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协同办公系统培训. 北京中软国际信息技术有限公司. 目 录. 1. 系统概述. 2. 系统功能介绍. 3. 注意事项. 4. 下一步工作计划. 5. 演示流程. 1.1 系统概述. 一、建设目标 协同办公系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式 ，是信息化社会的产物。通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过协同办系统所实施的交换式网络应用， 使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，提交了办公的效率。 二、建设内容 协同办公系统包括公文协同办公和个人工作协同两部分功能。
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协同办公系统培训 北京中软国际信息技术有限公司
目 录 1 系统概述 2 系统功能介绍 3 注意事项 4 下一步工作计划 5 演示流程
1.1 系统概述 一、建设目标 协同办公系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是信息化社会的产物。通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过协同办系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，提交了办公的效率。 二、建设内容 协同办公系统包括公文协同办公和个人工作协同两部分功能。 1、公文协同办公主要完成公文的起草、审批、收发文和归档，另外还提供一些基础数据维护功能。 2、个人工作协同包括个人日程安排、个人通讯录管理和公共通讯录管理等。
目 录 1 系统概述 2 系统功能介绍 3 注意事项 4 下一步工作计划
2.1 系统功能介绍—基础数据维护 “基础数据维护”主要用于维护和公文相关的信息，如公文要素维护、模板分类维护、模板维护、主题词维护、文号维护、公文密级维护等。
2.1.1基础数据维护—公文要素维护 点击 “基础数据维护”的“公文要素维护” 进入公文要素维护页面，用户填入相应的信息，点击“新建”完成数据的填加，用户还可以选择已有的数据，在下面相应的文本框内进行修改，点击“修改”按钮完成修改操作。
2.1.2基础数据维护—模板分类维护 点击 “基础数据维护”的“模板分类维护” 进入模板分类维护页面，用户填入相应的信息，点击“新建”完成数据的填加，用户还可以选择已有的数据，在下面相应的文本框内进行修改，点击“修改”按钮完成修改操作。
2.1.3基础数据维护—模板维护 点击 “基础数据维护”的“模板维护” 进入模板维护页面，左侧列出了已经存在的模板分类，用户点击相应的分类，在右侧显示所有分类下的模板信息。
点击左侧的模板分类的信息，弹出相应模板里已有的模板。用户可以在下面的输入框内填写模板名称及上传模板文件，点击“新建”即完成填加功能。点击列表中的数据，可以在下面的输入框内进行修改，点击“修改”按钮完成修改。点击左侧的模板分类的信息，弹出相应模板里已有的模板。用户可以在下面的输入框内填写模板名称及上传模板文件，点击“新建”即完成填加功能。点击列表中的数据，可以在下面的输入框内进行修改，点击“修改”按钮完成修改。
2.1.4基础数据维护—主题词维护 点击“基础数据维护”下的“主题词维护”，左侧显示已有的主题词分类信息，在右侧可以新建及修改主题词分类信息。
点击“主题词维护”的左侧主题词分类信息，弹出该分类下的已有主题词信息，在该页面可以新建主题词及修改已有的主题词。点击“主题词维护”的左侧主题词分类信息，弹出该分类下的已有主题词信息，在该页面可以新建主题词及修改已有的主题词。
2.1.5基础数据维护—文号维护 点击“基础数据维护”下的文号维护，列表中显示系统已有的文号信息，大该页面可以新建和修改已有的文号。
