Dynamiser les réseaux documentaires

1. Dynamiser les réseaux documentaires Les outils du partage documentaire en réseau

2. 1 – Gestion documentaire : de la production au réseau Fonctions variées et interopérabilité Zotero et PMB Constats, enjeux et objectifs Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Introduction à deux outils de gestion documentaire collaboratifs 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études 21/01/2014

3. 1 – Gestion documentaire : de la production au réseau • Fonctions variées et interopérabilité

4. 1 – Gestion documentaire : des fonctions variées Gestion de références bibliographiques Documentation Les outils du partage documentaire en réseau • Identifier • Identifier • Décrire le contenu • Localiser Notices bibliographiques Catalogues Références bibliographiques Bibliographies Les objectifs Les « produits documentaires » 21/01/2014

5. 1 – Gestion documentaire : des fonctions variées Gestion de références bibliographiques Différents types de classement : • Chronologique • Alphabétique • Thématique Recherche simple Documentation Structure relationnelle Indexation thématique fine Recherche avancée et multi-critères Navigation hypertexte Les outils du partage documentaire en réseau La structuration de l’information 21/01/2014

6. Les outils du partage documentaire en réseau 1 – L’interopérabilité de la gestion documentaire Principe Format informatique + Format bibliographique + Norme/standard + Protocole = Interopérabilité UniMarc + ISBD + AFNOR Z44-050 + Z39.50 = Intégration de notices XML + Dublin Core (DC) + ISO 15836 + Moissonage OAI-PMH = Récolte de notices Parler la même langue … bibliographique 21/01/2014

7. 1 – L’interopérabilité de la gestion documentaire A retenir : Formats et protocoles standards permettent le partage en réseau Ils sont pris en charge par les logiciels documentaires Important -> bien définir ses besoins au départ pour choisir l’outil le plus adéquat : gestion interne ET travail en réseau Les outils du partage documentaire en réseau Parler la même langue … bibliographique 21/01/2014

8. 2 – Introduction à deux outils de gestion documentaire collaboratifs • Zotero : module de gestion de références bibliographiques • PMB : SIGB (système intégré de gestion de bibliothèque)

9. Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs De quoi s’agit-il ? Module complémentaire du navigateur Mozilla Firefox (également compatible Safari et Chrome) ou en version « standalone » (programme indépendant) A quoi sert-il? Enregistrer et ordonner des références Partager des références en réseau Citer des références Par exemple … Au démarrage d’une étude : constituer d’une bibliographie Au fil d’une veille : mettre de côté des références Zotero : Un petit outil pleins de ressources 21/01/2014

10. Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Zotero : Un module intégré au navigateur

11. 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau Zotero : Trois volets de travail 21/01/2014

12. Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Nombreux types de documents représentés Possibilité de joindre : lien URL, capture de page, PDF, note, … Enregistrement manuel ou automatique sur de nombreux sites : Zotero : Ajouter une référence 21/01/2014

14. Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Création de « bibliothèques de groupe » : Export/import possibles (différents formats) : Module de citation automatique pour traitement de texte (nombreux styles disponibles) Zotero : Partager en réseau 21/01/2014

15. Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs A retenir : Zotero = collecte, organisation et exploitation de références en réseau Possibilité d’enrichir les références : résumé, mots-clés, notes, lien vers le document intégral Cependant, peu adapté pour une politique de diffusion documentaire Gratuit, libre et open-source http://www.zotero.org/support/fr/installation Zotero : Exploiter les collections 21/01/2014

16. Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs « SIGB » = Système intégré de gestion de bibliothèque Utilisation monoposte ou en réseau (installation sur un serveur) Différents modules de gestion pour répondre aux besoins de gestion documentaire (catalogage, circulation, administration,…) PMB : logiciel documentaire aux multiples facettes De quoi s’agit-il ? 21/01/2014

17. Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Notices Documents Informations bibliographiques (titre, auteur, date,…) Description de contenu (résumé, mots-clés,…) Informations de gestion Notices Autorités Auteurs Editeurs Collections Catégories du thésaurus Liens relationnels PMB : logiciel documentaire aux multiples facettes Le catalogue = ensemble de « fiches de renseignements » 21/01/2014

24. 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau Le thésaurus dans PMB • Thésaurus = répertoire structuré de termes descripteurs (pour décrire le(s) sujet(s) d’un document) • Import de thésaurus existant • Construction et évolution au fur et à mesure dans le module de catalogage (autorités catégories) • Utilisation de plusieurs thésaurus en parallèle 21/01/2014

25. Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs • Recherche avancée (tous types de critères combinés) • Les « paniers » : regroupement de notices, modifications en masse • OPAC (online public accesscatalog) • Web services (interrogation du catalogue par des logiciels / applications externes) • Interopérabilité : nombreux formats et protocoles d’échange normalisés Autour du catalogue de PMB 21/01/2014

26. Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les autres modules de PMB • Circulation : lecteurs, prêts-retours, réservation,… • Commandes et abonnements • Statistiques et indicateurs • DSI (diffusion sélective de l’information) PMB : logiciel documentaire aux multiples facettes 21/01/2014

27. Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs A retenir : PMB = logiciel documentaire très complet pour tous les aspects de gestion d’un fonds documentaire Gratuit, libre et open-source : http://www.sigb.net/ Une communauté d’utilisateurs très active : • Liste de diffusion PMB-User : http://lists.pmbservices.fr/cgi-bin/mailman/listinfo/pmb-user • Site perso d’une utilisatrice, très bien documenté : http://amcubat.be/docpmb/ Important : requiert un minimum de connaissances/compétences en documentation PMB : logiciel documentaire aux multiples facettes 21/01/2014

28. 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Constats, enjeux et objectifs

29. Les outils du partage documentaire en réseau 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Quelques constats Défaut de capitalisation : études non exploitées au-delà de leur réalisation, inconnues des autres acteurs Défaut de centralisation : études dispersées Défaut d’accessibilité : études à disposition d’un public restreint La documentation experte environnementale en Bretagne 21/01/2014

30. Les outils du partage documentaire en réseau 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Constituer un réseau documentaire pour l’information environnementale en Bretagne Disposer d’un catalogue documentaire de référence au niveau régional Dresser un inventaire de la répartition des connaissances environnementales en Bretagne Contribuer aux projets d’échelle plus large : Tout sur l’environnement Les enjeux et objectifs 21/01/2014

31. Les outils du partage documentaire en réseau 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Documentation niveau expert : • littérature d’ «Information Scientifique et Technique » : thèses, articles, actes de colloque,… • littérature « grise » : rapports, études, diagnostics, … Thématique vaste : l’information environnementale Couverture géographique : Bretagne, à différentes échelles de territoire (de la commune à la région) Aujourd’hui : plus de 5000 références Les ressources documentaires référencées 21/01/2014

35. Les outils du partage documentaire en réseau 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Fonds documentaires différents : • documents papier • documents numériques • production interne • documentation externe Objectifs et missions différents : • production • diffusion • conservation Un réseau d’acteurs hétérogène Structures différentes : • collectivités territoriales • services de l’Etat • associations • dépôts institutionnels d’archives ouvertes • éditeurs scientifiques • … Les difficultés rencontrées 21/01/2014

36. Les outils du partage documentaire en réseau 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Fortes disparités dans les pratiques documentaires Mise à dispositionou non de moyens: • professionnel de la documentation • centre de ressources • outil dédié • Formats et protocoles différents : • normalisés (ISBD, …) • spécifiques à la structure Référencements différents : • inventaires • catalogues • pas de référencement Les difficultés rencontrées 21/01/2014

37. Les outils du partage documentaire en réseau 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Collecter les informations Repérer les gisements de documentation • Aujourd’hui dans le géocatalogue : majorité des références issues des dépôts d’archives ouverts (HAL, DocumentationEauFrance) • Difficulté de référencement de la « littérature grise » et de la documentation qui ne relève pas du monde de la recherche Gérer les doublons Les difficultés rencontrées 21/01/2014

38. Help marine !

39. Les outils du partage documentaire en réseau 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Uniformiser et structurer Identification des documents • peu de difficultés Description du contenu, indexation: • relative au fonds, aux besoins, au(x) public(s) • notices récupérées doivent être adaptées systématiquement Localisation : • problème d’instabilité des liens pour les documents en ligne • parfois localisation multiple Les difficultés rencontrées 21/01/2014

40. Les outils du partage documentaire en réseau 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Pour un import massif : Fichiers aux formats bibliographiques : Marc, Dublin Core, RIS, … Interrogation de bases à distance • dépôts d’archives ouvertes • catalogues de bibliothèques • Bientôt un connecteur vers les collections Zotero Fichier Excel Pour contribuer ponctuellement : Saisie directement dans notre base PMB : • profil catalogueur propre à chaque partenaire • processus de validation des notices Formulaire disponible sur le géocatalogue en ligne Les modes de contribution au géocatalogue 21/01/2014

41. Les outils du partage documentaire en réseau 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études A retenir : Des impératifs • Définir les modes d’échange adaptés à chaque structure • Faire de la documentation une mission à part entière Des bénéfices • Visibilité de chaque partenaire • Mutualisation du travail • Capitalisation des connaissances Le géocatalogue des études 21/01/2014

42. Les outils du partage documentaire en réseau Dynamiser les réseaux documentaires Pour participer au réseau du géocatalogue : Géocatalogue des études environnementales en Bretagne : http://etudes.bretagne-environnement.org/ armelle.ramond@bretagne-environnement.org Du côté des réseaux professionnels : Association des professionnels de l’information et de la documentation : http://www.adbs.fr/ Quelques liens… 21/01/2014