恩施州档案局业务指导科覃学炼

归档文件整理 恩施州档案局业务指导科覃学炼

基本概念 • 执行的相关标准和规范 • 整理步骤

基本概念 • 档案：《中华人民共和国档案法》所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 • 全宗：是一个机关、社会组织或著名人物在执行职责活动中形成全部档案的总和。 • 归档文件整理：就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

基本概念 • 立档单位：形成档案全宗的单位就是立档单位。立档单位又称“全宗构成者” • 构成立档单位的条件：是一个机关、社会组织必须在行政上、财务上和组织人事上具有一定的独立性 • 文书文件材料：是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。 • 文书档案整理就是对文书文件材料的整理

基本概念 • 归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应当作为文书档案保存的各种纸质文件材料。主要包括四层含义： • 必须是本单位工作活动中直接形成的文件材料。一是上级来文、二是本机关文件、三是下级机关来文、四是同级或不相隶属机关的来文； • 必须是办理完毕的文件材料。有两层含义：一是指文件在处理程序上已经通过了所有的程序。二是指文件的内容办理完毕； • 必须是文书档案，而不包括科技、会计、专业档案； • 必须是纸质文件材料，而不包括声像、电子、实物等特殊载体材料

基本概念 • 归档文件整理原则： • 遵循文件的形成规律；保持文件之间的有机联系；区分不同价值；便于保管和利用 • 国家档案局8号令： • 2006年9月19日，国家档案局局务会议通过了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，简称8号令。2007年1月1日起正式施行。8号令与1987年的《规定》相比，体现了几大变化，比如：突出了立档单位的主体地位、体现了以人为本的思想等，但其中最重要最明显的一点就是将文书档案的保管期限从以前的永久、长期、短期改为永久、定期（包括30年、10年）两种。

基本概念 • 件：是归档文件的整理单位。如何界定“件”： • 指一份文件或在事由上有密切联系的一组文件为一件。文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件（一般第二年6月底以前收到批复的，则请示与批复合为一件；本单位属复文单位，请示与批复为一件）。 • 会议记录一般一本为一件。 • 提示：注意“件”的顺序：有结论的要前置、正文在前附件在后、转发文在前被转发文在后、复文在前来文在后。 • 自发文和外单位来文一“件”的内容。

执行的相关标准和规范 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令，2006年12月18日） 1 《归档文件整理规则》（2000年12月6日国家档案局） 2

执行的相关标准和规范 3 《湖北省机关档案工作业务建设规范》（鄂档规﹝2011﹞7号）《湖北省归档文件整理实施细则（鄂档规﹝2011﹞7号） 4

执行的相关标准和规范 5 《关于省档案局新业务规范中有关具体业务问题的处理意见》（恩施州档﹝2012﹞7号）

整理步骤 1 6 排列收集 2 7 编号鉴定 3 8 修整编目 9 4 装订装盒 5 10 分类上架

①收集 主要收集反映本机关职能活动、历史面貌及产权关系的文件材料，其中本单位的正式发文至少应收两套（一套归档，一套放入单位发文汇集）。具体收集范围按国家档案局8号令和本单位“三合一”制度规定执行。同时收集与档案有关的资料。做好收集工作，一般应做到以下几个方面：

①收集 • 建立相关制度。单位要建立专门的文件材料移交、接收制度，督促各科室及时按规范要求将各自形成的文件材料移交到档案室，为未来机关档案齐全完整打下基础。 • 坚持做好登记。机关档案员建立专门的收发文登记薄、档案收进移出登记薄，对本单位文件材料的来龙去脉做到心中有数。 • 注重平时积累，做到随办随归。文件材料办理完毕后立即登记存放，以免久后因保管不善遗失。也可以避免积压后增加工作负担。 • 加强沟通协调。平时注重与本单位各业务科（股）室的沟通和联系，积极参加单位举办的各种重大活动或发生的重大事件，做到应收尽收。 • 严格检查所收文件材料的质量。看是否有缺页、差收发文差处理签和纸质定稿、有请示差批复、有正本差附件等情况，保证收集工作的质量。

②鉴定 • 一是是否留存，也就是对照单位的《机关档案分类方案、归档范围、保管期限表》（“三合一”制度”），看其是否属于归档范围之内，从而剔出没有保存价值的文件。 • 二是给留存的文件确定保管期限。对照“三合一”制度划分档案保管期限（2007年以前是永久、长期、短期，2007年以后是永久、30年、10年）。

