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Cursus Ordonnateur

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Cursus Ordonnateur - PowerPoint PPT Presentation


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AMUE – SIFAC Formation « Référentiels ». Cursus Ordonnateur. Sommaire . Introduction Les structures et axes d’imputation Structure des données Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC Focus sur la structure budgétaire Focus sur la structure analytique Les axes d’imputation

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Presentation Transcript
sommaire
Sommaire
  • Introduction
  • Les structures et axes d’imputation
    • Structure des données
    • Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
    • Focus sur la structure budgétaire
    • Focus sur la structure analytique
    • Les axes d’imputation
  • Les référentiels
    • Données fournisseur
    • Groupes de marchandises
    • Données client
    • Données articles
  • Conclusion
introduction objectifs p dagogiques
IntroductionObjectifs pédagogiques

Ce module est une première approche de SIFAC (Système d’Information Financier Analytique et Comptable) Il sera complété par quatre autres modules au sein du cursus ordonnateur.

Au terme de ce module, nous allons vous :

  • Rappeler quelques points projet SIFAC
  • Faire découvrir les notions communes et essentielles de SIFAC
  • Manipuler l’outil pour vous permettre d’appréhender la navigation
  • Amener à la découverte de l’outil SIFAC par vous-même à partir d’exercices simples
introduction le projet sifac
IntroductionLe projet SIFAC

SIFAC, c’est :

  • Le nouveau Système d’Information Financier Analytique et Comptable qui remplace NABuCo;
  • Un groupe de travail composé de 17 établissements, de l’AMUE et du groupement (Steria et Accenture) qui ont participé à la réalisation et au paramétrage de la souche SIFAC;
  • Un projet de plusieurs années, qui sera déployé progressivement dans différents sites
introduction planning projet
IntroductionPlanning projet

Un planning sur 5 ans et 4 phases primordiales pour SIFAC

1

4

3

2

introduction une solution bas e sur sap
IntroductionUne solution basée sur SAP

MM

FM

Gestion des achats

Comptabilité budgétaire

SD

CO

Administration des ventes

Contrôle de gestion

FI

PP

Comptabilité générale

Gestion de la production

SAP ECC

Progiciel de Gestion Intégrée

TV

LE

Gestion des frais de mission

Gestion des flux logistiques

PM

Gestion des usines

AM

PS

HR

Gestion des immobilisations

Gestion de projet

Gestion des ressources humaines

  • SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP.

Seuls les modules en rouge sont utilisés pour répondre aux besoins de gestion financière et comptable des établissements d’enseignement supérieur.

introduction notion de mandant
IntroductionNotion de Mandant
  • Le mandant est la notion SAP correspondant à un environnement technique 
  • Les données et les traitements appartenant à un mandant sont étanches
sommaire1
Sommaire
  • Introduction
  • Les structures et axes d’imputation
    • Structure des données
    • Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
    • Focus sur la structure budgétaire
    • Focus sur la structure analytique
    • Les axes d’imputation
  • Les référentiels
    • Données fournisseur
    • Groupes de marchandises
    • Données client
    • Données articles
  • Conclusion
structure des donn es g n ralit s
Structure des donnéesGénéralités
  • Les modules SIFAC proposent un ensemble intégré de traitements prédéfinis et personnalisés : création d’une commande, comptabilisation d’une facture, livraison … pour gérer votre activité quotidienne.
  • Tous les traitements SIFAC s’appuient sur un environnement qui met en œuvre trois types de données :
    • Les données structurantes de paramétrage
    • Les données de base (référentiels)
    • Les données de transaction (pièces)
structure des donn es donn es structurantes de param trage
Structure des donnéesDonnées structurantes de paramétrage
  • SAP est construit sur la base d’objets structurants qui constituent le cœur du système d’information et matérialisent dans SIFAC l’organisation, les responsabilités, les fonctions et les différents besoins de reporting associés à chaque service de l’établissement.
  • Ces données possèdent les caractéristiques suivantes :
    • elles représentent les données structurantes des différents domaines (Comptabilité budgétaire, Gestion des achats, Comptabilité générale …)
    • elles ne peuvent être définies que par paramétrage
    • elles sont indispensables pour toute donnée de référence et de transaction et influencent notablement les traitements et processus de gestion
    • certaines sont regroupables à des fins de reporting d’agrégation (sociétés FI)

