ACTIVITY-BASED MANAGEMENT

1. ACTIVITY-BASED MANAGEMENT Mulyadi Universitas Gadjah Mada mulyadiugm@gmail.com Jogjakarta, Oktober 2011

2. BUTIR-BUTIR PENTING • Opening remark • Konsep activity-based management • Konsekuensi pemusatan pengelolaan ke aktivitas • Latar belakang ABM • Posisi ABM dalam resource management system • Mengapa aktivitas menjadi fokus pengelolaan? • Bagaimana informasi tentang aktivitas digunakan dalam ABM? • Fungsi, departemen, proses, aktivitas, dan tugas • Penggolongan aktivitas • Bagaimana activity-based management dilaksanakan? • Apa yang menjadi pemampu personel untuk melaksanakan ABM? • Hubungan antara activity-based budgeting, activity-based management, dan activity-based cost system • Mindset yang melandasi manajemen berbasis aktivitas • Closing remark

3. Butirpenting ke-1 OPENING REMARK

4. The method used to manage business process will be a major factor in determining the survival of corporation in the coming decade (Noland D. Archibald)

5. ButirPenting ke-2 KONSEP ABM

6. KONSEP ABM • Activity-based management (ABM) adalahpendekatanmanajemen yang memusatkanpengelolaan pada aktivitas dengan tujuan untuk melakukanimprovementberkelanjutanterhadapvalue yang dihasilkanbagicustomer dan laba yang dihasilkan dari penyediaan valuetersebut. • Dalam definisi ABM ini terdapatduafrasapenting: • Pemusatanpengelolaan pada aktivitas untuk improvementberkelanjutanterhadapcustomer value dan • Pemusatanpengelolaan pada aktivitas untuk menghasilkanlaba dari penyediaan valuebagicustomer.

7. KONSEP ABM

8. TUJUAN ABM (1) • Customer adalah tujuan ABM. • Keinginan, harapan, dan kebutuhan customer lah yang menciptakan bisnis perusahaan dalam menghasilkan fitur produk/jasa. • Kejelian dan kecerdasan manajemen dalam mengidentifikasi keinginan, harapan, dan kebutuhan customer lah yang mampu mengubah keinginan, harapan, dan kebutuhan customer yang masih terpendam (latent) menjadi bisnis yang profitable. • Melalui fitur produk/jasa yang dihasilkan perusahaan, manajemen menghasilkan value bagi customer.

9. TUJUAN ABM (2) • Dari sisiperusahaan, aktivitasmerupakanpenyebabtimbulnyabiaya (konsumsisumberdaya yang dinyatakan dalam satuanmoneterstandar). • Kemampuanpersonel dalam mengelolaaktivitasmenjanjikanpenguranganbiaya yang berdampak pada peningkatanlaba yang dihasilkan oleh perusahaan. • Dengan demikiantujuan ABM juga terletak pada komponensumberdaya, yaituberupapenguranganbiayasebagaihasil dari pengelolaanterhadapaktivitas.

10. FOKUS ABM • Fokus ABM diletakkan pada aktivitas. • Dari sisi customer, aktivitas merupakan kegiatan yang digunakan untuk menghasilkan fitur produk/jasa yang dibutuhkan oleh customer. • Oleh karena pilihan customer diperebutkan oleh banyak perusahaan, maka kemampuan manajemen dalam mengelola aktivitas untuk menghasilkan fitur produk/jasa yang fit dengan kebutuhan customer, menjadi penentu daya saing perusahaan di lingkungan bisnis kompetitif. • Dengan demikian tujuan ABM adalah untuk memenangkan pilihan customer melalui penyediaan fitur produk/jasa yang fit dengan kebutuhan customer, sehingga menghasilkan arus masuk pendapatan dari penjualan fitur produk/jasa kepada customer.

11. PEMUSATAN PENGELOLAAN PADA AKTIVITAS UNTUK MENGHASILKAN LABA DARI PENYEDIAAN VALUE BAGI CUSTOMER • Seberapa bagus pengelolaan terhadap aktivitas dilaksanakan oleh personel akan mempunyai dua dampak sekaligus: • Keberhasilan perusahaan dalam menghasilkan fitur produk/jasa yang menghasilkan value bagi customer sehingga menjanjikan arus pendapatan ke dalam perusahaan dan • Keberhasilan perusahaan dalam mengurangi biaya melalui pengelolaan terhadap penyebab biaya—yaitu aktivitas.