③修整 • 对破损文件进行修裱； • 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制（如传真件）； • 去除文件上易锈蚀的金属物； • 对过大的文件进行折叠。

④装订 归档文件材料修整完毕后，使用符合档案保护要求的装订材料对其进行重新装订，固定文件页次，从实体上最终确定“件”的形态。 • 归档文件按件进行装订。“件”是归档文件整理的基本单位。 • 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文（或去文）在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其它文字文本在后。

④装订 • 数字化处理前可采用不锈钢订书钉进行装订（目前全州的统一装订要求） • 完成数字化处理后可采用扎线装订 • 向国家档案馆移交的档案，应当采用扎线装订 • 扎线不得使用化学线 • 装订前应当去除文件上的装订钉、大头针、回形针、金属夹等金属物 • 书刊等印刷出版物可保持原装订

④装订 扎线装订的主要方法： • 一件文件材料较薄时，一般采用缝纫机在左上角斜扎或左侧边垂直扎线，但针脚不宜太密； • 一件文件材料较厚时，一般采用三孔一线扎线方式。 • 恩施州档〔2012〕7号文件对归档文件的装订作了专门规定，各单位可按文件要求暂时沿用不锈钢订书针装订方式。

问题（机构）的确定 保管期限的确定 ⑤分类选择分类方法制定分类方案年度的确定

⑤分类-选择分类方法 • 全州大多数单位采用年度－问题－保管期限组合分类法。 • 档案数量较少、内设机构简单的机关采用“年度—保管期限”两级分类方法。 • 少数单位采用年度—机构—保管期限分类法（垂直管理部门或上级主管部门的要求）。 • 同一单位分类方法应该保持相对稳定。

⑤分类-选择分类方法 • 三种分类方法举例：

⑤分类-制定分类方案 • 对机关单位来讲，就是各单位根据自身工作的性质和特点编制的分类方案、归档范围、保管期限表（“三合一”）的管理制度。这个制度是本机关档案整理的指南。 • 各机关单位初次制定或重新修订“三合一”的管理制度时，需报同级档案行政管理部门业务指导科审查，经发文批准后方能正式执行；企业、科技事业单位的分类方案一般实行备案制，但同样需要报到档案部门审核。

⑤分类-制定分类方案 • 《湖北省机关档案工作业务建设规范》对“三合一”制度的格式有明确的规定，各单位在编制时统一按下表模式进行。某单位机关档案分类方案、归档范围、保管期限表

⑤分类-年度的确定（按文件办结年划归年度）⑤分类-年度的确定（按文件办结年划归年度） • 当年办结的文件归入文件形成年； • 跨年度办结的文件，如请示与批复、转发文与被转发文等，归入办结年； • 开展专项活动形成的系列文件，可按活动阶段归入办结年。如“三万”活动； • 跨年度的会议文件，归入闭幕年； • 没有批复的请示，归入形成年。

⑤分类-问题（机构）的确定 • 按年度—机构—保管期限分类的，属哪个科室的文件就划归哪个机构，如办公室、业务指导科等等； • 按年度—问题—保管期限分类的，视文件材料的内容性质划分问题，如党群类、综合类、政工人事类、业务类等等； • 按按年度—保管期限分类的，不用划分机构或问题，在同一年度和保管期限下按一定的机构或问题顺序依次进行排列即可。

⑤分类-保管期限的确定 • 对文书档案确定保管期限，能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时，为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。 • 保管期限分为永久、30年、10年三种，按国家档案局8号令和本单位的“三合一”制度执行。

⑤分类-保管期限的确定 定为永久保管的，主要包括： • 本机关制定的法规政策性文件材料； • 本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； • 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； • 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、年度以上的总结、综合统计报表等；

⑤分类-保管期限的确定 定为30年保管的，主要包括： • 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； • 本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； • 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； • 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

⑤分类-保管期限的确定 定为10年保管的，主要包括： • 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； • 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； • 同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； • 下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

⑤分类-保管期限的确定 • 不要将不同保管期限的文件混在一起； • 应按一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限； • 一个问题的文件，有保管期限不完全相同的情况，为了保持问题的完整性，可本着就高不就低的原则，如会议材料； • 确定档案保管期限的基本原则：一是以我为主；二是以人为本；三是价值优先；四是宁宽勿严；五是遵守相关标准规范。