Exemples de données structurantes de paramétrage

  • Comptabilité générale : société FI, code TVA, devise
  • Budget : périmètre financier
  • Dépense: organisation d’achat, division
structure des donn es donn es de base
Structure des donnéesDonnées de base
  • Ce sont les informations de base indispensables à la gestion
  • Il s’agit des référentiels de la base de données :
    • ils sont définis par module et peuvent être communs à plusieurs modules
    • certains sont segmentés selon la notion de type de donnée de référence (permettant l’aménagement des écrans) : fournisseurs, clients …
    • certains sont hiérarchisés (centres financiers) ou regroupables à des fins de reporting d’agrégation (domaines fonctionnels, centres de coûts …)

Exemples de données de référence

  • Budget : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel (destinations LOLF), programme de financement (conventions, opérations pluriannuelles) …
  • Dépense: fournisseur, groupe de marchandise …
  • Mission : agent missionnaire …
  • Recette : Articles génériques, client …
  • Comptabilité générale : compte général, client, fournisseur
  • Comptabilité analytique : centre de coûts, centre de profit, nature comptable
structure des donn es donn es de transaction
Structure des donnéesDonnées de transaction
  • Elles s’appuient sur les données de paramétrage et les données de référence
  • Ces données sont créées uniquement par les menus de transaction utilisateur

Exemples de données de transaction

  • Budget : pièce budgétaire
  • Dépense : marché, commande d’achats, bordereau, mandat
  • Mission : ordre de mission
  • Recette : convention, commande client, titre de recette
  • Comptabilité générale : pièce comptable, facture client, facture fournisseur
sommaire2
Sommaire
  • Introduction
  • Les structures et axes d’imputation
    • Structure des données
    • Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
    • Focus sur la structure budgétaire
    • Focus sur la structure analytique
    • Les axes d’imputation
  • Les référentiels
    • Données fournisseur
    • Groupes de marchandises
    • Données client
    • Données articles
  • Conclusion
mod lisation de l tablissement dans sifac g n ralit s
Modélisation de l’établissement dans SIFACGénéralités

Chaque module SIFAC porte sa propre structure organisationnelle.

La structure organisationnelle est la clé d’entrée à toutes les transactions du domaine : une donnée de transaction (pièce) doit obligatoirement être réalisée dans une structure organisationnelle définie.

mod lisation de l tablissement dans sifac mod lisation actuelle
Modélisation de l’établissement dans SIFACModélisation actuelle

Niveau 1

Personne morale

Etablissement

hors SACD

Niveau 2

SACD

Services communs

UFR

Institut

BIU ou SAIC

Niveaux 3 et 4

CR nœud

CR feuille

CR feuille

CR feuille

Exemple d’une université composée de services communs, d’UFR, d’un institut et d’un service à comptabilité distincte (BIU ou SAIC)

mod lisation de l tablissement dans sifac structure budg taire
Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure budgétaire

Etablissement

hors SACD

Niveau 1

Personne morale

SACD

Périmètre financier

Services communs

UFR

Institut

BIU ou SAIC

Centre financier

Centre financier

Niveau 2

CR nœud

CR feuille

Centre financier

Centre financier

Centre financier

Centre financier

Niveaux 3 et 4

Centre financier

Centre financier

CR feuille

CR feuille

Centre financier

Centre financier

  • La structure du module de comptabilité budgétaire (FM) contient deux objets :
  • - le périmètre financier
  • les centres financiers
mod lisation de l tablissement dans sifac structure comptable
Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure comptable

Etablissement

hors SACD

Niveau 1

Personne morale

SACD

Services communs

UFR

Institut

BIU ou SAIC

Société FI

Société FI

Niveau 2

CR nœud

CR feuille

Niveaux 3 et 4

CR feuille

CR feuille

La structure du module de comptabilité générale (FI) contient un objet :

- la société

La personne morale n’est pas matérialisée en tant que société à part entière. Par contre, il sera possible de faire du reporting sur l’ensemble des sociétés composant l'Etablissement.

mod lisation de l tablissement dans sifac structure comptable module fi
Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure comptable – Module FI
  • La société représente une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis (bilan et compte de résultat).
  • Une structure multi-sociétés est mise en œuvre pour SIFAC afin de reconstituer les différents niveaux de production de comptabilités distinctes :
    • Société établissement hors SACD
    • Société SACD
    • Société SAIC
  • L’ensemble de ces sociétés pourra être regroupé à des fins de reportingpour constituer la personne morale Etablissement
mod lisation de l tablissement dans sifac structure achats
Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Achats

