Das Bankettgeschäft

1. Das Bankettgeschäft (c) Mag. Karin Kilian

2. Organisatorische Eingliederung (c) Mag. Karin Kilian

3. Organisation Zielsetzung Werbung + Verkauf Verkaufsgespräch-Checklisten, Kongresse, Tagungen, Konferenzen Kostenkontrolle + Preispolitik Buchung, Organisation + Durchführung der Veranstaltung Reservierung, Interne Bankettinformationen (c) Mag. Karin Kilian

4. Ablauf (c) Mag. Karin Kilian

5. Werbung & Verkauf • Ausstattung des Bankettbüros • Koordination aller Verkaufsbesuche mit Bankettleiter • Verkaufspersonal verfügt über folgende Unterlagen: • Fotos verschiedenartiger Veranstaltungen und Dekorationen • Fotos für preislich unterschiedliche Buffets usw. • Möglichkeit der Bestuhlung und Tischanordnung in Veranstaltungsräumen • Standardisierte und frei wählbare Menüvorschläge mit passenden Getränkevorschlägen • Möglichkeiten der technischen Einrichtungen • Preis- und Kompositionstabelle für sämtliche Menüartikel • Verkaufsgespräch-Checkliste für Kongresse, Tagungen, Konferenzen (c) Mag. Karin Kilian

6. Werbung & Verkauf • Gedruckte Bankettbroschüre • Konkurenzfähige Programme für spezielle Anlässe wie Hochzeiten, Geburtstagsfeiern,… • Küchenchef ist bei Menübesprechung mit dabei • Bei Großveranstaltungen Probeessen mit Veranstalter • Bei mehreren Veranstaltungen/Tag, versucht Bankettleiter gleiche Menüs zu verkaufen • Beim Verkauf von Konferenzen, Tagungen, Abend-veranstaltungen, versucht Bankettleiter auch Zimmer zu verkaufen • Konkurrenzveranstaltungen erfassen (Anzeigen sammeln, wichtigste selbst besuchen) (c) Mag. Karin Kilian

7. Werbung & Verkauf • Über Kundenkartei Kunden durch Direct Mailing über besondere Veranstaltungen im Haus informieren • Geeignete Werbemedien wie Presse, Fernsehen, Kino, Hotelführer, Rundfunk werden gezielt eingesetzt. • Bei Absage dient die Adresse als Grundlage für zukünftige Verkaufsgespräche. (c) Mag. Karin Kilian

8. Kostenkontrolle & Preispolitik • Bankettgeschäft = Volumengeschäft (Fixkostensenkung) • Menüvorschläge auf spezielle Veranstaltung unter Berücksichtigung der saisonalen Lebensmittelangebote zuschneiden • Bankettleiter erhält Produktliste mit geringstem Lagerumschlag -> in Verkaufsgesprächen verstärkt anbieten • Bankett-Beurteilung nach Brutto-Gewinn/Verlust-Rechnung • Bei Veranstaltungen an Feiertagen, Versuch die Menüs mit Anlass zu kombinieren (c) Mag. Karin Kilian

9. Kostenkontrolle & Preispolitik • „Tagesmenü“ am Folgetag der Veranstaltung mit Überproduktion abstimmen • Preispolitik = Drahtseilakt zwischen optimaler Auslastung der vorhandenen Kapazität und Vermeidung von Dumping • Gäste sind über schlechte Qualität mehr verärgert als über einen relativ teuren Preis (c) Mag. Karin Kilian

10. Buchung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung • Bei vorläufigen Buchungen wird Termin für endgültige Zu- oder Absage gesetzt • Klares Reservierungssystem (nummerierte Buchungs- unterlagen, Angabe ob Buchung tentativ/definitiv ist, Eintragung ins Bankettbuchungsbuch, klare Ablage u. geregeltes „Wiedervorlagesystem“) • Schriftlich abgeschlossener Vertrag bei Großveranstal-tungen als Grundlage für die spätere Abrechnung • Minimumgarantien (wo möglich) • Bei Großveranstaltungen teilweise Vorauszahlung (c) Mag. Karin Kilian

11. Buchung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung • Monatlicher und wöchentlicher Veranstaltungsplan fasst das Veranstaltungsprogramm der kommenden Woche bzw. Monats zusammen -> Grundlage für Dienstplaneinteilung • Rechtzeitige „Bankettinformation“ (Function-Sheet) an alle Abteilungen mit den notwendigen Details • Wöchentliche Bankettmeetings mit Küchenchef, Bankett-oberkellner, Steward, Hausdame, Buchhalter und F&B-Manager • Nach jeder Veranstaltung schriftliches Dankeschön an Veranstalter • Großteil der Veranstaltungen wiederholen sich, daher eigene Akte anlegen inkl. Verbesserungsvorschläge für das nächste Mal (c) Mag. Karin Kilian

12. Behördliches • Jede Veranstaltung muss bis spätestens 3 Tage vor Beginn angemeldet werden (BPol-Dir.: Veranstaltungs-amt, Magistrat: Stadtsteueramt, Gemeinde)Veranstaltungsorte die wiederkehrend Veranstaltungen organisieren besitzen meist eine grundsätzliche Genehmigung. • Steuern und Gebühren: • Vergnügungssteuer (Steuerschuldner = Veranstalter) • Werbeabgabe • AKM (c) Mag. Karin Kilian

13. Bankettmarketing Der richtige Betreuungsmix • Wann sollen wir den Kunden ansprechen?  „Betreuungsanlässe“ • Wie können wir den Kontakt herstellen?  „Betreuungsformen“ • Wie oft sollen wir kontaktieren?  „Betreuungsintensität“ (c) Mag. Karin Kilian

14. Der richtige Betreuungsmix • Betreuungsanlässe • Betriebsbezogene • Umfeldbezogene • Produktbezogene • Personenbezogene • Ertragsbezogene • Saisonbezogene • Betreuungsformen • Das persönliche Gespräch:Am erfolgreichsten, aber auch am teuersten ! • Telefonisch • Schriftlich (Brief, E-mail, Newsletter) (c) Mag. Karin Kilian

15. Grade der Betreuungsintensität A-Kunde: intensive persönliche Betreuung C-Kunde:geringere Betreuung, vorwiegend schriftlich B1-Kunde:Wie A-Kunde (verstärkte Intensität, da künftiges Potential) B2-Kunde: Gute Betreuung (c) Mag. Karin Kilian