1 / 44

企業內容管理 ( ECM ) SharePoint 2010 對於 ECM 的實踐

企業內容管理 ( ECM ) SharePoint 2010 對於 ECM 的實踐. 本 日 議 程. SharePoint 2010 ECM 策略. 何謂 「內容」 ?. 其具備 建立 、 審查 、 發行 、 處理 的內容管理功能 ， 並確保 根據原則與法規 管理 。 不論該 「 內容 」 是以傳統的文件或網頁的型式存在 。. 企業內容管理 (ECM) 概念. 文件管理 “ 電腦 系統 （或一 組 電腦 程 式 ）用來 追 踪和 儲 存電子 文件和/ 或紙 本 文件 的影像圖檔 。. 企業內容管理 (ECM) 概念. 紀錄 管理

ziva
Download Presentation

企業內容管理 ( ECM ) SharePoint 2010 對於 ECM 的實踐

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. 企業內容管理(ECM)SharePoint 2010對於ECM的實踐

  2. 本 日 議 程

  3. SharePoint 2010 ECM策略

  4. 何謂「內容」? 其具備建立、審查、發行、處理的內容管理功能，並確保根據原則與法規管理。不論該「內容」是以傳統的文件或網頁的型式存在。

  5. 企業內容管理(ECM) 概念 文件管理 “電腦系統（或一組電腦程式）用來追踪和儲存電子文件和/或紙本文件的影像圖檔。

  6. 企業內容管理(ECM) 概念 紀錄管理 “對於紀錄的識別、分類、歸檔、保存和銷毀的實踐.”

  7. 企業內容管理(ECM) 概念 網頁內容管理 “內容管理系統為HTML內容之創建和管理所實現的系統，通常為Web應用程式系統.”

  8. 現階段企業內容管理面臨的現況 郵件傳來傳去很麻煩 哪份文件要送審核? 只想讓相關人員修改 哪個才是最新版本? • 企業知識訊息大部分是存在於個人電腦的硬碟中 • 沒有一個有效的方法將資訊留存 • 當員工離職時，企業會喪失部分知識訊息 • 傳統文件分享模式已經走到黔驢技窮之途 • 一個團隊裡面，同一份文件往往被保留多份不同的版本 • 員工需要找一份文件時，通常是費時費力 • 對於多個版本的文件，很難判斷何者是最新的 • 很難對文件做權限的控管 • more…

  9. 傳統企業內容管理的挑戰 結構化資料僅構成企業資訊的一小部分，而隨著企業不斷建立非結構化資訊，如日常文件、資料以及其他內容，結構化資料所佔的比例便逐年下降。 資料來源：Doculabs, Inc.

  10. 導入ECM 管理日益增加的資料量與新型態的社群資料 無差別客戶體驗 – 電腦, 電話, 瀏覽器 傳統內容管理 • 社群網路與協同合作 • 社群網路與 • 協同合作 傳統文件 管理方式 結合搜尋帶來更完整的機制與更多的資訊

  11. 輔助： ECM合作夥伴解決方案 SharePoint ECM • 核心： ECM 業務流程管理 交易式內容管理 掃描 (影像和擷取) 封存和 文件庫服務 文件位置管理 • 文件管理 紀錄管理 網頁內容 管理 數位資產 管理 中繼資料 管理 以人為中心的工作流程 電子郵件 封存* * E-mail Archiving provided by Exchange

  12. SharePoint 2010 ECM主要功能 文件管理 中繼資料管理 記錄管理 網頁內容管理 數位資產管理

  13. SharePoint 2010輕鬆使用篇

  14. ECM 的參與角色概述 文件創造者【Office 2010 整合應用】 文件資訊規範【定義規則、套用到 SharePoint 設定】 文件審核者【企業的政策】 文件尋找者【定義搜尋條件】 文件保存制定【稽核管理】 …

  15. 輕鬆使用篇 簡單而直觀的使用者體驗 • 網路版Office (Office Web Apps)新! • Office 整合應用 • 共同編輯新! • 指定文件類別新! • 文件組 新! • 富媒體(Rich Media)新! • 使用SharePoint Workspaces進行離線工作

  16. 簡單而直觀的使用者體驗共享文件分類(The content organizer) 分類字詞庫 輕鬆管理 及變更字詞 匯入既有的字詞組 支援 多國語系

  17. 簡單而直觀的使用者體驗輕易的標記內容(Tag content) 以階層方式 瀏覽字詞 於後端office修改文件屬性 輸入時 提供建議的關鍵字 使用 文件資訊區 修改屬性

  18. 簡單而直觀的使用者體驗發現儲存位置(Repository discovery) SharePoint 範本 目前、最近或已存的SharePoint 位置 可選擇另存至SharePoint

  19. 簡單而直觀的使用者體驗文件組(Document set) 文件組頁籤： 屬性, 版本及 基礎管理 自訂頁面呈現 文件組屬性 個別 文件屬性 管理 不同類型文件

  20. 簡單而直觀的使用者體驗網頁設計、規劃與多媒體應用簡單而直觀的使用者體驗網頁設計、規劃與多媒體應用 一按即可進行網頁製作 動態切換 網頁配置 Ribbon 提供 圖庫及即時預覽 整合多媒體

