引導訓練 仲量联行香港物業管理部

1. 引導訓練仲量联行香港物業管理部 大廈僱員

2. 議程 • 了解您的客戶 • 大廈組織圖 • 在管理合同下我們需負責什麼工作呢? • 大廈簡介 • 維修承辦商 • 指定裝修承辦商 • 緊急應變 • 事故管理 • 採購管理 • 裝修管理 • 保安管理 • 證照管理 • 公司的資訊科技系統

3. 了解您的客戶 在以下的組織圖裏，您的客戶代表是誰?

4. 物業管理部大廈組織圖 (例子)

5. 在管理合同下我們需負責什麼工作? 公共地方管理 • 維修及保養 • 保安 • 清潔 • 營運 • 園藝 • 財務管理 • 裝修管理 • 禮賓 • 採購 • 承辦商管理 • 緊急事故處理

6. 在管理合同下我們需負責什麼工作? 租務管理 • 租賃管理 • 代收租金 • 滙款 • 維修保養 • 單位交收 • 支付開支 • 保安 • 清潔 • 設施管理

7. 管理合同：主要表現指標(例子)

8. x x 大廈簡介

9. 一般大廈資料

10. 大廈資料 —中央空調系統

11. 大廈資料 —在租戶單位內的空調系統

12. 大廈資料 —電力供應和分配系統

13. 大廈資料 —消防系統服務

14. 大廈資料 —升降機

15. 大廈資料 —自動扶手電梯

16. 大廈資料 —公共天線及衛星電視系統 電訊服務供應商名稱（例子） • 電訊盈科 • 和記電訊 • 數碼通 • 等等 可接收的電視頻道 • ESPN • HBO • CNN • BBC • 等等

17. 大廈資料 —大廈運作時段

18. 維修承辦商

19. 指定裝修承辦商

20. 緊急應變

21. 緊急應變 假如大廈發生以下事故, 你應怎樣處理？ • 水淹 • 火警 • 電力中斷 • 升降機故障 • 氣體洩漏 • 炸彈威脅 • 罪行 • 有人自殺 • 交通意外 • 公眾媒體垂詢 • 洩漏化學物

22. 緊急準備/應變：緊急聯絡名單 (員工/承辦商/公用事業/政府部門) 請立即把以下電話號碼輸入你的手機內!

23. 緊急準備/應變 : 應急工具

24. 緊急準備/應變 : 火警演習 • 火警演習會在 <月份>月舉行 • 舉行演習猶如真實緊急情況 • 熟悉逃生路線並進行演習 • 幫助維持秩序及在演習中引領參加者到 <庇護區> • 在大廈主管領導下為參加者點名

25. 緊急準備/應變 : 主要閥門位置

26. 事故管理

27. 應用範圍 此事故管理政策適用于所有在仲量聯行亞太區物業及設施管理部內所發生的事故，營運單位包括但不限於下列單位： - 綜合設施管理 - 投資者客戶管理 - 資產管理 - 物業管理 - 工程及營運方案(EOS) - 重要設備環境管理(CEM)項目

28. 應用範圍 (續…) 所有亞太區物業及設施管理部的同事都必須遵守事故管理政策。有關通報覆蓋，但不限制於下列事情： • 不道德行為 • 違法事情 • 欺詐 • 盜用 • 炸彈威脅 • 恐怖分子攻擊 • 導致客戶或租戶有實在或潛在財務損失的事故或險失事故 • 導致實在或潛在的保險索償事故或險失事故 • 導致實在或潛在的人體傷害或死亡事故或險失事故 • 導致無法履行合約的事故或險失事故 • 重要設備環境管理事故

29. 事故等級 事故等級(ISL)評估 ISL適用於所有事故，包括項目內或公司內所發生的事故。當ISL等級被評定及輸入“OneViewRiskManagement” 系統內，它會被作為一個依據去執行所需之呈報。

30. 事故等級(續…) 一級事故 (ISL 1) • 輕微事故 --- 由當地處理 • 需採取適當舉動控制損失。按當地要求升級呈報，儘快制定計劃並準備做逐漸升級呈報。 事故類型如： • 滑倒或高處墮下的事故中受傷, • 中度的醫務治療, • 受傷引致暈倒, • 非計劃物業部份地方需進行疏散, • 發現輕微的退伍軍人症(>10cfu/ml and <100cfu/ml), • 直接或間接財務損失多於美金1,000但少於美金5,000