Etablissement

hors SACD

Niveau 1

Personne morale

SACD

Organisation d’achat

Services communs

UFR

Institut

BIU ou SAIC

Divisions

Divisions

Niveau 2

CR nœud

CR feuille

Niveaux 3 et 4

CR feuille

CR feuille

  • La structure du module de gestion des achats (MM) contient deux objets :
  • - l’organisation d’achat
  • la division (objet division étant rattaché à la société FI)

La société FI correspondant au niveau « Division » doit également être rappelée dans les transactions (création de pièces).

mod lisation de l tablissement dans sifac structure achats module mm
Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Achats – Module MM
  • Une organisation d’achat :
    • unique est définie pour l’établissement et ses SACD
    • correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes
    • représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat
  • Les divisions :
    • autant de divisions que de « secteurs d’activités » par sociétés FI
    • Les dépenses constituent également un « secteur mixte »
    • représente le site physique où se font les réceptions fournisseurs
    • permet de gérer le périmètre d’accès aux contrats.
mod lisation de l tablissement dans sifac structure ventes
Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Ventes

Etablissement

hors SACD

Niveau 1

SACD

Personne morale

Organisation commerciale

Services communs

UFR

Institut

Organisation commerciale

BIU ou SAIC

Divisions

Divisions

Niveau 2

CR nœud

CR feuille

Agence commerciale

Agence commerciale

Agence commerciale

Agence commerciale

Niveaux 3 et 4

CR feuille

CR feuille

  • La structure du module d’administration des ventes (SD) contient trois objets :
  • - l’organisation commerciale
  • la division
  • l’agence commerciale
  • (la division et l’organisation commerciale étant rattachées à la société FI)
mod lisation de l tablissement dans sifac structure ventes module sd
Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure Ventes – Module SD
  • L’administration des ventes impose :
    • Une organisation commerciale affectée à chaque « société FI» représentée dans SIFAC
    • Autant de divisions que de secteurs d’activités
    • Une ou plusieurs agences commerciales par société FI : ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes.
mod lisation de l tablissement dans sifac structure analytique
Modélisation de l’établissement dans SIFACStructure analytique

Personne morale

Périmètre analytique

Niveau 1

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Etablissement

hors SACD

SACD

Services communs

UFR

Institut

BIU ou SAIC

Niveau 2

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

CR nœud

CR feuille

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Niveaux 3 et 4

CR feuille

CR feuille

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

  • La structure du module de contrôle de gestion (CO) contient deux objets :
  • - le périmètre analytique
  • les centres de coûts (CC)
  • les centres de profit (CP)
  • (les CC et CP étant rattachés à l’objet FI)

Le nombre de niveaux de centres de coûts et de centres de profit n’est pas restreint aux 4 niveaux des centres financiers. Afin de représenter les coûts et le résultat analytique de la personne morale, il est possible de créer respectivement un groupe de centre de coûts et de centre de profits.

mod lisation de l tablissement dans sifac mod lisation des tablissements dits article 43
Modélisation de l’établissement dans SIFACModélisation des établissements dits « Article 43 »

Pour les établissements d’enseignement supérieur relevant de article L719-10 du code de l’Education :

  • Les écoles et instituts rattachés à un EPSCP, tels que définis dans le code de l’Education, seront gérés comme des établissements à part entière dans SIFAC, et comporteront dans chacun des modules leur structure organisationnelle propre
  • Ils pourront, s’ils le souhaitent, partager avec leur établissement un même environnement technique, le mandant, tout en ayant leurs propres structures organisationnelles telles que celles vues sur le schéma précédent
  • Seules les données définies au niveau mandant seront susceptibles d’être partagées, soit :
    • Les destinations LOLF (vues au sein de la formation budget) ;
    • Les données générales des tiers (voir la section sur les tiers).
sommaire3
Sommaire
  • Introduction
  • Les structures et axes d’imputation
    • Structure des données
    • Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
    • Focus sur la structure budgétaire
    • Focus sur la structure analytique
    • Les axes d’imputation
  • Les référentiels
    • Données fournisseur
    • Groupes de marchandises
    • Données client
    • Données articles
  • Conclusion
structure budg taire p rim tre financier centre financier
Structure budgétairePérimètre financier, Centre financier

Centres financiers

Etablissement

hors SACD

Niveau 1

Personne morale

SACD

Périmètre financier

FM

Services communs

UFR

Institut

BIU ou SAIC

Centre financier

Centre financier

Niveau 2

CR nœud

CR feuille

Centre financier

Centre financier

Centre financier

Centre financier

Niveaux 3 et 4

Centre financier

Centre financier

CR feuille

CR feuille

Centre financier

Centre financier

Un périmètre financier par établissement

structure budg taire notion de centre financier
Exemple de Fiche Centre financier – Vue Donnée de baseStructure budgétaireNotion de centre financier

