guide line to access 2007 l.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
GUIDE LINE TO ACCESS 2007 PowerPoint Presentation
Download Presentation
GUIDE LINE TO ACCESS 2007

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 84

GUIDE LINE TO ACCESS 2007 - PowerPoint PPT Presentation


  • 113 Views
  • Uploaded on

GUIDE LINE TO ACCESS 2007. Shiva Faramarzi Medicine 88 SUNFLOWER GROUP Dr.Dehqan THE FIRST PART MEDICAL INFORMATICS. راهنماي استفاده از اين فايل آموزشي. هنگامي كه ميخواهيد فايل را مطالعه كنيد حتما آن را در حالت قرار دهيد

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'GUIDE LINE TO ACCESS 2007' - zyta


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
guide line to access 2007

GUIDE LINE TO ACCESS 2007

Shiva Faramarzi

Medicine 88

SUNFLOWER GROUP

Dr.Dehqan

THE FIRST PART

MEDICAL INFORMATICS

slide2

راهنماي استفاده از اين فايل آموزشي

هنگامي كه ميخواهيد فايل را مطالعه كنيد حتما

آن را در حالت

قرار دهيد

در هنگام استفاده حتما دستورات آموزشي را روي فايل اكسسي كه خودتان ميسازيد امتحان كنيد

SLIDE SHOW

slide3

آشنايي با اكسس

مايكروسافت اكسس2007 برنامه اي است جهت ايجاد پايگاههايي به منظور ذخيره ي اطلاعات بازرگاني يا شخصي يا... .شما ميتوانيد اكسس را جهت بازيابي،ايجاد و يا مديريت مجموعه هاي بزرگ و كوچك اطلاعات به كار بريد

slide4
آغاز كار با اكسس:
  • شما بعد از نصب بسته نرم افزاري آفيس مي توانيد با رفتن به قسمت start سپس قسمت programs و انتخابmicrosoft access وارد محيط اكسس شويد. البته بسته به نحوه نصب شدن برنامه ممكن است برنامه اكسس در قسمت ذكر شده نباشد و به صورت معمول اين برنامه در اين قسمت قرار مي گيرد.
slide5
با وارد شدن به محيط اكسس با پنجره اي ظاهر مي شود كه به شما امكان مي دهد تا آنچه را كه مي خواهيد انجام دهيد انتخاب كنيد
1 st table
1ST:TABLE جدول

برنامه ي اكسس داده ها را در جدول هايي ذخيره مي نمايد.هر سطر مجزا در جدول يك ركورد ناميده ميشود

هر ركورد از يك يا چند فيلد تشكيل يافته است كه شامل

بخشهاي مجزايي از انواع داده ها ميباشد

بنابر پيش فرض هر جدول به صورت يك صفحه ي گسترده شبكه بندي شده است.اين شبكه صفحه ي داده ناميده ميشود

slide9

قابل توجه كاربراني كه كه نياز به دسترسي سريع به اكسس دارند

اين مراحل را طي كنيد

slide10
ايجاد يك پايگاه داده ي خالي

يك پايگاه داده ي خالي هيچ جدول يا فرم و......اي ندارد و به شما اين امكان را ميدهد تا مطابق نياز پروژه ي خود به آن عناصر مورد نياز را اضافه كنيد

مطابق اسلايد بعد:

slide12

بستن يك پايگاه داده

شما ميتوانيد يك پايگاه داده را بدون اين كه از خود برنامه ي اكسس خارج شويد ببنديد

ميتوان به صورت همزمان پايگاه هاي داده ي متعددي را باز نگه داشت لكن بستن يك پايگاه داده هنگام اتمام

كارتان با آن حافظه ي رايانه را آزاد ميكند

مطابق اسلايد بعد عمل كنيد:

slide16

نوار هشدار ايمني

:در صورت ظاهر شدن نوار هشدار اينطور عمل كنيد

slide17
وارد كردن ركورد

شما ميتوانيد ركورد ها را در يك صفحه ي داده،يك صفحه ي گسترده،فرم و... وارد كنيد.يك صفحه ي داده به شما اين امكان را ميدهد تا تمام ركورد هايي كه تا كنون در آن وارد كرده ايد مشاهده كنيد.اين در حاليست كه فرم به شما امكان تمركز بر ركورد هاي يك فيلد را ميدهد

slide18
پيوست كردن فايل ها به ركوردها

در اكسس2007 براي پيوست كردن فايل هاي مجزا از برنامه هاي ديگر ميتوانيد از فيلدهاي پيوست استفاده كنيد