2.1.6基础数据维护—公文密级维护 点击“基础数据维护”下的“公文密级维护”，列表中显示系统已有的公文密级信息，大该页面可以新建和修改已有的公文密级。
2.2 系统功能介绍—公文办理 “公文办理”主要用于各级领导或专业岗位审批公文，如厅领导审批机关文书管理员上报的收文，签发部门起草的公文；处室领导、公文审核员审核其他人员起草的公文；文印室对完成审批的公文编号、印刷等。公文办理包括“待办公文”、“已办公文”、“公文拟稿”“惯用词维护” 等几个模块。
2.2.1 公文办理—待办公文 点击 “公文办理”的“待办公文” 进入待办公文列，可以对待办公文进行相应的处理。其中，页面左侧显示，全部待办公文下面包含发文、收文和其他类公文。分别点击，系统页面的右侧会列出属发文、收文或其他的待办列表。 在列表的右上方是查询条件输入栏，分别可以按照公文标题、来文单位、发文字号和到达时间等关键字进行相关查询。
在待办公文列表中单击某项公文，点击公文标题的链接，系统自动跳到当前公文的待办具体页面，同时弹出当前公文的办理状态，记录了公文的流程，包含经办人及办理人的相关处理意见、所属步骤、工作状态、办理时间。 在公文办理页面中可以填写审批意见和建议，点击“下一步”选择下一环节的审核人或组织。
2.2.2 公文办理—已办公文 在“已办公文”模块中，可以显示已办公文列表。其中，系统页面左侧显示，全部已办公文下面包含发文、收文和其他类公文。分别点击，系统页面的右侧会列出属发文、收文或其他的已办列表。 在列表的右上方是查询条件栏，分别可以按照公文标题、来文单位、发文字号和办理时间进行搜索查询。查询出的结果会在当前页面，以列表形式展现出来。
2.2.3 公文办理—公文拟稿 公文拟稿主要完成公文的起草（包括农业厅发文、部门便函以及请示报告），然后将起草完的公文发送到配置的流程中完成逐级审批，并最终将审批完成的公文发送到相应的接收单位。 一、农业厅发文：行政公文要按照机关内设定的公文流程，逐步办理，并且中间过程可定制的变化。一般情况下，所有行政类的公文都采用同一办理流程。在系统页面的左侧，点击“农业厅发文”，系统进入起草行政公文稿纸的首页面。 然后依次填写公文的基本要求和公文正文内容，然后根据配的发文流程逐步完成公文的审批流转。
二、部门便函：“部门便函”是部门发文的一种，流转于部门内部，包括审批、内部传阅修改等操作。点击系统左侧选择“部门便函”。二、部门便函：“部门便函”是部门发文的一种，流转于部门内部，包括审批、内部传阅修改等操作。点击系统左侧选择“部门便函”。 然后依次填写便函的基本要求和正文内容，然后根据配置的部门便函流程逐步完成部门便函的审批流转。
三、请求报告：“请示报告”是部门发文的一种，一般是各处室向机关领导请示的过程，由下到上。请示的流程相对比较简单，并且在流程结束后，直接归档。点击系统左侧选择“部门便函”。三、请求报告：“请示报告”是部门发文的一种，一般是各处室向机关领导请示的过程，由下到上。请示的流程相对比较简单，并且在流程结束后，直接归档。点击系统左侧选择“部门便函”。 然后依次填写请示报告的基本要求和正文内容，然后根据配置的请 示报告流程逐步完成请示报告的审批流转。
2.2.4 公文办理—惯用语维护 “惯用语”主要用于各级领导审批公文时签注意见，是一些常用的短语，如“拟同意”、“不同意”、“转发各地市”等。用户可以提前设置自己的惯用语，在公文审核时直接通过下拉框选择，从而减少了文字的重复输入工作。
2.3系统功能介绍—发文管理 发文管理主要是特殊情况下使用，如流转不通时或公文不需要进行审批时。可将公文发送给相应的单位。发文管理主要包括以下几个步骤： 1.手工登记：填写公文的相关信息，如：文号、公文标题、公文正文、收文件单位等。
2.拟发确认：确认手工登记的公文可以进入待发送状态。2.拟发确认：确认手工登记的公文可以进入待发送状态。 3.发送公文：将已经确认的公文发送给相应的单位。 对于已经发送的公文，可能过公文查询功能查询公文的相应信息。
2.4系统功能介绍—收文管理 收文管理功能接收各单位发送的过来的公文。主要包括以下几个功能点： 1.电子来文：当前工作人员可以通过电子来文查看所有的电子来文，并对选中来文进行“签收”和“拒收”操作。 2.已签收/拒收（电子）：查看已经签收/拒收的电子来文。