CF niveau 1

Etablissement hors SACD

CF niveau 1

SACD

CF niveau 2

Composante

CF niveau 2

Services communs

CF niveau 3

CR 1er Niveau

CF niveau 3

CR 1er Niveau

CF niveau 4

CR 2ème Niveau

CF niveau 4

CR 2ème Niveau

Groupe de centres financiers

Personne morale

structure budg taire p rim tre financier centre financier module fm
Structure budgétairePérimètre financier, Centre financier – Module FM
  • Le périmètre financier :
    • Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante
    • La modélisation choisie dans la souche SIFAC est la suivante : un périmètre financier unique par la personne morale.
    • Un périmètre financier est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique : M9.1 ou M9.3
  • Les centres financiers :
    • Le centre financier est l’unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est potentiellement exécuté
    • Les centres financiers matérialisent les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de reporting budgétaire de l’établissement. Ils représentent le découpage de la structure budgétaire de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies.
    • SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers.
structure budg taire visualisation d un centre financier
Structure budgétaireVisualisation d’un centre financier

FMSC

  • Le centre financier matérialise les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de reporting budgétaire de l’établissement. SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers.
  • Exemple de Fiche Centre financier – Vue Donnée de base
  • Le centre financier est créé dans un périmètre donné et défini avec une période de validité.
  • Pour chaque centre financier, sont gérées les informations suivantes :
    • Codification
    • Désignation et Description
    • Période de Début et Fin de validité :
    • Niveau de contrôle des disponibilités : Zone obligatoire
    • Centre financier supérieur : Zone obligatoire
structure budg taire visualisation d un centre financier1
Structure budgétaireVisualisation d’un centre financier

FMSC

  • Exemple de Fiche Centre financier – Vue Hiérarchie

Règles de gestion:

  • Hiérarchie des centres financiers
    • La hiérarchie des centres financiers est définie par année pour prendre en compte les changements d'organisation d'une année sur l'autre.
    • Les groupes de centres financiers seront créés en fonction de la hiérarchie pour avoir une vue consolidée dans les consultations budgétaires. D'autres groupes pourront être créés sachant qu'un même centre peut appartenir à plusieurs groupes.
structure budg taire visualisation de la hi rarchie des centres financiers
Structure budgétaireVisualisation de la hiérarchie des centres financiers

FMSE

Le centre financier est organisé en hiérarchie.

  • Les centres financiers sont hiérarchisés entre eux avec des relations de type père/fils
  • Une hiérarchie a minima est obligatoire, la hiérarchie standard, qui inclut l’ensemble des centres financiers
  • En complément, des hiérarchies alternatives ou groupes de centres peuvent être définis sans limitation pour des besoins d’analyse notamment.
  • Un centre financier peut être référencé dans x groupes de centres.
exercice
Exercice

Exercice 1

Visualiser la hiérarchie des centres financiers

5 min

sommaire4
Sommaire
  • Introduction
  • Les structures et axes d’imputation
    • Structure des données
    • Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
    • Focus sur la structure budgétaire
    • Focus sur la structure analytique
    • Les axes d’imputation
  • Les référentiels
    • Données fournisseur
    • Groupes de marchandises
    • Données client
    • Données articles
  • Conclusion
structure analytique p rim tre analytique centres de co t et de profit
Structure analytiquePérimètre analytique, Centres de coût et de profit

Personne morale

Périmètre analytique

Niveau 1

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Etablissement

hors SACD

SACD

Services communs

UFR

Institut

BIU ou SAIC

Niveau 2

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

CR nœud

CR feuille

CO

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Niveaux 3 et 4

CR feuille

CR feuille

Centre de coût

Centre de profit

Centre de coût

Centre de profit

Un Périmètre analytique par établissement

Centres de coûts / Profits

structure analytique p rim tre analytique centres de co t et de profit module co
Structure analytiquePérimètre analytique, Centres de coût et de profit – Module CO
  • Un périmètre analytique unique est défini par établissement
  • Au sein du périmètre analytique, la méthode de comptabilité analytique retenue par l’établissement sera modélisée :
    • La méthode en section homogène
    • La méthode par activités
  • Les données structurantes associées au périmètre analytique sont :
    • Le centre de coût :

Le centre de coûts est un collecteur de coûts (c'est-à-dire de charges directes constatées : salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement …) et un niveau d’analyse des dépenses