پيوست ها را تنها ميتوان در فايل پيوست قرار داد

مطابق اسلايد بعد عمل كنيد

slide23

Oleوارد كردن يك شي

براي ذخيره كردن انواع مختلف فايل ها،ميتوانيذ از نوع فيلدي كي اشيا را لينك كرده و يا جاي ميدهد استفده نماييد.اين نوع ركورد نسبت به ركورد پيوست اين مزيت را دارد كه قادر است يك لينك ديناميكي با نسخه ي اصلي ايجاد نمايد به نحوي كه آن نسخه به طور خودكار در اكسس به روز

ميشود.

نحوه ايجاد اين شي را در اسلايد بعدي مشاهده كنيد:

slide24

اگر ميخواهيد لينكي ايجاد كنيد روي مربع مجاور لينك كليك كنيد.

اگر لينكي ايجاد كنيد زماني كه نسخه ي اصلي به روز ميشود نسخه ي موجود در اكسس نيز به روز خواهد شد در غير اين صورت لينكي بين اين نسخه ها بوجود نمي ايد

create new

‍‍create newچه عملي انجام ميدهد؟

به شما اين امكان را ميدهد كه با استفاده ي مجازي از هر برنامه اي روي كامپيوتر خود يك شي .جديد ايجاد كنيد .با انتخاب اين گزينه فهرست جديدي از انواع اشيا ظاهر ميشود:روي نمونه ي مورد نظر مطابق اسليد بعدي كليك كنيد.براي بازميشود.bitmapنمونه برنامه ي

display as icon

Display as iconچه مزيتي دارد؟

اين انتخاب عمدتا مربوط به استفاده در برنامه هاي ديگر است نه در اكسس.محتويات ا.ال.اي همراه با در نماي صفحه ي دادهنام متني نوع فايل

slide27
Oleحذف يك شي

كليك نماييدDelete روي گزينه Homeدر برگه ي

را از صفحه كليد بفشاريدdeleteهمچنين ميتوانيد

slide28
وارد كردن داده ها در يك ركورد چند مقداره

يكي از امكانات جديد اكسس 2007 ذخيره كردن چند مقدار در يك قيلد ميباشد.به جاي تايپ كردن در فيلد مورد نظر فهرستي را باز كرده و هر يك از موارد مورد نظر را با علامت زدن كنار آن انتخاب ميكنيم

براي وارد كردن ركورد چند مقداره فيلد موردنظر بايد به وسيله ي لوك آپ ويزارد تنظيم شود

slide29
پاك كردن ركورد ها

ركورد ها را ميتوانيد به صورت مجزا يا گروهي پاك كنيد

ركورد هاي پاك شده به صورت دائمي از بين ميروند بنابراين در پاك كردن آنها

دقت كنيد.

مطابق اسلايد بعد سمت چپ ركورد مورد نظر كليك كنيد

(با استفاده از كليد هاي كنترل و شيفت ميتوانيد ركورد هاي مورد نظر را به صورت متوالي و غير متوالي انتخاب كنيد)

كليك كنيد. Deleteروي Home در برگه ي

slide30

همچنين ميتوان ركورد ها را از فرم هم پاك كرد:براي انتخاب يك ركورد در يك فرم روي ميله ي عمودي نازك سمت چپ كليك كنيد.براي كليك انتخاب چند ركورد كليد شيفت را نگهداريد وروي يا كليك كنيد تا انتخابتان را گسترش دهيد

slide31

نمايش دادن خلاصه ي آمار

يكي از دلايل ايجاد گزارش ها و پرس و جو ها،دسترسي به خلاصه ي آمار داده ها مانند جمع و ميانگين مقادير فيلد هاي بخصوص ميباشد.نمايش مستقيم چنين اطلاعاتي روي صفحه ي داده بدون نياز به يك پرس و جو يا گزارش از امكانات جديد