12. Butir penting ke-3 KONSEKUENSI PEMUSATAN PENGELOLAAN KE AKTIVITAS

13. KONSEKUENSI PEMUSATAN PENGELOLAAN KE AKTIVITAS (1) • Konsekuensipemusatanpengelolaankeaktivitasadalahperlunyapenggeseranparadigmaterhadaporganisasi. • Organisasidipandang dengan functional view—suatupandangan yang menganggaporganisasisebagaisekelompokfungsi yang terdiri dari paraspesialis yang secara bersama-samamewujudkantujuanorganisasi. • Anggapaninilah yang tidak pernah terwujud, karena jika setiap fungsiberorientasikeperwujudantujuanfungsimasing-masing, tujuanorganisasisecarakeseluruhan akan terabaikan.

14. KONSEKUENSI PEMUSATAN PENGELOLAAN KE AKTIVITAS (2) • Paradigmaterhadaporganisasiharusdigeserkeorganisasisebagaisekumpulanproses yang digunakan oleh perusahaan untuk menghasilkanproduk/jasabagicustomers. • Dengan carapandang ini, prosesbisnisdijadikansebagaifokusperhatianseluruhpersonel dan usahaseluruhpersoneldiarahkankeimprovementsecaraberkelanjutanterhadapprosesbisnistersebut. • Pandangandemikianterhadaporganisasidisebutprocess view—suatupandangan yang menganggaporganisasisebagaiserangkaianproses untuk memenuhikebutuhancustomer. • Melaluiimprovementsecaraberkelanjutanterhadapprosesbisnis ini, perusahaandapatmenghasilkanduamanfaatsekaligus: • Meningkatkankualitasproduk/jasabagicustomers dan mengurangibiaya.

15. Butir penting ke-4 LATAR BELAKANG ABM

16. Managers cluster units by function when the benefits of specialization are greater than the benefits of market responsiveness. (Robert Simons)

17. LANDASAN • Ajaran “division of labor” Adam Smith • Organisasi dipandang sebagai mesin • Organisasi militer—command and control • Organization is a collection of functional boxes

18. COCOK UNTUK KARAKTERISTIK LINGKUNGAN BISNIS APA? • Pekerjaan bersifat laborious—mengandalkan pada pekerjaan otot • Hard automation technology • Informasi diolah secara manual • Produser memegang kendali bisnis • Lingkungan stabil • Kurang kompetitif

19. DAMPAK TI

20. Organisasi sebuah perusahaan manufaktur

22. “Adam Smith was wrong. Individuals working for their own best interests are not good for the whole country. American management and labor are only hurting each other and themselves by adopting adversarial roles. While Americans are fighting with each other, the rest of the world will walk right by us economically. (Anonymous Respondent in Competitiveness Survey, Harvard Business Review, Sep-Oct 1987)

23. ORGANISASI YANG DIDESAIN PADA WAKTU INFORMASI DIOLAH SECARA MANUAL Command and Control Information is closely guarded

24. PERGESERAN PARADIGMA TERHADAP ORGANISASI • Focus strategy • De-stabilizer • Shared competencies and resources • Information era • Trust-based relationship • Wealth-creating institution • System thinking

25. KARAKTERISTIK LINGKUNGAN BISNIS DALAM ERA TI • Trend pergeseran dari hard automation technologykesmart technology(teknologi informasi sebagai backbone) • Pekerjaan bergeser ke thinking works (knowledge-based works), sehingga knowledge workersmenjadi dominan • Lingkungan bisnis bersifat global, sangat kompetitif, dan bergolak (turbulen)

26. KARAKTERISTIK LINGKUNGAN BISNIS DALAM ERA TI • Trend pergeseran ke responsibility-based organization • Perdagangan berjalan melalui jalan raya elektronik • Kekayaan lebih banyak dihasilkan dari intangible assets daripadafinancial assets • Kekayaan intelektual menjadi kekayaan perusahaan yang paling berharga. • Untuk dapat bertahan hidup dalam lingkungan tersebut, organisasi harus memiliki core competenceuntuk mewujudkan misinya dan kohesif (bothinternally and in group).