    • Le centre de profit :

Le centre de profit collecte directement l’ensemble des produits comptabilisés et indirectement les charges, via les centres de coûts qui lui sont rattachés. Le centre de profit représente le niveau le plus fin d’analyse pour lequel on veut calculer un résultat analytique

structure analytique centre de co t
Structure analytiqueCentre de coût
  • Le centre de coûts est un collecteur de coûts, c'est-à-dire de charges directes constatées (salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement de la structure…). Chaque centre de coûts est lié à un centre de profit.
  • Destiné à matérialiser dans SIFAC une structure de l’établissement et à tracer les dépenses dont elle a la responsabilité, le centre de coûts représente le niveau le plus fin d’analyse des dépenses de la structure.
  • Les groupes de centres de coûts permettent de hiérarchiser les centres de coûts à des fins d’analyse.

Groupe de centres de coûts Mathématiques

Centre de coûts Labo

Centre de coûts Licence de Math.

structure analytique visualisation d un centre de co ts
Structure analytiqueVisualisation d’un centre de coûts

KS03

  • Exemple Fiche centre de coûts  - Vue Donnée de base

Centre de Coûts

Le centre de coûts est créé dans un périmètre (celui de l’Etablissement) et défini avec une période de validité.

Société

Un centre de coûts ne peut être affecté qu’à une société – C’est une zone obligatoire.

structure analytique centre de profit
Structure analytiqueCentre de profit
  • Le centre de profit collecte directement l’ensemble des produits comptabilisés et indirectement les charges via le centre de coûts ou l’EOTP (effet miroir). Les recettes peuvent être engagées, réelles ou pré-budgétées.
  • Destiné à matérialiser dans SIFAC une structure de l’établissement et à tracer les dépenses et recettes dont elle a la responsabilité, le centre de profit représente le niveau le plus fin d’analyse (hors projets) pour lequel on peut suivre un compte de résultat.
  • Les groupes de centres de profits permettent de hiérarchiser les centres de profits à des fins d’analyse.
structure analytique visualisation d un centre de profit
Structure analytiqueVisualisation d’un centre de profit

KE53

  • Exemple de Fiche centre de profit – Vue Donnée de base

Le centre de profit est créé dans un périmètre donné (celui de l’Etablissement) et défini avec une période de validité.

Pour chaque centre de profit, sont gérées les informations principales suivantes :

• Codification propre à chaque établissement

• Période de Début et Fin de validité :

• Centre financier

• Domaine fonctionnel

• Domaine de hiérarchie

d monstration
Démonstration

Démonstration 1

Création d’un centre de coût.

20 min

exercice1
Exercice

Exercice 2

Rattachement à un autre centre financier .

20 min

exercice2
Exercice

Exercice 3

Rattachement du centre de couts à la hiérarchie standard .

15 min

sommaire5
Sommaire
  • Introduction
  • Les structures et axes d’imputation
    • Structure des données
    • Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
    • Focus sur la structure budgétaire
    • Focus sur la structure analytique
    • Les axes d’imputation
  • Les référentiels
    • Données fournisseur
    • Groupes de marchandises
    • Données client
    • Données articles
  • Conclusion
axes d imputation diff rents axes selon les comptabilit s
Axes d’imputationDifférents axes selon les comptabilités
  • Les pièces (engagement financier, commande d’achat, facture, etc.) seront saisies sur les axes d’imputation budgétaires, comptables et analytiques.
  • Les trois comptabilités portent chacune des axes d’imputation propres :
    • 5 axes budgétaires
    • 1 axe de comptabilité générale
    • 4 axes analytiques
  • Tous ces axes ne sont pas à saisir (cf planche sur les règles de dérivation)
axes d imputation axes budg taires
Axes d’imputationAxes budgétaires
  • Trois axes obligatoires :
    • Centre financier : unité au sein de laquelle le budget est mis en place et potentiellement exécuté.

Le centre financier traduit la structure de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité.

    • Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en comptabilité budgétaire. Ils sont un regroupement des comptes comptables (FI).
    • Domaine fonctionnel : la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations LOLF)
  • Deux axes optionnels :
    • Fonds : définit l’origine des fonds et/ou leur utilisation.

Les origines de financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées ou non (DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont définies dans l’axe Fonds.