اكسس 2007است

مطابق اسلايد بعد:

slide32

.اطلاعات مورد نظر در فيلد توتال با هم جمع ميشوند و جمع آنها نمايش داده ميشود

slide33

.براي پنهان كردن مجدد رديف توتال ميتوانيد مجددا روي دكمه ي توتال كليك نماييد

slide34
چاپ يك صفحه ي داده يا يك فرم

ميتوانيد در هر زماني نسخي سريعي از يك صفحه ي داده و يا يك فرم را چاپ نماييد.در نسخه ي سريع فرم و صفحه ي داده براي چاپ صفحه آرايي اين حالت براي امتحان داده ها مفيداست اما اگر بخواهيم آن را براي توزيع

بين ديگران جذابتر كنيم.ابتدا بايد فيلد هاي مورد نظر را انتخاب كنيم

مطابق اسلايد بعد روي دكمه ي آفيس كليك كنيد

كادر محاوره اي پرينت باز ميشود

slide35
با كليك برروي اين كادرميتوانيد چاپگر متفاوتي را انتخاب كنيد
slide36
با كليك در اينجا ميتوانيد ركورد هاي خاصي را انتخاب نماييد
slide37
با وارد كردن عدد در اينجا ميتوانيد تعداد نسخه هاي چاپي را تنظيم نماييد
slide38

برنامه ريزي براي جدولهايي كارآمد

بايد بتوانيم جدولهايي ايجاد كنيم كه با نياز هاي موجود همخواني داشته باشند.جدولها را ميتوانيم بر اساس الگوهاي اكسس ايجاد نماييم و يا بر حسب نياز جدولهاي نو بسازيم

slide39

ايجاد جدول از روي الگو

هنگامي كه پايگاه داده ي جديدي ايجاد ميكنيم يك جدول به نام ايجاد ميشود.شما ميتوانيد از جدول پيشفرض اكسس استفاده كنيد

اين الگو ها زماني كارايي كافي دارند كه شما نياز به جدولهايي نسبتا استاندارد داشته باشيد

:مطابق اسلايد بعد عمل كنيد

TABLE 1

slide41

جدول ايجاد شده شامل فيلدهايي است كه معمولا براي آن نوع جدول مورد نياز است.براي آنكه يك جدول جز دايمي پايگاه داده بشود بايد آن را ذخيره كنيد.زماني كه يك جدول را ذخيره ميكنيد نامي براي آن انتخاب كنيد كه در پيدا كردن آن شما را ياري كند.مطابق اسلايد :

slide42

مشاهده ميكنيد كه جدول باز ميماند و نام جديد آن نمايش داده ميشود

slide43
ايجاد جدول در نماي صفحه ي داده بدون استفاده از الگومطابق اسلايد عمل كنيد
slide45

ايجاد يك جدول با نسخه برداري از ساختار جدول ديگر

زماني كه نياز به دو يا چند جدول با ساختار مشابه داريم،ميتوانيم با ايجاد يكي و سپس نسخه برداري از آن در زمان صرفه جويي نماييم

پس از ايجاد نسخه ي كپي ميتوانيم تغييرات جزيي لازم را در آن اعمال كنيم

براي نمونه جدولي كه در قسمت قبل براي كلاس ايجاد كرديم براي بيمارستان ايجاد ميكنيم

مطابق اسلايد بعد در نوار رهيابي روي ليست كلاس راست كليك ميكنيم

و روي گزينه ي كپي كليك ميكنيم

بعد روي قسمت خالي نوار رهيابي راست كليك نماييد

و در نهايت روي پيست كليك ميكنيم

در كادر محاوره اي كه باز ميشود نام ليست جديد را مطابق اسلايد تايپ ميكنيم

slide46

با انتخاب هر كدام از گزينه هاي اين اسلايد ميتوانيد به دلخواه فقط ساختار جدول،يا جدول و داده ها يا فقط داده ها را تايپ كنيددر نهايت نسخه ي كپي جدول در نوار رهيابي ظاهر ميشود

slide47
ايجاد يك فهرست محل اشتراك

نوعي شبكه ي اشتراك داده است كه بسياري از SHARE POINT SERVER

شركتها براي اينكه يه كارمند ها و مشتريانشان امكان استفاده ي مشترك از داده ها را بدهند از آن استفاده ميكنند