31. 事故等級(續…) 二級事故 (ISL 2) • 中級事故 • 營運單位負責跟進行動 • 呈報按有關營運單位政策進行。當補救行動落實後需立即通報及進行升級呈報。 事故例子如: • 重要設備環境管理 (CEM)事故 • 嚴重受傷且需送至醫院 • 引致當地傳媒負面報導之事故 • 違規的環境傷害(如污染) • 非計劃整座大廈需要進行疏散 • 中度的退伍軍人症 (100cfu/ml及1,000cfu/ml) • 直接或潛在財務損失多於美金5,000但少於美金50,000

32. 事故等級(續…) 三級事故(ISL 3) • 嚴重事故 • 需要進行區域性的通報 • 事故應儘快通報及呈報 事故類型如 : • 員工或公眾人事死亡, • 違規的重大環境污染, • 高度的退伍軍人症(>1000cfu/ml), • 災難事故引致公眾注意, • 嚴重的資料中心事故, • 有機會失去主要客戶, • 直接或潛在損失多於美金50,000

33. 報告時限 所有事故應按下列時限通報: • 需使用“OneViewRiskManagement”作正式通報: • 非涉及重要設備環境管理之一級事故：在事故發生後一個工作天內 • 非涉及重要設備環境管理之二級事故：在事故發生後十六個小時內 • 非涉及重要設備環境管理之三級事故：在事故發生後八個小時內 • 涉及重要設備環境管理之一、二級事故：在事故發生後十二小時內 • 涉及重要設備環境管理之三級事故：在事故發生後六小時內

34. 所需行動 一級事故 (ISL 1) • 通報者 • 以電話/電郵通知大廈總經理 /項目負責人 • 採取一些措施穩定現場或防止事故繼續惡化 • 提供適當慰問給受害者 • 收集一切與事故有關的資訊使有關同事能全面瞭解整個事故發生過程 • 填寫一級事故報表，於事故發生後一個工作天中午前以電郵或傳真到總公司負責輸入事故資料的同事並定期更新事故狀況 • 輸入事故資料的同事 • 登入OneViewRiskManagement以中文或英文輸入事故資料 • 把事故資料存檔 • 大廈總經理 /項目負責人 • 評估事故的嚴重性並作有需要的內部呈報 • 適當的調配資源處理事故 • 於二十八天內呈交調查報告到OneViewRiskManagement

35. 所需行動 (續…) 二級事故 (ISL 2) • 通報者 • 以電話/電郵通知大廈總經理 /項目負責人 • 採取一些措施穩定現場或防止事故繼續惡化 • 提供適當慰問給受害者 • 收集一切與事故有關的資訊使有關同事能全面瞭解整個事故發生過程 • 填寫二級事故報表，於事故發生八個小時內以電郵或傳真到總公司負責輸入事故資料的同事並定期更新事故狀況 • 輸入事故資料的同事 • 於規定時限內登入OneViewRiskManagement以英文輸入事故資料 • 把事故資料存檔 • 更新事故狀況

36. 所需行動 (續…) 二級事故 (ISL 2) • 大廈總經理 /項目負責人 • 立刻以電話/電郵通知物業管理部總監 • 適當的調配資源處理事故 • 通知客戶並定期更新事故狀況 • 填寫事故報告，得到JLL法律部後才可發送給客戶 • 于四十五天内呈交起因分析调查报告到OneViewRiskManagement • 物業管理部總監 • 立刻以電話/電郵通知亞太區物業管理部風險管理經理 (Peter Bylsma) • 立刻以電話/電郵通知北亞區功能專家小組 (Steve Chan) • 提供建議/資源處理事故 • 協調其他部門作事故善後工作 • 確認起因分析調查報告的建議 • 資訊回饋予公司高級管理層，使他們能分享有關事故處理之經驗