    • Programme de financement : permettent de modéliser en comptabilité budgétaire les conventions/opérations pour budgéter et suivre les dépenses et recettes correspondantes.
axes d imputation axe comptable
Axes d’imputationAxe comptable
  • L’axe compte comptable représente la nomenclature M9.1 ou M9.3 en fonction du type d’établissement.
  • Dans la souche Sifac, le plan de comptes réglementaire fourni par la DGCP est chargé. Il peut être affiné par chaque établissement.
axes d imputation axes analytiques
Axes d’imputationAxes analytiques
  • La nature comptable : un compte analytique correspondant à la nature de dépense ou de recette.

Une nature comptable est créée pour chaque compte comptable de classe 6 et 7, ainsi que pour certains comptes de classe 2.

  • Le centre de coûts : un centre d’analyse collecteur de coûts
  • Le centre de profit : un centre d’analyse collectant directement les recettes et indirectement les coûts (un ou plusieurs centres de coûts sont liés à un centre de profit)

Le centre de profit est un élément pour lequel le résultat analytique peut être calculé.

  • L’eOTP : un élément d’Organigramme Technique de Programme correspond dans Sifac à une convention ou une opération.

Le résultat analytique de l’eOTP peut être calculé.

axes d imputation d rivation entre les axes d imputation
Axes d’imputationDérivation entre les axes d’imputation

Centre de coûts

Centre financier

Domaine fonctionnel

*

  • Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande d’achat (hors convention / opération) :

Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.

Groupe de marchandises (famille d’articles /Nomades) et type d’imputation (invest., fonct.,stocké)

Programme de financement

=> « NA »

Fonds

Compte comptable

Compte budgétaire

Nature comptable

* La dérivation Centre de coûts  Domaine fonctionnel :

1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche du centre de coûts et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche.

2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

axes d imputation d rivation entre les axes d imputation1
Axes d’imputationDérivation entre les axes d’imputation

Programme de financement

Centre de coûts

Domaine fonctionnel

Centre financier

  • Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande d’achat sur convention :

Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.

Groupe de marchandises (famille d’articles /Nomades) et type d’imputation (invest., fonct.,stocké)

eOTP

Fonds

*

Compte comptable

Compte budgétaire

Nature comptable

* La dérivation eOTP  Domaine fonctionnel :

1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche de l’eOTP et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche.

2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

axes d imputation d rivation entre les axes d imputation2
Axes d’imputationDérivation entre les axes d’imputation

Article générique

Centre de profit

Compte comptable

Centre financier

Domaine fonctionnel

Compte budgétaire

*

Nature comptable

  • Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande de vente (hors convention / opération) :

Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.

Programme de financement

=> « NA »

Fonds

* La dérivation Centre de profit  Domaine fonctionnel :

1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche du centre de profit et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche.

2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

axes d imputation d rivation entre les axes d imputation3
Axes d’imputationDérivation entre les axes d’imputation

Programme de financement

Centre de profit

Domaine fonctionnel

Centre financier

  • Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande de vente sur convention :

Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.

eOTP

Fonds

Article générique

*

Compte comptable

Compte budgétaire

Nature comptable

* La dérivation eOTP  Domaine fonctionnel :

1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche de l’eOTP et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche.

2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

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Sommaire
  • Introduction
  • Les structures et axes d’imputation
    • Structure des données
    • Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
    • Focus sur la structure budgétaire
    • Focus sur la structure analytique
    • Les axes d’imputation
  • Les référentiels
    • Données fournisseur
    • Groupes de marchandises
    • Données client
    • Données articles
  • Conclusion
r f rentiel fournisseur niveaux de d finition du fournisseur
Référentiel FournisseurNiveaux de définition du fournisseur
  • Chaque fournisseur est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC :

Données de Base /

Données générales

Mandant

Numéro Fournisseur

Adresse

Description

Communication

Contacts

Coordonnées bancaires

Données Comptables /

Données sociétés

Société

Gestion de comptes

Moyens de paiement

Données d’Achat /

Données d’organisation

d’achat

Organisation

d’Achat

Achat

Partenaires

r f rentiel fournisseur classification des fournisseurs
Référentiel FournisseurClassification des fournisseurs
  • Certains groupes de comptes ont un critère d’unicité évitant de créer plusieurs fois le même tiers
d monstration1
Démonstration