اگر شركت شما يكي از اين شبكه ها را داشته باشد شما ميتوانيد مستقيما جدولهايي روي آن شبكه ايجاد كنيد.بنحوي كه ديگر افراد به داده هاي روي آن جدول دسترسي داشته باشند

مطابق اسلايد بعد عمل كنيد:

slide48

در كادر محاوره اي ظاهر شده ادرس پايگاه محل اشتراك را تايپ كنيد.در همين كادر براي ليست جديد نامي تايپ نماييداگر قبلا روي رايانه ي خانگي خود در پايگاه مورد نظر محل اشتراكي ذخيره كرده ايد ميتوانيد به جاي تايپ كردن آدرس از ليست پايگاه هاي قبلي استفاده كنيد

slide49

باز كردن يك جدول در نماي طراحي

.شما ميتوانيد يك جدول را در نماي طراحي اصلاح كنيد

همچنين ميتوانيد از نوار رهيابي مستقيما به نماي طراحي برويد

يا اگر جدول باز باشد ميتوانيد بين نماي طراحي و ساير نما ها جابجا شويد

slide52
طبقه بندي مجدد فيلد ها

ترتيب قرار گرفتن فيلد ها در يك جدول را ميتوانيد تغيير دهيد

فيلد هايي كه در نماي طراحي از بالا به پايين موجودند به ترتيب از چپ به .راست در نماي صفحه ي داده قرار مي گيرند

ترتيب قرار گرفتن آنها همان استقرار پيشفرض فيلد ها در فرم ها و گزارش ها هم است

:;مطابق اسلايد بعد

slide53

درون مربع انتخاب گر در سمت چپ فيلد :كليك كنيد.ركورد را پس از انتخاب به بالا يا پايين بكشيد و حركت دهيديك خط افقي نشان ميدهد كه فيلد كجا ميرود

slide54

نكته:براي جابجا كردن چند ركورد مجاور هم روي اولي كليك كنيد ،كليد شيفت را نگه داريد،و سپس روي ركورد آخر كليك نماييد.و از همين روش... استفاده ميكنيم

slide55

وارد كردن فيلد ها

ميتوانيد در انتهاي ليست فيلد ها فيلد حديدي اضافه كنيد آن را به موقعيت دلخواه خود ببريد.همچنين ميتوانيد يك رديف خالي جديد در محل دلخواه ايجاد

كنيد و نام ركورد جديد را تاپپ كنيد

مطابق اسلايد بعد:

slide56

روي مربع سمت چپ فيلدي كه ميخواهيد فيلد جديد بالاي آن قرار بگيرد كليك كنيد

slide57

با استفاده همزمان از كليد كنترل با حرف زد ميتوانيد فيلد هاي حذف شده را برگردانيد

slide58
شناخت انواع داده ها

هر فيلد مخصوص به يك داده ميباشد.حالا با توجه به نياز شروع به تغيير داده :هاي اين جدول ميكنيم

مطابق اسلايد بعد

slide61
بهتر است نوع داده ها را قبل از اين كه داده اي وارد كنيد تعيين كنيد اما در هر زمان ميتوان نوع داده هاي فيلد را مشخص كرد.با اينكار داده هايي كه با نوع داده ي مشخص شده همخواني نداشته باشد پاك ميشوند،البته اكسس پيش از پاك شدن آن به شما هشدار ميدهد
slide63

شناخت مشخصات فيلد

هر فيلد داراي يك سري مشخصات است كه آن را تعريف و كنترل ميكند.اين مشخصات شامل مشخصات ابتدايي مانند اندازه و شكل،و همچنين قواعد لازم براي ورود داده نظير نياز داشتن يا نداشتن به يك ورودي يا محدود كردن يك وروديي به مقادير بخصوص ميباشد

slide64

نوار خصوصيات:

زماني كه فيلدي در نماي طراحي انتخاب ميشود خصوصيات ان در اين نوار نمايش داده ميشود

look up tab

‘look up’tab

عمدتا براي تنظيم ليست هاي جستجو ميباشد

slide68
فهرست كردن يك فيلد

زماني كه در يك پايگاه داده كه حاوي فرم هاي بسياري است جستجو انجام ميدهيد وقت زيادي تلف ميشود.بنابراين بهتر است ركورد ها را براساس يك فيلد فهرست بندي كنيد.دو نوع فهرست بندي:با نسخه برداري و بدون نسخه .برداري وجود دارد