⑥排列 • 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。 • 通过分类，归档文件整体上具有了一定的系统性，但具体到每一类仍处于零散状态，因此，需要通过排列使其进一步系统化。

⑥排列 • 归档文件的排列在同一保管期限下（即分类方案的最低一级类目内）进行，同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限的文件，按事由结合时间、重要程度排列。 • 会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。 • 短期（10年）保管的文件可按办理完毕、归档的先后顺序排列。

⑦编号 • 主要有三个方面：盖归档章、填写归档章各项目、编页号。 • 归档章一般盖在文件首页右上角，如该位置被占用，可选择首页上端其他空白处。 • 归档章设置有6个项目：全宗号、归档年度、室编件号、机构（问题）、保管期限、馆编件号。如下图：

⑦编号-归档章标准式样 （注：标有“*”号为选择项，下同）

⑦编号-填写归档章项目要求 • 填写归档章项目：应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、黑色圆珠笔等（盖归档章可用红色印泥，其内容用黑色字迹材料填写）。 • 建议将归档章各项目刻成印章，不须用笔填写，这样既美观、又便捷。

⑦编号-填写归档章项目要求 • 全宗号：同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号(用三位阿拉伯数字标注)，一般向同级国家综合档案馆移交过档案的单位才有全宗号。如恩施州档案局（馆）的全宗号就应填064 。 • 年度：填写文件材料划归的归档年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“1999”、“2011”。保管期限：标注归档文件保管期限。如“永久”，“30年”，“10年”。

⑦编号-填写归档章项目要求 • 室编件号：归档文件在同一保管期限（即分类方案的最低一级类目）内，按文件排列顺序从“1”开始标注。 • 一般规定各单位在同一年度、同一机构（问题）（采用两级分类方法的单位，没有此项）、同一保管期限下从“1”开始逐件编流水号 • 馆编件号：按进馆要求编注（各单位在档案移交进综合档案馆之前不填写此项）。

⑦编号-填写归档章项目要求 • 机构（问题）： • 按组织机构分类的，填写形成或承办该文件的组织机构全称，如机构名称太长，可使用机构内部规范的简称。如“教科文科”； • 按问题分类的，直接填写问题的类名，如“党群类”、“综合类”等等。 • 具体填写方法见图1右上角归档章

⑦编号-编页号 装订后的归档文件，应当以件为单位，用铅笔在有信息页面正面的右上角和背面的左上角编制连续页号。编有文件页码的单份文件为一件的，可不再编制页号。

⑧编目 • 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。编目就是编制归档文件目录（可直接在档案软件中打印）。 • 归档文件目录的项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。目录式样见下图。

⑧编目 归档文件目录式样

⑧编目 归档文件目录各项目的具体填写方法 • 件号：填写室编件号。 • 责任者：填写文件的署名者或发文机关。责任者全称过长，可写通用的简称。如：恩施州档案局 • 文号：填写文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度（用六角括号〔〕括入）、顺序号三部分组成。 • 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，应自拟标题，自拟标题外加方括号。

⑧编目 归档文件目录各项目的具体填写方法 • 日期：填写文件的形成时间。以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如19990528。 • 页数：填写每一件归档文件的总页数，文件中有文字、图表的页面为一页，空白页不计数。 • 归档文件目录应装订成册，一般一年一本。归档文件目录封面可设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见下图）。

⑧编目 归档文件目录封面式样

⑨装盒 • 装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目的过程。 • 档案盒应采用无酸纸制作，统一由档案行政管理部门监制（一般以在同级档案行政管理部门购买，以便统一）。 • 档案盒封面：需填写的项目仅有全宗名称。将单位规范全称制成归档章后盖在档案盒封面上方的下划线上（见图2）。

⑨装盒 • 档案盒盒脊项目包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。盒脊格式（见图2）。 • 档案盒盒脊项目应横排书写： • 全宗号：当地国家综合档案馆给立档单位的编号。如064。 • 年度：归档文件材料的形成年度。用阿拉伯数字书写。如“2009”。 • 保管期限：填写盒内文件所属保管期限，用汉字全称表示。如“永久”、“30年”等。

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