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안양대학교 전자결재 사용자 교육 PowerPoint Presentation
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안양대학교 전자결재 사용자 교육

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안양대학교 전자결재 사용자 교육 - PowerPoint PPT Presentation


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안양대학교 전자결재 사용자 교육. 안양대학교. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 전자결재 소개 - 신 사무관리규정 이해. 기안하기. 결재하기. 발송하기. 수신 / 접수하기. 문서관리 소개. 안양대학교. 10. 11. 12. 7. 8. 9. 업무일지. 위원회. 일정관리. 게시판. 주소록관리 , 조직검색. 규정집. 안양대학교. 신 사무관리규정 이해. 신 사무관리규정 도입을 통한 변화. 1. 전자결재 소개. 전자결재 및 전자문서유통사업 관련 표준 사무관리규정

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Presentation Transcript
slide1

안양대학교 전자결재

사용자 교육

안양대학교

e-Solution Partner

slide2

1

2

3

4

5

6

전자결재 소개 - 신 사무관리규정 이해

기안하기

결재하기

발송하기

수신/접수하기

문서관리 소개

안양대학교

slide3

10

11

12

7

8

9

업무일지

위원회

일정관리

게시판

주소록관리, 조직검색

규정집

안양대학교

slide4

신 사무관리규정 이해

신 사무관리규정 도입을 통한 변화

1. 전자결재 소개

  • 전자결재 및 전자문서유통사업 관련 표준
  • 사무관리규정
  • 문서처리 전과정 정보화
    • 행정기관의 전자문서시스템 규격(개정)
    • 자료관시스템 규격(자료관 기록관리시스템)(제정)
    • 기록보존시스템 규격(기록보존소 기록관리시스템)(제정)
  • 행정기관 간 전자문서유통
    • 행정기관간 전자문서유통 표준(개정)
  • 행정정보시스템 연계
    • 전자문서시스템과 행정정보시스템간 연계 표준(제정)
  • 외부기관과의 결재문서 유통
  • 기안문과 시행문의 통합
  • 결재 및 접수시 편철
  • 접수부서에서 별도의 결재 프로세스 없음
  • 문자서명의 권장
  • 전자문서가 결재문서의 원본(출력물이 아님)

안양대학교

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slide5

기안작성 ~ 문서발송

문서수신 ~ 공람처리

1. 결재업무 흐름

기안작성

수신

공람

접수

결재

선람/공람

발송의뢰

발송

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slide6

기안작성화면

설명

  • 기안작성
  • [기안작성] 초기화면에서 원하는 서식을 선택하여 기안작성 화면으로 이동
  • 서식분류
  • 공용양식 : 일반공문, 품의서 등과 같이 공통적으로 사용
  • 부서양식 : 부서 내에서 사용하는 서식

2. 기안하기

  • 기안자가 기안문을 작성, 결재선 지정, 문서기안의 기능을 처리합니다.

기안 양식 선택

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slide7

기안작성화면 –문서정보 입력

설명

  • 기안작성
  • 문서정보 입력
  • 제목

-공개구분(부서공유, 전사공유)

-게시판 게시

-수신자

-파일첨부

-주소

-긴급결재

-보안결재

2. 기안하기

문서정보 입력

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slide8

기안작성화면 –문서정보 입력 –수신자 입력

설명

  • 기안한 문서를 수신할 수신자를 지정함.
  • 수신자 지정, 수신자 목록에서 지정
  • 수신자 지정

-외부수신, 부서수신

2. 기안하기

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slide9

기안작성화면 –문서정보 입력 –파일첨부

설명

  • 기안시 관련 문서를 첨부할 수 있음.
  • [파일첨부]버튼을 선택하면 파일 첨부 다이얼로그 상자가 나옴.
  • 선택된 파일 정보는 기안기 위에 표시됨.
  • 첨부위치에 따라 ‘로컬 PC’,’문서대장’을 선택하여 첨부할 수 있음.

2. 기안하기

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slide10

기안작성화면 - 결재선 지정

결재유형

  • 기안
  • 검토
  • 결재
  • 전결
  • 대결
  • 순차협조
  • 병렬협조
  • 사후보고
  • 추산확인
  • 순차협조(미기재)

2. 기안하기

결재선 지정

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slide11

기안작성화면 - 기록물철 선택

설명

  • 기안시 결재가 완료된 후 관리되어질 문서철을 선택
  • 결재가 완료되면 선택된 문서철로 자동으로 들어가 관리됨.
  • 행자부 인증 표준 공문서(일반기안문)는 정부기록물 보존소의 기록물관리 표준에 입각한 기록물 분류기준표의 코드를 준수 해야하기 때문에 기록물철 선택창이 나옴.

2. 기안하기

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slide12

기안작성화면 - 요지입력

설명

  • 결재문서의 요약 정보를 입력
  • [요지]버튼을 클릭하면 내용을 입력할 수 있는 화면이 나타남.
  • 작성요령은 한글과 동일
  • 작성후 [확인]버튼을 누르면 요약 정보가 등록
  • 작성된 내용은 결재시 팝업창으로 표시됨.

2. 기안하기

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slide13

기안작성화면 - 공람자 지정

설명

  • 결재가 완료된 후 결재선에 포함되지 않은 사용자를 공람자로 지정할 수 있음.
  • 지정된 공람자는 결재가 완료되면 ‘공람문서’목록에서 해당 결재문서를 열람하여 공람할 수 있음.