در نماي طراحي روي ركورد مورد نظر كليك كنيد و مطابق اسلايد بعد عمل كنيد:

slide69
اين انتخاب ركورد مورد نظر را بدون نياز به اين كه منحصر به فرد باشد فهرست ميكند

اين انتخاب ركورد مورد نظر را بدون نياز به اين كه منحصر به فرد باشد فهرست ميكند

slide70
اما اگر پس از وارد كردن اين مقدار بخواهيد ركورد هايي با مقادير يكسان وارد كنيد پيام زيررا مشاهده ميكنيد:

اگر ميخواهيد داده هاي يك فيلد هر كدام منحصر به فرد باشند مطابق زير عمل كنيد

slide71

استفاده از برچسب هاي هوشمند

ميتواند برچسب هاي هوشمند را براي يك فيلد روشن كنيدتا داده ها را راحتتر بين پايگاه هاي داده .ي اكسس و ديگر برنامه ها ارجاع دهيد

slide72

روي اين دستور كه ميتوان داده ها و اطلاعات شخصي را با آن وارد كرد كليك كنيد

slide73
ايجاد يك پوشش ورودي

براي كمك به مينيمم كردن اشتباهات در حين وارد كردن داده ها ميتوانيد يك پوشش ورودي ايجاد كنيد.پوشش هاي ورودي الگويي جهت وارد كردن داده ها تامين ميكنند نظير تايين تعداد خط هاي فاصله ها بين ارقام يك شماره تلفن و يا پرانتز ما بين سه رقم اول،يا وارد كردن كد پستي يا شماره ي ملي

slide74

چون كد ملي كه وارد ميكنيد بدين صورت است كه از سمت چپ سه رقم بعد خط فاصله و6رقم دوباره خط فاصله و در آخر يك عدد قرار ميگيرد پس از اين قسمت استفاده كنيد

ميتوانيد در صورت لزوم با استفاده از اين كادر كاراكتر جدا كننده ديگري را انتخاب كنيد

براي آزمايش كردن اين پوشش ميتوانيد از اين كادر استفاده كنيد

slide75
براي شرح اينكه چگونه ميخواهيد داده ها ذخيره شوند روي يكي از اين دكمه ها كليك كنيد
slide76

پوشش هاي ورودي جهت نوع داده هايي كه ميپذيرند از كاراكتر ها استفاده ميكنند.در اينجا كاراكتر هايي كه بطور معمول بيش ترين مورداستفاذه را دارند آورده شده اند.براي كاراكتر هاي بيشتر در سيستم راهنماي اكسس به دنبال عبارت بگرديد

Input mask character reference

slide77

ايجاد قاعده ي معتبر سازي

پوشش هاي ورودي ميتوانند كاربران در وارد كردن كاراكتر هاي درست راهنمايي كنند اما نميتوانند آن فيلد را به ورودي هاي بخصوص منطقي محدود كنند.ميتوان با ايجاد يك قاعده ي معتبر سازي ورودي هاي فيلد را مجبور به تبعيت از يك آزمون منطقي كنيد:بطور مثال ميتوانيد مطمئن شويد كه نميتوان در يك ركوردشمارش اعداد منفي وارد كرد.همچنين متن معتبر سازي را ميتوانيم به صورت يك پيام براي كاربر سفارشي كنيم تا در صورت سرپيچي از اين قاعده به صورت يك هشدار ظاهر شود.يا مثلا در يك فيلد تعداد واحد گذارنده بيشتر از 40 واحد نبايد پذيرفته شود

slide80

ايجاد يك قاعده ي معتبر سازي در سطح ركورد

براي ايجاد شرايط معتبر سازي كه شامل بيشتر از يك فيلد ميشود ميتوانيد يك قاعده ي معتبر سازي در سطح ركورد بسازيد.بعنوان مثال در ليست اعضاء يك گروه مطمئن شويد كه تاريخ عضويت يك عضو قبل از تاريخ انصراف او از عضويت باشد

slide82
اگر داده ها قوانين جديد را نقض كنند هيچ اتفاقي برايشان نمي افتد اما در عين حال به داده هاي جديد اجازه ي نقص قانون داده نميشود