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第 9 章 变更控制

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第 9 章 变更控制

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  1. 第9章 变更控制

  2. 项目变更的含义和原因 1、项目变更(Project Modification)是指信息系统工程建设项目的实施过程中,由于项目环境或者其他的各种原因而对项目的部分或项目的全部功能、性能、架构、技术指标、集成方法、项目进度等方面做出的改变。 2、信息系统工程本身的特点决定了信息系统的变更是经常发生的,有些变更是积极的,有些变更是消极的。 3、监理单位的变更控制就是评估变更的风险,确保变更的合理性和正确性。

  3. 项目变更的含义和原因 4、变更产生的原因 (1)项目外部环境发生变化,例如政府政策变化; (2)项目总体设计,项目需求分析不够周密详细; (3)新技术的出现、设计人员提出新的设计方案或者新的实现手段; (4)建设单位由于机构重组等原因造成业务流程的变化。 5、监理对可能发生的变更要保持预控能力,对变更要有快速反应能力,对建设单位要有建议,对承建单位要有要求。 6、实施阶段是变更控制的重点。

  4. 变更控制的基本原则 1、对变更申请快速响应 2、任何变更都要得到三方确认 3、明确界定项目变更的目标 4、防止变更范围的扩大化 5、三方都有权提出变更 6、加强变更风险以及变更效果的评估 7、及时公布变更信息 8、选择冲击最小的方案

  5. 变更控制的工作程序 1、了解变化 2、接受变更申请 3、变更初审 4、变更分析 5、确定变更方法 6、下达变更通知书 7、监控变更的实施 8、变更效果评估

  6. 承建单位提交变更申请 监理初审 不符合 监理意见 符合 变更分析 三方协商确定变更方法 变更实施 监理监督变更实施过程 变更控制流程图

  7. 变更初审 • 项目监理机构了解实际情况与项目变更有关资料,首先明确界定项目变更的目标,判断变更的合理性和必要性。主要包括以下内容: (1)变更是否会影响工作范围、成本、工作质量和时间进度; (2)是否会对项目准备选用的设备或耗材产生影响,性能是否有保证,投资变化多大; (3)在信息网络系统或信息应用系统的开发设计过程中变更是否会影响适用性和功能,是否会影响系统的整体架构设计; (4)变更是否会影响项目的投资回报率和净现值? (5)如何证明项目的变更是合理的,会产生良性效果,必要时要论证。

  8. 项目变更控制的工作任务 1、对需求变更的控制 (1)有资料显示,最常见的变更报告起源于建设单位本身的需求意愿。 (2) “范围蔓延”:在项目进展过程中改进项目的输出结果。其结果是造成项目进度延误和增加项目成本。 (3)原因:随着新技术不断涌现,建设单位对信息系统的应用上的新需求和新要求越来越清晰,变化也越来越多。

  9. 项目变更控制的工作任务 (4)对项目监理来说,监理人员要估计在项目中肯定会有变更,并且做好应对准备。监理人员应遵守以下规则: a.每个项目合同必须包括一个控制系统,通过它对项目计划、流程、预算、进度或可交付成果的变更进行评估; b.每一项项目变更必须用项目变更申请单提出,包括对需要批准的变更的描述以及该项变更在计划、流程、预算、进度或可交付的成果上可能引起的变更; c.变更必须获得项目各方责任人的书面批准; d.在准备审批变更申请单前,监理工程师须与总监理师商议所有提出的变更; e.变更申请单批准后,必须修改项目整体计划,使这反映出该项变更,并使变更单成为这个计划的一部分。

  10. 项目变更控制的工作任务 2、变更控制系统的建设 (1)变更控制系统是一个正式的文档化的过程, 用来描述项目文档是在何时并怎样发生变更的。 (2)变更控制系统包括:一个变更控制委员会、配置管理、变更信息的沟通过程

  11. 需求设计变更、洽商过程 • 设计变更、洽商无论谁提出和批准,均需按设计变更、洽商的基本程序进行; • 记录必须经监理单位书面签认后,承建单位方可执行; • 记录的内容应符合有关规范、规程和技术标准; • 记录填写的内容必须表达准确、图示规范; • 内容应及时反映在实施方案中; • 分包项目的设计变更、洽商应通过总承建单位办理; • 其费用由承建单位填写“费用报审表”报监理单位,由监理工程师审核后,总监理师签认; • 设计变更、洽商的项目完成,并经监理工程师验收合格后,应按正常的支付程序办理变更项目费用的支付手续。

  12. 对进度变更的控制 1、进度计划的实际检查工作 (1)变更通常反映在实施的进度变化上; (2)在项目准备阶段对进度草案检查与审核 (3)在需求调研完成后,对进度计划进行修改、完善; (4)在实施阶段,通过会议听取、审查掌握进度情况,通常以标志性阶段任务为主要检查对象。 (5)当实际进度与计划进度偏离严重时,需要协调各方,制定整改措施,修正实际进度。

  13. 对进度变更的控制 2、处理好人员安排问题 好的控制技术不一定产生理想的结果,人的因素至关重要。好的领导技能能帮助监理人员来控制进度变更。如: (1)授权 (2)激励 (3)纪律 (4)谈判