27. MANUAL VS COMPUTERIZED ACCOUNTING

28. OLTP DAN OLAP

29. DAMPAK ERA TI THD ORGANISASI Shared Database Relay doubles the noise and cuts the message in half Information is shared Direct access Karyawan

30. RELAY DOUBLES THE NOISE AND CUTS THE MESSAGE IN HALF (1) • Berikut adalah sebuah cerita tentang bagaimana sebuah pesan dikomunikasikan secara hirarkis dalam sebuah perusahaan, dari direktur hingga ke karyawan bawahan. • Dari: Direktur - Kepada: General Manager • "Besok akan ada gerhana matahari total pada jam sembilan pagi. Ini adalah kejadian yang tak bisa kita lihat setiap hari. Untuk menyambut dan melihat peristiwa langka ini, seluruh karyawan diminta untuk berkumpul di lapangan dengan berpakaian rapi. Saya akan menjelaskan fenomena alam ini kepada mereka. Bila hari hujan, dan kita tidak bisa melihatnya dengan jelas, kita berkumpul di kantin saja."

31. RELAY DOUBLES THE NOISE AND CUTS THE MESSAGE IN HALF (2) • Dari: General Manager - Kepada: Manager • "Sesuai dengan perintah Direktur, besok pada jam sembilan pagi akan ada gerhana matahari total. Bila hari hujan, kita tidak bisa berkumpul di lapangan untuk melihatnya dengan berpakaian rapi. Dengan demikian, peristiwa hilangnya matahari ini akan dijelaskan oleh Direktur di kantin. Ini adalah kejadian yang tak bisa kita lihat setiap hari." • Dari: Manager - Kepada: Supervisor • "Sesuai dengan perintah Direktur, besok kita akan mengikuti peristiwa hilangnya matahari di kantin pada jam sembilan pagi dengan berpakaian rapi. Direktur akan menjelaskan apakah besok akan hujan atau tidak. Ini adalah kejadian yang tak bisa kita lihat setiap hari."

32. RELAY DOUBLES THE NOISE AND CUTS THE MESSAGE IN HALF (3) • Dari: Supervisor - Kepada: Koordinator • "Jika besok turun hujan di kantin, kejadian yang tak bisa kita lihat Setiap hari, Direktur, dengan berpakaian rapi, akan menghilang jam • sembilan pagi." • Dari: Koordinator - Kepada: Semua Staff • "Besok pagi, pada jam sembilan, Direktur akan menghilang. Sayang sekali, kita tidak bisa lagi melihatnya setiap hari” • Dari: Staff kepada Staff • "Memang dia lebih baik pergi..."

33. Managers cluster units by market focus (i.e., products, customers, or geography) when the benefits of market responsiveness outweigh the benefits of specialization. (Robert Simons)

34. CONTOH CROSS-FUNCTIONAL ORGANIZATION RS Organization as a pool of shared competencies and resources Market orientation rather than internal orientation Sense and respond Planning and motivating Employee empowerment Performance-based power Performance-based reward Customers take charge One point of contact

35. EVOLUSI ORGANISASI Jumlah ternak Luas Tanah Tangible Assets Intangible Assets

36. Butir penting ke-5 POSISI ABM DALAM RESOURCE MANAGEMENT SYSTEM

37. POSISI ABM DALAM RESOURCE MANAGEMENT SYSTEM

38. Butir Penting ke-6 MENGAPA AKTIVITAS MENJADI FOKUS PENGELOLAAN?

39. ABM VERSUS TRADITIONAL MANAGEMENT DEP. PENERIMAAN DEP. PENERIMAAN Biaya bahan Rp545.000.000 Biaya personel 88.000.000 Biaya energi 100.000.000 Biaya depresiasi 80.000.000 Biaya asuransi 46.000.000 Biaya komunikasi 30.000.000 Biaya pemeliharaan 35.000.000 Biaya kantor 42.000.000 Biaya lain 25.000.000 Total Rp991.000.000 Menerima Rp395.000.000 Memindah 230.000.000 Menyerahkan 155.000.000 Mengelola karyawan 90.000.000 Melaksanakan Pekerjaan Administratif 31.000.000 Total Rp991.000.000 TRADITIONAL MANAGEMENT ABM

40. ALASAN MENGAPA AKTIVITAS DIJADIKAN FOKUS PENGELOLAAN • Aktivitas merupakan penyebab biaya, • Aktivitas memudahkan evaluasi terhadap alternatif, • Aktivitas memfokuskan strategi perusahaan, • Aktivitas memadukan ukuran kinerja keuangan dan nonkeuangan, • Aktivitas menggambarkan adanya saling ketergantungan, • Aktivitas memudahkan improvement berkelanjutan.