3.收文办理：该功能提供了对手工登记文或者电子来文的办理和高级查询及删除功能，选中某一公文，点击办理，进入公文的办理主流程单。3.收文办理：该功能提供了对手工登记文或者电子来文的办理和高级查询及删除功能，选中某一公文，点击办理，进入公文的办理主流程单。 根据配置的收文流程，骤步完成收文办理流程各个环节的办理工作。
2.5系统功能介绍—档案管理（案卷管理） 档案管理主要完成公文的归档。它包括案卷管理、档案查询、文档录入、文档查询等功能。 一、案卷管理：点击“档案管理”，点击“案卷管理”，进入到案卷管理页面。 在此页面中可以添加、修改、删除、查询相应的案卷信息。 修改和删除案卷时，需要先选中需要修改或删除的记录前的单选框，然后再点击相应的功能按钮。 添加案卷对话框。
二、全宗管理：点击“档案管理”，点击“全宗管理”，进入到案卷管理页面。二、全宗管理：点击“档案管理”，点击“全宗管理”，进入到案卷管理页面。 在此页面中可以添加、修改、删除、查询相应的案卷信息。其操作过程与“案卷管理”相同。 三、类目管理：点击“档案管理”，选择“案宗管理”，点击“类目管理”，进入类目管理页面。 点击添加，弹出对话框，填写内容， 完成操作。
2.5.1 档案管理—档案查询 点击“档案管理”的“档案查询”，出现如下页面 输入查询的相关条件，可点击“更多条件”，输入更详细的查询条件（支持模糊查询），点击“查询”显示结果。
2.5.2 档案管理—文档录入 选择“文档录入”，显示预归档公文列表。 点击“文档录入”，弹出如下界面，填写相应的信息，完成文档的录入。
2.5.3 档案管理—文档归档 点击“文档归档”，查看预归档文档 输入相关信息之后点击“查询”，在页面下方看到“查询结果”。 选中文档，点击“归档”，在弹出的归档对话框中输入相关信息之后，点击“归档”，完成文档归档。
2.6系统功能介绍—个人事务 用户点击导航条的“个人事务”选项，进入个人事务模块。在个人事务模块下点击“个人日程”进入个人日程界面，如图所示。 在此页面可以按日程名称和日程状态查询日程的安排和完成情况。 单击此处即可设置该日的日程 用户单击右面表格的具体日期，即转入设置个人日期界面。填写完毕，单击“保存”按钮就完成个人的单日日程的设置。
2.7系统功能介绍—个人通讯录 个人通讯录帮助用户管理自己的联系人，并且可以对联系人进行分组，以方便查询管理。 点击 “个人事务”的“个人通讯录”，进入个人通讯录界面。 点此查看全部联系人信息
单击左面功能列表的“管理分组情况”进入分组管理界面，用户在添加联系组框内中输入名称和说明后单击“添加”按钮可以增加一个联系组。 点此管理该分组 点此进入添加分组界面 单击联系组表单里的一个联系组名，即可计入对该联系组进行管理的界面 点此添加联系人 点此删除联系人
2.8系统功能介绍—公共通讯录 点击导航条的“个人事务”选项，进入个人事务模块。在个人事务模块下点击“公共通讯录”进入公共通讯录界面。 在此进行联系人的查询 单击此处查看对应部门的联系人信息 公共通信录用于协同办公平台的所有用户的查询，方便用户查询系统内的用户的通讯通讯方式。该查询功能的支持模糊查询。
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3.1 注意事项 1、协同办公系统要求IE浏览器的版本为8.0，如果当前版本较低，请统一升级至8.0版。 2、需要将协同办公系统的访问地址添加到可信站点中。 3、需要启用IE浏览器所有的“ActiveX控件和插件” 注：以上所说的注意事项的具体设置过程见“OA系统使用手册”中的1.2节。
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4.1 下一步工作计划 部门、人事、权限等基础数据的初始化 业务流程数据的初始化 数据测试，保证数据的可用性和正确性 对系统管理员和普通用户进行培训 系统试用 系统全面推广
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谢谢 2012-06