  14. 对成本变更的控制 • 成本基准计划、绩效报告、请求变更和成本管理计划是成本变更控制过程的输入,输出是修正的成本估算、预算更新、纠正措施、修正的项目估算以及获得的教训。 • 成本变更控制的主要方法: (1)偏差控制法 找出偏差,分析偏差的原因与变化趋势,进而采取措施减少或消除偏差。 (2)成本分析法 利用日报、周报、月报、分析表、成本预测表等表格形式调查、分析研究项目成本的一种方法 (3)进度——成本同步控制法 成本控制与计划管理,成本与进度之间有着必然的同步关系。若不对应,就是不正常的,应该找出原因并纠正。

  15. 对合同变更的控制 1、项目合同变更的特征 项目合同变更,是指由于一定的法律事实而改变合同的内容和标的法律行为。 一般具有如下特征: (1)项目合同的双方当事人必须协商一致; (2)改变和合同的内容与标的; (3)合同变更的法律后果是将产生新的债权和债务关系。

  16. 对合同变更的控制 2、合同变更的条件 根据法律法规以及经济生活与司法实践来看,一般具有下列条件才能变更合同: (1)双方当事人确实自愿协商同意,并且不因此损害国家利益和社会公共利益的; (2)由于不可抗力致使项目合同的全部义务不能履行; (3)由于另一方在合同约定的期限内没有履行合同,且在被允许推迟履行期限内仍未履行; (4)项目合同的变更给另一方当事人造成损失的,除依法可以免责的外,应由责任方负责赔偿。

  17. 对合同变更的控制 3、项目合同变更的一般程序 (1)当事人一方要求变更合同时,应首先向另一方用书面的形式提出; (2)另一方当事人在接到有关合同变更的建议后,应即时做出书面答复,如同意,则表示项目合同的变更发生法律效力; (3)变更合同的建议和答复,必须在双方协议的期限之内,或者在法律或法令规定的期限之内; (4)项目合同变更如涉及到国家指令性项目时,必须在变更合同之前报请有关部门批准; (5)因合同变更发生的纠纷依双方约定的解决方式或法宝的解决方式处理。

  18. 对合同变更的控制 4、合同变更控制程序 (1)建设单位或承建单位提出的项目变更,应编制变更文件,提交总监理师组织审查; (2)监理应了解项目变更的实际情况,收集相关资料; (3)总监理师组织对项目变更的费用和工期做出评估,工作包括: a.确定项目变更范围及其实施难度; b.确定项目变更内容的工作量; c.确定项目变更的单价和总价。 (4)监理就项目变更费用和工期的评估情况进行三方协调; (5)项目变更内容经建设单位、承建单位同意后签认; (6)监理根据项目变更单监督承建单位实施; (7)总监理师签发项目变更单之前,承建单位不得实施项目变更; (8)监理应及时协调合同纠纷,公平地调查分析,提出解决建议。

  19. 对合同变更的控制 5、项目暂停与复工管理 (1)下列情况,总监理师可签发“项目部分暂停令”: a.应承建单位的要求,项目需要暂停实施时; b.由于项目质量问题,必须进行停工处理时 c.发生必须暂停实施的紧急事件时。 在监理合同有约定或必要时,签发“项目部分暂停令”前,应征求承建单位意见;签发后,监理部门应协同有关单位按合同约定,处理好因项目暂停所诱发的各类问题

  20. 对合同变更的控制 (2)项目暂停后,经处理达到可以继续施工。复工办法如下: a.如项目暂停是由于建设单位原因,或非承建单位原因时,监理师应在暂停原因消失,具备复工条件时,及时签发“监理通知单”,指令承建单位复工; b.如项目暂停是由于承建单位原因,承建单位在具备复工条件时,应填写“复工报审表”报项目监理部审批,由总监理师签发审批意见; c.承建单位在接到同意复工后,才能继续施工。

  21. 对合同变更的控制 6、项目延期的管理 (1)受理:监理部门应对合同规定的下列原因造成的项目延期事件给予受理。 a.非承建单位的责任使项目不能按原定工期开工; b.项目量变化和设计变更; c.国家和地区有关部门正式发布的不可抗力事件; d.建设单位同意工期相应顺延的其他情况。 (2)处理: a.延期事件发生后,承建单位在合同约定期限内提交项目延期意向报告,及其相关的详细资料和证明材料; b.延期事件终止后,承建单位在合同约定期限内提交项目延期申请表;

  22. 对合同变更的控制 c.对延期事件发生后,总监理师做如下处理: (a)向建设单位转发承建单位提交的项目延期意向报告; (b)对项目延期事件随时收集资料,并做好详细记录; (c)对项目延期事件进行分析、研究,对减少损失提出建议。 d.监理工程师审查承建单位提交的项目延期申请表: (a)申请表填写齐全,签字、印章手续完备; (b)证明材料真实、齐全; (c)在合同约定的期限内提交。

  23. 对合同变更的控制 e.监理师评估延期的原则: (a)项目延期事件属实; (b)项目延期申请依据的合同条款准确; (c)项目延期事件必须发生在被批准的进度计划的关键路径上; (d)最终评估出的延期天数,在与建设单位协调一致后,由总监理师签发“项目延期审批表”; (e)监理工程师在处理项目延期的过程中,还要书面通知承建单位采取必要的措施,减少对项目的影响程度。

  24. 谢谢!