41. AKTIVITAS ADALAH PENYEBAB BIAYA • “Cost is caused and the causes of cost can be managed.” • Biayamerupakannilai rupiah sumberdaya yang dikonsumsi oleh aktivitas untuk menghasilkanfiturproduk/jasabagicustomer. • Penyebablangsungterjadinyabiayaadalahaktivitas. • Konsekuensi dari terungkapnyaaktivitassebagaipenyebabbiayaadalah: • Personelmenggaliinformasiberlimpah tentang aktivitas untuk memampukan mereka dalam pengelolaaktivitasmelalui ABM, • Fokuspengelolaandiletakkan pada aktivitas untuk memampukanpersonel dalam mengelolabiaya (cost management) dengan mengurangi atau menghilangkanaktivitas yang tidak bernilaitambahbagicustomer.

42. AKTIVITAS MEMUDAHKAN EVALUASI TERHADAP ALTERNATIF • Dalam ABM, fokus pengelolaan diletakkan pada aktivitas. • Dalam ABM digali informasi lengkap tentang aktivitas. Setiap aktivitas diidentifikasi customer-nya, ditentukan cycle effectiveness-nya untuk mengetahui proporsi aktivitas yang tidak menambah nilai bagi customer, diidentifikasi resource driver, activity driver, dan lain-lain informasi tentang aktivitas. • Semua informasi tentang aktivitas ini meningkatkan wawasan (insight) personel tentang aktivitas, sehingga meningkatkan kecerdasan personel dalam mencari alternatif untuk melakukan improvement berkelanjutan terhadap aktivitas yang digunakan untuk menghasilkan fitur produk/jasa bagi customer.

43. CONTOH Contoh 1 • Sistemmanual dalam memprosesdokumendapat dengan mudahdibandingkan dengan sistemkomputerisasi yang menggunakan electronic data interchange (EDI) berdasarkanaktivitas yang dilaksanakan dalam setiap sistem dan sumberdaya yang diperlukan untuk menjalankan setiap sistemtersebut. Contoh 2 • Cost effectivenessproses yang digunakan oleh perusahaandapat dengan mudahdibandingkan dengan cost effectivenessprosessama yang digunakan oleh perusahaan lain (melaluibenchmarking). Prosestersebutkemudiandapatdipelajari untuk menentukanpraktikterbaiksebagaidasar untuk melakukanimprovementterhadapaktivitas yang membentukprosestersebut.

44. AKTIVITAS MEMFOKUSKAN STRATEGI PERUSAHAAN • Strategiadalahpengerahan dan pengarahanseluruhsumberdayaperusahaan untuk mewujudkanvisiorganisasi. • Agar strategipilihandapatdiwujudkanke dalam tindakannyata, diperlukanserangkaiankegiatanpenerjemahan dan penjabaran. • Pertamastrategiharusditerjemahkanke dalam inisiatifstrategikpilihan untuk diarahkankepencapaiansasaranstrategik. • KeduaInsiatifstrategikkemudiandijabarkanke dalam program—kegiatanberjangkapanjang untuk mewujudkansasaranstrategik. • Ketiga program kemudiandijabarkanke dalam rencana aktivitasberjangka waktu tahunan dalam anggaranberbasisaktivitas. Dengan rencana aktivitas dalam anggaranberbasisaktivitas, strategipilihanmenjadifokus setiap aktivitaspilihan yang dicantumkan dalam anggaran.

45. CONTOH (1) • Differentiation strategymerupakanpolapengerahan dan pengarahanseluruhsumberdayaorganisasi untuk menjadikanperusahaandistinct dalam persaingan. • Strategi ini diterjemahkanke dalam inisiatifstrategik untuk menjadikanperusahaanmemilikikeunggulan dalam value proposition yang ditawarkankepadacustomer, hubungan dengan customer, dan citraperusahaan. • Strategi ini juga diterjemahkanke dalam inisiatifstrategik untuk membangun keunggulan dalam proses yang digunakan untuk menghasilkan value bagicustomer (operationmanagement processes, customermanagement processes, innovation processes, regulatory and environmental processes). • Di samping itu, strategi ini juga digunakan untuk membangun keunggulan di dalam modal, manusia, modal informasi, dan modal organisasi. Insiatifstrategik di berbagaiperspektiftersebut (customer, proses, serta pembelajaran dan pertumbuhan) kemudiandijabarkanke dalam action plans: program dan anggaran. • Dalam prosespenyusunananggaraninilahdipilihaktivitas-aktivitas untuk menjabarkan program dalam membangun keunggulankompetitif. Aktivitaspilihaninilah yang kemudiandilaksanakan dan dipantaumelaluisistempengimplementasian dan sistempemantauan. • Keseluruhanprosespemilihaninisiatifstrategik, penyusunan program dan penyusunananggarandiwarnai oleh semangat untuk membangun keunggulankompetitifberbasisdifferentiation strategy