Démonstration 2

Création d’un fournisseur

25 min

d monstration2
Démonstration

Démonstration 3

Recherche et blocage des données fournisseurs

20 min

exercice3
Exercice

Exercice 4

Recherche et modification d’un fournisseur

Rajout d’un payeur divergent

20 min

exercice4
Exercice

Exercice 5

Ajout d’une adresse de facturation à un fournisseur

15 min

sommaire7
Sommaire
  • Introduction
  • Les structures et axes d’imputation
    • Structure des données
    • Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
    • Focus sur la structure budgétaire
    • Focus sur la structure analytique
    • Les axes d’imputation
  • Les référentiels
    • Données fournisseur
    • Groupes de marchandises
    • Données client
    • Données articles
  • Conclusion
groupe de marchandises g n ralit s
Groupe de marchandisesGénéralités
  • Dans le module Dépenses, le groupe de marchandises joue un rôle capital
  • En effet, le compte général et le compte budgétaire dérivent du groupe de marchandises choisi.
  • Rappel : Dans Nabuco, la clé CSA et le compte budgétaire choisi n’étaient pas liés
  • Dans SIFAC, Une modification de la clé CSA entraine une mise à jour du compte
  • Exemple :
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Sommaire
  • Introduction
  • Les structures et axes d’imputation
    • Structure des données
    • Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
    • Focus sur la structure budgétaire
    • Focus sur la structure analytique
    • Les axes d’imputation
  • Les référentiels
    • Données fournisseur
    • Groupes de marchandises
    • Données client
    • Données articles
  • Conclusion
r f rentiel client niveaux de d finition du client
Référentiel ClientNiveaux de définition du client
  • Chaque client est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC :

Données de Base /

Données générales

Mandant

Numéro Client

Adresse

Description

Communication

Contacts

Coordonnées bancaires

Données Comptables /

Données sociétés

Société

Gestion de comptes

Moyens de paiement

Données de Vente /

Domaine commercial

Domaine commercial

Ventes

Facturation

Partenaires

r f rentiel client classification des clients
Référentiel ClientClassification des clients
  • Les groupes de comptes ont pour la plupart un critère d’unicité qui permet d’éviter de créer plusieurs fois le même tiers dans la base SIFAC.
exercice5
Exercice

Exercice 6

Création d’un client (données générales et société)

30 min

exercice6
Exercice

Exercice 7

Création d’un client (données commerciales)

20 min

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Sommaire
  • Introduction
  • Les structures et axes d’imputation
    • Structure des données
    • Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
    • Focus sur la structure budgétaire
    • Focus sur la structure analytique
    • Les axes d’imputation
  • Les référentiels
    • Données fournisseur
    • Groupes de marchandises
    • Données client
    • Données articles
  • Conclusion
r f rentiel articles niveaux de d finition de l article
Référentiel ArticlesNiveaux de définition de l’article

Données de base

Données ADV

Données de Gestion

  • Chaque article est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC :

Mandant

Numéro Article

Désignation / Unités

Administration des

ventes

Groupe d’imputation article

Groupe statistique article

Classification fiscale

Groupe d’articles

Statut de l’article

Division

Texte commercial descriptif de l’article

r f rentiel articles cr ation d un article
Référentiel ArticlesCréation d’un article

MM01

  • A l’initialisation de la création d’un article, il est avant tout nécessaire de définir la branche et le type de l’article :

Branche : clé qui définit la branche, c’est-à-dire le secteur industriel, à laquelle l ’article peut être affecté.

La branche « Z: Recette » sera la seule utilisée dans SIFAC

Type d’article : clé qui définit la branche, c’est-à-dire le secteur industriel, à laquelle l ’article peut être affecté.

Le type « Z001 : Produit générique recette » sera le seul utilisé dans SIFAC

Modèle : il est possible de créer un article par copie d’un autre article déjà existant en indiquant ici le numéro de l’article source.

r f rentiel articles cr ation d un article1
Référentiel ArticlesCréation d’un article

MM01

  • A la création de l’article, il faut créer toutes les vues regroupant les données de base, les données d’administration des ventes, et les données de gestion.
  • Pour créer les vues de données de base, d’Administration des ventes, et de gestion, il est nécessaire de spécifier les niveaux organisationnels.
r f rentiel articles cr ation d un article donn es de base
Référentiel ArticlesCréation d’un article – Données de base

MM01

  • Le premier onglet de données de base permet de spécifier la désignation, l’unité de quantité de base, et l’ancien n° article (Nabuco)

Article : Le numéro d’article est attribué automatiquement par le système à la sauvegarde de la fiche article.

Tant que la fiche n’a pas été sauvegardée, le numéro article affiche « INTERN »

Désignation

Unité de quantité de base : PC pour « pièce », ou UO pour « unité d’œuvre.