2. 기안하기

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slide14

기안작성화면 - 임시저장, 기안올림

설명

  • 임시저장
  • 미완성된 문서를 바로 결재를 올리지 않고 임시 저장 후 추후에 기안을 올릴 수 있는 기능
  • 저장문서함에 문서가 저장됨
  • 기안올림
  • 작성이 완료된 문서를 기안
  • [결재올림]버튼을 선택

2. 기안하기

임시저장

결재올림

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slide15

결재하기 – 결재할 문서

설명

  • 결재기능

-기안자가 기안한 문서에 대해 결재권자가 결재(승인) 하기 위한 기능

  • 의견첨부, 문서의 수정, 반려, 보류 기능 제공
  • 문서요지가 있을 경우 요지 정보가 팝업됨

3. 결재하기

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slide16

결재하기 - 결재현황보기

설명

  • 결재현황보기

-결재진행 중인 문서의 결재 상태를 보기 위한 기능

  • [결재현황]버튼을 통해 결재문서의 현재 결재현황 정보를 확인 할 수 있음.
  • 첨부의견내용을 확인 할 수 있음.

3. 결재하기

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slide17

결재하기 – 의견추가, 반송, 보류

설명

  • 의견첨부
  • 기안된 문서에 자신의 의견을 첨부하기 위한 기능
  • 반려
  • 결재권자가 기안된 문서를 기안자에게 반려하기 위한 기능
  • 반려사유 입력

보류

- 결재권자가 기안된 문서를 보류처리

  • 보류사유 입력

3. 결재하기

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slide18

결재하기 – 결재

설명

  • 결재
  • 결재자가 기안된 문서를 검토 후 기안내용의 시행에 무리가 없다고 판단할 경우 결재처리를 수행하기 위한 기능
  • 사용자는 결재시 비밀번호를 입력하게 할 수도 있고 비밀번호 검증 없이 결재 처리를 할 수 도 있음

3. 결재하기

결재확인 창

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slide19

발송하기

설명

  • 문서발송

- 결재처리가 완료된 문서를 기관 내/외부로 발송하기 위한 기능

-기안자가 발송하거나 발송의뢰 기능을 통해 지정된 발송자가 수행

-내부발송, 외부발송

4. 발송하기

수신자 리스트

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slide20

수신/접수하기

설명

  • 문서수신

-결재처리가 완료되어 발송된 문서를 수신하기 위한 기능

-내부 수신은 사용자가 속한 기관 내의 다른 부서에서 발송한 문서를 수신하는 경우에 해당

  • 접수하기

-수신된 문서를 접수하는 기능

-수신확인, 편철, 재발송요청, 재배부, 접수, 배부, 이송, 담당자지정

5. 수신/접수하기

수신확인

편철

접수

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slide21

순차공람, 병렬공람

설명

  • 순차공람

-접수처리된 문서를 [순차공람]버튼을 선택하면 기안시 결재선 지정하는 방식과 동일하게 순차공람자를 지정

  • 병렬공람

-순차공람자 지정 후 순서에 상관없는 병렬 공람자를 지정할 경우 [병렬공람]버튼을 선택하여 공람자 지정

5. 수신/접수하기-순차공람, 병렬공람

순차공람 지정

병렬공람 지정

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slide22

문서관리

설명

  • 문서관리

-기록물관리법에 의한 기록물관리대장 지원

-결재가 완료된 문서는 문서철에 자동 등록되며, 내용확인, 결재정보, 문서저장 지원

-문서철은 부서별로 생성 여러 개의 문서철을 생성

6. 문서관리 소개

기록물 등록대장

안양대학교

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slide23

업무일지

설명

  • 업무일지
  • 모든 행정업무의 목적 및 내용, 진행절차 등을 요약/정리하여 실무자가 업무수행에 지침이 되도록 하는 절차서
  • 대학행정업무의 표준화와 효율성 제공
  • 행정업무 내용 및 절차를 정리/기록/보존
  • 부서이동 시 업무 인수인계 근거로 활용

7. 업무일지

세부절차 추가

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slide24

위원회

설명

  • 위원회
  • 위원회 관리를 전산화하여 효율적으로 위원회를 관리 할 수 있도록 제공
  • 공지사항 및 메일발송을 이용하여 효율적으로 공지사항에 대한 정보를 전달 할 수 있도록 제공.
  • 회의록 작성 기능을 제공하여 전자결재 기능과 동일하게 결재 프로세스를 제공.

8. 위원회

위원회 명단

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slide25

일정관리

설명

  • 일정관리

-개인/부서/전체 일정을 일간, 주간, 월간으로 구분해서 관리할 수 있도록 함.

-일정종류와 적용대상에 따른 다양한 일정 등록

-달력을 통해 사용자가 편리하게 일정기간 설정

-일/주/월별로 반복되는 일정지정으로 손쉬운 일정등록

9. 일정관리

일정등록화면

안양대학교

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slide26

게시판

설명

  • 게시판
  • 사용자간의 정보전달 및 공유 등의 커뮤니케이션을 강화하기 위한 기능
  • 트리형식의 게시판 제공
  • 즐겨찾기 추가 기능

10. 게시판

게시 작성화면

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주소록관리, 조직검색

설명

  • 주소록관리

-내부, 외부 지인들의 연락처를 그룹으로 관리하는 주소록 기능

-주소록 공유 기능

  • 조직검색

-트리형태의 조직도 제공

-부서, 이름, 보직 검색 제공

11. 주소록관리, 조직검색

주소록 화면

조직검색

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규정집

설명

  • 규정집

-대학 규정을 전산화 하여 효율적으로 규정을 관리 할 수 있도록 제공.

12. 규정집

규정내용

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Q & A

질의·응답

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