37. 所需行動 (續…) 三級事故 (ISL 3) • 通報者 • 以電話/電郵通知大廈總經理 /項目負責人 • 採取一些措施穩定現場或防止事故繼續惡化 • 提供適當慰問給受害者 • 收集一切與事故有關的資訊使有關同事能全面瞭解整個事故發生過程 • 填寫三級事故報表，於事故發生四個小時內以電郵或傳真到總公司負責輸入事故資料的同事並定期更新事故狀況 • 輸入事故資料的同事 • 於規定時限內登入OneViewRiskManagement以英文輸入事故資料 • 把事故資料存檔 • 更新事故狀況

38. 所需行動 (續…) 三級事故 (ISL 3) • 大廈總經理 /項目負責人 • 立刻以電話/電郵通知PM Head • 適當的調配資源處理事故 • 通知客戶並定期更新事故狀況 • 填寫事故報告，得到JLL法律部後才可發送給客戶 • 於四十五天內呈交起因分析調查報告到OneViewRiskManagement • 於四十五天內呈交詳細調查報告到OneViewRiskManagement • 物業管理部總監 • 立刻以電話/電郵通知Eric Lee • 立刻以電話/電郵通知亞太區物業管理部風險管理經理 (Peter Bylsma) • 立刻以電話/電郵通知北亞區功能專家小組 (Steve Chan) • 提供建議/資源處理事故 • 協調其他部門作事故善後工作 • 確認起因分析調查報告的建議 • 資訊回饋予公司高級管理層，使他們能分享有關事故處理之經驗

39. 風險管理經理的角色 • “OneViewRiskManagement”系統管理員 • 接收所有新事故的提醒 • 綜合事故資料 • 有需要時協調危機處理小組

40. 採購管理

41. 除以下情況外，你必須選用在公司合格供應商/承辦商清單內的供應商/承辦商進行採購工作：除以下情況外，你必須選用在公司合格供應商/承辦商清單內的供應商/承辦商進行採購工作： 客戶自行進行的採購，或； 客戶所指定的供應商/承辦商，或； 在某些合約內，指定的供應商/承辦商 在合格供應商/承辦商清單內列明可以豁免的貨品/服務 採購者必須保留所有採購紀錄 選擇供應商/承辦商

42. 採購合約/採購單的批核 如所購買的東西或服務是在港幣三千元或以上需正式採購文件 豁免 甲) 所要購買的東西價值低於港幣三千元； 乙) 月繳或經常性的維修費； 丙) 持續法律行動的開支

43. 報價要求 採購者需依照以下規定在採購時獲取最低報價數目： 除非得到客戶書面批准或在緊急情況下獲得總寫字樓隊長批核，上述採購必須嚴格執行

44. 報價要求 豁免 在以下情況下，採購者可被豁免報價或招標程序： • 增補訂單 • 受維修或服務合約約束之指定服務或物料供應 • 由唯一代理商或原設備供應商所提供的服務或物料

45. 採購單/合約的批核 採購者在採購時需獲得以下被授權人士批准，方可進行採購工作：

46. 變更/取消採購文件 當採購單內的內容有變更時，我們需要取消採購單，並通知供應商/承辦商及財務部 所有新的採購單需按有關要求/程序重新批核

47. 招標 –單一業主物業 • 提供專業及優越的意見，以滿足客戶商業目標 • 履行在管理合同中的服務要求 • 所有超過HK$30,000之採購, 必需進行正式招標程序

48. 招標要求 –適用於已訂立正式大廈公契的項目 根據建築物管理法例(344)內，第20A(2)小節及2B小段的指引，如有任何採購大於或有機會超越以下條款：- - 採購合同總額等於港幣二十萬；或 - 總採購額等於每年財務預算的20% (以上條款以金額較少者為準) 則必須於採購時進行招標。 若總採購等於每年財務預算的20%以上，批核採購的程序更需在業主週年大會內進行。

49. 招標要求–適用於已訂立正式大廈公契的項目(續…)招標要求–適用於已訂立正式大廈公契的項目(續…) 在下列情況下，可以豁免招標工作： (甲) 該供應商/承辦商當時正為該大廈提供供應品，貨品或服務及； (乙) 有關供應商/承辦商所提供的物品，貨品或服務與現時所提供的物品，貨品或服務屬同一種類；及 (丙) 業主藉著在業主大會上議決通過「不須進行招標」。

50. 裝修管理