Ancien n° article : Il est possible de spécifier une ancienne référence s’il en existe une ou bien celle chez le fournisseur

r f rentiel articles cr ation d un article administration des ventes
Référentiel ArticlesCréation d’un article – Administration des ventes

MM01

  • Le premier onglet d ’ADV permet de définir les propriétés fiscales de l’article

Statut article ADV : permet de spécifier qu’un article est bloqué pour utilisation en apposant le code Z1.

Classification fiscale : permet de spécifier le type de TVA s’appliquant à l’article

Ex : TVA collectée 19,6%, TVA collectée 5,5% …

r f rentiel articles cr ation d un article administration des ventes1
Référentiel ArticlesCréation d’un article – Administration des ventes

MM01

  • Le second onglet d ’ADV permet de définir des propriétés analytiques et comptables de l’article

Groupe d’articles: permet le regroupement d'articles pour la mise en place de "politiques" de conditions tarifaires

Grpe statist. article : permet le regroupement d’articles pour des statistiques de ventes

Grpe imputation art. : permet de spécifier le compte général que doit dériver l’article (croisé avec le groupe d’imputation client)

r f rentiel articles cr ation d un article texte administration des ventes
Référentiel ArticlesCréation d’un article – Texte Administration des ventes

MM01

  • L’onglet Texte ADV permet d’introduire un descriptif commercial à l’article, définissable en plusieurs langues.
d monstration3
Démonstration

Démonstration 4

Création d’une fiche article générique

30 min

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Sommaire
  • Introduction
  • Les structures et axes d’imputation
    • Structure des données
    • Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC
    • Focus sur la structure budgétaire
    • Focus sur la structure analytique
    • Les axes d’imputation
  • Les référentiels
    • Données fournisseur
    • Groupes de marchandises
    • Données client
    • Données articles
  • Conclusion
slide76

ConclusionConseils aux formateurs

  • Le module Référentiel est un module commun, veillez à répondre aux questions des apprenants mais à ne pas rentrer dans les questions métier spécifiques qui seront étudiées dans les futurs modules spécialisés par domaine.
  • Prenez le temps de bien insister sur les définitions présentées dans ce support. Il s’agit du premier contact des apprenants avec SIFAC, il faut donc les rassurer et leur expliquer les notions essentielles pour la suite du parcours de formation
  • Les données des fiches clients et fournisseurs sont structurées de la même manière (données générales, société, achat/vente). Il en va de même sur l’enchaînement des écrans. Il faut insister sur ce point : une fois que les apprenants ont compris le mode de fonctionnement de la fiche fournisseur par exemple celui de la fiche client devient alors intuitif.
slide77

ConclusionGlossaire

  • Mandant : le mandant est la structure physique la plus élevée du système d’information. Un mandant est associé à un environnement technique : Développement, Qualification, Formation, Production…
  • Société : une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis .
  • Périmètre analytique : il constitue un ensemble cohérent de règles et processus analytiques. Il s’agit d’une donnée structurante du domaine contrôle de gestion (CO).
  • Centre de coûts : Le centre de coûts représente le niveau le plus fin d’analyse des dépenses de la structure. C’est un collecteur de coûts, c'est-à-dire de dépenses primaires de type frais généraux
  • Centre de profit :
    • Le centre de profit est destiné à tracer les dépenses et recettes dont la structure a la responsabilité. C’est le niveau le plus fin d’analyse (hors projets) pour lequel on peut suivre un compte de résultat.
    • Le centre de profit collecte directement les produits issus de la facturation et indirectement les charges via le centre de coûts ou l’EOTP (effet miroir). Les recettes peuvent être engagées, réelles ou pré-budgétées.
slide78

ConclusionGlossaire

  • Périmètre financier : Il constitue un ensemble cohérent de règles et processus budgétaires. Il s’agit d’une donnée structurante du domaine budgétaire (FM).
  • Centre financier : Il matérialise les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de reporting budgétaire de l’établissement.
  • Organisation d’achat : Elle correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes externes.
  • Divisions : ellespermettent de gérer les secteurs d’activités (en recette et en dépense) et les dépenses mixtes identifiées par sociétés FI
  • Organisation commerciale : elle ne peut être affectée qu’à une seule société. Une organisation commerciale sera donc créée pour l’établissement (FI). Une autre organisation commerciale, différente, sera créée pour chaque SACD ou établissement.
  • Agence Commerciale :
    • Chaque Unité Budgétaire (UB) est modélisée par une agence commerciale affectée à la société FI « établissement ».Le SACD est également représenté par une agence commerciale mais affectée à la société FI «SACD».
    • Ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes SIFAC