  21. 簡單而直觀的使用者體驗共同編輯(Co-Authoring) • 快速提供IT專業能力的事實 • 降低網路需求 • 減輕電子郵件的頻繁度 • 持續管理內容 • 無須簽入簽出的協作 外觀 可選擇 鎖定段落 不被編輯

  22. 簡單而直觀的使用者體驗網路版Office (OWA) • 快速提供IT專業能力的事實 • 佈署的靈活性 • 跨越距離的限制與工作保持緊密接觸 • 跨瀏覽器支援 • 維持使用者介面的一致 輕量編輯 高畫質檢視文件 不論由電腦、瀏覽器或行動裝置，皆可看到一致的內容及格式

  23. 簡單而直觀的使用者體驗離線內容– Outlook/ SharePoint Workspace 高效率的整合 發生變動的資料

  24. 一目了然的步驟唯一文件識別碼(Document ID) 指定文件識別碼 進行搜尋 文件識別碼 為文件的屬性之一

  25. 一目了然的步驟內容組合 為不同的屬性規則，建立資料夾 送出的屬性必須符合屬性的條件 內容指定 傳送至的位置 從屬的內容類型 此內容類型在其他網站可以指定替代名稱

  26. 簡單而直觀的使用者體驗管理多媒體檔案形成資產做為預覽與播放簡單而直觀的使用者體驗管理多媒體檔案形成資產做為預覽與播放 資產文件庫 縮圖檢視 快速預覽 串流影片

  27. AvePoint Connectors– 文件分享與同步 讓使用者對於SharePoint 更能輕易上手

  28. DocAve Platform Key StrengthsEnd-to-End Infrastructure Solutions for SharePoint

  29. Connectors & RBS/EBS 技術 資料庫 • 在SharePoint上建立文件庫 • 不須上傳任何資料 • 使用者以孰悉的介面使用Connector功能 • 文件內容可直接開啟並編輯 Stub Load Stub 雲端儲存 Connector Create Read Metadata Sharepoint網站 使用者 檔案伺服器

  30. Connectors：文件分享與同步 佈署Connector文件庫 建立文件的對應路徑 利用RBS技術優化資料庫儲存 Demo

  31. Connectors：文件分享與同步 讓SharePoint也可以支援超過2GB的檔案 利用RBS技術優化資料庫儲存 Demo

  32. DocAveConnectors免除文件搬移而可共享文件 • 企業內容傳遞一體化而無須搬移資料 • 運用SharePoint的文件管理及外觀介面的功能優勢 • 資料無須上傳至SharePoint ，優化SQL Server的儲存 • 保持來源之中繼資料及權限 • 可連結大於2GB的檔案

  33. 法規遵循

  34. 法規遵循的功能 就地宣告紀錄的管理 階層式的檔案計畫 進階的報表 & 稽核 多階段的文件保留/ 處置 原則 公平處理所有內容 ICA ERMS Standard國際檔案理事會電子文件管理系統標準– 88% 遵從性

  35. 資訊管理原則文件紀錄或紀錄封存 針對勾選的文件進行記錄宣告 勾選的文件其屬性和內容都會鎖定而無法進行編輯

  36. 資訊管理原則階層式檔案計畫(Hierarchical file plan) 包含網站資料如：URL、系統管理員與報告日期 包含文件資料如規範、 項目總數與宣告的紀錄內容 文件所屬項目與 適用規範

  37. 資訊管理原則進階的報表 & 稽核(Reporting and Auditing) 顯示該文件是否在保留規範內 目前文件發布狀態與相關紀錄 個別項目稽核 名稱, 內容類型及 資料夾的位置

  38. 資訊管理原則多階段規範(Multi stage policy) 對於文件vs.紀錄可指定不同的原則 Support for Review Cycles 重複執行直至下一階段的保留設定啟動為止 Apply retention schedules based on Content Types or Libraries / Folders 提供週期檢視 根據內容類型或文件庫/ 資料夾套用保留規則 多樣的處理選項 多階段的保留原則

  39. 全面普及公平處理所有內容 搜尋相關的項目，以添加到保留原則中 使用就地記錄管理或傳送至其他位置 適用於一個 或以上的原則

  40. ICA ERMS Standard – 88% 遵從性 遵循ECM 標準 • 國際檔案理事會(ICA)電子文件管理系統標準 • Microsoft 對該標準進行SharePoint 2010 / SharePoint 2007 之委任獨立分析 • SharePoint的配置仍然需要解決具體記錄管理的功能 • 三個關鍵的差距：實體記錄管理、電子郵件易於取得、安全分類

  41. 易於使用 靈活的法規遵循 成本效益

  42. 下一步 SharePoint 2010的官方網站與相關資源http://www.microsoft.com/taiwan/sharepoint2010/ 試用微軟使用者體驗中心 聯絡您的台灣微軟業務代表或合作經銷商

  43. 還想要體驗更多嗎？ 立即搜尋！ 輸入－ 『Microsoft CIE 精誠』 關鍵字，進一步了解微軟客戶體驗中心！ 等你喔~ 快速體驗！ 馬上聯繫精誠資訊商業軟體處業務人員，安排完整體驗CIE的情境式魅力！

  44. Thank You! Q & A

More Related