簽、書函格式說明

1. 簽、書函格式說明 簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作抉擇之依據。  簽呈 根據宏仁女中採購辦法，採購總價款壹萬元以上，需檢附簽呈。 總價在壹萬元以上，不管有無編列年度預算，皆需檢附簽呈。

2. 簽呈範列 簽呈上的日期系統自動更改， 簽於，應在承辦單位 處簽章，由幹事、組長、主 任簽章後，如有會辦單位則 請會辦單位人員簽章﹝需先 知會相關人員﹞，才可呈校 長批示。

3. 書函 定義 行政機關之一般公文以「函」或「書函」為主。  文字敘述應儘量使用明白曉暢，詞意清晰之文字，以達到公文程 式條例第八條所規定「簡、淺、明、確」之要求。  文句應正確使用標點符號。  文內避免層層套敘來文、祇摘述要點。  應絶對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。  應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞。  函的結構，採用「主旨」、 「說明」、 「辦法」三段式，案請 簡單可用「主旨」一段完成者，勿硬性分割為二段；「說明」、 「辦法」兩段段名、均可因事、因案加以活用。

4. 書函 分段要領 「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望。 「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無 法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可因 公文內容改用「經過」、「原因」等其他名稱。 「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用 　　　　　　本段列舉。本段段名，可因公內容改用「建議」、「請 　　　　　　求」、「擬辦」。　

5. 書函 書寫注意意事項 書函目前各單位可在文書組網 站中下載，更改聯絡人、電話 受文者等等，載明主旨、說明 後，以電子郵件寄到文書組信 箱，adm@mail.hjgs.cy.edu.tw 書函呈閱前需先用簽呈向上 級請示，始可向外發送書函。。

6. 書函 擬辦應注意事項 擬大都書寫在書函結朿處，大 致在空白處分成三等份，左側 為處理方式、中間為會辦單位 、右側為校長批示欄。 如果需要參加校外研習的書函， 定要註明人、事、時、地、物， 如果是自己參加，則自稱職，如 果其他單位亦可派員參加，需先 事先溝通，再於擬處呈報參加人。

7. 書函 擬辦作品欣賞