46. CONTOH 2 • Low coststrategymerupakanpolapengarahan dan pengarahanseluruhsumberdayaorganisasi untuk menjadikanperusahaansebagai low cost producer di antaraparapesaingnya. • Perusahaan yang menggunakan low cost strategymenawarkanproduk/jasatermurah di dalam persainganmelaluikompetensiintinyamendesainproduk/jasaberbiayarendah, mendesainoperationmanagement processes, customermanagement processes, innovation processes, regulatory and environmental processes yang produktif dan cost effective, membangun modal manusia, modal informasi, dan modal organisasi untuk menjalankanvalue-creating process untuk menghasilkanproduk/jasa dengan kosterendah di dalam persaingan. • Low cost strategytersebutkemudianditerjemahkanke dalam inisiatifstrategik di perspektifcustomer, proses, serta pembelajaran dan pertumbuhan. Inisiatifstrategikpilihandijabarkanke dalam program dan anggaran. • Dalam prosespenyusunananggaraninilahdipilihaktivitas-aktivitas untuk menjabarkan program dalam membangun kemampuan untuk melakukanstrategic cost reduction. Aktivitaspilihaninilah yang kemudiandilaksanakan dan dipantaumelaluisistempengimplementasian dan sistempemantauan. Keseluruhanprosespemilihaninisiatifstrategik, penyusunan program dan penyusunananggarandiwarnai oleh semangat untuk membangun keunggulankompetitifberbasislow cost strategy.

47. AKTIVITAS MEMADUKAN UKURAN KINERJA KEUANGAN DAN NONKEUANGAN • Teknologi informasi menjadi enabler untuk memadukan informasi keuangan dan nonkeuangan dalam shared database yang dapat diakses oleh siapa yang diberi wewenang untuk itu.. • Informasi keuangan mengenai aktivitas yang disediakan dalam data warehouse mencakup: total activitycosts, jenis biaya yang dikonsumsi oleh aktivitas, activity driver rate, resource driver rate. Informasi nonkeuangan mengenai aktivitas yang disediakan dalam data warehouse mencakup: cycle time, cycle effectiveness, resource drivers, activity drivers, resource driver quantity, activity driver quantity, activity types, activity’s customer. • Ketersediaan informasi keuangan dan nonkeuangan dalam shared database ini memudahkan personel melakukan proses analitik untuk mencari berbagai peluang dalam meng-improvevalue yang ditawarkan kepada customer, meng-improve operation management processes, customer management processes, regulatory and environmental processes, dan dalam meningkatkan produktivitas dan kecepatan innovation process, serta dalam meningkatkan kualitas modal manusia, modal informasi, dan modal organisasi. • Di samping itu, ketersediaan informasi keuangan dan nonkeuangan dalam shared database ini dapat memperdalam wawasan personel tentang bisnis yang menjadi fokus perusahaan.

48. AKTIVITAS MENGGAMBARKAN ADANYA SALING KETERGANTUNGAN • Melalui analisis terhadap masukan dan keluaran suatu aktivitas dapat diperoleh gambaran adanya saling ketergantungan antara aktivitas satu dengan aktivitas lain dalam perusahaan dan antar perusahaan dalam jejaring organisasi. • Melalui analisis saling ketergantungan antara satu aktivitas dengan aktivitas lain dapat diukur kinerja aktivitas dalam hubungannya dengan aktivitas sebelumnya maupun aktivitas sesudahnya.

49. AKTIVITAS MEMUDAHKAN IMPROVEMENT BERKELANJUTAN • Aktivitas menyediakan informasi tentang value-added activities dan non-value-added activities sehingga menyediakan dasar untuk melakukan improvement terhadap aktivitas tersebut melalui: • Eliminasi pemborosan (non-value-added activities), • Pengurangan cycle time, • Improvement terhadap kinerja value-added activities, • Pengurangan lead time untuk memperkenalkan produk/jasa baru.

50. Butir Penting ke-7 FUNGSI, DEPARTEMEN, PROSES, AKTIVITAS, DAN TUGAS