max 25%) skupnih direktnih stroškov zadevnega projektnega partnerja, je potrebno vse izdatke v celoti dokumentirati pri vsakem poročilu

20. Primeri določanja ključev • Na podlagi deleža zaposlenih število vseh zaposlenih število zaposlenih na projektu • Na podlagi kvadratnih metrov celotna površina projektne pisarne • Na podlagi opravljenih ur število pripadajočih ur na projekt skupno število opravljenih ur v organizaciji

21. Kritična področja pri izvajanju projekta • Kršenje pravil v zvezi z oddajo javnih naročil • Kršenje navodil o informiranju in obveščanju • Nepopolne ločene računovodske evidence • O težavah pri izvedbi projekta upravičenci ne poročajo takoj ob nastanku • Prihodki

22. Najpogostejše napake pri izvedbi javnih naročil • Drobljenje javnih naročil • Uporaba napačnega postopka • Neupoštevanje vseh obveznih korakov postopka • Sklepanje aneksov oz. podaljševanje rokov pogodb • Pomanjkljiva dokumentacija – nepopolna revizijska sled

23. Informiranje in obveščanje Dosledno upoštevati navodila razpisovalca oz. ustrezno uredbo EK • Obvezna uporaba vseh zahtevanih znakov in logotipov EU/SLO na vseh dokumentih, izdelkih in dogodkih v povezavi s projektom (npr. seminarji, pogodbe, ipd.) • Vse informacije o projektu v medijih označiti z zahtevanimi simboli in napisi • Shranjevanje in ustrezno arhiviranje dokumentacije (tudi npr. t.i. printi spletnih objav, člankov)

24. Kaj je bistveno pri ločenih računovodskih evidencah? • Da je vodenje finančnih podatkov o projektu na ločenem stroškovnem mestu (prejemki, izdatki) • Da mora zagotavljati enostaven in pregleden računalniški izpis “kartice projekta”.

25. Prihodki • V skladu s 55. členom Uredbe Sveta (ES) 1083/2006 morajo biti prihodki na projektu upoštevani pri vrednosti projekta • Upoštevajo se prihodki 5 let po zaključku projekta, ki se odštejejo od izdatkov predloženih Komisiji

26. HVALA ZA POZORNOST! Obiščite nas na spletnih straneh http://www.euskladi.si http://www.si-at.eu/start_sl/